这一原则包含了两层含义：
1．确定了文书档案鉴定的基本指导思想和出发点
档案是全社会的历史文化财富，档案的价值从根本上说是由总体意义上的社会需求决定的。因此，鉴定工作不能以个人好恶或小团体利益为准绳，必须从社会的总体需求出发，合理预测档案在社会中的作用。 2．确定了文书档案鉴定的三个基本观点，即全面的观点、历史的观点和发展的观点
在文书档案的价值鉴定工作中必须坚持全面的观点，全面分析档案的内容、来源和形式等各种因素之间以及档案文件之间的有机联系，全面预测社会多层次、多角度和多方面对档案的利用需求，并促进上述两方面有机结合；鉴定工作必须坚持历史的观点。档案是历史的记录，要结合档案形成的历史环境和历史条件进行档案价值的分析，只有这样才能维护历史的真实面貌；鉴定工作要坚持发展的观点，用发展的眼光衡量档案的价值，既要看到档案当前的作用，也要看到它未来可能具有的作用。
第四章 科技文件管理
第一节 科技文件的概念、特点、作用和管理措施
一、科技文件的概念
科技文件是记录和反映科学技术活动，传递科技思想的文字、图表、声像等文件材料的总称。 二、科技文件的特点 (一)专业技术性
从科技文件形成的领域看，科技文件产生于国民经济各个领域的科学技术活动中，而任何一项科技生产活动都是在一定专业分工的范围内进行的，都具有较强的专业性。科技文件作为科技、生产活动的直接记录，同样具有专业技术性的特点。专业技术性是科技文件最突出的特点之一。 (二)成套性
科技文件的成套性是指在科技活动中围绕一个独立的工作项目(如一个工程项目的设计与施工，一个新产品的研制与开发，一个科研课题的研究等)所形成的全部科技文件的总和。科技文件的成套性是由科技、生产活动的特点决定的。成套性的特点，对于科技文件在整理、保管及利用等方面起着重要的规定和制约作用。 (三)更改性
科技文件在各个专业技术领域的活动中，处于正在形成、使用的动态过程中。比如，一个产品或一个建筑工程在生产和建设的过程中，为满足用户的需要，而进行工艺、设计的改进，这就要对相应的科技文件进行不断的修改、补充，使之准确地反映产品、工程等客观变化的实际。 (四)通用性
各学科、专业的相互依赖性增强和标准化工作的不断发展，给科技文件的通用性奠定了基础。利用原有的科技文件，不仅可以提高产品质量，而且可以加速、缩短产品研制的生产周期。科技文件在行业、专业之间进行的科技交流，互相借鉴和使用，充分体现了科技文件的通用性特点。 (五)现实性
科技文件从某项科技、生产活动的开始到完全结束，都自始至终发挥着作用。科技文件具有极强的现实效用性。
三、科技文件的作用
科技文件是国家重要的科学技术资源，是广大科技人员获得科技成果的重要载体，在生产、建设、科研等活动中发挥着重要的作用。
(一)科技文件是指导科技、生产、建设活动的重要依据
科技生产活动产生了各种科技文件，科技文件又是指导科技生产活动的重要依据。为使科技生产活动有条不紊地进行，就要通过科技文件对科技生产活动进行指挥、控制、协调等。
(二)科技文件是继承科技知识的重要手段
科技文件是科技生产活动的直接记录，记录了丰富的科技知识，是继承和传播科技知识的重要手段。这主要表现在：一方面科技文件是科技人员开展科技工作的重要条件，科技文件是继承和借鉴前人或他人科技成果不
可缺少的重要文献，是科技人员进行科研工作，设计工作的重要条件。另一方面，科技文件是进行科技交流和实现信息资源共享的重要工具。当一项科技任务结束或告一段落，一般情况下会产生两种成果：一是硬件成果，如建筑、产品的实体；二是软件成果，如反映建筑、产品生产建设情况的科技文件。科技文件是科技成果交流和技术转让的主要物质承担者，人们通过科技文件交流和转让，达到信息资源共享和传播科技知识的目的。因此，科技文件是继承、传递和交流科技成果的重要手段。 (三)科技文件是提高经济效益和社会效益的重要工具
科技文件是提高经济效益和社会效益的重要工具，这主要表现在：一是科技文件是知识形态的生产力。科技文件是科学技术活动的产物，是科学技术资源的有机组成部分，属于知识形态的生产力。科技文件具有技术转让性的特点，利用它实现技术有偿转让，可以使科学技术转化为现实的生产力，从而创造经济效益和社会效益。二是利用科技文件，加速科学研究，促进生产发展，提高经济效益和社会效益。通过利用科技文件，我们可以及时了解和掌握新的技术、新的科研成果，对其加以借鉴和吸收，可以避免重复劳动，缩短科研周期，提高经济效益和社会效益。 四、科技文件的管理措施
