蒋建华：浅谈中小企业期间费用的控制
财务费用指企业在生产经营过程中为筹集资金而发生的各项费用。包括企业生产经营期间发生的利息支出（减利息收入）、汇兑净损失（有的企业如商品流通企业、保险企业进行单独核算，不包括在财务费用）、金融机构手续费，以及筹资发生的其他财务费用如债券印刷费、国外借款担保费、等。但在企业筹建期间发生的利息支出，应计入开办费；与购建固定资产或者无形资产有关的，在资产尚未交付使用或者虽已交付使用但尚未办理竣工决算之前的利息支出，计入购建资产的价值；清算期间发生的利息支出，计入清算损益。
2 控制中小企业期间费用的重要意义
对期间费用的控制，无论是对企业内部的运营管理还是对整个行业，乃至于整个国家，都有其较大的积极意义。
对企业内部来说，其主要表现在以下六个个方面：
（1） 强化对期间费用的控制，可使企业当期利润受期间费用的影响，减少到最低程度。
从期间费用与销售量之间的关系来看，这部分费用的大部分不随销售量的变动而变动，基本属于固定费用或半固定费用，将这部分费用支出，控制在一定范围之内，十分必要。特备在企业销售量下降时，其好处非常明显，可以使利润指标不会因期间费用的失控而受到冲击。 （2） 有利于企业加速资金周转，提高资金利用率。
我国大多数企业借入资金的利息支出在逐年加大，原来这部分支出在企业都不太重视。加强对财务费用的控制，将财务费用的指标落实到部门及人头，就要千方百计降低利息支出，这就必须加速资金周转，以减少借入资金的数额，降低资金成本支出。 （3）有利于企业目标利润的实现。
将一定方法计算出的年度目标利润中，已经规定了企业年度期间费用支出的数额。在目标实施过程中，如果销售量、价格、制造成本不偏离目标，用以控制住期间费用的支出。这是实现企业目标利润的一个重要环节。
（4）有利于企业产品竞争力的提高。
在激烈的市场竞争中，产品价格的高低是决定一个企业产品占有市场份额的一个重要因素。而产品价格的高低取决于产品的耗费、制造费用、期间费用的支出，从而决定了产品的价格。能对期间费用的支出严格控制，使其降到同类型企业平均水平以下，这对提高本企业的产品在市场上的竞争能力，将是十分有利的。尤其是在市场饱和的情况下，当同类型企业制造成本水平差不多时，期间费用支出的大小，将起决定性的作用。
（5）有利于企业以经济效益为中心，提高企业的管理水平。
办企业的目的，是为了获取最大的经济效益。而目前企业与这一目的无关的支出越来越大。加强期间费用的控制，就能将浪费减少到最低限度，可以避免出现一些与办企业目的相违背的支出，使全体职工能围绕以提高企业利润这一目标来共同努力。 （6）有利于企业财务工作地位的提高。
形成以财务部门为中心，将期间费用置于财务部门严密的控制之下的内部环境。这就要求企业上至经理下至经营管理部门，执行财务部门提出的指标。在实施过程中发现的问题，各部门就会直接向财务部门反映，可以起到改事后核算为事前控制、预测的作用。
对整个行业也有其积极的影响作用，无论同行或者不同行业的企业，他们之间总存在着一定程度的竞争关系（尤其是同行之间），一旦有一个或者多个企业在期间费用的控制上值得其他企业效仿学习时，大部分企业都会重视到期间费用的重要性，也会相应的采取一定的措施，这将有助于使整个行业进入良性发展态势。
众所周知，国家秩序的顺利有效的实施离不开企业自身的约束和管理能力，一个管理良好的企业给国家带来的是利益，反之，一个管理松懈的企业，有时不但不能为企业带来效益，反正为
