文档名称：XXX系统维护手册 版本： 1.0 日期: 2013-04-01 文档编号： master数据库
硬盘 硬盘全备份每天覆盖保存； 4. 系统维护说明
（一）简单系统原理：
通过公司的内部网络，将传统的人工公文呈报方式改为网上传递，加强文秘的管理职能，缩短公文流转时间。 （二）系统主要模块简单说明：
? 公文呈报：
按照公文的样式分类：目前有发文稿纸、呈批单、合同、采购审批表、出差审批表、出国审批表、请假审批表、印刷品制作申请表、礼品宣传品申请表，主要功能是将用户输入的信息提交至数据库中。 用表格表示的对应关系如下表所示：
公文类型 发文稿纸 呈批单 合同 采购审批表 请假审批表 出差审批表 出国审批表 印刷品制作申请表 礼品宣传品申请表 所在类别 所有类别 所有类别 财务类 采购类 人事类 人事类 人事类 行政类 人事类 ? 公文签发：系统每隔2分钟检索数据库，将需要签批的文件显示
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文档名称：XXX系统维护手册 版本： 1.0 日期: 2013-04-01 文档编号： 在页面上，主要显示、内容摘要、提交部门、提交人、提交时间、类型、机密等级）。
? 公文跟踪：追踪公文流转情况，所有与该公文相关的人员都可以追踪公文的流转情况(trace.asp)。普通员工和领导看到的是：我呈报的公文、我签发的公文；文秘分为公司文秘、部门文秘、处室文秘三类，分别跟踪相关的公文，文秘看到的是：本部门呈报的公文, 外部门呈报的公文, 我签发的公文；领导秘书看到的是：我呈报的公文，我签发的公文，领导签发的公文；机要员看到的是：我呈报的公文，我签发的公文，领导签发的公文，机要跟踪。 ? 公文查询：主要按照标题、我呈报的公文、我签发的公文、分发给我的公文、时间、公文类型查询，返回结果为：类型、标题、公文编号、提交人、提交日期。流转没有结束的公文无法在此查询。
? 待办公文：通过页面do.asp来显示需要您参与的公文，查看结束后系统将自动把该公文标为已读，并将公文转入公文查询页面query.asp中。
? 公文统计：该模块是根据集团办公室的要求开发的，通过相关的公式对集团决策和执行层领导的公文审批情况进行汇总和分析，同时能够随时监控相关领导超过审批时限的公文，通过短信提醒功能进行催办。通过该模块可以统计相关领导的审批工作量和效率，同时可对公文流转系统的一些运行指标进行统计，积累相关的数据。目前设置的统计功能包括：
? 文件总量统计：统计某时间段内公文流转系统审批结束的文件总量； ? 分类文件比重：统计某时间段内结束的各类文件的数量以及该类别结束文件占所有结束文件数量的比例；
? 文件流转率：按月统计每月最后一天流转的公文与当月结束流转公文
的比率；
? 样本文件处理率：统计集团决策层及执行层领导每月决策公文的数量和所占比例；
? 样本分类文件处理率：统计集团决策层及执行层领导每月决策分类公文的
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文档名称：XXX系统维护手册 版本： 1.0 日期: 2013-04-01 文档编号： 数量和所占类别比例；
? 样本文件过手率：统计集团决策层及执行层领导每月参与审批并已结束的公文数量和所占比例；
? 样本分类文件过手率：统计集团决策层及执行层领导每月参与审批并已结束的公文数量和所占类别比例；
? 超时审批公文统计：统计并列出集团决策层及执行层领导当前未审批的超时公文；
? 月度超时审批统计：统计并列出集团决策层及执行层领导某月超时审批的公文；
公文统计程序目录D:\\grpup_oa\\statistic，公文统计的相关权限分别在此目录的相关程序中添加。 ? 审批时限功能： (1)、提醒设定标志
根据《海航集团公文审批与管理规定》：特急件收到后立即审批，急件审核不超过7个工作小时，平件审核不超过14个工作小时，合同、费用预算审核不超过21个工作小时，人事任免审核不超过28个工作小时。
在审批提醒中，除特急件自始至终红色显示外，其他公文开始为绿灯亮，时间过半后黄灯亮，超时后红灯亮。遇红灯才审批的，在流转过程中红色显示“审批超时”。 (2)、提醒时限计算方法
1、公文流转审批节点的算法：以公文流转账号库所示组织为基准,自本部门向外呈报的时刻开始计时，在后续的审批过程中，每个部门、每位公司领导（包括助理）和集团领导视为一个审批节点。 2、公文流转审批工时的算法：工作日8:30-12:00；13:30-17:00(金鹿公务机有限公司为9:00-17:30)。在工作时间以外或是在公休日、节假日提交的公文，则从下一个最早的工时开始计算。一般公文审批遇到公休日、节假日或跨越公休日、节假日，审批时间相应顺延；急件、特急件的审批时间则不做顺延处理，仍按工作日时间计算。