由于科技文件的形成和积累贯穿于科技、生产活动的全过程，同科技、生产活动是同步进行的，因此，基层档案部门要为科技文件的形成和积累，健全工作制度，采取有效措施，实行全过程的监督和指导。其管理措施主要有：
（一）实行“三纳入”和“四同步”管理
实行“三纳入”，就是将科技文件的形成和积累纳入科技、生产、基建工作计划；纳入科技、生产等工作程序；纳入有关部门和有关人员的职责范围。实行“四同步”，就是下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定文件材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核时，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。 （二）将科技文件的形成、积累列入经济责任制考核范围
将科技文件材料的形成、积累列入企业事业单位各部门及有关人员的经济责任制，由档案部门进行考核，并将对各部门和有关人员的考核结果通报本单位的经济责任制考核主管部门，提出具体的奖罚意见，由主管部门统一执行奖励或处罚。
（三）档案部门要参加各项生产、技术的鉴定、验收、创优、评奖活动，以确保科技文件材料的完整、准确、系统
档案部门参加各项生产、技术的鉴定、验收活动、创优、评奖活动，就是参加本单位的产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收、设备开箱验收、产品或工程创优、科研成果的评奖等活动。如果在上述活动中发现形成和积累的科技文件，达不到规定的完整、准确、系统的要求，就不能算最终完成任务，应暂缓鉴定、验收，档案部门不予签字。如果是申报创优及评奖项目的科技文件，档案部门不予签字，则不得申报成果。 （四）档案部门应从归档的角度对科技文件标准执行情况进行监督、检查
在科技文件的形成、积累过程中，档案部门应配合、协助标准化部门对科技文件标准执行情况进行监督和检查，以确保归档科技文件的质量。其监督和检查的基本内容有： 1.形成的科技文件是否齐全、完整、成套、准确；
2.科技文件的幅面、格式、名称、编号、更改等，是否符合有关标准，责任签字是否符合规定要求； 3.科技文件的编制，是否符合有关标准的规定；
4.图样的标题栏格式、内容填写是否符合有关标准，签字手续是否完备；
5.文字材料的原稿，是否用蓝黑墨水书写在规范化的用纸上，字迹是否工整、清晰；
6.图纸(蓝图)的折叠方法是否符合规范．标准。
第二节 科技文件归档
科技文件归档是科技文件工作的最后一项工作，也是科技文件转化为科技档案的关口。科技文件的归档，要以归档制度为基本依据。科技文件归档制度的内容，一般包括科技文件的归档范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档手续。
一、科技文件的归档范围 (一)确定归档范围的标准
确定归档范围，就是确定一个单位内哪些科技文件应该归档。确定归档范围的标准是：科技文件是否具有保存价值。凡是直接记述和反映本单位科技、生产活动的，具有现实和长远保存价值的科技文件，都应列入归档范围。
(二)确定归档范围的基本方法
1．研究和分析本单位科技、生产活动的范围，从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文件的种类和成分，确定归档范围中应包括哪些方面的科技文件。
2．掌握本单位基本职能活动，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体，并研究和分析围绕其基本职能活动进行的其他科技、生产活动中形成的科技文件，从而确定这些科技文件的归档范围。 3．正确划定本单位科技文件与科技资料、科技文件与文书材料的界限。
4．根据国家及专业主管部门确定的科技文件归档范围，结合本单位实际，确定具体的科技文件的归档范围。
二、科技文件的归档时间
综合科技、生产活动及其科技文件的特点，科技文件的归档时间最常见的有以下两种： (一)在项目全部结束时间归档
在项目全部结束时间归档，是指在一项科技、生产活动(一项基建工程、产品研制、科研课题)全部结束后限期归档。一般情况下，在一项科技、生产活动中形成周期不太长的科技文件材料，较适宜于采用这种方式归档。
(二)在项目工作阶段或项目子项结束时间归档
当一项科技、生产活动按照其工作程序完成一个工作阶段后，即可将该阶段形成的科技文件材料整理归档。如一项规模较大的基建工程项目，可在项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，分别进行归档。
