资料员工作指引编制
资料员岗位职责
（一）严格遵守国家法律法规及公司制订的各项规章制度；
（二）正确理解公司与项目之间所起到承上启下的作用，认真对待公司交办的各项事务，积极准确在第一时间内按要求完成；
（三）负责接收上级有关部门，各部、室发送的各种图纸、文件等资料，并登记造册，妥善保管；
（四）规范工程项目开发施工期间的种类图纸变更通知、工程合同及其它工程项目方面文件资料的收发，表格、书籍保管制度；
（五）负责管理好有关工程技术资料的归档保存和借阅管理，并按有关工程技术资料的重要性进行分类，及时清理作废资料不被误用；
（六）做好资料室的日常管理工作，做好防火、防盗、防水、防霉、防虫等预防工作，保证资料室的环境卫生和安全；
（七）做好本工程的工程资料并与工程进度同步； （八）收集保存好公司及相关部门的会议文件；
（九） 处理事情应公平、公正、客观地协调关系，切勿对班组或个人设置障碍、故意刁难。
（十）具体要求：
1、对所属的工程项目负有真实、及时、完整的管理及保存所有有效文字资料的责任。有效文字资料包括但不限于招标文件、招标图纸、招标期间答疑及会议纪要、投标文件、合同、施工许可证、开工报告、图纸会审记录文件、施工图纸、设计变更单、联系单、签证单、施工期间往来信函、隐蔽验收记录、竣工验收报告、消防许可证、移交单、材料报审资料、工程检验批质量验收记录、分部分项工程质量验收记录、收发文签收记录、施工日志、各种竣工验收中需提交的其他材料资料等。
2、负责上述资料原件的保管。
3、对上述资料中的设计变更单、联系单、签证单需进行编号保存。 4、对上述资料的管理包括整理、归类、登记、编号如需要、存档做到分门别类、查找方便。
5、负责审查各种资料对缺少的资料责成有关人员及时补上对不符合要求的
资料责成有关人员及时补做、完善、修正不符合要求主要指甲方给予确认的资料签署人非合同或书面授权人、我司送甲方的各种文件没有办理签收手续的签收手续有二种：一是直接在复印件上签收，二是在“收发文件记录”上签收。建议使用方法一、涉及需加盖甲方或监理单位公章而没盖的等具体见6、7两项。 6、需加盖甲方公章的文件有招标文件、招标图纸、招标期间答疑及会议纪要、投标文件、合同、施工许可证、开工报告、图纸会审记录文件、设计变更单、联系单、签证单、施工期间往来信函、竣工验收报告、移交单、分部工程质量验收记录等。
7、需加盖监理公司公章的文件有开工报告、图纸会审记录文件、施工组织设计报审、隐蔽验收资料、竣工验收报告、材料报审资料、工程检验批质量验收记录、分部分项工程质量验收记录、会议纪要等。
8、负责竣工资料按甲方、监理公司及档案馆的要求进行整理、分册、汇总和装订工作
9、负责将竣工资料配合甲方工作人员提交到档案馆或甲方档案室。 10、过程中接受工地项目经理、监理、甲方及质检站、安检站的检查。
11、做好资料台账，领导交待的其他事项。 12、工程竣工后负责将工地资料移交到公司资料室。
为规范公司的竣工资料管理及方便工程竣工验收、结算、维修等工作，现制订资料员指引，供大家参考。
一、项目前期准备工作
项目开工前期工作，是指成立项目部之后，项目正式进场施工之前需要进行的一系列准备工作。
（一）、工程中标确认后，公司指派并任命项目经理人选 （二）、收集项目相关资料 1）、项目地址、项目的效果图 2）、甲方相关联系人及通讯方式 3）、施工合同（复印件及电子版） 4）、项目预算（包括电子版）
5）、项目招、投标文件、图纸及答疑文件（电子版或纸质文件可向公司提供，提供回来的电子版或纸质文件归档保存好）
6）、项目施工图纸
7）、申请项目用章、制作项目开办费申报表（或固定资产申请）、项目经理名片
8）、公司通讯录 9）、项目经理任命通知书
10）、项目经理部人员设置通知书及项目经理、五大员资质证书收集并复印件加盖公司公章
11）、建设工程及特种工程施工许可文件（副本）（施工许可证可向甲方或总包、监理提供一个复印件留底）
12）、公司营业执照及资格证书文件（复印件加盖单位公章）
（三）、材料、构配件、设备报审表（报审材料时必须按甲方指定的品牌报送，报送的数量要跟结算的数量相等或者多一点）
（四）、施工技术文件 1）施工现场质量管理检查记录 2）单位工程开工申请报告
3）施工组织设计（方案）报审表及方案及分部施工方案、专项施工方案(含安全管理资料）
4）单位工程竣工图登记表
5）施工日记（施工日记由施工员填写，安全施工日志由安全员填写，两种施工日志都由资料员收集）
（五）、图纸会审及变更洽商记录 1)图纸会审记录（一）、（二） 2）工程变更单 3）施工现场签证单 （六）、工程报验文件
1）报验申请表（分项、分部工程） 2）工程竣工报验单（单位工程） （七）、工程中间验收交接文件 分部（子分部）工程中间验收交接记录 （八）、施工技术总结
二、 施工过程中的资料：
1、 收集场地移交的时间、地点、施工部位等资料
2、 项目周报（每月15号为上半月周报，14号前提交上半月周报，每月最后一天提交下半月周报）
3、 月进度确认函（需每月25日前提交）
4、 资料登记台账（每月底提交），每次新增的内容用颜色区分，开工报告或开工令，竣工报告扫描发回公司。
5、 总进度计划和月进度计划或者周进度计划
6、 工程部交工程中心有关表格汇总，如有不清楚的可与彭笙联系 序号 表格名称 上交时限 工程部对接人 彭笙 彭笙 备注 1 2 项目管理评价表 质量安全检查月报 每个季度末 每月3日前 3 在建项目动态表 品牌宣传（项目挂横幅） 工程项目检查表 在建项目基本情况月报表 每月3日前 彭笙 4 每月15日前 每月对项目检查后3日内 每月10日前 彭笙 传真件或扫描件 5 彭笙 6 彭笙 7、 258项目施工管控指引相关表格的收集及填写 8、 甲方、监理、总包或其他单位发于我司的资料收集
9、 签证单、设计变更单、联系单等资料（资料员需及时收集、整理好做个台账）
10、 质量技术交底及安全技术交底
11、 材料进场报审资料（含检验报告、合格证，此报告必须在使用中两年有效，复印件必须加盖供货方单位的公章）
12、 施工及各项隐蔽验收记录
13、 各种材料送检资料及检测报告收集登记
14、 检验批验收记录
15、 分项工程验收记录、分部（子分部）工程验收记录
16、 安全资料（包括新工人三级教育及汇总表、工人花名册及身份证复印件、联系电话，特种作业证登记、各岗位职责、各制度）
三、 竣工验收准备阶段：
1、 竣工图的收集、整理及监理单位签字盖竣工图章，做目录表每页登记及打印角码，竣工图目录表可根据各地归档目录来登记。
2、
3、 （竣工图移交公司时需提供纸质版与电子版） 4、 工程竣工验收申请表 5、 工程竣工质量验收记录文件
1） 单位（子单位）工程质量控制资料核查记录
2） 单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能 3） 单位（子单位）工程观感质量检查记录 4） 单位（子单位）工程质量竣工验收记录
5） 房屋建筑工程竣工验收报告（或甲方要求的验收报告格式，验收完
后必须双方都需盖公章）