原材料质量证明文件的编制与整理：
建设项目所使用的原材料（建筑材料、成品、半成品、构配件等），应有出厂质量证明文件（产品合格证、质量合格证、检验报告、试验报告、产品质量保证书等）。这些文件应反映进场原材料质量和性能指标情况，所反映原材料的品种、规格、数量、性能指标等，应与进场的原材料实物相符。
在竣工档案编制过程中，原材料质量证明文件的整理存在问题最为突出，也是一个难点。对原材料质量文件的整理，应注意四个方面的问题，一是原件归档问题，二是组卷方法问题，三是原材料质量跟踪记录的编制，四是原材料复试报告的有效性问题。 1、原材料出厂质量证明文件的原件归档问题。
根据归档文件的质量要求，归档的项目文件应为原件。但是，由于项目物资管理部门关购买钢材、水泥等原材料时，是向原材料厂家设在各地的供货商或代理商购买，不是从厂家直接进货。而供货商（代理商）在购入同一批次货物时，厂家只提供一份出厂质量证明文件原件，所以供货商（代理商）提供给物资购买者（项目物资部门）的原材料出厂质量证明文件为复印件。为了保证原材料质量的可追溯性，项目物资部门应按文件归档要求，要求供应商应在其提供的出厂质量证明复印件上盖章确认责任，同时在原材料入库时，加盖物资部门入施加不检验章。因此，供应商提供的原材料出厂质量证明复印件上，应盖有供货商（代理商）章，项目物资部门入库检验章二个章，作为有凭证作用的复印件归档。 2、注意原材料质量文件的编制要求和注意原材料的组卷方法。
常见问题有两个：一是部分项目建设（法人）单位和施工单位片面地理解的原材料编制要求，把报监督理单位的原料进场材料报验单与原材料质量证明文件（出厂质量文件、材料复试报告等）作为两种类型文件分开组卷，割裂了材料报验单与材料质量证明文件之间的联系，形成监理单位的审核（报验）文件与原材料报审文件两层皮现象。二是部分参建单位未按文件形成规律编制原材料质量文件，而是按文件编制。如把进场材料报验单组一卷，出厂质量文件组一卷，材料复试报告组成一卷，破坏了文件的内在联系，割裂了文件之间的有机联系，不符合档案规范要求。
常见的原材料组卷方法有两种，一种是按单位工程组卷，就次复印归入相应的单位工程，并在案卷备考表中注明原件存放卷册的档号。另一种是按专业、原材料品种、型号集中单独组卷。由于在项目建设中，原材料一般由建设单位统一采购提供，同一型号、同一批次材料的出厂质量文件和进场报验收报告形成的复试报告只有一份，由施工单位在施工中领用使用在不同单位工程的各个部位，在组卷时无法分开，因此多数单位选择按原材料品种、型号集中单独组卷的方式。
3、注意原材料质量跟踪记录的编制。由于原材料质量跟踪记录没有统一制表，各施工单位一
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般根据自身质量管理要求和习惯编制质量跟踪记录。然而，在优质工程评审中，原材料质量跟踪记录作为建筑工程强制性条文规定的重要工程质量文件，是评审专家核查重点，因此原材料跟踪记录的编制非常重要。根据建设工程质量管理规定，水泥质量跟踪记录应包含出厂合格证、生产日期、数量、批号、等级及施工单位取样送检试验报告和进场检验报告、所在单位工程和使用部位、每批水泥的三天强度报告等内容。钢筋质量跟踪记录应包含出厂合格证、规格型号、数量等，钢筋的抽样复验报告，领用单位、使用部位等内容。
总之，原材料跟踪记录应能反映原材料质量的基本情况，做到质量的可追溯性，满足工程质量管理的要求。原材料跟踪记录的编制，应按原材料的品种分门别类，具体内容应包括品种、编号、厂家名称、到货日期、规格、数量、出厂合格证编号、报验单和复试报告编号、领用单位、数量、使用部位等。
4、注意进场原材料送检复试报告的有效性。