有些复杂的项目，如基建工程、科研课题等，往往由若干个单项工程或科研专题组成，但每个单项工程或科研专题仍各自有相对的独立性，当项目的子项结束后，即可进行归档。一般情况下，科技、生产活动形成周期较长的科技文件材料，可以在科技文件材料的形成阶段或子项完成时间归档。 三、科技文件的归档份数
归档份数，是指同一项科技文件应归档几份。
凡是需要归档的科技文件，一般是归档一份，但重要的、使用频繁的应归档二份以上。在具体确定科技文件归档份数时，要考虑以下几个方面：
(一)要考虑归档材料的重要程度。重要的，尤其是需永久保存的文件，要视情况，应归档若干份副本供日常使用。
(二)要考虑开架阅览的需要。对利用频繁的、不保密的科技文件材料，应多复制一份副本供开架阅览使用。 (三)根据国家有关规定，凡需要上报上级有关部门或科技专业档案馆的文件材料，应对归档的份数做出相应规定。
四、科技文件的归档要求
科技文件归档的最基本要求，应包括：
(一)归档工作由相关的科技业务部门承担。由科技业务部门及有关的科技人员负责科技文件的归档工作，是国家的一项规定。履行这一基本职责，是由科技、生产活动及科技文件形成的特点决定的。 (二)归档的科技文件，应做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰，有利于长久保存。
(三)归档的科技文件必须达到完整、准确并经过系统整理、编目，由项目负责人审查后及时归档。
(四)档案部门有责任监督、指导科技人员做好科技文件的归档工作。 五、科技文件的归档手续
办理科技文件的归档手续主要包括两个方面： (一)编写归档情况简要说明
归档情况说明，一般包括：本项目的名称、任务来源、主要任务和实施过程、技术水平、经济效益、社会效益、文件材料的完整、准确、系统情况、项目负责人等。
(二)填写归档文件移交清单
移交清单(移交目录)，是科技文件归档和接收的凭证。由归档者填制一式两份或若干份，归档时交接双方按清单核查清楚，双方签字，各留一份，以备查考。
第五章 科技档案管理
第一节科技档案的概念与基本种类
一、科技档案的概念
2000年12月11日由国家质量技术监督局发布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》中，对科技档案定义为：企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的基本种类
随着科技领域的不断开拓，随着生产、科研、建设活动的发展变化，科技档案的种类也在不断增加，内容日益丰富。目前，科技档案的种类主要有：工业生产技术档案，农业科技档案，设备仪器档案，科学技术研究档案，地质档案，测绘档案和医学科技档案等。在这里，我们主要介绍具有典型意义的几种科技档案。
(一)工业生产技术档案
工业生产技术档案主要是工业产品档案。它是在工业产品的设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。其基本特点是型号成套，一个型号产品的档案材料是有机联系的整体。它主要产生在工业产品的设计部门和工矿企业单位。 (二)农业科技档案
农业科技档案是在农、林、牧、副、渔各业的生产技术活动中形成的档案。它是一种种类繁多、综合性强的科技档案。包括种子档案、作物栽培档案，植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案。 (三)基本建设档案
基本建设档案简称基建档案，它是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。即，一个建设项目从酝酿、决策到建成投入使用的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。 (四)设备仪器档案
设备仪器档案是指各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。其特点是型号成套，同一型号的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。 (五)科研档案
科研档案是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据和声像等各种形式和载体的文件材料。它的基本特点是课题成套，围绕着一个课题的科技研究活动，形成一套在程序上和内容上前后衔接左右联系的科技档案有机整体。
