三、编纂体例要求
（一）一般体例
每个词条内容分为8个方面：一、政区概况——名称来历（简称）、地理位置（政府驻地）、政区沿革、政区划分、人口面积（民族构成）等；二、自然条件——地形地貌、气候、水文、矿藏及其他自然资源、自然灾害等；三、经济概况——农业、工业、商业外贸、财政金融等；四、社会发展——文化艺术、教育、科技、医疗卫生、体育、广播电视、新闻出版、社会保障、环境保护等；五、基础设施——交通运输、邮政电信、能源等；六、名胜旅游——旅游业概况、主要风景区、重点名胜古迹、风景点、风土人情、土特产品等；七、重大事件；八、著名人物。城镇类政区增加第九方面：城区市政建设——城市道路、公共交通、给排水、供电、供热、燃气、园林绿化等。
每个词条的最后在括号内注明撰稿人、初审人、复审人的姓名。
每卷在目录前配一张行政区划图，一般按地级政区设色，直辖市、特别行政区可以按县级政区设色，绘制县级政区边界（面积过小无法绘制边界的市辖区可以不绘边界），标注乡级政府驻地和名称；因比例尺小无法标注政区名称的，采用数字标注，在图下方标明数字代替的政区名称。
（二）分级体例
1．省级词条。一般分为8个方面，直辖市和香港、澳门2个特别行政区增加“第九方面：城区市政建设”。每个词条控制在5万字。
2．地级词条。一般分为8个方面，地级市参照直辖市增加“第九方面：城区市政建设”。每个词条控制在3万字。
3．县级词条。一般分为6个方面，第七“重大事件”、第八“著名人物”根据实际情况决定是否编纂。县级市、县、自治县、旗等增加“城区市政建设”；市辖区要区分不同情况，主城区的市辖区为避免重复不设“城区市政建设”栏目，远离主城区的郊区、独立的工矿区按县对待，增加“城区市政建设”。每个词条控制在15000字。
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4．乡级词条。一般分为6个方面，第七“重大事件”、第八“著名人物”根据实际情况决定是否编纂。镇增加“镇区市政建设”，但县级政府所在的镇为避免重复不设“镇区市政建设”栏目。每个词条控制在2000字。
（三）具体体例
1．字体
一般使用简体字，以国家文字改革委员会1986年10月公布的《简化汉字表》为依据，使用标准的简化字书写。但在个别人名、地名、引文用同音简化字代替时可能发生误解的，或者特殊需要加以注释的，可以酌情保留繁体字、异体字，请在文稿中用方框注明，如“魏徵”。
2．纪年
第一，公历世纪、年代、年、月、日和时、分、秒的时间表述用阿拉伯数字书写。例如公元前8世纪、20世纪90年代、4时12分36秒。年份不得简写。如1997年不能简写作“97年”。
第二，清及清以前的历史纪年一般用旧纪年，朝代年号纪年、农历纪月日用汉字书写，括注公元纪年（在同一段落同一个年号只在第一次出现时加注），如“清道光二年（1836年）??，五年??”。旧纪年由朝代名称加年号构成，朝代一般不加“代”，如“清乾隆五年”；分裂时代加统称，如“三国魏黄初三年”、“南朝宋元嘉二年”、“五代后梁开平元年”。括注的公元纪年不加“公元”，公元前用“前”代替，如“秦始皇二十六年（前221年）”、“西周（前1066～前771年）”。在讲述某个事件发生时间、某个人物生卒年份需要将旧纪年折算为公元纪年时，有可能相差一年，以折算后的公历年份为准，如岳飞卒于宋绍兴十一年十二月二十九日，折算公历为1142年1月27日，因此岳飞卒年为1142年，而不能按绍兴十一年一般对应的1141年作为岳飞卒年。
3．地名
第一，各类地名，包括自然地理实体名称、行政区划名称、居民地名称、各专业部门使用的具有地名意义的台、站、港、场等名称，均应按国家确定的规范汉字书写，不用自造字、已简化的繁体字和已淘汰的异体字。
第二，少数民族语地名的汉字译写，应根据国家确定的有关规定译写，做到规范化。