进场原材料见证取样和送检管理是近几年在施工文件管理中新增加的内容。根据国务院《建设工程质量管理条例》及国家正在强制性推行的“计量证”制度，要求进场原材料必须送有资质试验室检验复试，同时需经第三方检测机构对检测报告进行确认。因此一份原材料（复试）检测报告应盖有检测单位专用章和CMA计量认证章两个，否则检测报告将不补技术质量监督部门认可，不具备有关法律效力。此外CMA计量认证章盖在检测报告的左上角（这是创优工程审查必须具备的要求） 沉降观测记录的编制
根据设计要求和规范规定，凡需要进行沉降观测的工程，应由建设单位委托有资质的测量单位进行施工过程中及竣工后的沉降观测工作。沉降观测大体分为两个阶段进行，一是施工阶段由施工单位（应有相应资质）在施工过程中对建筑物所做的沉降观测记录；另一阶段是项目建成投产后由建设单位委托专门测量机构进行的全厂沉降观测记录。无测量资质单位出具的沉降观测记录仅可作为参考资料，不可作为正式文件归档。沉降观测文件是关系到工程质量的重要文件，是强制性条文规定检查项目，是工程创优必须提供审查的内容。测量单位应按设计要求和有关规定，设置沉降观测点，绘制沉降观测点布置图，定期记录沉降观测点数据，向项目建设单位提交沉降观测报告。沉降观测形成的文件有：测点布置（分布）图、观测记录（观测成果），记录应附沉降观测点的沉降量与时间、沉降荷载关系曲线图和沉降观测技术分析报告。此外，测量单位在编制沉降观测档案时应注意提供测量人员的资格证复印件，及测量仪器计量检测的合格证复印机件，附于文件之后以保证所记录数据的有效性。 竣工文件的编制与整理
施工文件是施工单位在施工过程中形成的，在项目档案中所占比重很大。根据项目档案整理规范的规定，施工文件应按单位工程整理，按施工管理性文件、施工记录、施工质量检
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验评定排列。由于施工文件内容丰富，编制、整理工作繁杂多变，没有固定模式可参照，因此存在问题最多。
1、注意施工文件的编制要求。
⑴施工记录应用激光打印机打印，采用表式应符合行业统一制表。 ⑵所有施工文件的签署必须由责任人亲自签名不得代签或印章。
⑶责任签署顺序应符合规程规范规定程序，如质量评定记录依次由施工单位、监理单位、建设单位有关人员签名，有些关键部位，如地基与基础、主体结构等还需设计单位签字。 2、注意施工文件日期要统一。施工单位编制的文字材料与施工记录时间不一致，这个问题比较普遍。如工程概况（总结）中大事记所列开工、竣工时间与开工申请/审批文件的开工时间、竣工验收日期的时间不统一；各项试验报告、工程验收、隐蔽工程记录、各类检验报告、施工记录、大事记等记录的时间与监理日志记录的日期不统一。施工文件日期的不统一，影响了项目文件的真实可靠性，影响项目审计、项目稽查、达标投产考核及工程创优对档案的利用。
3、注意单位工程质量验收评定文件整理的问题。
⑴应将单位工程质量验收及评定划分表与质量验评文件一起整理组卷，并放在序号排列之首。
⑵隐蔽工程签证作为单位工程质量验收评定支持性文件，应附在相应的评定表之后与质量评定表一同整理。如地基验槽隐蔽工程检验记录应附在相对应的地基质量验评记录表之后一同整理；钢筋工程隐蔽工程检验记录应附在相对应的焊接质量验评记录表之后一同整理；低压缸扣盖隐蔽工程报验单、隐蔽工程检验记录应附在分段工程质量报验单及质量验评记录表一同整理。
⑶单位工程质量验评记录的卷内排列应按单位工程质量验评记录（含）单位工程竣工验收记录、质量控制资料核查记录、工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录、工程感观质量检查记录）、分部、分项、检验批的顺序排列。报监理单位的报验单应放在第份报验文件（单位工程、分部、分项工程质量验收评定表）前面。
⑷对照质量验评划分表，按顺序排列，注意单位工程质量及难记录的完整齐全。
4、原材料质量文件采用单独组卷时，应注意根据使用部位编制单位工程原材料出厂试验报告及质量证明材料登记表（索引），放在相对应的单位工程综合卷，以便查找利用，同时建立单位工程与原材料卷册的联系。、 5、注意施工文件卷内文件的排列。
