违纪违规行为发生后设法堵塞或予以惩罚,导致内部成本较高,收效甚微,使会计控制失去效力。
2、在资产控制上
有的中小企业只注重钱财物等有形资产的管理控制,而忽视了对人员素质、信息等无形资产的控制,使会计控制不能全方位地发挥控制作用。
3、在检查、考核和奖惩力度上
没有设立相应的检查、考核内部会计控制制度实施情况的得力机构,从而削弱了员工执行内部会计控制制度的自觉性和警觉性。
(三)内控实施缺乏有效性
即使企业指定的内部控制制度再完美 ,但如果内控制度在实际执行时存在明显的漏洞,如果无人监督或者难以落实 ,造成有制度不依的局面 ,势必会明显弱化内控制的的职能 ,进而扭曲了内部控制制度既定的目标和发挥作用的初衷 ,更谈不上在有效执行内部控制制度的基础上,确保内部控制的质量。[4]
(四) 内部控制管理效率低
一是企业缺乏科学的管理制度,凭经验办事。大部分中小企业没有完整系统的管理制度来指导员工如何行动,往往依靠经验办事,其内部管理极不规范。大部分中小企业存在内部控制,但内部控制制度不够全面,没有覆盖所有的部门和人员,没有渗透到企业各个业务领域和各个操作环节,制度的设计也停留在内部会计控制上,参与内控管理的也仅仅是财务人员。
二是管理者科学管理水平普遍较低。由于一些中小企业的经理和员工对内控制度认识上存在偏差,导致企业认识不到内控制度的重要作用,造成企业的管理混乱。许多中小企业管理层在制定企业目标时,就忽略了以客户需要为核心,企业才能持续生存的规律,把赚钱获利作为企业的根本和全部目的。对于大多数中小企业来说,面临着人才短缺,并且素质上部适应的问题。 (五)内部控制自身存在一定的局限性
不管内部控制的设计和运作的多么妥当,它仅能就单位目标的达成,对管理阶层提供合理的保证。但就单位任何一个目标而言,内部控制均无法提供绝对的保证。合理保证的意思也不是说内部控制会经常失效,多种控制措施都可以用来强化合理保证,降低单位无法达成其目标的风险,但不能保证一件无法控制的事
项、一个错误或一件报道错误的时间将永远不会发生。也就是说,即使内部控制有效,也可能会发生失效。
因此,内部控制存在其固有的、不可避免的局限性。一般而言,内部控制的局限性主要表现为:
1.受管理越权的限制
如果单位内部行使控制职能的管理人员滥用职权、蓄意营私舞弊,即使具有设计良好的内部控制,也不会发挥其应有的效能。管理当局的干预一直是导致许多内部控制失效的一个重要因素。
2.受串通舞弊的限制
如果单位内部不相容职务的人员相互串通作弊,与此相关的内部控制就会失去作用。
3.受人为错误的限制
如果单位内部行使控制职能的人员素质不适应岗位要求,也会影响内部控制功能的正常发挥。
4.受成本的限制
单位实施内部控制的成本效益问题也会影响其效能。 5.受制度滞后的限制
内部控制一般都是针对经常而重复发生的业务而设置的,而且一旦设置就具有相对稳定性,因此如果出现不经常发生或未预计到的经济业务,原有控制就可能不适用,临时控制则可能不及时,从而影响内部控制的作用。[5]
三、强化中小企业内部控制的对策
(一)完善内部控制环境
控制环境决定了一个组织的气氛,是内部控制其他要素的基础,直接影响到单位内部控制的贯彻和执行以及单位经营目标和整体战略目标的实现。所以良好的内部控制环境可以让单位运行的更好。[6]因此,中小企业加强和完善企业内部控制时应该把改善内部控制的环境作为首要考虑的因素。具体来说企业的内部控制环境包括以下几个方面,中小企业应该从以下几方面入手,完善实施内部控制的环境。
1.增强管理者的素质和内部控制的意识
中小企业管理者的素质直接影响到企业采取的具体行动,从而会影响到企业内部控制的实施的效率和效果;虽然说中小企业内部控制成败与企业员工的控制意识和行为密不可分,但是管理者对内部控制的意识是才关键。所以只有增强中小企业管理者的素质和内部控制的意识才能从根本上保证中小企业内部控制的顺利实施。
2.健全企业的治理结构
中小企业在治理结构上可以利用权力机构、决策机构、经营机构和监督机构相互分离、相互制衡的原则,减少高层管理人员交叉任职,真正使各利害关系层在权力、责任和利益上相互制衡,实现企业效率和公平的合理统一,并逐渐建立民主透明的决策程序和管理议事规则、高效严谨的业务执行系统、以及健全有效的监督反馈系统。
3.培养企业文化
企业文化是一种无形的巨大力量,它会潜移默化地影响企业成员的思维方法和行为方式。企业文化具有一种凝聚力,它可以促进企业的发展,企业文化对企业的影响无处不在,因此它也会影响着企业的内部控制。企业文化使企业员工拥有团队精神,使企业员工信仰明确,思想鲜明,企业文化的这种建设、引导和激励对企业内部控制的顺利实施是一种强大的无形动力。
4. 重视人力资源的作用
良好的人力资源政策对于更好地实施内部控制有很大的推动作用。中小企业应该注重对关键岗位的人员配备和选拔;加强员工专业技能和管理技能培训;在招聘环节严格把关,保证企业员工的整体素质水平。[7]
(二)建立健全内部控制制度
