工作要点
2004年院校档案馆工作总结及2005年工作要点2004年院校档案馆工作总结
2004年工作总结
2004年是院校全面贯彻落实十六大和十六届四中全会精神的一年，是院校改革进入攻坚阶段，发展到了关键的一年。
2004年院校档案馆在上级和院校党委的领导下，认真学习和贯彻江总书记“三个代表”重要思想，认真贯彻院校2003年工作会议精神，围绕院校科教任务，求真务实，积极做好档案工作，在各部门的领导的支持下，较好地完成各项工作任务，取得较好的成绩。
现将工作总结如下：
一、 主要工作
（一）、传达和贯彻全国档案工作会议精神，海南省档案工作会议精神，院校“两会”精神，明确2004年档案馆工作思路和工作任务，认真贯彻王刚同志对档案工作的指示：“搞建设，谋发展，带队伍，抓服务。”积极开展档案工作。
（二）、加强馆库建设，向院校积极申请建立新馆。
（三）、加强档案管理系统的建设工作，完成档案馆档案管理软件“南大之星”（网络版）的安装和使用，档案管理进入网络化管理。更新电脑设备，购置适应新的档案管理系统的电脑3台，确保档案管理系统的正常运转。
（四）、加强制度建设，根据国家档案局、海南省档案局的要求，制定《热农院校电子公文归档管理办法》。参与制定《院校企业档案管理办法》，完成院校1995-2004年《档案工作管理制度汇编》，印发
基层贯彻执行，统一院校档案管理制度，依法治档。
（五）、加强队伍建设，举办院校档案工作业务培训班，有70多名基层档案工作人员参加培训，聘请海南省档案局业务指导处刘少霞处长讲授《归档文件整理规则》，院校陈秋波副院校长参加培训班并讲了话，对院校档案工作给予充分肯定，并提出几点要求。许惠君馆长在培训班上对院校1995年-2004年下发的档案管理制度，以及上级有关规定，作了详细的讲解，提出院校电子档案的管理办法与意见。培训班还组织学员参观品资所、经贸学院的档案管理工作，参观海口市档案局。培训班上还表彰获得1999-2002年度档案工作先进单位和先进个人。
此次学习班准备充分，组织有序，内容丰富，得到学员的一致好评。
（六）、加强档案的安全保管工作，建立健全档案安全制度，对四楼档案库房进行维修，增加
灭火器材，确保安全无事故。
（七）、加强档案的接收工作，本年度共接收档案约5000件。
1、接收撤销机构企业处档案一批，并做好整理和立卷归档工作。
2、接收宣传部声像档案一批，并做好分类和立卷工作。
3、接收教务处、研究生处、综治办、计生办实物荣誉档案14件。
4、接收58个基
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建项目档案材料1000份。
5、接收1997-1999年各省区新生录检表一批。
6、接收《华南热带农业大学学报》各种刊源收录证5 册。
（八）、加强档案的收集、整理、立卷、归档工作，本年度共立卷 4638件。
其中：
文书档案1130件53卷（永久413件22卷； 长期247件13卷；短期470件18卷）
教学档案210卷2580份（永久58卷；长期147卷；短期5卷）
科技档案58卷928份
其中：
科技档案16卷178份
出版档案22卷66份
会议档案3卷79份
设备档案4卷54份
基建档案13卷（底图198张，蓝图278张）
荣誉档案35件
光盘39件
题词1件
另为116名学生办理了学籍证明或学历证明。
（九）、加强档案业务学习与考察：
1、许惠君8.21-9.3赴奥地利维也纳参加第十五届国际档案会议。
2、许惠君、林庆珍4.6-4.11赴南京大学参加档案管理软件培训班学习。
3、江煜6.26-7.2赴云南参加农业院校档案工作协作组第十六次会议。
4、吴桂婵4.20-4.27参加海南省档案局组织的档案工作学习与考察。
（十）、加强对过期会计档案的鉴定工作，对1953年以来的会计档案进行鉴定、登记和造册，共2885册。清查、核查、补目录、统计财会档案，账本1454册，凭证5002册。
（十一）、加强档案的利用工作，增强服务意识，提高服务态度，全年共接待527人次，借阅3851件。
其中：
科技档案：119卷，1170份，148人次。
教学档案：243卷，985份，236人次。
文书档案：1696件，143人次。
（十二）、利用效果
科研档案：
1、科研档案的利用为科研工作者课题研究提供珍贵的原始材料，使他们节省了时间、经费，少走弯路。
2、荣誉档案的利用，为个人的职称评定和研究院评估，提供依据。
3、
今年研究院的办公楼的改造和维修，大学学生的扩招，学生宿舍的短缺，需要利用一些房子来改造成学生宿舍，基建档案为利用者提供了300多份的图纸供他们参考，为院校节省了资金。
4．为编写海南省科技志提供材料。
文书、财会档案：
1、提供24年前的财会凭证、征地协议书、为办理湛江金马印刷厂土地证提供了有利证据，保住土地12.6亩，为院校挽回损失300多万，节省开支40多万元。
2、为进口仪器设备办理签证、减免税、办理车牌、单位银行开
户提供机构代码证。
3、利用公章、校领导私章补办聘书、学历证明。
4、为后勤中心（基建）资格证的年审，试验场场史的编写提供机构设置和人事任免文件。
5、为院校各项工作的顺利开展、解决职工福利待遇问题提供大量文件资料。
6、为院校制定“十一五”规划规章制度汇编提供大量的材料。为海南
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省编写教育志提供材料。
教学档案：
2004年教学档案为广西农垦局、广东农垦局有关领导的提拔任命提供相关的学籍学历证明。并为大批考博、考研的学生出具相关的成绩单，同时为许多毕业生找工作提供学历学籍认证材料，并为部分出国留学的学生提供便利的材料认证及封发的工作。教学档案的利用为保护我校学生利益，维护学校形象及扩大学校知名度起到了不可估量的作用。
企业档案：
为海南西部香料公司和华南天然香料公司提供档案材料20份，解决公司纠纷问题，维护院校利益，挽回经济损失几十万元。
（十三）、支持和参加院校体制改革，在人才缺乏的情况下，派员参加院校发展与改革工作。
（十四）、档案馆张平恒、江煜荣获院校“迎评促建”先进个人。
（十五）、完成2004年院校年鉴的编写大纲起草工作。