⑴卷内文件按文种排列问题。施工单位整理施工文件时习惯将卷文件按文种集中列，卷内目录中同一文件名称的文件集中作为一个条目录入，最典型的是作业指导书与技术交底记录，
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把作业指导书集中作为一个条目，把技术交底记录集中作为一个条目，将一对有密切联系的文件割裂成两块内容，违反了文件组卷的原则⑵卷内文件排列的随意性问题。不少单位对卷内文件的排列比较随意，未按施工工序及文件形成顺序排列，有时将同一工序形成的文件分散在几个案卷里，破坏了文件的形成规律和成套性，影响案卷质量，不方便查询利用。 6、注意需要闭环文件的整理。在建设期间，有大量文件的施工文件需要闭环，如监理整改通知单、设计变更通知单、设备缺陷通知单、质量监督检查整改单等，这些文件关系到工程质量，需要施工单位在施工中落实并封闭，形成回复的闭环文件，在整理时，应将这些文件一一对应一并整理，不能分别归入不同案卷。
7、注意竣工档案的编目，竣工档案编目存在三大问题：
⑴题名不规范：不少单位习惯组厚卷，卷内文件内容多且杂，题名拟写容易出现罗列，造成题名字数超过规定。有的题名笼统不详细，不能涵盖卷内文件的主要内容，有的题名就用“XXX单位竣工文件”，这些情况不符合案卷题名的要求，题名一定要简练、准确。 ⑵注意区别责任者和立卷单位的含义。根据档案整理规范对责任者和立卷单位的定义，责任者是指文件材料形成单位，是卷目录必填写的要素；立卷单位是指档案整理单位，是案卷封面必填的要素。责任者与立卷单位是编目的两个内容，前者对象是文件，后者对象是案卷。编目要求必须按照现行的标准要求进行（GB/T11811） ⑶卷内文件条目录入不详细，一般有两种错误： ⑴文件名称没有标明单位工程名称，不便计算机查询 ⑵未按“件”录入。
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竣工文件管理规定
总则
目的和适用范围：
竣工文件的整编和归档，是工程建设中一项非常重要的工作，竣工文件既是档案考核的重要内容，也是工程竣工验收的必查项目，为确保竣工文件在日后的生产、扩建、大小修等工作中发挥更大的凭证价值作用，必须加强竣工文件的管理工作，切实做到竣工文件的完整、系统、准确、真实地反映工程建设的实际情况，按照国家和华能集团、股份公司档案管理有关标准、规定，结合工程的特点和具体情况，特制定本规定。
本规定适用于工程建设所有参建单位，适用于工程的全过程。 竣工文件管理规定编制的主要依据：
1、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》国档发[1988]4号； 2、《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2000；
3、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002； 4、《重大建设项目档案验收办法》档发[2006]2号； 5、《电力工程竣工图文件编制规定》DL/T5229-2005；
6、《火电企业档案分类表（6-9大类）》国电总文档[2002]29号；
7、《华能集团重大建设项目档案专项验收实施细则》华能办[2007]124号； 8、中国华能集团公司《火电工程建设考核标准》（2009年1月1日）
9、《华能国际电力股份有限公司火电工程建设考核标准（试行）》(2008年2月20日) 10、《华能火电建设项目文件归档制度（试用）》（2005年1月）。 11、与本工程竣工移交相关的合同、协议及规定。
本规定由：项目施工竣工文件编制细则（含：调试文件、质量监督文件、工程声像档案编制细则）、竣工图编制细则、监理竣工文件编制细则、表式附件五部分组成。
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