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探讨文书档案管理信息的电子化应用
作者：周小荣
来源：《科技资讯》2018年第02期
摘 要：作为我国档案工作的一个重要组成部分，文书档案管理工作在我国的很多行业中都有着非常广泛的应用。最显著的是在我国的行政领域中，例如，机关事业单位，各种社会团体，国有企业等，上述行政单位在日常的行政工作进行的过程中都会涉及到文书档案的管理工作。文书档案管理工作是在行政工作的文书工作逐渐的转化而来，是一种较为常见的工作称谓。本文主要针对文书档案管理的信息电子化具体应用的问题进行详细的阐述以及分析，希望通过本文的阐述以及分析，能够有效的提升我国行政工作进行的过程中文书档案管理的工作效率以及工作质量，同时也为我国的行政工作的管理工作的创新以及改革贡献力量。 关键词：文书档案管理 信息电子化 优点 缺点 应用
中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）01（b）-0027-02 在我国的社会发展的历程当中，有很大的一部分发展史能够从我国行政单位的文书档案中进行索取和查阅。文书档案能够通过客观的记录来表达历史的实际历程，能够最真实的反应出某一个阶段的主要领导对于社会发展的重要决策；同时，还会针对部门的实际建设以及社会问题的研究等成果以及相应的过程进行详细的记录。因此，在我国的行政工作进行的过程中，文书档案是一种客观的存在，正是由于文书档案的客观性非常强，因此，在文书档案工作进行的过程中，文书档案的管理工作显得至关重要。我国在机关行政工作进行的过程中已经针对文书档案的管理工作有了非常丰富的管理经验。我国传统形式上的行政文书档案管理工作主要是采用人工查询或者是人工登记的方式来对文书档案的相关内容进行整理、立卷、查询、统计，这种传统形式上的行政文书档案管理工作虽然在一段时间内有助于我国行政工作的正常开展，但是随着时间的推移，以及我国行政管理工作的发展和创新，传统形式上的文书档案管理工作已经逐渐的显现出了其滞后性，越来越多的暴露了传统文书档案管理工作的弊端和缺陷。根据对比情况，传统形式上的文书档案管理工作主要存在4个缺陷问题，首先是传统形式的文书档案管理工作在档案查询的过程中耗费的时间较长；其次是传统形式上的文书档案管理工作在档案登记管理的过程中程序较为繁琐；再次是传统形式上的文书档案管理工作工作效率非常低下；最后是传统形式上的文书档案管理工作不具备安全性，很多的档案不便于管理，因此，耗费的劳动强度较大。上述的4种缺点同我国行政单位大力倡导的自动化行政工作办公背道而驰。尤其是我国信息化不断发展和应用的今天，传统形式上的文书档案管理工作更加的突兀，人们越来越多的采用网络来进行工作和办公，目前，很多的行政管理工作都可以通过网络进行处理和查阅监督。因此，我国的文书档案管理工作也需要进行相应的改革和发展。目前，我国的电子化文书档案管理工作已经在进行推广和应用的过程中，在应用和推广的过程中，能够有效的提升文书档案管理的工作效率，同时还能够在很大程度上解放工作人员的工作强度，起到了精简机构的作用，同时在文书档案管理查询的过程中，还能够提供完整并且准确的文书档案信息，最大限度地适应了行政工作的发展，同时也满足了行政工作的发展需求。