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4.3.2体系管理文件由企划部及有关部门负责编制，管理者代表审核，各主管领导会签，由法定代表人批准，并填写《文件会签单》（BG—ZH—01）。 4.3.3公司总部的行政性管理文件由相关职能部门负责编制，公司主管领导批准；对外报出的文件由法定代表人批准；项目经理部行政性文件由项目有关人员编制，项目经理批准。
4.3.4项目施工组织设计、施工方案、作业指导书、操作规程及合同等专业文件的编制、审核和批准要求见《项目管理手册》及第三层次文件中的有关具体规定。
4.3.5记录表格按照其设计的编制、审核及批准要求执行。 4.4文件和资料的发放
4.4.1公司总部进行文件和资料的发放时，由文件起草部门将文件交于公司行政部，明确文件发放范围，行政部由专人填写《发文审批单》（BG—ZH—02）中的有关内容，按审批程序报有关人员批准，并负责按照发放范围进行文件和资料的发放工作。项目经理部进行文件和资料的发放时，由文件起草人将文件交于项目办公室，办公室文秘填写《发文处理记录单》（BG—ZH—02-01）中的有关内容，报项目经理批示处理后，发放到有关单位和人员。
4.4.2公司行政部和项目经理部办公室每次发文时均应填写《文件发放清单（一）》（BG—ZH—02-02）；与质量、环境、职业健康安全管理有关的管理文件和资料应有接收人签字，以便于追溯，并填写《文件发放清单（二）》（BG—ZH—02-03）。
4.4.3发放的文件和资料必须是有效适用版本，并应按要求进行标识。 4.5文件和资料的接收和保管
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4.5.1公司各部门及项目经理部接收到文件和资料后应及时登记，各部门经理及项目经理负责明确接收文件的传阅范围，传阅后做好保管工作；如需转发按照上述文件和资料的发放要求进行。
4.5.2文件和资料的持有人员或部门应妥善保管文件，提供良好的保存和使用环境，防止文件和资料的破损或丢失。有密级要求的文件和资料的保存还应采取足够的安全措施。
4.5.3文件和资料破损不能继续使用时，由持有人或部门向文件的起草部门提出补发申请，由行政部补发。破损文件和资料按规定进行销毁。 4.6外来文件和资料的管理 4.6.1公司外来文件和资料的管理
4.6.1.1外来行政文件和资料由公司行政部统一接收登记，并填写《文件接收清单》（BG—ZH—03），经行政部经理阅后交主管领导及部门处理；如需转发按照4.4.2条要求进行。
4.6.1.2通过来文形式接收到的外来法律、法规及施工标准、规范、规程等，由行政部统一登记，填写文件接收清单，经行政部经理阅后交各主管部门处理。 4.6.1.3公司外购的法律、法规及施工标准、规范、规程等，由各主管部门负责批准和购买（或委托项目经理部购买），并明确发放范围，由行政部统一实施登记、保存、发放和借阅管理。 4.6.2项目经理部外来文件和资料的管理
4.6.2.1项目经理部办公室文秘负责对外来文件和资料统一登记，填写《文件接收清单》和《收文处理记录单》（BG—ZH—03—01）中的有关内容，经项目经理批示后，交有关人员传阅和处理，并及时存档保存。
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4.6.2.2图纸和技术变更的管理：项目接收到图纸、技术资料及技术变更后应及时登记，建立图纸管理台帐。 4.7文件和资料的借阅
借阅文件和资料应由借阅方填写《文件借阅记录单》（BG—ZH—04），借阅方应按规定日期将文件和资料归还。 4.8文件和资料的评审和更改
4.8.1公司结合管理体系日常运行情况、内审、管理评审和外审情况及时对体系文件的适宜性进行评审，评审由企划部组织有关文件起草部门和使用部门参加，对评审提出的问题及时处理，涉及文件更改的，及时进行更改。 4.8.2文件和资料更改采用手改、换页和换版三种更改方式：
4.8.2.1文件和资料的更改由原起草部门负责，经原审批人员审批后发布执行；文件更改应填写《文件修订页》（BG—ZH—05），其发放范围应与原文件发放范围相同；文件和资料更改后由文件和资料持有人负责进行手改或换页处理，同时销毁作废文件。
4.8.2.2文件和资料经多次修改或大幅度修改后，由原起草部门重新编制并换版号，经原审批人审批后发放，换版文件和资料的发放仍可使用原发文编号。旧版文件应及时收回，加盖“作废”图章，按需要保存或销毁，销毁应填写《文件销毁清单》（BG—ZH—06）。
4.8.2.3公司任何非文件和资料更改部门或人员不得以任何借口自行更改任何文件和资料。 5.附图
《文件控制流程图》 附图二
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6.记录
《文件会签单》 《发文审批单》 《发文处理记录单》 《文件发放清单（一）》
《文件发放清单（二）》 《文件接收清单》 《收文处理记录单》 《文件借阅记录单》 《文件修订页》 《文件销毁清单》
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文 件 控 制 流 程 图
公司内部文件：
文件和资料分类 文件和资料的编制、审核和批准 文件和资料的发放 文件和资料的接收和保管 文件和资料的使用 文件和资料的评审 销毁 No No 修改/ 更新 作废 Yes 标识 保存 继续使用 程 图 文 件 控 制 流更多免费资料下载请进：http://www.55top.com 好好学习社区