高校财务管理电算化系统内部控制问题初探

　　【摘要】高校财务管理电算化系统的运用和普及，使会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，但由此也出现了新问题。本文分析了财务管理电算化的发展给内部控制带来的新问题，针对性地提出加强财务管理电算化系统内部控制的对策，以确保财务管理电算化系统的安全、有效运行。
　　关键词：高校财务管理；电算化系统；内部控制 
　　随着高校的跨越式发展以及计算机、Internet技术广泛应用于高校财务工作使学校财务工作进入以账务处理、收费管理以及预算控制等为核心的综合管理阶段，会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高。建立一套符合高校会计电算化的内部控制体系,重点由过去对人的控制为主转变为对人、机的双重控制,使一切数据的处理都处于有效的监督和管理之中,以保证高校财务管理工作良好、平稳运行，已成为必然要求。 
　　一、加强高校财务管理电算化系统内部控制的必要性 
　　（一）加强高校会计电算化内部控制是高校财务管理特性的内在要求 
　　会计电算化是一种会计与计算机处理相结合的新型技术。因其处理的性能高并具有一定的隐蔽性,所以单靠外界的监督,不能保证数据的安全和处理的准确,它自身必须有强大的排除错误和抗干扰的能力,即由内部控制来实现自我保护。高校会计电算化最大的特点:一是改变了传统的会计数据处理手段,达到数据及信息及时、完整、准确;二是使会计工作规范化、标准化、程序化;三是便于日常管理查询。 
　　高校财务管理具有不同于一般财务管理的特质,表现在：一是涉及面广。高校在教学科研、生产开发、服务等业务活动中,都与财务部门有联系,都要执行财务管理制度。二是综合性强。高校通过财务管理,运用价值形式把各项经济来源如预算内、外资金及其支出、使用效益,加以综合反映。三是敏感性高。在高校一切业务活动的社会效益和经济效益,如培养不同层次学生平均耗费的多少;科研成果的等次和项目的多少；社会服务收益的大小等都将不同程度地反映在高校财务上。高校财务管理的特性,要求加强高校会计电算化内部控制很有必要。 
　　（二）高校会计电算化内部控制存在的问题 
　　随着高校财务信息化的日益深入,传统会计系统的内部控制的方法和制度受到了挑战。从近几年高校会计电算化系统的运行中出现的一些问题来看，迫切需要加强内部控制，而内部控制又应具有以下特点： 
　　1. 内部控制的范围更加广泛 
　　随着高校会计电算化深层次的发展，会计部门的人员组成转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理人员。财务数据和信息以网页存储和会计信息的网上实时处理成为可能，原来的许多核算过程在计算机及网络中自动完成，诸如：学生网上缴费，网上银行对账，网上财务信息查询及各种电子单据等。因此，必须扩大内部控制的范围，即在加强对人员控制的同时，建立系统的人与机器相结合的严密的内部控制机制。保证会计系统对高校经济活动反映的正确和可靠。 
　　2. 会计内部控制的方式更加多元 
　　在会计电算化系统中，会计和财务的业务处理方法、各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介等都发生了很大的变化。原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，因此，内部控制的重点由对人的控制为主，转变为对人、机控制相结合，使控制过程贯穿于计算机处理过程之中。 
　　3. 数据的安全性和准确度要求更高 
　　计算机信息转化为数字存储在磁、光介质上的存储方式及电子数据本身具有可复制性决定了对电子数据的窃取、非法修改可做到不留痕迹；计算机系统下的记账、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序控制之下自动进行, 一旦由人工进行审核并输入到计算机中的原始数据发生错误,计算机无法识别。因此造成会计电算化数据的准确与否,依赖于原始数据输入的准确性。