一、报表的分类
报表的属性可以分为两大类：格式表和数据表。 1、格式表
格式表存放的是报表的表样和公式，它是最原始报表，是一切数据表生成的基础。在格式表中，可以进行任何报表设置工作、以及任何月份报表数据的生成。格式表一旦丢失，只能重新制作。 2、数据表
数据表存放的是由格式表计算出的某月的数据。换句话说，格式表是母表，数据表可以随时由格式表生成。在数据表中，可以进行查看、打印、修改、删除等工作，但不能据此来提取报表数据
二、报表公式的设置方法
1、提取公式法
提取公式是指报表数据能够直接从账簿中提取的方法，每一个单元的公式需要单独定义。首先，用鼠标左键选中需要生成数据的单元，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“公式”，进入如下提取数据公式对话框。屏幕显示如图5-1。
图5-1
公式中的一些相关项目需要在“提取数据公式”对话框中进行选择。 报表日期：选中报表时间所在的单元格，单击“公式”设置窗口中的“设置为时间单元”按钮，即可自动生成报表提取的时间。
账户：点开报表公式后面的按钮，可以从打开的账户列表中选择账户，不同情况的账户，选择方式不同：
第一、选择总账科目：直接选中账户，然后在账户后面的编辑框中单击确认或者双击选中的账户即为确认。如固定资产、短期投资等账户的提取。
第二、选择多个科目：如果需要在报表中体现多个账户金额的运算，可以选择一个账户确认后，按加减乘除符号，再选择下一个账户即可。如货币资金、存货等账户的提取。
第三、选择辅助明细：如果需要设置某辅助核算项目的数据公式，可以选取“类别”后的“部门”、“客户”编辑框中的明细项。
第四、选择明细科目：如果需要选择某一总账科目下的明细科目，可以在账户中双击总账科目，调出其明细，再进行明细选择。选择完成后，再双击明细项，可重新返回到总账科目中。如管理费用、销售费用明细表，可以这样进行公式设置。
账套号：此账套号通常默认当前账套的编号，可以不用修改。
类别：指需要定义所选账户的数据类型。共有三种类别：本位币表示选取账户的人民币金额；外币表示选取账户的外币金额；数量表示选取账户的数量。
期间：指提取账户金额的时间区间。有本月、本年、本季、上月、去年同期等，可以根据实际情况进行选择。
金额：指提取所选账户的金额。有期初余额、借方金额、贷方金额、当前余额、借贷差额、贷借差额、计划数，可以根据需要选择。
正确选择后，单击“确定”按钮即可完成公式的设置。在报表屏幕上，提完公式的单元格标注为“<科目代码，金额>”字样。 2、表内运算法
报表中的一些运算公式可以直接在单元格中进行设定，同Excel的操作一样，点中相应的单元格，在编辑框中用“=”来制作公式。
单元求和，在合计的单元格中输入“=”，然后用鼠标选中第一个加数，再敲“+”，然后用鼠标选中第二个加数，输入“+”，再用鼠标选中第三个加数，以此类推，最后按回车键确认。其它四则运算如减、乘、除等都可用类似的方法设置，并且公式的设定支持括号的优先顺序。屏幕显示如图5-2。
图5-2
汇总公式同求和公式相似，汇总公式是在需合计的单元格中输入“=SUM（）”。如果单元格A1为A6加到A11、A17加到A20的合计，则选中A1，在编辑框中输上=SUM(A6:A11,A17:A20)，按回车键确认即可。
审核公式在相应的单元格中输入“=IF（）”确认。 举例说明：
如果B列是总金额，我们需要由总金额除以数量计算出单价，在作公式的时候，应该注意到，如果数量是零，单价也应该是零。点中单价所在单元格D3，输入=if(C3<>0,B3/C3,0)后按回车键，它的意思是指如果C3（数量）不等于0，则D3=B3/C3，否则D3=0。屏幕显示如图5-3。
图5-3
查看公式，报表公式设置完成后，可以到“报表”菜单下的“公式查看”中查看和修改所设置的公式内容。屏幕显示如图5-4。
图5-4
清除公式，不同方式制作的报表公式，其清除方法也不相同。提取公式法生成的报表公式，不能用“退格”键或“Delete”键清除，需要用键盘Ctrl+K或者用菜单“编辑”下的“公式清除”来清除；表内运算法制作的公式，需要用“退格”键或“Delete”键来清除。
三、资产负债表
单击“财务报表”中的“资产负债表”，弹出报表选择对话框，显示的报表均为名称中带有资产负债表字样的报表，屏幕显示如图5-5。
图5-5
选择报表后，单击“确定”按钮即可。打开的资产负债表默认显示数据，所有公式已经做好。
资产负债表中，需要提取年初数、期末数这两栏公式。报表表样设置完成后，可以直接启用其格式表。然后用提取公式法提取报表公式。屏幕显示如图5-6。
图5-6
1、 基本数据的公式提取
年初数： “类别”选择本位币，“期间”自动默认为本年。“金额”选择期初余额，“账户”选择需提取公式的科目，单击“确定”按钮，账户的年初数设置完成。
以货币资金的年初公式为例，选中货币资金年初数所对应的单元格，单击鼠标右键，选择公式，屏幕显示如图5-7。
图5-7
设置完类别、期间后，单击报表公式后面的按钮，选择金额为期初金额，选择现金科目，单击确定，报表公式栏显示为“<1001.qc>”，单击“+”按钮，报表公式栏显示为“<1001.qc>+”，
选择银行存款科目，单击“确定”按钮，报表公式栏显示为“<1001.qc>+<1002.qc>”，再单击“+”和选择其他货币资金科目，公式完成，此时屏幕显示如图5-8。
图5-8
单击“写入”按钮后，退出选择科目对话框，选择科目对话框中的报表公式栏的内容显示在提取报表公式的对话框中，屏幕显示如图5-9，单击“确定”按钮，报表公式的内容显示在报表相应的单元格。
图5-9
期末数：基本设置同期初数设置相同，只是“金额”需选择当前余额，“期间”自动默认为本月，不需修改。 2、特殊账户的公式提取
“坏账准备”的余额方向应在贷方，但是如果在“账户管理”中被设置成借方余额，资产负债表就需要作相应的调整。调整的方式是在报表公式上通过四则运算或正负号进行调整。做公式时，先单击“－”，然后再选择科目，单击“确定”按钮后，屏幕显示如图5-10。