图像数据分三层文件夹存放，第一层文件夹以全宗号命名，第二层文件夹以目录号命名，文件夹内存放该目录的所有件，第三层文件夹以档号命名，文件夹内存放图像文件，图像文件以页码命名。
件盒级图像命名方式
1.1.3.8. 时间项要求
目录数据中的时间项一律用8 位字符型（YYYYMMDD）表示，年、月、日无法确定补零充填。如为考证时间，应在备注项注明，时间项内不能有\、\等字符。 例1:1992年8月2日，著录为：19920802 例2: 8月2日，年代不详。著录为：00000802 例3:1992年8月，日不详。著录为：19920800 例4:1992年2日，月不详。著录为：19920002 例5:1992年，月日均不详。著录为：19920000 例6:如果年月日均不详，著录为：00000000 1.1.3.9.
数据备份与提交
在数字化加工过程中，加工方应做好半成品数据（特别是原始扫描影像文件）和成品数据的存储备份工作。加工方自备存储设备，等项目验收数据提交完成后，中标单位收到数据提交明细验收清单后，方可将数据从备份载体中删除。 ? 数据备份载体要求
数据采用两种载体装载;移动硬盘和DVD 光盘各一套，DVD 光盘要求为单片盒装。建议使用档案级光盘。 ? 移交数据清单
加工方应提交硬盘数据和光盘数据移交清单，说明每张硬盘和光盘是什么数据以及移交数据总量，包括全宗号、目录数、案卷数、件数、页数、数据容量和移交数据的其它说明。
? 数据载体标识
每个硬盘或光盘都作标识，光盘盒正面及侧面标记盘号及内容，光盘盘片不可粘贴纸质标签，应采用标准涂层或记号笔书写，标识应反映出光盘内容。
1.1.3.10. 数据验收 1.1.3.10.1数据检查验收 ? 目录数据验收质量要求
采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。以附录A 为标准，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，对不合格的数据进行修改。详细要求见下表：
目录数据质量要求
序号 1 2 质量项 条目划分 著录项目 可靠性 真实性 质量要求 符合DA/T22-2000中第2.3节对“件”的要求和定义 著录项目数据内容与档案原文内容相符 不存在异于原文的多余字、错别字、遗漏字 可靠性 题名中的年度使用半角阿拉伯数字著录年度全称 著录规则、著录文字、著录用的数字及标示符应符合DA/T18-1999的要求 不存在不明确的代称词，如“本局”“本单位”等容易引起误解的简称 完整性 标题应能反映档案内容，通过标题可以检索到该份档案。例如：不能简单用“会议纪要”作为标题，应该根据内容“关于XXXX的会议纪要” 对于标题不完整的情况，应增加副标题著录项补充完整。如“关于XXXX等同志的任免通知”应在副标题或备注中将涉及到的其他人员名称补充完整。 安全性 作为公开信息查询的目录信息应该经过鉴定后开放，提供局域网及政务网查询利用的目录信息不得涉及敏感信息。为保持查询的完整性，可将敏感信息用****号隐去。未经解密的涉密档案目录及原文应与各种网络物理隔离存放于涉密计算机上。
? 图像数据验收质量要求
图像数据中不能出现扫描格式错误、命名错误、歪斜、黑边、多扫、漏扫、扫描质量模糊等问题。具体要求见下表： 序号 1 质量项 图像存储 自洽性 质量要求 图像存储应遵循国家标准，黑白图采用TIFF、彩色图像采用JPG等业内通用格式。网络利用可采用PDF或其他格式，如需全文检索，可采用双层PDF格式。 同一个文件的所有图像存储在同一个磁盘文件夹下 未经解密的涉密文件的图像信息需单独保存在涉密机上，不得提供网络利用。 2 视觉效果 真实性 图像文件的色彩、亮度、对比度等参数应接近或符合档案实体历史原貌，不影响档案可读可懂性 图像文件顺序排列正确、不缺页 可靠性 图像文件的清晰度应符合要求，在300DPI分辨率且放大到30%的情况下看不到明显的污点和噪点 图像不能有黑边或歪斜现象，水平倾斜度小于1度 档案原件存在破损或装订压字等情况的应修复后再进行扫描。无法修复的应保持档案原貌，并在备考表中注明。 ? 挂接情况验收质量要求
数字化加工后的电子目录数据及图像文件必须进行挂接，建立相应的关联关系，挂接应通过软件程序使目录数据与图像文件一一对应。数据挂接应具有自洽性，具体要求见表三。
序号 1 质量项 数据挂接 自洽性 质量要求 挂接的图像的内容、页号和页数等信息应与目录信息保持一致 借助磁盘文件夹和文件命名进行关联的，其图像文件夹和文件的命名应与相应目录数据的条目档号相匹配 1.1.3.10.2验收方式
? 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
? 一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于30%。
? 目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。
? 一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。但部分重要档案的一次抽检合格率应达到98%以上（含98%）. ? 合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%
? 验收\通过\的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。
1.2 电子档案信息系统改造
（1）依托现有档案管理系统建立案卷级目录中心、文件级目录中心、原文数据库、照片数据库、专门档案数据库、声像档案数据库等六大数据库。
（2）在现有档案管理系统的基础上增加电子阅览室系统和利用计费系统。 （3）增加电子档案离线移交和接收工具，实现各立档单位案卷级和文件级数据的著录、导入、批量修改、原文挂接功能。电子文件命名不符合规范时，应具备按档号自动修改文件名功能。待移交的电子档案数据进入离线移交工具后，此工具能生成符合档案局接收规范的移交包，并顺利接收。
（4）局域网系统应具有多级审批流程、数据加密、电子档案防篡改机制、档案分类和著录项自定义等功能。
（5）系统应具备插删卷功能、文件辅助鉴定、自动生成档号、自动拆分档号功能、具备档案编研功能，编研成果以电子书形式展现。
（6）投标人应独立免费提供纸质档案管理系统一套，用于招标人对实物纸质档案管理。
1.2.1 其他说明
（1）我局可以为数字化加工工作提供加工场地。数字化加工所需的设备和耗材等，需要项目中标方负责提供。
（2）投标商需自备档案数字化加工必要的专业技术和相应的软硬件设备进场加工。 （3）针对本项目需求提出完整的解决方案，提出纸张质地状况较差档案扫描的实现方法，确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰，又不损伤档案原件。
（4）提供档案加工作业流程控制方案、设备及人员配置，质量控制及差错防范措施。申请人须在投标方案中明确加工场地规划，说明所配备的硬件数量及规格，软件和网络环境。
（5）投标人必须在投标文件中明确数字化加工现场的安全、保密、人员管理制度。 （6）确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。
（8）中标单位需要采用专业的档案数字化流程管理系统来对本次项目中涉及的所有数字化加工流程进行管理。
（9）投标人提交的档案数字化加工后的档案数据必须与现有系统对接，投标人应提供加工后的档案数据与现有系统成功对接的案例或取得原厂商的技术支持授权或投标人承诺函，若中标还应在合同签署前进行实际操作验证，若无法在规定时间内实现加工后的数据导入、批量挂接到现有档案系统，招标方有权取消其中标资格。
（10）项目完成时间： 150 (工作日) （11）项目完成数量：200 万页