档案交接工作及电子档案整理保管之我见
[摘要] 文章论述档案管理工作的概念、特点；档案交接过程中存在的问题以及应对措施；如何做好档案的交接；从档案整理工作的基本任务、档案的整理组盘、电子档案的保护三个方面论述了电子档案保管的问题；从档案管理的方法、档案保管在整个档案管理工作中的意义、保管档案的物质条件三个方面论述了纸质档案保管的问题。 [关键词] 档案 交接 电子档案 保管
档案交接工作及电子档案整理保管之我见
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档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为国家社会的各项工作服务。就其本质来说，具有以下四个特点：（1）管理性。档案工作是一项管理性、科学性、专门性的业务工作，具有独立的专业体系，是国家科学文化事业管理的组成部分。（2）服务性。档案工作属于一项服务性的工作，它通过提供档案文献资料来为各项工作服务。档案管理工作的目的，是为满足社会各方面对档案利用的需要。比如地方国土房管局档案室建立房产档案就是为了保障房产所有单位或个人房产的完整信息，作为重要依据以便将来查询作证所用。同时，档案工作的服务性又是档案工作生存发展的基础，离开服务性，档案工作就失去了存在的意义。档案工作者必须增强服务意识，主动提供档案信息服务。（3）机要性。档案涉及国家的政治、经济和各种利益，有些档案在一定时期和范围内需要适当保密，以维护国家的安全和人民的利益。档案工作者必须树立保密观念，保护国家和人民的机密。
档案管理工作的具体要求：完整、安全、有效。完整，即档案的收集要做到齐全完整，没有疏漏。安全，主要是保证档案的物质安全和政治安全，防止自然和人为的损坏，不丢失，不泄密。有效，即能够有效地提供利用，充分发挥档案的作用。
《档案法》第十一条规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”这里就机关档案工作移交以及档案规范化标准化谈谈自己的看法。 一、档案交接工作
《机关档案工作业务建设规范》规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中，尤其是
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在基层单位中，有一部分单位或档案人员却忽视了这一工作环节，存在如下问题：
1、档案交接不及时。
一些单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接，从而使得一部分单位档案工作前后脱节，甚至出现档案丢失的情况。 2、档案交接手续不严密。
按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。
3、档案监交工作不严格。
一部分单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。 我个人认为：做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接
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工作，我认为应做好几点：
1、档案交接要纳入单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。
档案交接是单位档案管理中的重要环节，应引起单位的重视，尤其是单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。 2、档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。
档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好五项工作：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；二是对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格；五是撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：一是了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；二是向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；三是必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。 3、认真做好档案监交工作。
档案监交工作对档案交接起着见证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交
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接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。
4、加强档案交接中的思想教育工作。
档案交接工作中出现的问题，不单纯是档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来，一些单位忽视了对档案人员的思想教育工作，使得一些单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接时，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按照规定办理，使档案工作前后衔接起来。使得档案不至出现丢失、缺损、遗忘的现象，才能保证档案信息的完整。
二、电子档案保管工作
档案的信息完整是开展档案保管工作的重要前提条件。我国过去的档案管理都是是纸质文件管理，随时社会发展，继续完全使用纸质文件管理档案已经不能满足档案工作的需求了，随着科技的发展，电子档案由于其强大的功能以及明显更加方便快捷的性能开始有逐渐取代纸质档案的迹象。下面重点就电子档案的保管工作讲讲我个人的看法。
（一）档案保管工作的基本任务
1、维护档案实体的秩序状态，使其在存放和使用中始终有序；
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