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第三，使用汉语拼音字母拼写我国地名，以国家公布的《汉语拼音方案》作为统一规范，专名、族名、通名各自连写，相互之间空一格。如新平彝族傣族自治县（Xinping Yizu Daizu Zizhixian）。
第四，古地名在本条政区沿革部分一般不加注今地名，对人物籍贯、政区驻地等确需加注的，按以下办法处理：专名完全相同的不加注，如“高拱，明河南新郑人”，尽管新郑已经改市，但仍属河南，专名还是新郑；古今地名完全不同的，加注省区名和市县名，如“北宋郓州须城（今山东东平）”，没有完全对应市县的，还要注明方位，如“东汉右扶风茂陵（今陕西兴平东北）”，必要时对古地名可以加注治所，如“南宋处州（治今浙江丽水）”；古县名与今市县专名相同，但所属省区变动的，注明今属省区名，如“清末江苏青浦（今属上海）”；古今省区名相同但县名已变动的，只注今市县名，如“明浙江乌程（今湖州）”、“清山东历城（今济南）”。加注今地名一般不加省、自治区、直辖市、市、县等通名，但专名为单字的例外，如“元冠州（今山东冠县）”、“秦单父（今山东单县）”。今地名以2011年12月31日行政区划为准。
4．数字用法
第一，用阿拉伯数字记数的：一是公历年月日，如“2011年9月15日”；二是世纪年代，如“1980年代”或者“20世纪80年代”（都表示1980～1989年）、“18世纪初”、“19世纪中叶”；三是精确统计数字（包括整数、小数、百分比、分数、比例等），如表示高度、长度的80厘米、900米、50.8千米，表示重量的500克、61.5公斤，表示面积、体积的30平方米、2.15平方千米、8.6立方米，表示产值、收入、支出的5000万亿、300亿元，表示人口数量的815人、13.5亿人等；四是比数，如“1∶3”、“5∶7”。
第二，用汉字记数的：一是旧纪年，如“清康熙五年一月八日”；二是一般分数，如“三分之一”、“万分之二”、“百分之三”、“千分之七”、“万分之八”、“十万分之五”；三是概略数字，如“三四十岁”、“五六个”、几千年、二百几十次；四是成语、习惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，如“三心二意”、“三三两两”、“八九不离十”、一律、一方面、星期五、八国联军、二万五千里长征、九三学社、五局三胜制、“八五”计划、五省一市、第一书记、第二季度、十一届三中全会；五是含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组，如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用
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引号，视事件的知名度而定。如“一·二八”事变（1月28日）、“一二·九”运动（12月9日）、五四运动、五一国际劳动节。
第三，引文、会议的届和次以及章、节、条、款、项、目等，尊重原文，不强求统一，如“十七大”、“十一届三中全会”、“第五节”、“第22次会议”、“第3条”。
第四，相邻的两个数字并列连用表示概数，须用汉字，连用的两个字之间不用顿号“、”隔开。如二三米、十一二吨、一百二三十元。
第五，整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例的一致。如一个人、三本书、四种产品、六条意见、读了十遍、六个百分点。又如截至1984年9月，我国高等学校有新闻系6个、新闻专业7个、新闻班1个、新闻教育专职教员274人，在校学生1561人。