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国家制造负担，影响国家的发展进程。对中小企业而言，财务费用这块比较好管理，因为中小企业几乎没有多少银行贷款。但在销售费用和管理费用上却存在太多的问题，如用假合同虚列费用、用假发票虚列费用、用假工资虚列费用等层出不穷，若在这些方面能够进行有效的管理控制，无疑对国家的经济和社会的发展会起到巨大的推动作用。
国家的税收与企业的经营与管理息息相关，其中征收较多的就是企业所得税。企业向国家上缴企业所得税，其税基源于利润总额，
所得税费用=利润总额×所得税税率；
通过控制使得企业利润总额的增加，则会使得国家税收的增加。
可见，对企业有效的期间费用的控制有利于国家对企业的管理，提高企业的税收收入，增加国内GDP和国民收入GNI，提高国家的综合实力。
3 中小企业及其在期间费用上的现状
3.1 中小企业的发展现状
我国中小企业较多，是一个庞大而且还在不断发展的企业群体。虽然中小企业规模小，技术、管理、设备、人员等方面相对落后，资金筹措能力不及大企业，但却创造了一半以上的国民生产总值，在我国经济中占据着及其重要的地位。发展至今，总体现状为: 3.1.1 多种经济成分并存
我国大型企业多为国有，而中小企业则是多种投资主体并存。其中，乡镇企业是我国改革开放以来，在农村地区兴起的一种新的以中小企业为主的集体经济群体。我国的三资企业也多为中小企业，其技术水平和管理水平较高，是带动提高中小企业素质的主要力量之一。国有中小企业分布面广、数量多、资产大，仍在国民经济中占重要地位，但是80年代以后，其子啊中小企业中的比重持续下降。 3.1.2 行业分布广
中小企业在国民经济许多行业和领域具有突出优势，发挥着重要作用。目前，食品、造纸和印刷行业产值的70%以上，服装、皮革、文体用品、塑料制品和金属制品行业产值的80%以上，木材和家具行业产值的90%以上，都是由中小企业创造的。在对外贸易领域，一些经营相对灵活、新技术新工艺吸收能力强的中小企业更表现出独特的优势。 3.1.3 社会资金占用少
截至1995年3月底，对中小企业贷款仅占国有商业银行贷款余额的38%，加上其他商业银行及城乡信用社贷款，也仅占全部贷款的44%，这与中小企业在国民经济中的地位是很不对称的。广大中小企业实际上是在依靠自有资金进行运转。 3.1.4 生产力水平参差不齐
目前，技术含量低，设备陈旧落后的问题，在中小企业尤为突出。一些中小企业在较大程度上缺乏较为科学的管理制度，甚至没有健全的财务帐表，这也是一些企业长期以来难以得到银行支持的一个重要原因。但另一方面，信息产业的崛起又给中小企业部门注入了大量高科技小企业。
3.2 中小企业在期间费用控制上的现状
对于中小企业而言，有些中小企业对期间费用高度重视，对期间费用的控制良好，其在经营与管理上有较好的发展态势，但绝大部分中小企业在对期间费用的控制上的现状表现如下：
在管理费用上，中小企业存在的较为普遍的现象就是费用核算不准确，将某些不属于某一类的费用错误的归于某类，造成虚增某项费用；在对管理费用的控制上也饿不尽合理，在我国市场监管机制仍不够完善的情况下，中小企业在个别情况下难以避免利用某些长期资产和准备金作为平滑利润的工具，中小企业会计制度中没有对各种减值准备的计提方法、程序做出具体规定，减值准备的计提一般都是由企业内部机构进行呢评估和财务人员凭职业判断进行会计处理，这样的
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会计处理难保公平合理，由此导致管理费用控制不尽合理。
