发货管理及运输协调管理办法
1 目的
规范了公司销售部对产品发运工作的管理职责及工作要求。 2 适用范围
本办法适用于中海石油华鹤煤化有限公司（以下简称“华鹤公司”）。 3 编制依据
3.1 《关于下放销售权组建营销管理部的通知》（海油化人〔2014〕8号），中海石油化学股份有限公司
3.2 《关于调整销售业务权限的通知》（海油化审〔2014〕27号），中海石油化学股份有限公司
3.3 《中海石油化学股份有限公司营销管理制度》 3.4 《海油华鹤业务权限手册》（第五版） 4 职责分工
4.1 销售部负责产品发货主要手续的办理及复核，主要运输过程的执行、监督、协调。 4.2 成品车间根据销售部调度指令进行尿素的包装。
4.3 QHSE部的门卫负责对产品运输车辆出门时进行复核，收取产品出库单的出门联。 4.4 计财部负责稽核出库单，支付产品发货的相关费用。 4.5 运输公司负责产品的短途运输、直销产品的运输工作。 4.6 劳务公司装卸队负责尿素产品的装车等工作。 5 库存控制
5.1 尿素仓储设施分类 5.1.1 厂内仓储设施
厂区内可用于尿素存放的库区有以下三类：散库、成品站台、露天袋库。 5.1.2 厂外仓储设施
厂外仓储设施主要有物流合作公司仓库。 5.2 库存控制的原则 5.2.1 库存类型的选择
库存类型选择的先后顺序为：散库、成品站台、厂内露天袋库、其它厂外仓储设施。 5.2.2 库存量的控制
一般情况下我们应将库存量控制在尽量低的水平。
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5.2.3 出库的先后顺序
一般采用先进先出的原则，即优先发送先入库的产品。 5.2.4 库存的综合平衡
散库库存应综合考虑，总体控制，应尽量同时将两库库存控制在合理的水平。 5.3 库存量的监控
生产相关部门应提供准确的产品库存量。 6 尿素的发货
6.1 运输计划的编制和落实
6.1.1 销售部的月度运输计划由销售部货运计划主办根据销售计划编制，包括火车外运计划、汽车外运计划。详情请见所附的“月度运输计划编制及调整流程”。
6.1.2 月度汽运计划由运输公司根据销售部的月度运输计划进行编制并需经货运计划主办审核通过。
6.1.3 销售部根据月度运输计划安排火车、汽车相关事宜、合理调节库存量。 6.1.4 运输公司根据月度汽运计划及销售部的月度运输计划安排车辆。 6.2 尿素的发货过程 6.2.1 尿素的发货
6.2.1.1 区域销售主办及助理接到通知后填写《销售发货申请单》，合同稽核主办人员根据合同及公司相关规定审核后出具《发货通知单》；
6.2.1.2 货运计划主办根据发货通知单通知运输公司、成品车间及现场理货主办发货，现场理货主办出具《产品出库单（一式六联）》；
6.2.1.3 司机执产品出库单前往成品机口装货，装卸队装货完毕后各留存一联出库单； 6.2.1.4 装货后司机及车辆到开票室对装货量进行盖章复核（散货需过磅），车辆出厂门时门卫对车辆进行复检并留存一联出库单；
6.2.1.5 车辆出厂到达目的地并交接完毕后，收货人在出库单上签收并留存一联，司机将收货人签收后的出库单返回开票室一联、司机留存一联。详情请见所附的“产品发运流程”。
6.2.2 直销尿素的发货
区域销售主办及助理提出发货计划表，省内销售的合同稽核主办对发货计划表进行审核后开具发货通知单并交运输公司，运输公司安排车辆并将发货通知单转给销售部开票室，开票室根据发货通知单开具产品出库单，客户收到货物后应签收客户签收单并返给销售部，其余的流程与省外发货相同。
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6.3 发货数据的更改
6.3.1 在销售散料时，以最终的销售量公估数为准，当出现公估数与我公司过磅数不一致的情况，需根据公估数对销售数据进行更改。
6.3.2 当出现已出库的尿素需转发给其它客户时，需对销售数据进行更改。(谁改？) 6.3.3 当发货数据录入错误时也需对发货数据进行更改。
6.3.4 发货数据的更改由合同稽核主办负责，并需经销售业务经理审核同意。 6.3.5 与成品车间的尿素交接
6.3.5.1 当需落袋库时，由货运计划主办开具《产品储运调度指令单》，在指令单中标明袋库地点、落袋库的量及包装，由物流业务主管签字确认。 6.3.5.2 袋库管理小组根据指令开具《尿素内储单》。 6.3.5.3 运输公司负责安排车辆。 6.3.5.4 成品车间根据内储单发货。
6.3.5.5 现场理货主办根据尿素内储单接收尿素。 6.3.6 袋库发货
需袋库发货时，货运计划主办根据物流业务主管的指令将发货通知单的发货地点标明为袋库，开票室开具产品出库单，现场理货主办根据产品出库单发货，起到正常发货时成品车间发货员的作用。其它发货程序不变。 6.3.7 袋库的日常管理
6.3.7.1 在袋库的日常管理中，应根据收货时间、包装的不同对袋库进行分区块管理，每区块应设立信息牌，作到标注清晰，信息完整。
6.3.7.2 应严格地执行交接班制度及建立完善的台账。袋库台账由现场理货主办的当班人员按规定填写，应记录袋库的主要信息，如存储量、包装、收发量、收发时间等。应每班对对台账进行交接。 6.4 滞厂尿素的转发
当需对滞厂的尿素进行转发时，首先应由货运计划主办填写《滞厂尿素转发申请单》给销售部，销售部确定如何转发滞厂尿素并填写《滞厂尿素转发通知单》，通知运输公司，运输公司按滞厂尿素转发通知单发货。请见所附的滞厂尿素转发流程处理。 6.5 短途运输货损的处理
当出现尿素短途运输货损时，首先运输公司应及时通知现场理货主办，现场理货主办确认受损的程度及数量并给出处理意见，运输公司按货权的归属进行换货或赔付。详细的处理方式请见所附的“尿素短途运输货损处理流程”。
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6.6 安全管理
6.6.1 销售部产品运输的安全管理工作主要由货运计划主办及现场理货主办负责。 6.6.2 销售部应建立安全台账及所有参与产品运输的司机及车辆的管理档案，要求司机及车辆的证件齐全、符合公司的相关安全管理规定。
6.6.3 实行车辆准入制度，禁止不合要求的车辆及司机入厂运输。
6.6.4 由销售部应每月对所有承运司机进行一次安全教育，切实提高承运司机的安全意识。
6.6.5 现场理货主办应每班对产品发运的安全情况进行检查，对违规情况进行记录并通报给运输公司。
附件1：《销售发货申请单》 附件2：《发货通知单》 附件3：《产品出库单》 附件4：《产品储运调度指令单》 附件5：《尿素内储单》 附件6：《滞厂尿素转发申请单》 附件7：《滞厂尿素转发通知单》
【正文结束】
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附件1
销售发货申请单
日期： 年 月 日
购货单位 合同号 发货地点 发货数量 产品规格 缝口线 产品名称 合同签订 承 运 □已签订 □未签订 □免签订 公司名称 流向 货款支付 □已付款□ 已付未达 □未按合同付款 □预计到未付款 货日期 发货背景扼要 经办人： 年 月 日 物流业务主管意见 签字： 年 月 日
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