采购部门管理系统的管理功能图如图2-4所示
采购系统管理 供应商信息管理 采购合同管理 催货管理 图2-4采购系统管理功能图
2.5 业务流程分析
本系统的业务流程主要描述如下：
用户购买产品时分为两种情况，一是发来订单，二是直接购买。对于顾客，要分清是否为老客户，若为老客户可直接找到其相关信息；若是新顾客，则需要进行顾客信息登记，以便以后进行更多的交易。
销售部门根据不同情况做出不同反应，若是顾客直接来购买，则直接分派导购员带领顾客进行选购，如果交易成功，则为顾客开发票；如果顾客要选购的商品缺货，则进行缺货统计，将缺货记录交给采购部门。若是顾客发来订单，则需要检验订单是否为合格订单，如果合格，则将订单存底以进行销售统计并开备货单交给仓库，如果缺货，同样进行缺货统计，将缺货记录交给采购部门。若果订单不合格，则将订单返还给顾客。
仓库则是根据备货单为顾客备货，并对备货单进行处理，修改库存记录。 业务流程图如2-5
发票开发票用户用户发订单订单新顾客？YES玩具种类记录表销售部门销售部门直接购买NO顾客存档直接购买YES按玩具类别分派导购员NO不合格订单检验订单缺货单缺货统计可供货单订单存底缺货记录开备货单销售统计采购部门采购部门备货单销售统计表仓库仓库处理备货单库存记录 图2-5 业务流程图
2.6 数据与数据流程分析
数据流程分析是把数据在组织内部的流动情况抽象地独立出来, 舍去了具体的组织机构等，以发现和解决数据流中的问题。顾客发来订单之后判断新老顾客，记入顾客档案，判断购买方式，直接购买的开发票，开提货单到仓库提货；发订单的检验订单，把不合格订单返还给顾客，开备货单到仓库提货。当缺货之后仓库开缺货单，然后向供应商开催货单，进行采购业务。数据流程图如图2-6
不合格订单 P1.1 判断新老顾客 顾客 订 单 P1.2 判断购买方式 顾客档案 库存记录 P1.3 检验订单 P1.4 开发票 P1.6 开提货单 P1.5 开备货单 备货单 仓库 提货单 发票 供应商 催货单 P2.2 开催货 单 缺货单 P2.1 开缺货单 图2-6 数据流程图
2.7数据分析
数据字典的内容主要是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体等六个方面进行具体的定义。另外，数据流由一个或一组固定的数据项或数据结构组成，所以这里对略去对数据项和数据结构的分析，从数据流开始。
1数据流的定义
（1）数据流编号：D-001
数据流名称：订单
简 述：顾客发来的订货单 数据流来源：顾客
数据流去向：销售部门处理
数据流组成：商品编号+商品名称+订货数量+日期+订货单位 数据 流量：10份/天
高峰 流量：20份/天（节假日） （2）数据流编号：D-002 数据流名称：备货单
简 述：根据顾客订单给仓库的备货单 数据流来源：销售部门 数据流去向：仓库管理
数据流组成：商品编号+商品名称+备货数量+日期 数据 流量：10份/天
高峰 流量：20份/天（节假日） （3）数据流编号：D-003 数据流名称：提货单
简 述：顾客直接购买向仓库开的提货单 数据流来源：销售部门 数据流去向：仓库管理
数据流组成：商品编号+商品名称+提货数量+日期 数据 流量：10份/天
高峰 流量：20份/天（节假日） （4）数据流编号：D-004 数据流名称：缺货单
简 述：库存短缺后仓库开的缺货单 数据流来源：仓库 数据流去向：采购部门
数据流组成：商品编号+商品名称+缺货数量+日期 数据 流量：2份/天
高峰 流量：10份/天（节假日） （5）数据流编号：D-005 数据流名称：催货单
简 述：采购部门向供应商开的催货单 数据流来源：采购部门 数据流去向：供应商
数据流组成：商品编号+商品名称+催货数量+采购单位+日期 数据 流量：2份/天
高峰 流量：10份/天（节假日） （6）数据流编号：D-006
数据流名称：不合格订单
简 述：不符合本商店订单要求的订单 数据流来源：销售部门 数据流去向：顾客
数据流组成：商品编号+商品名称+顾客信息+不合格原因+日期
数据流量：不定 （7）数据流编号：D-007
数据流名称：发票
简 述：顾客购买玩具开的发票 数据流来源：销售部门 数据流去向：顾客
数据流组成：商品编号+商品名称+单价+数量+日期 数据 流量：20份/天
高峰 流量：50份/天（节假日） 2 数据存储定义
（1）数据存储编号：F-001 数据存储名称：顾客档案
简 述：存放老顾客的基本信息
数据存储组成：顾客编号+顾客姓名+顾客生日+备注 关 键 字：顾客编号 （2）数据存储编号：F-002 数据存储名称：库存记录
简 述：记录商品的基本信息及数量
数据存储组成：商品编号+商品名称+商品种类+商品数量+备注 关 键 字：商品编号 3 实体的定义
（1）外部实体编号：R-001 外部实体名称：顾客
简 述：购买本商店玩具的用户 输入的数据流：D-006,D-007 输出的数据流：D-001 （2）外部实体编号：R-002 外部实体名称：仓库
简 述：管理商店的货物 输入的数据流：D-002,D-003 输出的数据流：D-004 （3）外部实体编号：R-003 外部实体名称：供应商
简 述：供应本商店所需要的货物 输入的数据流：D-005
3 系统设计
3.1系统总体结构设计
玩具店进销存管理系统的系统模块结构图见图3-1：