在销售费用上，销售业务等的处理业务流程过于繁杂，个别中小企业的销售费用报销程序比较繁杂，报销一笔费用必须填一大堆的报表单据和经过多个主管的审核，若负责审核的主管仅仅流于形式、没有发挥真正的审核作用时，如此处理仅为增加员工困扰而已；在核算上也存在不恰当的变通，有时任意多转、少转或不转销售费用，如中小企业在管理费用等项目上超支时，可能将其超支部分挤入销售费用相关项目，从而造成利润不实的情况；同时，费用的审批控制不够严格，缺乏有效的管理办法，财务人员及审批领导不可能跟踪每项业务的发生过程，对每笔支出的合理性较难做出判断。
在财务费用上，混淆性质不同的经济活动，财务费用反映的利息支出和相关的手续费用等是中小企业筹资成本，而冲减财务费用的收入则主要包括存款利息收入，是中小企业本质上的投资收益。可见，计入财务费用的支出是与中小企业的筹资活动直接相关的，而收入则与中小企业本质上的投资直接相关，将两种性质不同的经济活动在同一科目中核算不太妥当；由于财权一般非常集中，资金由主要领导支配，如果将借款费用都计入财务费用，由于购买材料等通过库存现金或银行存款结算比赊账的代价要低，所以相关人员有时可通过腐败手段，从企业获得“无息贷款”；最后，由于各方面原因，中小企业对筹资结构、投资效益缺乏科学、细致分析，盲目投资导致资金成本过高，造成企业负担过重。
4 中小企业在期间费用控制中存在的问题
4.1 存货控制方面的问题
存货控制薄弱，对现金管理不严，不重视资金周转。资金是企业的血液，人体要靠血液在周身循环流动，为全身的器官提供营养；企业生产经营的各个环节，也必须有一定的资金作保证，才能维持正常的运行。资金周转速度慢，将给小本经营者带来很大的被动。私营企业业主往往认为现金越多越好，现金闲置，未参加周转；而有些企业恰恰相反，资金使用没有计划，大量购置不动产，无法应付经营急需的资金，陷入财务困境。
4.2 应收账款方面的问题
一方面是没有严格的赊销政策，一方面是加收期过长，又缺乏有力的催收措施。这样使得应收帐款迟迟不能兑现或造成呆帐，导致资金周转缓慢，造成资金的损失。
4.3 企业开支方面的问题
开支过大，重钱不重物，浪费严重。一味地追求豪华舒适的办公条件，再加上一些名誉性的花销，将宝贵的资金用在消费而不是用在生产上。不少私营企业的管理者对原材料、半成品、固定资产等的管理不严，保管不当，出了问题也无人查找，资产损失浪费严重。
4.4 管理模式与内控考核方面的问题
大部分中小企业的管理模式僵化，管理观念陈旧。一方面，私营企业典型的管理模式是所有权与经营权的高度统一，企业的投资者同时就是经营者，这种模式势必给企业的财务管理带来负面影响。在这些企业中，企业领导者集权现象严重，并且对于财务管理的理论方法缺乏应有的认识和研究，造成财务管理混乱，财务监控不严，会计信息失真等。另一方面，企业管理者的管理能力和管理素质差，管理思想落后，缺乏现代财务管理观念，使财务管理失去了它在企业管理中应有的地位和作用。
就中小企业而言，最常见的就是管理人员素质问题，目前，不少中小企业会计帐目不清，信息失真，财务管理混乱；企业设置帐外帐，弄虚作假，造成虚盈实亏或虚亏实盈的假象；更有甚者不进行财务核算，只重现金的赚赔，忽略实际经营的盈亏等等。究其原因，一是会计人员素质不高，又受制于领导，无法行使自己的监督权；二是企业领导的法制观念淡薄，忽视财务制度、财经纪律的严肃性和强制性。
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4.5 科目设置不规范
最为典型的案例是将与生产经营无关的属于公益性质的费用，如环境绿化费等归于管理费用内容，显然吧很规范。如此直接计入管理费用，一是造成管理费用核算内容过于庞杂；二是导致产品制造成本过高或过低，难以真实反映生产制造过程的各种消耗，在商品产销不平衡时就会造成虚减当期收益，低估资产；三是诱导中小企业没有对管理机构的层次进行具体限制的漏洞，在管理费用中任意伸缩以调整利润。
