对机关文书档案实行质量管理的一些思考(2)

　　２．开放的原则。在强调保密原则的同时，也要坚持开放的原则。文书档案管理的根本目的是提供使用，发挥它的作用。要根据形势的变化和发展，及时提出有关文书档案解密的建议，可以解密的就及时解密。对一些实际工作中急需的、涉及密级又不高、保密时间要求比较短的文书档案，更要及时解密，积极提供利用。目前，要着重纠正那种不分主次、轻重，凡是进了我的门，一律都是重要机密的认识。不能守着大批价值连城的丰富资料，只当一个保管员，而要积极主动创造条件，挖掘对实际工作有利用价值的文书资料为需要者提供有效的服务。
　　３．服务的原则。在新的形势下，文书档案管理部门要努力改变“权力机关”的作风，去除“衙门”习气，坚持“服务”的原则。在提供服务中，提倡热情、主动、积极、方便的态度，简化相关的审批手续。一些随着时间和形势变化而已经解密的文书档案，也可以按图书馆服务的方式提供给需要者。如果能够解放思想，打破在文书档案利用上的一些传统禁忌，文书档案为实际工作服务就能走出更加广阔的路子。
　　四、保证文书档案管理质量对人员素质的四个要求
　　１．政治意识。绝大部分的文书档案与党和国家的根本利益、人民群众的切身利益息息相关。这就要求管理人员思想上要具有强烈的政治意识。在日常业务活动中，处理每一件文书档案，都要站在政治的高度来对待，把政治考虑放在第一位，在整理、保存、利用的每一个环节上首先确保文书档案的安全。
　　２．质量意识。对文书档案从产生、收集、整理、保存到利用的每一个环节都要进行不同程度的参与，确保每一个环节不出纰漏。一份文书档案是由许多单位和部门、许多人在不同的时间、地点共同完成的。因此，要树立“我直接面对的就是利用者”的观念，为下一个环节提供高质量的“半成品”，这样，整个文书档案的质量就会有可靠的保证。
　　３．全局意识。对整个文书档案的形成和利用要有整体意识，明白自己负责的某一环节工作质量的好坏，直接关系到整体的质量。要努力做好文书档案管理工作。提供文书档案质量的好坏，往往事关全局工作能否继续，这也是全局工作不可或缺的一部分。
　　４．主动意识。即在新形势下，文书档案管理人员要树立主动服务的观念。一是开展编研工作。文书档案中蕴藏着丰富的有用信息。特别是一些年代久远、受当时历史条件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始档案不易发现有效信息的情况下，就需要管理部门对其进行编研，形成方便利用的准确、简明的信息资料。二是打开大门，主动上网，积极热情提供服务。对一些可以公开的资料，要积极利用现代化的计算机网络系统，主动上网发布，让“死材料”变为“活信息”，提高利用率。