2、保护档案实体的安全和完整，不丢失损毁、不泄密，并尽量延长档案物质形体的自然寿命。
（二）档案的整理组盘
档案整理工作的基本任务是建立档案实体管理秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础。整理是档案实体管理的核心，对整个档案管理工作具有重要的基础意义。目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带等。
1、 文书电子档案整理
一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织结构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过网络终端在其权限范围内进行查询。
2、 科技电子文件归档
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科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。
3、 会计电子文件整理
企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
（三）电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载全，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是刻录仪一是当时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的的重点，必须制定保护措施。
1、统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。
2、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到一年，就读不出数据。
3、规范保管条件。要求软磁盘存入在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40%-50%，温度控制在14-24℃。
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4、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。
5、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密和隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
6、对于光盘应规范排放和使用。光盘的存入应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。
三、档案保管
（一）档案保管在整个档案管理工作中的意义。 1、决定着档案寿命的长短
如果保存得当，档案的寿命就会延长，从而能够发挥更大的社会效益和经济效益；如果保管不当，档案的寿命就会缩短。
2、决定着档案事业的兴衰
如果保管得当，就可以巩固收集和整理的成果，而且对提供利用和编研创造便利条件；如果保管不当，档案就会遭到损毁，前面的收集整理等工作就会前功尽弃，也就谈不上提供利用，从而会给国家的档案事业和其他相关方面造成不可估量的损失。
（二）保管档案的物质条件
档案库房必须专用，不能与办公室、阅览室合用，也不能存放其他物品。档案库房应尽量按照《档案馆建筑设计规范》的要求建造。坚固耐用，门窗封闭性良好，档案库房有防盗、防火、防虫、防光、防潮、防霉、防尘、防高温等安全设施，保持适当的温度（16-26℃为宜）和适
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当的湿度（相对湿度45-60%为宜）。
档案库房位置适中，不能建在低洼处，应当远离水源、污染源和易燃易爆物品。档案库房地板负荷量够用，层高应略高于档案柜架，在2.5-2.8m范围之内。
2、档案装具
档案装具指存放在档案的档案柜。固定的双面敞开式的档案架，不如密闭的档案柜和档案箱。档案柜的材料，木制的不如金属的更有利于防火。一体的五层档案柜不如五节档案柜容易搬运。一般机关适合使用金属的五节档案柜或一体的五层档案柜，以及声像档案柜和底图柜等装具。为了充分利用档案库房空间，可以使用密集型活动档案柜，又称密集架。密集架由多列档案柜组成，平时合为一体，下设轨道，打开灵活，大大节省库房空间，可以防火、防光、防尘，但对楼板的承重力要求较高。
档案库房的“八防”措施：防火、防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防光。
（三）档案管理的方法
档案保管工作必须贯彻集中统一管理的原则，维护档案室的完整与安全，做到勿使档案遭到破损，最大限度地延长档案的寿命，使档案多而不乱，排列有序，便于查找利用。要实现科学的档案管理，应当采用科学而效率的方法，我个人认为在档案管理工作中做到以下几点是非常必要的：
1、贯彻“以防为主、防治结合、加强重点、兼顾一般”的方针，要把保管工作贯彻到档案工作的各个环节中，注意避免单纯“为保管而保管”。
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2、建立定期或不定期的对所有档案的保管情况进行认真的检查制度，及时发现问题，及时处理，防患未然。一般一周一小查，一月一大查，如遇特殊情况或意外事故应及时查。发生意外时，应及时采取有效的措施补救。
3、档案工作人员要加强责任心，下班前要检查库房、文件柜、门窗是否上锁关好，方可离去。
4、保持库房整齐清洁，搞好经常性的卫生。在搬动档案时，要尽量减少档案的磨损和污染。
5、档案库房严禁吸烟和存放易燃物品。非档案工作人员，未经同意，不得擅自进入库房。
[参考文献]
1、徐彦，《文书工作与档案管理》，东北财经大学出版社，2007.5
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