5 控制期间费用的有效对策
5.1 合理控制与管理存货，加强资金运转
使资金运用产生最佳效果，是企业财务管理所追求的基本目标。为此，首先，要使资金来源充足，资金运用得到有效配置。其次，要合理地进行资金分配，更有必要的是流动资金与固定资金的有效配合，才能产生最佳的经营效果。最后，要充分预测资金收回和支付的时间都要做到心中有数，否则容易造成资金链的断裂。
可以适当的加强货款的回收速率，增加企业的活动资金额度。回收的货款迟延，厂家要背负那部分的成本负担。比如，100万元的货款回收如果迟延了90天的话，100万元的资金在90天内都是死的。如果有效利用的话，每月可获得2%的营业利润。因此加快货款的回收，是一个不容忽视的重要问题。
通过对存货的合理控制与有效管理，尽量使企业形成合理的资本结构。中小企业受企业规模的限制，承受财务风险的能力比较低，因此，形成合理的资本结构，确定合理的负债比例尤为重要。负债过多，一旦情况发生变化，就会造成资金周转困难；负债过少，又会限制企业的长期发展。企业的长期发展，需要外来和自有资金的相互配合，既要借债，又不能借得太多，可见过多过少对企业的发展都是极为不利的。只有在资本结构得到的前提下，才能更好的保障企业经营等工作的顺利开展，才能更利于企业获得较高的利润，才能够让企业有一个良好的发展前景。
5.2 对各项费用实施源泉控制
在销售方面的最大损失是坏帐的损失。对中小企业而言，坏帐是致命伤，企业必须尽量避免坏帐损失，为此，应加强对往来客户的信用管理，一旦对方的信用出现问题时，应断然中止往来。
在中小企业的投资上，由于其投资要面向市场，在投资时需对投资项目进行可行性研究，正确进行投资决策，努力降低投资风险。
对产品的管理上，每个企业都存在不同比例的不合格产品，要完全杜绝不合格产品当然不可能，但减少不合格产品却是可以做到的。不合格产品会带来多种损失，因此，提高产品合格率，就显得十分重要。
绝大部分中小企业都会涉及到材料的购买和管理，是其经营的重要环节。在中小企业里要十分重视原材料购买部门，很多中小企业安排人员的素质不高，而且对购买过程中是否存在浪费关心较少。事实上，假如在购买部门发生损失，购买一些质次价高的原材料，就有如将水拼命地汲入有洞的水桶一般，流失的利润不可小视。故企业要降低成本，对在制造成本中占极大比例的原材料费用要精打细算，严加控制。
在企业的人员安排上，要尽量做到少而精，可适当的降低企业的期间费用。一方面为了降低生产成本，必须发现潜在的过剩人员并尽可能另行安排；另一方面不要大量增加间接人员。企业的间接人员之所以呈大幅度增加的趋势，除了生产扩大需要相应增加间接人员的原因外，还因为私营企业是由企业主说了算，间接人员的工作没有客观的标准，多点人少点人都可以。企业要想降低生产成本，提高经营利润，就必须克服间接人员大量增加的趋势。
应重视借贷款的控制和财产的管理。首先，要建立健全财产物资管理的内部控制制度，在物资采购、领用、销售，以及样品管理上建立合适的操作程序，从制度上保证操作规范，堵住漏洞，维
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护安全。其次，财产管理和财产记录一定要分开，形成有力的内部牵制。再次，要定期检查盘点，以揭露问题和促进管理的改善及责任的加强。
5.3 强化企业开支管理
在企业内部控制上，中小企业主由于权力过分集中，在企业财权的支配上随意性很大。因此私营企业可以自己制订一些财务规定。分清什么是正常开支，什么是不正常开支。不属于经营费用开销的，下次支出时扣除。有专门的财务人员时，每项开支要会计按规定报销。并规定财务人员严格控制开支，尤其要减少超支，如有违反，要追究责任。