第二节科技档案的收集工作内容与要求 一、 科技档案收集工作的内容
科技档案的收集，就是按照国家的有关规定，通过切实可行的措施和方法，把对国家和社会具有保存和利用价值的科技文件资料集中到档案部门的工作。科技档案的收集工作包括：基层档案部门的收集工作和科技专业档案馆的收集工作。
二、科技档案收集工作的要求
（一）要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则
集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。在任何机关团体、企事业单位内部，科技档案都应该由档案部门实行集中统一管理，而不能分散保存在各业务技术部门，这是国家全部科技档案实现集中统一管理的基础。集中统一管理是做好科技档案收集工作的根本指导原则。
（二）要遵循科技档案的自然形成规律
科技档案是在各项科技、生产活动中，伴随着科技、生产活动的进行自然形成的。而科技档案的收集工作是一个承前启后的环节，对于基层档案部门的接收归档来说，它衔接着科技、生产活动和科技档案管理工作，因此必须要符合科研、生产、建设活动的规律性，要根据科研、生产、建设活动的工作程序和科技文件材料形成过程，具体规定归档范围、归档时间，这样才能既做到集中统一管理，保证科技档案的完整与安全，又不影响现实工作的使用。
（三）要保证科技档案的完整、准确
科技档案的收集工作，必须高度重视科技档案的完整性和准确性。这是保证科技档案质量的关键。
第三节 科技档案整理工作的内容与原则
一、科技档案整理工作的内容
科技档案整理工作的内容就是由档案部门对收集来的科技档案，按照其形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。
科技档案的整理工作，包括系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系为原则。科学编目包括编档号、编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷内的文件内容和构成。
二、科技档案整理工作的原则
科技档案整理工作的原则是，遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对科技档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。
第四节科技档案鉴定工作的内容与价值鉴定原则
一、科技档案鉴定工作的内容
科技档案鉴定工作包括两方面的内容：一方面，是对科技档案价值的鉴定分析工作，即鉴别科技档案现实的和历史的价值，根据其价值的大小确定保管期限，把没有保存价值和失去保存价值的科技档案，经过一定的审查和批准手续剔出销毁的工作。科技档案价值的鉴定分析工作，是科技档案鉴定工作的主体内容。另一方面，是对科技档案质量的鉴别核查工作。它是对科技档案的准确性和完整性，即对科技档案的质量状况进行甄别和查对，并采取相应措施，提高库藏科技档案质量的工作。 二、确定科技档案保管期限的原则
（一）凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科技档案，都应该永久保存； （二）凡是在一定时期内具有利用价值的科技档案，都可以定期保存（长期或短期）； （三）凡是介于两种保管期限之间的科技档案，其保管期限一律从长。
第六章 会计档案与声像档案的管理
第一节 会计档案管理
为了适应社会主义市场经济体制的发展，1998年10月，财政部和国家档案局联合颁发了新修订的《会计档案管理办法》，1999年10月31日，全国人大常委会修订了《中华人民共和国会计法》。修订后的两个法规是我们在新时期继续依法管理会计档案的重要依据。
一、会计档案的概念和特点 (一)会计档案的概念
会计档案按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》中的表述：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 (二)会计档案的特点
与文书档案、科技档案相比，会计档案有它自身的特点，主要表现在三个方面： 1．形成范围广泛
凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织。一方面，会计档案在社会的各领域无处不有，形成普遍；另一方面，