会场布置主要包括：会标的书写，主席台的设置，与会人员座席的安排，会场设备设施，以及鲜花绿色植物等。
会场的要求总体是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。会场是否舒适,会影响到会议的效果,要考虑周到，妥善布置。具休要求如下：
1、会标，是会议的标志，会标书写要端正、醒目、大方。一般用红底白字，以楷体或美术字体为好。会标悬挂要适中、得体。
2、主席台，是会场布置的重点。主席台席位的排列，按我国传统习惯是：左高右低，前排高于后排，中央高于两侧。（具体详见图例）
3、与会人员座席安排是会场的主体，座席是布置成报告式、还是座谈式、或其他形式，要根据会议内容和会议的人数多少来确定。
4、会场设施，如：音响、话筒调试、录音、放音、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明等等。 （四）会议通知
会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知，以便与会人员提前做好准备。会议通知一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃，备
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忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。本单位的小型会议，可采用口头、电话等方式通知；全局性、邀请外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，有的邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。 会议通知上应写明下列内容： 1、会议是正式通知或是预通知；
2、会议经哪一级同意召开或根据什么召开； 3、会议名称和主要议题（内容）。
4、会议报到、召开的时间、会期或地点(会址)。 5、参加对象（分类说明）。 6、须作什么准备。
7、相关要求（下延通知、回执、纪律、报道、乘车等）。
8、召集单位署名、通知发出日期，加盖公章。 一个会议通知是否写得齐全完整，主要评价标准：会议通知发出之后，除反馈参加名单外，没有任何一个单位来电咨询关于开会的有关内容。
（五）预定食宿
本单位召开会议，一般都不会安排食宿，但本系
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统或全局性、跨地区的会议一般都要安排食宿。兵马未动，粮草先行。一次会议的成功举办，食宿安排得是否恰当也是很关键的。此项工作需要注意的是： 1、必须提前预定。 2、便于集中管理。 3、坚持量力而行。 4、把握不同需求。 三、会中服务
会中服务，是召开会议的实质性环节，在这一环节中，既要认真组织落实好既定的会议方案（各项议程），又要了解和掌握会议过程中出现的新情况、新问题并及时加以解决，同时还要超前考虑会后的跟踪落实事宜。需要做的工作主要有：
（一）会议报到。会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达指定地点并由会务人员或办公室进行统一接待的过程。报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议领导报告。需注意事项有： 1、进行报到登记。
2、分发会议须知（会议方案）、相关会议文件材料或纪念品，未尽事项或其他需要告知与会者的事宜
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进行当面交代。
3、按照事先与住宿点联系排布好的房号安排入住。
4、进行报到情况汇总。
（二）会场服务。是指正式召开会议期间会议工作班子或办公室所开展的涉及政务和事务服务全过程。内容主要包括会议签到、分发材料、起用会场一应设施、供水、会议司仪、收集汇总意见、会议记录、制发会议简报等。
1、会议签到。要备有专门的签到册，注明到会人员的单位、姓名、职务，会后应作为会议资料存档备查。要根据会议场所门厅设计来安排签到席，并指定专人负责。
2、分发材料。可由负责会议签到的人员一并完成。 3、起用会场一应设施。需提前到场检查并开启、放置。
4、供水。根据会议实际需要确定用水、用茶或其他饮料，并安排专人负责。
5、会议司仪。比较庄重的会议应考虑安排专门的司仪，并为其准备好司仪稿。同时要根据会议性质选择好司仪的着装。
6、收集汇总意见。安排有讨论的会议，应指定专
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人参加讨论负责收集与会人员的意见建议，讨论结束后及时进行整理汇总提交会议主席或主持人，以供会议表决或供会后决策使用。
7、会议记录。会议记录是有关会议情况的笔录。一般用于比较重要和正式的会议，并使用专门的记录簿。它的作用在于正确反映会议情况，以作为整理会议文件、总结经验、研究工作等存查备考的一种历史资料。比较重要的会议都有两个以上的记录员。 8、制发会议简报。制发会议简报，主要是针对大中型会议而言，且会议一般安排分组讨论。会议简报是报道、交流有关重要会议内容和情况的简报。这类简报专门报道会议期间的情况：包括会议进程、讨论内容、与会者提出的问题、建议以及会议的决议事项等。
（三）活动组织。 （四）就餐安排。 四、会后跟踪
一次成功的会议，不能仅仅看会议的准备和会议期间的服务质量，而会后的跟踪服务、督促检查工作往往更为重要。这是体现办公室或秘书人员助手作用的重要方面。
会后跟踪服务、督促检查工作主要是针对会议决
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定事项和其他会议要求事项。可采用重点督查或专项督查的方式。跟踪服务、督促检查可用情况专报的方式报告给领导，必要时要提出处理意见供领导参考。
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