网络共享中档案信息的内容划控与权限控制
研究
张照余
2012-12-22 15:51:57 来源：《档案学通讯》(京)2009年2期
【英文标题】Research on the Control for the Content and Authority of the Archives Information under Network Sharing Environment
【作者简介】张照余苏州大学社会学院苏州215021
作为网络共享客体的档案信息，在内容、性质方面存在差异，因而呈现出不同的价值特点和共享规则，需要在合理控制的前提下分门别类地提供利用。以往对档案的分类、分级是从实体保管的目的出发的，如根据档案的保管价值将其分为永久、长期和短期档案；根据档案的重要程度，将国家档案馆永久馆藏的档案分为一级、二级、三级等。①这些自保管视角对档案所做的分级、分类，比较粗放，满足不了网络共享的需要。本文将从利用视角出发，基于用户与档案之间的关系来探讨网络共享过程中档案信息的内容划控与分级管理问题。
一、档案内容划控与权限控制的理论基础
从理论上抽象，共享是档案用户对档案信息的获取，是档案主体与档案客体之间的利用关系。这种关系的发生具有两个基本特征：多元性和差异性。
多元性是指发生利用关系的主、客体范围广泛，类型复杂。利用档案的主体
涵盖了社会不同时期、各个层面的所有成员，而供利用的档案包括了所有收集、保存着的档案。原则上讲，任何档案都有其特定的用户，不提供任何人利用的档案是无意义的，没有存在的必要。因此，用户主体与档案客体之间在利用上存在着多对多的关系(n∶n)。即，一份档案可能提供众多用户，一个用户可能利用众多档案。
差异性是指用户主体与档案客体在发生具体的共享关系时，性质和结果因主、客体的不同而不同。换言之，同一用户在利用不同档案时可能具有不同权限；同一档案在面对不同用户时可能开放不同权限。
档案用户主体与档案客体之间在利用关系上的多元性和差异性，为我们开展档案内容划控与分级管理提供了理论依据。探讨主客体之间哪些关联因素左右着档案利用权限的不对等，从用户视角研究不对等的成因，并据此对档案内容进行划控、分级，是档案信息网络共享研究的题中应有之义。
二、影响共享权限的档案主客体关系
如前所述，档案客体对用户主体开放的权限，受制于主客体之间的关系。用户主体与档案客体之间的关系是多方面的，其中，决定或影响到档案开放权限的关系主要有以下几个：
1.用户主体与档案权属的关联
档案存在所有权和知识产权问题。档案所有权是指所有权人对档案进行占有、使用、收益和处分的权利。档案所有权可分为国家所有、集体所有、个人所
有和其他各种非国有权属。知识产权又称为“智力成果权”，是人们对智力创作或创新活动中产生的知识产品所享有的专有权利。档案作为人们从事各项社会活动的过程与成果的记录，包含大量智力成果，因此可能涉及著作权、专利权、商标权等知识产权。目前，档案界对档案所有权和知识产权的权属问题已有一定研究，②实践中对上述权利的保护也相当重视，《民法》、《档案法》、《档案法实施办法》、《著作权法》、《专利法》等均对上述权益的保护做出了相关规定。
档案所有权的归属，档案知识产权的有无，用户主体是否档案的所有权人或著作权人等，决定着档案用户的共享请求能否被许可，规定了用户获准利用档案的程度和方式。例如，用户在共享其拥有著作权的档案时，具有复制、发表、网络传输等各项权利；但在共享他人拥有著作权的档案时，必须遵循法定的合理利用规则，接受档案著作权人作出的利用限制。分析共享档案的权属，按权属划控档案，是开展用户管理，合理设置用户权限，有效实现档案网络共享的前提。
2.用户主体与档案形成的关联
在形成关系上，档案与不同主体之间的关联度不同。按照形成关联度的远近，一个主体可能是某份文件的生成者，即文件形成与处理过程的实际参与者，如拟稿者、核稿者、签发者等；也可能是某份文件原生部门或机构的成员，但未实际参与该文件的制作与处理；更多的主体则与文件形成没有任何关联。主体与文件形成的关联度，决定或影响着主体对该份档案文件的利用权限。通常，文件形成者对其生成的档案文件拥有较大的利用权限，除查阅外，一般还具有决定或提议该文件利用规则的权利；而文件原生部门或机构的成员，相比起与文件形成没有任何关联的主体，具有较大的利用权限。为此，按照不同的形成关联度来设定、划控档案，同样是合理利用档案的前提。
3.用户主体与档案机构服务方向的关联
任何一个档案机构都有明确的服务方向。法律规定，国家公共档案馆的服务对象包括所有具有合法身份的中国公民和外籍人士。但由于每个档案馆建馆宗旨和服务方向的不同，处于其服务范围的主体，在获取档案服务时享有的权益并不等同。例如，在公共档案馆，国民和外籍人士可利用的档案范围存在较大差别；在地方公共档案馆，本地市民享有比其他地区用户更优越的权益；专业档案馆对本专业用户提供更多的共享资源和服务。至于非公共档案馆或公共档案馆内的非国有档案资源，则可能将用户对象严格局限于特定范围。这种主体利用权益的不对称，决非对不同用户的“利用歧视”，而是一种合理、合法的规定。因为不同主体对档案机构资源的获得和目标的实现具有不同的贡献率。例如，地方公共档案馆运作的大部分经费来自地方财政，将本地区公民作为主要服务对象，提供增值服务是有法律依据的。因此，分析用户主体与档案的机构目标之间的关联，据此划控档案服务对象，对档案信息的合理共享具有重要意义。
4.用户主体与档案共享规则的关联
档案所有权、著作权、监控权、管理权等权属人，出于自身利益或其它方面的考虑，可能为其档案设定共享规则，限定档案的利用条件和利用范围。这些共享规则往往带有倾向性，为部分或某类用户设置“门槛”或特权，不同用户据此将享有不对等的权利。因此，分析不同档案的共享规则，据此划控档案利用范围，分级设定用户权限，是档案信息合理共享的必然要求。
5.用户主体与档案内容的关联
档案记录着以人为主体的社会活动。用户是否所记录活动的相关主体，影响着档案对该用户开放的权限。用户在利用那些内容涉及或有关其自身的档案时，由于事实上的关联，可能享有不同于其它用户的权限。例如，用户在房屋管理部门查阅自己名下的房产档案，在行政中心查阅其本人的社保档案等，通常是准许的，但查阅他人的房产档案或社保档案，除非获得法院或其他行政机构的授权，否则是禁止的。显然，用户主体与档案内容的关联度影响着档案共享关系的发生。
6.用户主体与档案的价值关联
档案针对不同的用户主体呈现不同的价值形态，学界将其分解为第一价值、第二价值、情报价值、证据价值等，不同价值形态对应着特定的用户群体。而对用户而言，其共享需求和利用特点是个性化的，例如，学者通常关注档案的历史凭证价值，专业人员关注档案蕴含的情报价值，而与档案原生活动具有工作关联的人员则关注档案的初始价值。在特定的时空环境下，档案的价值特征及其对应的用户群体发生有规律的变化。为此，我们可以根据档案与用户主体的价值关联对其进行内容划控与分级管理，实现档案资源最安全、有效的共享。
三、档案内容划控与权限控制的实现
实现档案内容划控和权限控制，首先要将档案信息、用户主体、共享深度和共享条件（用户验证等级）等要素进行细粒度的类分，在用户列表、档案数据库中加入相关属性，建立专门的共享权限列表和其他辅助数据表，通过应用系统比较和人工干预的方式来实现内容划控与权限管理。