(1)撰写会议通知，将会议日期、地址、议程、中心议题、参加人员等述说清楚。
(2)同时采用文件通知和电话通知两种方法，确保每一个要求参加人员接到通知，及时参加会议；对需要在会上发言的人员则要强调须准备发言材料。
(3)布置会场，如音响、标语、茶水的准备等，如果会议需要住宿和餐饮，则还需要与有关方面协调，包括就餐人员的桌次、住宿的房间号都事先做好安排。
(4)座次安排，打印与会人员会议座次表，该表在会议召开报到时发给与会人员；停车安排，到会时说明车辆停放位置。
(5)会议接待：发放有关文件，做好引导和服务工作。 40．如果科室要组织大家去博物馆参观，科长让你来安排，你会如何做?
【答案要点】
(1)与科长商量好参观时间，然后通知科室同事，统计参观人数。
(2)与博物馆馆长联系告知参观事宜，统一购票，并让其到时候安排讲解员随队讲解；如果，博物馆较远，联系汽运公司预订车辆负责接送(如果单位有车队的话，向后勤负责人申请安排车辆)。
(3)把具体的事项开支做详细的预算，并上报科长。 (4)把参观路线及日程安排、注意事项做成通知形式送发到各个参观的同事手中。
41．假如你是学校学生会干部，清明节时，让你组织300A到50公里外的烈士陵园参观，你如何组织?
【答案要点】
(1)写出活动计划书，包括参观目的、参观内容、参观对象、参观时间地点等。
(2)申请经费，确定组织人员，明确个人的具体任务。 (3)邀请学校领导参加，与烈士陵园的工作人员联系好，定好参观时间。
(4)购买好所需要的材料，联系学校后勤公司，解决交通问题。必要时，还要计划好吃饭住宿问题。向各个班的班长发出参观通知，转达各班同学。
(5)集中队伍出发，向大家强调注意事项。 (6)参观结束后，写出工作总结。 42．如何组织一场活动? 【答案要点】
首先要领会这次活动的主题、意义，确定时间、地点、参加人员，统筹好相关的后勤工作，例如经费，吃饭，要不要住宿，然后拟订方案报领导审批。其次，在活动中要做好安全工作，激发人员的积极性。最后，要做好活动的总结工作，总结经验，为下次活动作准备。
43．假如你工作不久，领导给你一项调查任务，了解有关业务部门及服务对象对本单位的反映和看法，你怎么办?
【答题思路】
可以分为以下几个步骤：
(1)确定调查目的，设计调查问卷。
(2)对有关业务部门和服务对象发放问卷，并开设建议箱，公布征求意见电话等，鼓励踊跃提意见和建议，以便达到调查目的。
(3)召开有关业务部门及服务对象参加征求意见座谈会。
(4)对征求到的意见进行汇总归类，分析调查结果，并研究出解决问题方案。
(5)向领导汇报调查结果并提出合理建议。
44．假如说，组织上打算由你负责，组成八人小组去调查某县的社会治安状况，那么你如何组织实施?
【答题思路】
(1)准备阶段。首先应该在去之前通过各种渠道了解一下该县大体的治安状况，带着准备，带着问题去调查。
(2)调查阶段。一是将八个人进行明确分工。有民意调查小组，负责从民间了解情况；有官方调查小组，可以从当地公安派出所了解情况。抽查部分单位，检查治安状况(治安意识，防治措施，负责人等是不是到位)。二是召开当地治安职能部门汇报工作会，听取关于该县的治安状况的报告。三是召开由社会各界人士组成的座谈会，听取他们的意见。四是采取暗访方式，调查存在的问题。
(3)完成阶段。把调查的内容以书面报告的形式向上级主管部门报告，并针对存在的问题提出改进建议。
45．某校百年校庆，有40个港澳校友过来参加，你如何组织接待?
【参考答案】
我想接待工作要既能让他们有重回故里、重温学生时代美好时光的感觉，又能让他们感受到以前就读的地方乃至整个大陆的发展变化。工作可以分为以下几个步骤：
(1)准备阶段。先成立校庆工作领导小组，抽调一定数量的人员准备好所需的物资、经费。再制定出活动的大致方案和活动日程。然后统计清楚现在在港澳工作的校友的名单、工作单位以及联系方式，再和他们一一联系，告诉他们这次校庆的一些活动情况和日程安排，并征求他们的意见，看看原来的安排有没有什么需要增加或者改进的地方，尽量照顾大多数人的方便。再根据40人的人数准备好接待所需的人员、车辆、住所、吃饭、联谊活动场地等。给校庆工作组的人员分好工，让其各司其职，照章办事。还需要印制一些校庆时分发的资料，如校友通讯录，校庆日程安排，学校现在的发展变化简介等。还可以专门为港澳人员印发一些表现大陆这些年经济社会发展的资料，并专门安排港澳人员参观一下大陆这些年的发展成果。
(2)正式校庆阶段。让校庆工作组人员按原来的计划安排接待来人如举行同学见面会等，并通知新闻单位前来采访。还需要准备相应的应急人员和应急物资储备。