关于加强公司OA协同办公系统使用的
通 知
各职能部门及业务部门、各分（子）公司：
公司OA协同办公系统（下文简称OA）已经正式运行一年有余，在运行期间大量减少了公司的传真量及纸张消耗量，并规范了公司各项业务的操作流程，节约了公司的管理成本，提高了员工的工作效率。
为了进一步推广公司信息化办公的覆盖面，增强员工的计算机使用能力，提高公司OA的办公效率，特对2014年公司各单位及部门OA协同办公系统的使用做出如下要求。
一、提高OA的使用能力
（一）加强员工对OA系统的安装能力
1.OA的运行环境要求始终用IE浏览器打开，尽量不要安装其他浏览器在公司电脑上；
2.IE浏览器的版本为IE8/9/10，OA均能正常运行； 3.添加OA站点为IE可信任站点，并禁止窗口拦截功能； 4.安装OA的辅助安装程序：浏览器注册表及高级OFFICE插件；
（二）完善OA中的个人设置
1.完善“个人设置”中的“个人信息设置”，补全自己的所有信息，以便完善OA 中个人档案；
2. 修改“个人设置”中的“个人密码设置”，将原始密码修改成自己的私有密码，保护个人办公信息安全。
（三）规范OA中各项功能的使用 1.办公应用
①新建事项：需自己创建审批流程，对工作业务不熟悉的员工需提前与部门负责人沟通，确需新建事项的联系单位表单管理员发起；
②表单协同：在“我的模板”中，点击更多，在“协同模板”中选择对应业务的模板，若无对应模板需请示部门负责人，发起“新增OA工作表单的请示”，审核通过后，按照流程办理相应业务；
③公文管理：在保证辅助安装程序“高级OFFICE套件”安装正确的前提下，在“我的模板”中，点击更多，在“公文模板”中选择对应收发文模板，如无发起权限或是无收发文模板，可直接联系本部网络管理员协助解决；
④工资条：每月薪资发放后，人事主管上传个人薪酬后方可在“常用工具”中点击“工资条”查询；
⑤人事档案：人事主管需核对OA中人员信息的准确性； ⑥文档管理：此文档为个人对公文的分类归档目录，可查询已归档的各类目录；
2.辅助办公的应用
①通讯录：在工具箱中点击通讯录，可查询相应联系方
式；
②公共信息：在“单位公告”中，可查阅单位公布的相应通知等；
③部门空间：在“部门空间”中选择“日程/计划/会议”，添加相应工作日程、计划、会议等；
（四）定期对OA服务器及系统进行日常维护
各位OA在线人员，需注意观察OA系统提示消息，在OA需要紧急维护或是例行维护的情况下，系统管理员会通过系统提示消息的方式提示在线人员及时下线，OA恢复正常运行后系统管理员会在公司QQ群中通知。
二、加强公司各项业务中使用OA审批的范围
现阶段OA处于完善推广阶段，2014年公司员工不但需要提高个人的OA操作能力，而且需要将本岗位的常规工作进一步定制化，最终将公司的个人业务、部门业务、单位宣传均在OA中实现，为了完成这一目标，现对各单位及部门的表单管理员和管理人员做出如下要求。
（一）各单位表单管理员需加强学习OA系统的正确安装方式及表单管理能力。
1.表单管理员需具备解决和排查本单位OA使用中存在的问题，确实无法解决的反应至本部表单管理员；
2.所有的表单管理员，均需具备表单添加及修改的能力。 （二）由各单位及部门管理人员牵头，梳理本单位及部
门的工作模板及流程，最终定制化后实现各单位全面OA办公。
1.管理人员需及时将部门的各类工作进行模板化、流程化，汇总整理后交单位领导审批后，在OA中发起 “新增OA工作表的申请”；
2.经单位领导审批通过后，本单位OA表单管理员，经过确认核实新增工作表的的注意事项后，进行新增表单的工作；
3.业务工作以表单的形式添加至OA后，需再次确定OA中该项业务的模板及流程，并且添加完毕后发起“测试单”进行表单校队。
三、OA操作能力的检查指导
在一季度行政人事专项能力检查工作中，将会对以上OA 操作能力进行统一检查评估，并对表现较差的单位进行重点帮扶及指导。
四、附件
附件1：辅助程序安装 附件2：表单管理员必备知识
行政人事部 二〇一四年一月十六日