对于具体的开支方面，可根据期间费用控制方法中的预算控制法、定额控制法和审批控制法进行有效控制。根据预算控制法，可在预算编制出来后，各部门、各单位必须严格按照预算执行，不得突破预算指标。年终应根据预算进行考核，对于突破指标的部门、单位和个人要进行惩罚，节约的给予奖励。如对管理费用中的差旅费、办公费、通讯费、应酬费、修理费等，就可以根据以前年度的费用开支，考虑计划期变化情况，分部门、分单位编制预算，予以控制；根据定额控制法，为了控制费用支出，就需要确定一个额度，作为费用开支的标准。凡是在定额以内的可予以报销，节约的还可以给予一定的奖励，超过定额的部分就不予以报销。期间费用的许多项目都可以采用定额进行控制，如住宿费、交通费、应酬费、通讯费等。凡是能够通过定额加以控制的期间费用的项目，企业都应当制定出相应的定额标准，作为制度公布执行，以控制费用的支出。依据审批控制法，可通过分层审批的方式有效监督期间费用预算的执行，减少期间费用超额度、超标准、乱开口子和造假贪污等不正常现象的发生。审批控制操作时，一般由费用发生部门业务人员提出申请，经有关领导审批后在额度内开支；费用开支后，由有关人员将有关单据填报报销单，按费用审批控制制度规定经有关领导审批后方可报销。
再者，很多中小企业财务制度不够健全，疏于日常记录，很难提供一份完整的财务资料，这势必会给自我评估、融资、计划、预算等财务管理工作带来很多困难。现代化的企业管理，特别是有效的财务管理，必须要有完整的财务资料，以帮助管理者分析过去和预测未来。
5.4 加强企业内部对期间费用的分析与考核
财务部每月都要向总经理、总会计师及有关领导报送管理费用、财务费用等明细表，使决策层及时了解掌握费用执行情况。并从期间费用计划执行情况、单位部门费用计划完成情况、期间费用全年计划发生情况、现实存在问题及采取的措施等方面进行不定期分析说明，为领导决策提供依据。对于具体的控制执行方面，可根据期间费用控制方法中的归口分级管理法就行管理控制，其归口分级管理是加强期间费用管理的一项基本方法，其主要内容包括：一是归口管理。即按照管理权限和管理责任相结合的原则，合理安排企业内部各部门、各单位在期间费用上的权责关系，调动各部门、各单位管理好相互费用的积极性。一般来讲，管理费用主要由行政管理部门管理，销售费用由销售部门管理，财务费用友财务部门管理，进货费用又进货部门管理。二是分级管理。各管理部门应当根据各项费用的具体情况将费用控制责任层层分解，层层落实，让归口管理部门所属单位和个人都对相关费用的控制和管理负有责任，从而加强对期间费用的控制。三是财务部门对期间费用的统一管理。财务部门作为综合管理部门应对期间费用进行统一管理。所有期间费用开支都由财务部门统一办理借款报销手续。财务部门按照国家规定的费用开支范围和开支标准，执行企业制定的费用预算、费用定额和费用审批制度，对每一笔期间费用支出认真进行审批，凡是符合规定的予以报销，违反规定的不予以报销，及时发现和反馈期间费用开支方面存在的问题，积极提出建议以完善制度，控制期间费用支出，提高企业的经济效益。
同时，每季度末，部门或领导根据期间费用实际发生情况，对期间费用项目压缩计划指标。公司与各单位签订生产（经济技术）承包责任书，并采取奖惩办法，调动节支创收积极性。
为达到最佳的控制效果，可不定期的对各单位的指标完成情况、可控费用有无控制措施、经费台账的建立及登记情况进行检查监督。
5.5 提高管理人员素质，适当调整科目设置
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