和需要进一步条理化的文件材料进行基本分类，组合，排列和编目，组成有序体系的过程。档案整理工作是档案管理工作中一个相对独立的组成部分，其系统结构和运行机制具有一定的特点。一方面，就各个完整的档案综合体的生成及其全部流程而论，档案管理工作是可以分解成又相互联系的若干内部环节组成的有机系统；另一方面，就特定的档案管理单位而论，整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同。档案整理工作大致分为如下：
（1）系统排列和编目。在正规的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求的以件为单位的文件。在这种情况下，档案室的档案整理工作主要是对所接收的档案，根据整个档案室存放和管理的需要进一步系统的整理。如全宗以件为单位的盒内档案的排列，检索工具的加工等。
（2）局部调整。已经入室保存的档案经过检验或专门的质量检查，对其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，档案室需要进一步加工，另外随时间的推移，档案自身或档案整理体系可能发生某些变化，也需要进行必要的调整。
（3）全过程整理。由于一些特殊原因，档案室有时也接收和收集
一些零散文件或室藏的体系遭受严重破坏时就必须进行全过程的整理。 （4）整理方法。根据中华人民共和国档案行业标准，归档文件整理规则，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒，使之有序化。
（5）整理原则。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
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（6）质量要求。归档文件齐全完整，已破损的文件应当修整、字迹模糊或易褪变的文件应当复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应当符合档案保护要求。
（7）装订。归档文件应按件装订，装订时正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；来文与发文作为一件时，发文在前，来文在后。
（8）分类。归档文件可以采用机构问题、保管期限等方法进行分类。 （9）正确划分保管期限。
附：1、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
2、文书档案保管期限表
（10）排列。按事由结合时间、重要程度排列，会议文件、统计报表易成套性文件可集中排列。
（11）编号。归档文件应依分类方案的排列顺序逐件编号。在文件首页右上角的空白位置加盖归档章并填写内容。归档章设置有全宗号、年度、保管期限、件号、机构问题等必备项。
（12）编制归档文件目录。（目录内容包括：件号、责任者、文号、题名、时间、页码、备注）
（13）装盒。将归档文件按室编顺序号装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊及备考表。项目内有文件说明、整理人、检查人、日期。
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共
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和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条 机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条 机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
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第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括： （一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； （八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
第八条 定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
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（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。 机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十二条 各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际；编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。
第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
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