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电力企业档案数字化工作初探
作者：杜薇
来源：《现代企业文化·理论版》2015年第03期
中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2015）02-000-01
摘 要 随着办公自动化系统、档案管理软件等在档案管理中的广泛应用，电力企业的档案工作已经发生了显著的变化，越来越多的传统档案介质开始以数字形式存在并提供服务。对于电力企业来说，档案数字化主要包括数字资源的生成和管理，笔者从规划、信息数据库设计、业务规范和安全保密等四个方面进行讨论。 关键词 企业 档案 数字化
随着办公自动化系统、档案管理软件等在档案管理中的广泛应用，电力企业的档案工作已经发生了显著的变化，越来越多的传统档案介质开始以数字形式存在并提供服务。对于电子文件来说，在办公系统中流转办理的电子文件原生数据和已实施数字化扫描转换的档案数据共同形成了电子档案，可通过计算机系统进行多方位的组合，使档案服务方式和服务质量较以前都有大幅提升，是对档案管理新的诠释和新的体现。当前，数字化建设的重点和难点在于对于传统纸质档案则需要尽快完成数字化工作。这项工作不仅可以极大的丰富数字化资源，同时也便于更好地保护纸质档案。因此，档案数字化工作中应当高度重视这两个方面的工作，不断推进档案数字化工作，为数字化向信息化过渡奠定良好的基础。 一、制订数字化建设规划
对于传统纸质档案来说，数字化扫描形成的图像文件在现阶段能暂时满足目录检索下的影像利用需求，但智能检索和知识化管理等建立在全文检索基础上的先进管理对档案信息利用提出了更高的要求，如果需要全文数据的检索利用，势必出现档案数字化影像文件的二次加工。针对此类情况，应制订数字化档案室的总体建设规划，科学分析档案工作现状，充分了解档案管理需求，对数字化档案室的建设进行全面论证筹备，明确按“调研、采购、鉴定、实施”四个阶段完成档案数字化加工项目，分步研究解决如公司信息资源集中共享、新增档案实体的数字化转换等不同问题，以达到“提供方便快捷的档案检索利用、实现档案数据信息共享和档案实体有效保管”的工作目标，明确档案工作的发展方向。 二、完善档案信息数据库设计
伴随着无纸化办公系统的广泛使用，电力企业内部的信息数据库虽然已渐成体系，但以档案数据类型、数据来源等为基础开展的数据分级保管等还要深入考虑完善。在已有的网络信息数据库建设条件下，要继续配备能够满足档案数据增长运行所需要的计算机设备，设计完善以档案数据信息收集、管理和利用为核心，具备电子档案接收、著录、利用、编研等复合功能，