靖江龙威粮油工业/港务有限公司
资产，请购部门需同时提交华东区管委会出具的相关《审核意见书》，方可进行请购申请，采购部给予采购。
2、原辅料的请购：一般是由生产部按照销售订单制定生产计划，经生产部领导审批后，原料交由进出口部采购，辅料交由采购部门进行采购。
3、食堂用品的请购： 由食堂负责人（管理员）负责提出请购。 4、紧急请购：原则上不允许进行紧急请购，如有紧急请购，则有请购部门直属领导审批签字后打印纸版的请购单交由采购部直属领导、靖江区主管领导、靖江区负责人签字确认后交由采购部门进行采购。
5、大型成套设备及大宗商品的采购：原则上需要由2名采购员协同进行采购。
（二）、采购物资的核对
采购员应根据收到的《请购单》，及时与请购部门联系，以确定所请购物品的具体性能参数及使用要求等信息，力求采购工作的正确无误。
（三）、询价、比价
根据核对后《请购单》，及时寻找合适的供应商，进行相关信息的收集，对各供应商的报价本着“同等质量比价格；同等价格比质量”的原则进行比价、核价、上报、批示。
（四）、供应商的选择及评价 1、供应商信息资料的收集。
2、对供应商进行初审，初审合格后，先由品控部、生产技术部、采购部等相关部门进行评审并出具意见。对于产品质量、企业状况都符合要求的，最后由主管领导签字同意后，建立合格供应商的档案并报公司备案。
第 11 页 共 27 页
靖江龙威粮油工业/港务有限公司
3、对于合格供应商要定期（半年）进行评价，对供货质量下降的供应商，相关部门应书面通知，要求期限整改，再根据相关部门的评价结果决定是否继续订货。对于不及时配合我公司处理问题的供应商，采购部将取消合格名单，并报相关领导审核。
（五）、《订单/合同》的制定
1、低值办公用品、食堂采购的蔬菜、肉类、禽蛋、调料、大米等物资无需签订《采购订单/合同》。采购员需定期了解市场行情的变化并及时向部门经理汇报，以便及时调整供应商。
2、包材、生产辅料、五金机电设备、大型设备、高价值办公设备、劳保用品等产品均需签订《采购订单/合同》（金额小于1万元的，需签订《采购订单》；金额大于等于1万元的，需签订《采购合同》。
（六）、《采购订单/合同》的审核与签订
1、《采购订单》 采购员根据询价结果拟完《采购订单》后，交由采购部经理审核签字，由采购部内勤加盖采购章，再经供应商签字盖章，《采购订单》即可生效并转入执行阶段。
2、《采购合同》 采购员根据询价结果初步制定《采购合同》后，按照以下流程进行合同的审核：
合同管理部审核 → 法务部审核 → 采购部经理审核 → 审计部审核→财务部副总经理审核→华东区负责领导审核。
经过上述审核流程后，合同再交由供应商签字盖章，最后交我公司财务部盖章生效并转入执行阶段。
（七）、合同的跟踪
对于转入执行阶段的《采购订单/合同》 ，采购员应及时跟踪并了解《采购订单/合同》的执行情况，以减少意外状况和不确定因素的发生，
第 12 页 共 27 页
靖江龙威粮油工业/港务有限公司
进而保证物资的及时到位。
（八）、验收、入库
1、包材、生产辅料等产品到货后，应在第一时间将到货产品的相关信息录入ERP系统，再由品控部门进行产品检验，在品控验收合格并出具检验合格报告单后及时通知仓库办理入库手续，仓库凭品控部的检验报告单办理入库手续。原则上不合格的产品拒绝入库，如有紧急放行，需相关部门经理级以上的领导审批。
2、五金机电设备类物资到货后，应在第一时间将到货产品的相关信息录入ERP系统并通知请购部门的相关人员对产品进行验收确认，在产品准确无误后，通知库管收货并办理产品的入库手续。在验收入库的过程中出现不合格产品，仓库有权拒绝入库，由采购部与供应商联系退货或者调换。
3、大型设备到货后，由供应商与请购部门办理设备交接手续。在供需双方对设备进行调试及试用后确认产品的无质量问题后办理相关的产品合格验收证明。
4、劳保用品、办公用品到货后，由行政部的相关人员进行验收入库，并开具入库单，由采购部和行政部共同签字确认。在验收入库的过程中出现不合格产品，行政部有权拒绝入库，由采购部与供应商联系退货或者调换。
5、食堂物资到货后，由食堂负责人负责验收，对到货物资的数量、质量进行检验并签字确认。食堂负责人在验收过程中发现菜品有质量问题的可拒收，并通知相关采购员与供应商联系退货或者调换。
（九）、核对发票
对于已入库的合格采购物资，应及时核对发票、入库单、订单/合同
第 13 页 共 27 页
靖江龙威粮油工业/港务有限公司
等资料。发现票据、单据有问题的应及时排查原因，以杜绝将不完整的票据资料流转到下一流程。
（十）、报销
1、签订《采购订单/合同》的产品报销：采购员根据请购单，将核对好的订单/合同、入库单（地磅单）、检验报告以及对方开具的合法发票，交给采购部内勤报销，然后交给财务办理付款。
2、不签订《采购订单/合同》的产品报销：采购员根据情况说明、请购单，入库单，对方开具的合法发票交由采购部内勤报销，然后交给财务办理付款。
（十一）、已入库产品的退货
对于已入库的产品，生产领用部门在使用过程中发现产品不合格的，应及时通知品控部再次对这批产品进行检测。再次检测结果确不合格的，应出具相应《退货通知》，由品控部领导和生产部领导签字确认。仓库人员凭《退货通知》通知采购员。采购员首先应将质量事故情况向采购部经理汇报，并根据与供应商签订的相关产品采购合同之规定及公司关于相关物品退货之规定提出处理意见，经采购部经理同意后及时办理退货手续。处理完后还应及时向采购部经理及相关领导汇报处理结果，并且在供应商考核时，将此供应商做降级处理，情况严重的将取消其合格供应商资格。另外，采购员在办理退货时，还应及时向财务了解相应的货物发票是否已入账。如发票尚未入账的，则将货物发票一并退还给供应商；如果发票已经验票通过，则由财务部相关人员到当地税务机关开具相关证明，由采购员交给供应商开具相应的红票。红票应在月底结账前交给财务，以便及时冲账。 （十二）、工作流程示意图
第 14 页 共 27 页
靖江龙威粮油工业/港务有限公司
1、包材采购流程：
OA系统接收包材《请购单》
结合《请购单》的审核意见及时与请购部门 沟通，确认产品型号、规格、需求日期等 根据包材物资的长期《供货合同》，结合近期 各供应商的供货情况制定合理的《采购订单》 有长期《供货合同》 无长期《供货合同》
有变动 价格有无变动
无 变 动
采购部经理签字 编写询价说明 公章使用 申请单 产品询价 制定长期《供货合同》 法务部审核 采购部审核 审计部审核 财务部审核 华东区负责人审核、签字
采购部经理审核、签字 制定《采购订单》 供应商签字、盖章 财务部盖章、合同生效 采购部内勤盖章 A
第 15 页 共 27 页