*****************有限公司 行政管理制度 文件名称 文件编号 对外接待管理制度(试行) 编制单位 行政部 拟制 版次 Ａ０ 批准 总经理 批准日期 实施日期 宗旨与目的：
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，统一的公司形象，特制定本办法。
第一条：适用范围
本办法适用于全公司各部门。
第二条：.对外接待范围
本办法规定的接待范围主要是指中华煤气公司等上级公司等及所属公司各部门，以及运输公司和销售公司两子公司经营管理活动所必需的会场、接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
第三条 对外接待部门
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
遇到重大接待工作和活动，可由总经理协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。
第四条 对外接待原则
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 保密原则。向来宾介绍情况，注意保守公司情况、机密。巧妙回避不宜回答的问题。
第五条 对外接待申请流程：
流程说明 表单 申请部门 部门经理 行政主管 行政助理 1、 请需对外接待部门 人员填写《对外接待申请表》，经部门经理审核。 2、 部门经理审批后，交 由行政外联主任负责安排方案。 3、行政助理协助外联主任具体落实。 NO 接待申请单 接待单 NO NO 审核 安排方案YES 协助实施会场、食宿、交通表 对外接待申请及安排流程 Page 1 of 2
第六条.接待规格的确定。
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关、集团总部派员来人、各港华兄弟公司、其他企事业单位来员洽商重要事宜。
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
第七条.接待内容和程序
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订饭店或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
组织活动实施。如需参观、考察，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
第八条.附表
接待申请单
申请部门 A 招待对象 A 招待事由 A 用餐 招待内容 A 招待要求 A A 部门经理审批 行政部 主管审批 行政部安排 具体情况 A A A A a a A A A 申请人 A 招待人数 A 费用 自理 我司承担 住宿 交通 会场 参观 其他 此表由需接待部门和行政部共同填写完成。 Page 2 of 2