基于Microsoft office Word2010“邮件合并”
功能的应用
摘要
在实际工作中，学校经常会遇到批量制作成绩单、准考证、录取通知书的情况；而企业也经常遇到给众多客户发送会议信函、新年贺卡的情况。这些工作都具有工作量大、重复率高的特点，既容易出错，又枯燥乏味，有什么解决办法呢？在Microsoft office Word2010中使用“邮件合并”功能，可以对大部分固定不变的word文档内容进行批量编辑、打印。本文以打印并且邮寄学生成绩通知单为例，详细叙述邮件合并在教学、管理等方面的应用。
关键词：办公自动化，主文档，数据源，邮件合并
开发背景及意义
随着网络技术和计算机技术的发展，办公自动化软件office2010已成为人们办公、生活中不可或缺的组成部分。在企事业单位、学校经常有大量通知，在日常办公过程中,经常会遇到这种情况：常常需要批量打印信封、请柬、录取通知书、准考证、荣誉证书、公函、学业考核通知书、成绩单、职工工资条等等，这些文档的共同特点是形式和基本内容相同，只是某些项目下的具体内容不同，如姓名、邮政编码、电话号码、成绩、照片等。如果一分一分编辑打印或者打印好后用手工填写，显然劳神费力，且容易出错，如果要粘贴照片，那就效率更低。有什么办法既可以减少枯燥无味的重复性工作，又能是工作效率提高呢？Wod的邮件合并功能能轻松帮你解决问题。邮件合并功能并不是一定要你发邮件，它的意思是先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源。然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息。合成后的文件你可以保存为Word文档，可以打印出来，当然也可以以邮件形式发出去。这样可以极大地提高办公效率。
1.使用邮件合并的概述
所谓邮件合并就是在word文档的固定内容中，插入一组变化的数据域，如word
表格、Excel表、Access数据表等，从而批量生成需要的邮件合并文档。因此，要使用邮件合并功能，首先建立两个文档：主文档和数据源，然后在主文档中插入相关的信息。
1.1主文档的创建：
主文档指在邮件合并中，所含文档是固定不变的内容，例如信封上的寄信人地址和邮件编码、邀请信函中的内容、会议通知等。通常在使用邮件合并之前建立主文档，这样不但可以考查该项工作是否适合使用邮件合并，而且主文档的建议也为数据源文档的创建后制作提供依据。
1.2 数据源的创建：
数据源文件中包含要合并到主文档中信息，即前面提到的变化的内容。例如收信人的地址、邮编，被邀请人的姓名、称呼，通知参加会议人的姓名等。该部分内容通知有数据表中含有标题行的数据记录表表示，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源可以是word Excle access或outlook中的联系人记录表，或其他数据库文件。在实际工作中，数据源通常是事先存在的，此时可以直接使用。注意：数据源文档的第一行必须为字段名，即在邮件合并中的域名。
1.3合并数据源到主文档：
即将数据源中的相应字段合并到文档的固定内容之中。数据源中的记录行数、决定着主文档生成的份数。合并操作过程可以利用“邮件合并向导”或“邮件合并”工具轻松完成。
2.学生成绩单制作流程
Microsoft office Word2010在学校工作中应用越来越广泛，极大的提高了学校教育工作的效率。利用“邮件合并”可以制作学生成绩通知单、打印荣誉证书、录取通知书、准考证等等。下面我以制作学生成绩通知单为例，简单讲述在Microsoft office Word2010中使用“邮件合并”学生成绩单的制作过程。
2.1创建主文档：
启动word 2010，打开一个空白的word文档，制作一张如图1所示的没有具体数据的“学生成绩通知单”（模板）的文档。
图1
注：设计好的成绩单（模板）必须处于打开状态，不能关闭。此时设置的主文档格式也将决定各个副本的显示和打印效果；为了节约用纸，也可将页面分为两栏或者多栏。
2.2创建数据源：
启动Excel，建立含有“学生考试成绩表”的工作簿，如图2所示：
图2
说明：数据源是一个文件，该文件包含了合并文档各个副本中的数据。把数据源看作一维表格，则其中的每一列对应一类信息，在邮件合并中称为合并域，如成绩表中的学生姓名；其中的每一行对应合并文档某副本中需要修改的信息，如成绩表中某学生的姓名、学号、操作系统等信息。完成合并后，该信息被映射到主文档对应的域名处。
小提示：工作表的第一行一般是标题记录，第二行起为数据记录。
2.3合并数据源到主文档：
1.单击菜单栏中的“邮件”选项，单击“开始邮件合并”选项，在弹出的下拉菜单中指向“邮件合并分布向导”，然后单击“邮件合并分布向导”，则在窗口上显示“邮件合并工具栏”，如图3所示：
图3
2.在邮件合并工具栏中选择正在使用的文档类型为“信函”，如图4所示：
图4
注：正在使用文档的类型根据自己的要使用的文档类型具体选择。本示例是信函类所以我选择信函。
3. 单击“下一步正在启动文档”，在选择开始文档时使用系统默认的“使用当前文档”，单击“下一步选取收件人”，在“选择收件人”中选择“使用现有列表”，单击“浏览”，出现“选择数据源”窗口，在此窗口中选择要用的数据源，如图5：