第六，用阿拉伯数字时，如果数值比较大，一般超过5位数（含）的，可以加“万”作单位，超过9位数（含）的，可以加“亿”作单位。如5.86亿吨。但不能阿拉伯数字和汉字混用，即3.25万元不得写成3万2千5百元，5.86亿吨不得写成5亿8千6百万吨。在具有统计意义的一组数字中，是否选择加“万”、“亿”等作单位，要看多数数据情况而定，一旦确定，这组数字应该统一。如2011年GDP增加值10.8亿元，其中工业6.2亿元，农业0.9亿元，第三产业3.7亿元，尽管农业不足9位数字，但为了统一仍然加“亿”作单位。又如2011年生产粮食14587吨，其中水稻5988吨，小麦7856吨，高粱1398吨，小米等其他杂粮345吨，尽管总产超过5位数字，但为了统一仍然不加“万”作单位。
第七，阿拉伯数字起讫中间用“～”，如“6千米～15千米”，而汉字数字起讫中间用“至”，如“六千米至十五千米”。
5. 称谓
第一，编纂记述一律用第三人称。如中国共产党、中华人民共和国、中国、山东省、青岛市、市南区，不用我党、我国、我省、我市、我区等第一人称。
第二，使用简称必须规范。省委、市委、县（市、区）委，省、市、县（市、区）人民政府、各厅局在同一条目中第一次出现时，用全称，如“山东省农业厅”；后可用简称，如“省农业厅”，但不要随便用不规范或者容易产生歧义的简称或俗称。
第三，历史上的政府机构等名称，采用当时的称谓。如清王朝不称“满清”。民国时期北洋军阀统治下的政府称“北洋政府”，国民党政权的政府称“国民政
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府”，不称“伪政府”、“旧政府”，日伪傀儡政府称“日伪政府”（含“维新政府”），如单指汪精卫政权可称汪伪政府。中华人民共和国成立之后，台湾统治集团称“台湾当局”（注意应加引号）。
第四，民国时期的军队须依其政治性质称谓。国民革命军（大革命时期）、国民党军（1927年大革命失败后）、国民党保安团体、国民党地方武装、地主武装、国民党顽固派军队等。中国共产党领导下的人民军队依时期不同分别称为中国工农红军、八路军、新四军、中国人民解放军。日本军队称日本侵略军，不称“日寇”，日军、伪军可合称为日伪军，中间不加顿号（“、”）。
第五，植物、动物、矿物等名称，应使用标准学名。科学术语凡已有中文定名的，一律采用中文名称，尚未确定中文名称的，可采用比较合理的暂行名称。
（四）需要说明的问题
1. 字数的控制。因为全书多达1.4亿字，同时为了同级政区之间的横向比较，所以统一规定了省级、地级、县级、乡级四个层次词条的字数，考虑到各地的实际情况，上述控制字数作为提供给撰稿人的参考依据，在实际编写过程中可以在上下15%的范围内变动。直辖市的市辖区和县的字数可以控制在2万字左右，乡级词条控制在3000字左右。
2. 二级栏目的选择。本节“一般体例”中九个方面设置的二级栏目大部分为通用项，但也有部分二级栏目有的政区没有内容，如政区名称来历、简称、民族构成、矿藏及其他自然资源、广播电视、新闻出版、土特产品、风景区、名胜古迹等，各地可以根据实际情况省略没有内容的二级栏目；还有部分地方有一些特有的栏目，有可以在对应的栏目中撰写，如南通市在试点中遇到的“滩涂”，可以放在第二方面“自然条件”中的“矿藏及其他自然资源”中，如果实在无法归入现有的二级栏目，也可以根据实际情况增设二级栏目。
3. 避免不同等级词条之间内容的重复。集中体现在第六至第九部分。可以采取分级取舍的方式解决，以第六部分名胜旅游为例，省级词条一般采取分区域点名的方式描述，只对境内的国家级风景名胜区和重点文物保护单位，以及跨地级政区的风景区单独列条描述；地级词条只对省级和地级风景名胜区和重点文物保护单位，以及跨县级政区的风景区单独列条描述，其余在“旅游业概况”中点名；县级词条只对一般风景名胜区和县级文物保护单位、名胜古迹以及风景点单独列条描述，其余在“旅游业概况”中点名；乡级词条一般不列条描述，只在“旅游业概况”中点名。
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