高校财务管理电算化系统内部控制问题初探(3)

　　（二）管理控制 
　　管理控制是指高校建立起一整套内部控制制度，以加强和完善对电算化系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。 
　　1. 财会人员素质的提高 
　　财务管理电算化是一项系统工程，改进了核算工具和核算方法，提高了会计工作效率和质量，也需要全面提高会计人员素质。全面提高会计人员政治素质和业务素质，尤其要提高计算机应用能力，要大力加强培训力度，而且要分对象进行不同的培训。通过培训，培养出复合型人才，为高校尽快建立高效的会计电算化系统创造条件。 
　　2. 安全可靠软件的选用 
　　目前，专门针对高校的财务软件很多，财务软件公司在完善财务功能上投入较多，而对数据的保密问题却没有过多研究。即使是所谓的加密，也只是考虑防盗版，加强了软件系统自身的保护，而对用户数据的保密性、安全性涉及不多。因此在财务软件的选用或开发过程中，必须提高数据的安全性，增加财务软件的限制能力。在财务软件的使用过程中也要及时进行升级。 
　　3. 上机管理及病毒的防治 
　　要建立健全系统的上机管理措施，应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册等。同时应建立对病毒、电脑黑客的安全防范措施。一是采用正版的、基于服务器的网络杀毒软件进行实时监控；二是外来软件和传输的数据必须进行病毒检查；三是建立防火墙；四是要尽力专机专用,专人专用, 不得在装有电算化系统的计算机进行与工作无关的操作如网上聊天、玩游戏等，更不能允许无关人员使用计算机。 
　　4. 数据备份和档案管理。 
　　高校应建立起完善的档案制度。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。做好数据每日备份，最好还要有周备份、月备份。而且为了保证数据的真实性、可靠性，纸质档案和其他介质档案双重保管。为防止档案被破坏，高校应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。高校使用的会计软件也应具有一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。 
　　5. 强化对系统的审计 
　　在财务管理电算化系统中，内部审计除进行常规的审计外，还要对系统进行各环节的审查，防止存在漏洞。一是按照有关法律、法规的规定，确认输入资料是否正确完整，计算机处理过程是否符合要求；二是审查电算化系统内的数据与业务发生时的原始形式、系统数据与书面资料是否一致；三是检查数据的存贮和保存方式是否安全；四是对于复杂的电算化系统的审计，必要时还需聘请专业的计算机人员参与。 
　　（三）应用控制 
　　应用控制是对会计计算机系统中具体的数据处理功能的控制。是为适应各种会计行业的特殊要求,而建立的能预防、检测和更正错误的控制措施。 
　　1. 数据输入控制 
　　在手工方式下，日记账、明细账、总账之间的相互稽核关系能在一定程度上消除凭证数据的错误，会计电算化系统下，这种稽核关系已不存在，对凭证正确性的控制就成为关键。在假设原始凭证正确的条件下，在会计计算机程序设计时应设置凭证编号控制、辅助信息控制、金额控制、科目使用控制、内部转账控制、凭证复核控制等控制点对会计凭证的正确性做出严密的控制，符合内部控制完整性、正确性的要求。 
　　2. 数据处理控制 
　　财务管理电算化系统中的数据处理，就是将凭证数据转化为账表数据的过程。这部分由计算机自动完成的工作，必须对其程序设计和计算公式进行控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等。文件检查包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否被病毒感染。