内部控制制度的设计有其自身的科学性, 要遵循一定的原则。从当前的问题来看, 中小企业内部控制制度的建设应该重点放在建立一个财和物相分离的内部机制。应该从内部控制角度来考虑企业内部架构和各个机构的职能分工, 做到内部机构的设置合理、职能明确、相互沟通和制约, 以保证每一个经济业务都能够按照科学的程序办理。尤其要重视采购和付款、货币资金、销售与收款、成本与费用等方面的控制制度。另外, 在建立完备控制制度的基础上还应该建立对执行人员的考核评价机制。[8]
(三) 建立中小企业内部控制的监督
建立中小企业内部控制的监督主要有三个方面:一是加强对企业法人的内部控制监督,建立企业重大决策集体审批制度;二是加强对企业部门管理的控制监督,建立部门之间相互牵制的制度;三是加强对关键岗位的定期稽查制度。具体说来,中小企业具体可以从内部审计和控制自我评估两个方面来进行。
内部审计是内部控制的组成部分,但同时也是监督内部控制其他环节的主要力量;内部审计的作用不仅在于监督企业内部控制是否被执行,还能为内部控制过程的设计提供建议。企业可以通过在加强期末集中审计和专项审计的基础上,加强常规审计、定期和不定期审计,将某些违规违法行为消灭在萌芽状态,最大限度降低控制成本和提高控制效率。企业应充分利用内部审计人员熟悉财经法规制度、精通财务管理的优势,以监督企业内部控制的健全性、 有效性。 企业应选择独立性强、 政治业务素质高、具有生产、经营、管理相关知识和经验的专业人员作为内部审计工作的人员。至于控制的自我评估我们则可以参考国外企业经常采用的内部控制的“控制自我评估”(CSA)来进行。[9]
(四)尽力消除内部控制的局限性
由于局限性是内部控制制度固有的,所以只能尽力消除。
对于管理越权,一般来讲,在内部会计控制中,特别要注意单位高层管理人员越权行使职能的行为。
对于串通舞弊,各单位要加强对员工的政治思想道德教育,加强法制教育,提高他们的思想觉悟和法制观念,培养他们的职业道德。同时,还要实行不定期的岗位轮换制,不让同一个人在同一个岗位长久待下去;发挥内部审计的作用,通过定期或不定期进行审计等措施,把串通舞弊控制在最低的程度。
对于制度滞后,各个单位要根据内、外部环境的变化,不断地调整内部会计控制的程序、方法、内容,不断的完善内部会计控制,使之适应单位的经营管理与发展变化。对于可以预期的变化,应尽快制定相应的内部会计制度。[10]
结论
内部控制是有利于中小企业建立现代企业制度、 强化内部管理、 提高经营效率和财务会计信息质量 ,还有利于中小企业防止错误和舞弊。规范中小企业内
部控制制度 ,不仅有利于促进中小企业又好又快的发展 ,还有利于改善我国内部控制现状 ,完善内部控制制度。因此 ,研究中小企业内部控制问题及对策具有理论和现实意义。
内部控制作为企业管理的重要手段, 建立并完善企业内部控制是深化企业改革、建立现代企业制度的关键。完善企业内部控制, 已成为当前各界关注的话题之一。不过, 应当指出的是, 内部控制的加强不是短期内就能完成的, 也不是单靠企业自身的努力就可以达到的。我国的中小企业越来越多,管理中存在很多的困难, 因此, 我们必须充分认清中小企业内部控制中存在的各种问题及其原因。从平时的管理中多注意总结,逐步解决存在的问题,只有提高了中小企业的内部管理水平,才能提高中小企业的经济效益,经济得到了快速发展,企业势必会有一个美好的未来。综上所述,中小企业内部控制是一个全方位的整体,贯穿于整个企业的各个方面。要建立完善的内部控制制度,需要各相关人员和部门的相互配合,只有这样,才能最大限度地改变目前中小企业内部控制制度弱化的问题,使中小企业健康、有序地发展。
参考文献
[1]张国康,黄金曦,罗彬.内部控制制度[M].上海:立信会计出版社.2002.5 [2]张国康,黄金曦,罗彬.内部控制制度[M].上海:立信会计出版社.2002.20 [3] William R Kinney,Jr.,Research Opportunities in Internal Control Quality and Quality Assurance[M].Auditing:A Journal of Practing &Theory,2000
[4]梁 悠. 浅析中小企业内部控制问题及对策[J]. 大众商务,2010,109期:88 [5]赵宝卿.内部会计控制制度设计[M].上海:复旦大学出版社.2005.273-274 [6]赵宝卿.内部会计控制制度设计[M].上海:复旦大学出版社.2005.275 [7]张桂芝. 浅议中小企业内部控制问题及改善对策[J].商业文化,2008,9期:13 [8]李得法. 试论中小企业内部控制问题及对策[J]. 中国市场,2010,14期:19-20
[9]张桂芝. 浅议中小企业内部控制问题及改善对策[J].商业文化,2008,9期:13 [10]赵宝卿.内部会计控制制度设计[M].上海:复旦大学出版社.2005.275