（四）档案保管人员离开办公室时，要认真检查门窗、卷柜，防止丢失、泄密事件发生。
（五）领导开会或外出，不得随意携带各种档案。严禁把档案带到公共场所或家中，以防丢失或泄密。 第十九条 税收征管档案的库房管理
（一）各类档案要实行统一保管，设有专用库房。
（二）档案库房要根据档案保护有关规定和要求，落实“七防”到位，措施得力。
（三）做好档案库房保密和安全工作。非本室人员不得入内，需查找档案时，由档案工作人员提供。
（四）库房内各项检查记录齐全完整，登记及时，数字准确。
（五）保持库房内的清洁卫生，柜架摆放整齐合理，对查找利用后的档案要及时整理归位。
第六章 税收征管档案的销毁
第二十条 税收征管档案管理部门根据档案保管期限，定期进行鉴定工作。对保管期满或失去保存价值的税收征管档案可进行销毁。 （一）凡不需要立卷和超过保管期限的档案，经档案室和有关业务股室鉴定后，档案管理人员应在每年第一季度对应销毁的档案，登记造册，写出销毁档案报告及销毁清册，报局长审核批准后，方可销毁。
（二）销毁应在指定地点，由专人负责，二人以上监销，销毁后在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人员在销毁清册上签字。
（三）销毁时要注意保密，严禁把文件当作废纸卖出。 （四）对已按规定办理完注销手续或非正常户认定手续的税收征管档案，应专门存放保管，登记造册，其保存、移交，仍按正常户另册管理，到期后可按销毁制度销毁。
（五）对生成在计算机硬盘中有关征管内容，保存期满需要进行删除的，应列出清册，由征管科和信息中心共同审核，报经主管领导批准后，由信息中心负责删除。
第七章 税收征管档案的微机管理
第二十一条 为了加强档案管理，提高税收档案的使用价值及工作效率，全面推进档案管理的信息化、科学化、规范化，各分局应积极探索研制开发税收征管档案管理软件，实现以下功能：
（一）档案信息录入。这是档案管理的最基本要求，包括录入企业名称、企业编号及登记年份、税务所等信息，并可以自动生成档案序号。
（二）档案信息修改。对各年新增的档案，通过税务所、企业序号或企业编号来确定需要增加的档案，系统应自动给出企业名称，提示企业的更名、转入、转出等情况，同时可对档案信息进行修改，但转出及废业企业的档案不能修改。
（三）档案信息查询。这是档案管理系统最主要的功能。利用税务所、企业序号、企业编号及企业名称（只需输入关键字）等一个或多个条件来查询，还可以通过转入、转出、废业、待废、更名、借阅等管理状态进行查询，同时对选定企业需显示的档案信息可用全部、有档、无档和登记年份进行限定。
（四）档案销毁。对达到保管年限需作废的档案，通过搜索，系统可提示过期应销毁档案数，并将过期档案详细情况列表，通过授权确认即可销毁档案。
（五）档案借阅。借阅时，输入借阅人的姓名及所借阅的档案，系统会自动记载；当借阅期满时，系统自动提示管理人员应将借出的档案归还。
第二十二条 本规定自2008年1月1日起实施。