毕，具有查考利用价值的单份的文件材料按照一定的原则和方法归档。
⑶文件整理过程，必须遵循文件材料形成的客观规律，保持文件材料之间的历史联系。
⑷文件整理过程，应区分不同价值，按照档案整理要求进行编号排列。
⑸党政、各职能科室按年度为档案的部门在次年三月底以前归档；科研成果、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
⑹盒内目录和归档文件目录打印二份，一份自存，一份上交院档案室存档。
⒎综合档案库房管理制度
⑴档案库房属机密重地，非档案室工作人员未经领导批准，不得擅自入内。
⑵严禁在库房内吸烟和存放易燃物品，切实做好防盗、防火、防潮、防电、防尘、防高温、防虫、防鼠工作。配备防火设备，做好库房温、湿度测试记录。
⑶保持库房整洁美观，档案柜、橱、案卷等摆放科学、系统、规范，便于查找利用。
⑷必须经常对档案库房安全和保密情况进行检查，发现问题及时汇报和处理，每年年底对库内档案进行检查核对时，对破损和变质档案及时修补、复制或其它技术处理。
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⑸档案工作人员变动时，将所管理的档案数量和状况交代清楚，严格办理交接手续。
⒏档案鉴定销毁制度
⑴档案管理人员应根据各类保管期限的规定，定期对各类档案进行认真鉴定，对超过保管期限的档案，按照有关规定办理报批后，才能予以销毁。
⑵对超过保管期限的档案，必须成立鉴定销毁档案领导小组，并会同有关部门对档案进行认真鉴定，并登记、造册，经分管领导审查后方可销毁。
⑶严格执行销毁程序，指定专人监督，应有两人在场，鉴销人在销毁清册上签字，销毁清册和鉴定报告应归档长期保管。
⑷明确鉴定标准，制定本机关保管期限表，作为划分档案价值、鉴定档案的依据。
⒐人事档案管理制度
⑴人事科集中统一管理职工档案，任何人不得保存他人的人事证明材料。
⑵及时做好档案的传递催要，做到人员调动及时传递档案。 ⑶严格执行《中华人民共和国档案法》和保密规定，认真做好借阅、归还、登记手续。非工作需要，任何人不得查阅档案。
⑷对政审外调人员查阅档案按程序办理，院内职工查阅档案须经院长同意签字可查阅有关部分，不得翻阅全部档案。不准代他人查阅档案。
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⑸尊重个人隐私，做好档案的保密工作，取送档案，不准带入公共场所，不准带回家。
⑹认真做好档案的安全工作，非档案人员未经批准不得进入。 ⑺对已清理、需要装订销毁的档案材料，要认真组织复核、鉴别、清理工作，以防有误。
⑻做好档案室内卫生，保持室内整洁，做到室内防盗、防火、防潮、防虫等工作。
四、印章、介绍信管理使用制度
印章、介绍信具有履行医疗权力的职能，为避免因管理不善而造成工作上的失误，特制定如下规定：
⒈凡经院领导签批的各种文件或以医院名义发出的请示、报告、计划、总结、决定、纪要、报表等可盖院章。
⒉各职能科室需以医院名义使用院章时，须经院办主任审定后方可盖印。
⒊对各种需盖医院印章或需使用介绍信的提货单，须在院办登记后方可盖印。如委托他人提货，须经科主任（科长）签字后方可盖印。
⒋进修人员的汇款单，经医务科盖印后方可盖院印。
⒌凡外出进修、学习、开会、参观人员，须持有关职能科室的通知单，经主管院长签字后，方可开介绍信，但不得开空白介绍信。
⒍凡因工作需要至本市外单位联系工作或参观学习的，须经科主任（科长）签字后方可开介绍信。
⒎个人需要医院证明须经本科主任或职能科（室）的科长签字后，
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可开证明信，但不予开介绍信。
⒏凡以医院名义签订购货合同的，须由主管院长签字和财务科审核，将合同手续交院办登记后，方可盖合同章。
⒐凡以医院名义向上级部门申请经费的，须经主管院长审批签字后，打印成文加盖院章。
五、文印室工作制度
⒈在院办直接领导下，负责全院各种文件及材料的打印工作。 ⒉凡需打印的材料，须经院长办公室主任签字后方能安排。未经领导批准，不准私自打印文件。
⒊对各种打印件应做到安排合理，准确及时，保证质量，格式符合国家规定。
⒋严守保密制度，对打印完毕的有关文件，应对版面及时进行保密处理，防止泄密。
⒌爱护国家财产，定期对设备进行维修保养，尽量节约油墨及纸张。
⒍文印重地，闲人免进。不准在文印室内吸烟、会客。做好安全防火工作。
六、医院办公室主任职责
⒈在院长领导下，负责全院的文秘、行政管理工作。 ⒉负责领导和宏观控制下属各科（室）的工作。
⒊安排各种行政会议，做好会议记录，负责综合医院的工作计划、总结，草拟有关文件，并负责督促其贯彻执行。
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⒋负责领导行政文件的收发登记、转递传阅、归档、保管和利用及医院报刊订阅等工作。
⒌负责领导有关人员做好印鉴、打印、外勤、通讯联络、调查研究、信息综合、信访、督查、保密和对参观者及外宾的接待等工作。
⒍负责院长临时交办的其它工作，负责处理解决不属于其它部门分管的事项，负责与职能部门、科室之间的联系与协调。
⒎拟订办公室发展规划、阶段目标任务和人员培训工作计划。负责对所属工作人员的培养、训练、考核工作。 注：办公室副主任协助主任负责相应工作。 七、办公室文秘与办事人员职责
⒈在院办主任领导下，认真完成本职工作。
⒉负责文件、信函、申报的收发、登记、传递工作，保证文件材料及时下发，负责机关报刊、信函的转送和公用报刊的征订。
⒊做好会议准备、会议通知及会务工作。参加一般行政会议并记录。
⒋起草各种文件与文字材料，认真做好校对工作。 ⒌收集、整理信息资料，整理、保管文书档案。
⒍做好内部事务与外勤工作，坚守岗位，做好电话联络及要事登记工作。
⒎保管好有关公物并及时供给。 ⒏完成领导交办的其它工作任务。 八、打字员职责
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