第一讲《通知》的写法
第一节 通知的概述
通知，是上级机关批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项及任免人员时使用的一种公文文种。
在现行公文中，可以说通知的用途是最为广泛的。它既可用于批转下级机关的公文，起到批准和指导的作用，如《国务院批转中国人民银行关于调整银行存款、贷款利息的报告的通知》，又可以用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，起到传达或联系的作用；既可以用来发布行政规章，起到指挥和约束作用，如《国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》，又可以用来下发本机关起草的计划、意见、会议纪要等文件，起到运载作用；既可以用来提出要求下级机关认真办理或遵照执行的事项，起到法规作用，如《关于证券营业部审批工作有关问题的通知》，又可以用来布置工作，安排活动，起到指示的作用，如《××市关于开展全市夏季爱国卫生运动的通知》；既可以用来向下级机关告知事项，起到传达作用，如《国家科委关于召开全国高新技术产业开发区工作会议的通知》，又可以用来宣布干部的任免和聘用事宜，起到
1
传递信息的作用，如《关于×××同志任职的通知》。
通知具有以下七种特点：
（1）功能的多样性。通知是党政机关公文中功能最多的文种；它可以用来发布法规规章、传达指示、布置工作、批转转发文件、晓谕事项、任免人员等等。
（2）内容的综合性。大小内容、专题性或综合性内容，都可以发通知，而且篇幅可长可短，通知内容既可以说明一个问题或事项，也可以说明几个问题或事项。
（3）指导性。通知虽然可能用于同级或不相隶属机关的往来，但大多数是下行文，不能用于上行文（需要送往上级机关时可采用抄送的形式），而且，有些不适宜用命令、指示形式安排、布置工作，多采用通知，因而通知具有一定的指导性。
（4）权威性。大多数通知总是有所要求，有所晓谕，使被通知者了解以至执行，因而也有一定的权威性。
（5）时间性。通知有更明显的时间要求，只能在一定的时间内产生效力。与其他公文相比，通过制发快捷、灵便，它对知办事项的时限要求最具体，也最严格，不能提前或拖后。受文机关对需要办理或执行的事项，必须在规定时间内予以完成。一些需要特别强调的事情，还可用“紧急通知”，以增强紧迫感和重要性。
（6）应用的广泛性。与别的下行文相比，通知应用范围
2
更广，特别是能够用于向平级或不相录属机关行文。有时由于工作需要，两个以上机关还可以联合向各自的下属单位发“联合通知”；有些事项紧急而重大，需要广而告之，还可经过批准，在报纸、电视、广播、因特网上发布，可以不用文件形式下发。
通知在党政机关公文中是一种使用频率最高、使用范围更广的文种，它的广泛性体现在如下四点：
①通知的使用范围广泛，不受发文机关级别的限制，任何机关、总装微电子技术中以使用通知。
②通知的内容涉及面广，可以是国家大事，也可以是具体的工作事项。
③通知的作用也很广泛，既可布置工作、发布指示、传达有关事项，又可以用来批转下级机关的公文或转发上级机关或不相隶属机关的公文。
④通知使用频率很高，约占各级行政机关下行文总数量的一半以上。
（7）发布形式的灵活性。通知发布形式不受限制，既可以用文件形式印发，也可以载于报纸或以电台、电视台形式广播。
第二节 通知的写作技巧
1、通知的写作格式
3
通知一般由标题、主送机关、正文三部分组成。 （1）标题。通知的标题有两种写法，一是“发文机关+主要内容+文种”的形式；二是“主要内容+文种”的形式。
发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号；批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。
（2）主送机关。通知的主送机关较多，要注意主送机关排列的规范性。
（3）正文。通知的正文由通知的缘由、通知的事项和执行要求三部分组成。
①通知缘由。发布指示、安排工作的通知，其缘由主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。
批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表述转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。
发布规章的通知，多数情况下“篇段合一”，无明显的开头部分，一般也不交代缘由。
②通知的事项。这部分内容是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地叙述。内容复杂的需要分条列款。
③执行要求。发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处
4
提出贯彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。其他篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾部分。
2、通知写作应注意的问题
（1）明确行文的目的。首先要明确为什么写这个通知，通知的主要内容是什么，然后确定怎么写。其次要确定写作的范围和对象，针对什么问题，解决什么问题。
（2）提出的措施切实可行。通知主要是向下级机关发布的下行文，因而要体现对下级机关的领导与指导。既要讲任务、要求，又要讲方法、步骤、措施，语言不能空泛，以免下级机关难以理解执行。
（3）结构严谨、层次清晰。通知的结构和采用自然段形式，或采用条文式，都须条文清晰，排列有序，段落与条文之间应杜绝出现内容交叉、重复现象。
第三节 通知的范文赏析
【范文一】
×××省交通厅关于召开 1996年全省交通工作会议的通知
各地、市交通局，厅直属各单位：
为贯彻落实全国交通工作会议精神，部署“九五”计划期间和1996年全省交通工作，经研究，决定在××市召开1996年
5