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文档名称：XXX系统维护手册 版本： 1.0 日期: 2013-04-01 文档编号： ? 撤回、删除、查阅功能：所有人员均能把自己呈报或签发后的公文做撤回操作；文秘可以把本部门或处室的所有未结束公文做撤回操作；机要员可做连续回退操作。文秘和机要员具有删除本部门或处室所有呈报的公文。只有领导和文秘可以查阅还在签批中的公文签批意见。
（三） 后台管理经常的维护内容:
(1)添加删除账号程序：进入系统管理页面的“admin添删帐号”菜单，然后添入正确的内部网账号、姓名、岗位、排序号（默认999，数字小的排在本部门的前面，默认按岗位和姓名排列）。若要删除某账号，只需选出该用户，然后双击确认即可。
(2)修改账号信息：进入系统管理页面的“admin修改帐号”菜单，在“内部网帐号”栏输入需修改的帐号，点击“查询”，在弹出的页面可更改用户中文名、岗位、手机、序号以及单位信息，管理员可无限次更新某人的单位信息。管理员在管理页面中更改某用户单位信息后必须手工在attachment表 和approval表中更改该用户单位信息（company和sub_company字段）。
（3）添加修改单位信息:若要添加新单位，把相应单位写入company表中，单位代码编号的原则为：前两位为公司代号，中间两位为部门代号，后两位为处室代号，一定要确保company_id没有重复且按顺序增加, 公司的ordernum字段内容必须为1—99之间的数字，部门及处室的ordernum字段内容可以是1—999之间的数字。更改单位名称时，进入系统管理页面的“admin公司维护”菜单，点击“原单位名称”选择需更改的单位，在“新单位名称”中输入新名称，点击“确定”即可。 管理员更改完单位名称后，还必须手工更改attachment表中原单位人员的单位名称(company字段)。
（4） 上传领导签名程序：把相应已处理好的领导签名图像文件（以内部网账号命名）分别拷到D:/group_oa/image、
D:/group_oa_history/image、D:/minsheng_oa/group_oa/image、D:/minsheng_oa/group_oa_history/image、目录下，同时在personnel表中，把相应人员中的sign字段设为1.
（5） 更改设置领导秘书程序：相关的表为secretary,把领导
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文档名称：XXX系统维护手册 版本： 1.0 日期: 2013-04-01 文档编号： 的账号写在lead字段里，把他的秘书账号写在对应的name字段里。这样，领导在公文签发时收件人里默认显示的是他的秘书，同时，在公文跟踪里，领导所签发的文件其秘书都能跟踪到。
（6） 更改文秘账号程序：在personnel表的kinds字段中，普通员工为0，领导为1，文秘为2。在other_kinds中,公司文秘为2，部门文秘为3，处室文秘为4，领导秘书为空(null)。
（7）机要跟踪的设置:集团总部跟踪主要领导签发由toplead视图提供；海航股份跟踪主要领导签发由toplead21视图提供；长安航空跟踪主要领导签发由toplead2视图提供；美兰机场跟踪主要领导签发由toplead6视图提供；新华航跟踪主要领导签发由toplead4视图提供；山西航跟踪主要领导签发由toplead34视图提供；集团办公室提供相关跟踪领导的设置资料，由管理员更改相关视图中领导的账号。更改步骤：机要员设置在personnel表的trace_kinds字段中，1对应toplead,21对应toplead2, 6对应toplead6, 21对应toplead21， 4对应toplead4, 34对应toplead34, 相关内容在公文跟踪的机要跟踪中显示。机要员可连续做撤回的动作。
（8）、节假日的添加维护：在审批时限中对节假日有相关的规定，节假日写在festa.inc文件的festa字符中;不放假的周六、周日也设置在notfesta字符中，(注意：festa.inc文件中原来的内容不要删除，只需继续添加新的内容即可)。
(9)每添加一个公司，需做一个公司名称图片（*.gif格式,文件名为company表中company_id编号的前两位（公司编号）），并保存在发布程序D:/group_oa/image/com、D:/group_oa_history/image/com、D:/minsheng_oa/group_oa/image/com、
D:/minsheng_oa/group_oa_history/image/com目录中。 （四）、前台用户端常见的问题和解决
（1）用户自己添加账号：有E网账号的用户若还未被加入到公文流转账号库中，在他进入公文流转系统时，会有提示让他自己添加公文流转账号库，登记自己的姓名、单位和岗位。 （2） 用户自己更新账号信息：当用户单位变更、岗位变化时，可在点收件人后有一条“按此修改自己的账号信息”的连接，点击
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