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输变电工程档案管理总体流程建设单位相关部门相关人员档案部门相关人员基建部门相关人员业主项目部相关人设计单位相关人QGRC3-KQF42-GXR8T-MJQJ7-76938员员参建单位监理单位相关人员施工单位相关人员签订归档责任书开始接收输变电工程立项资料接收、审核、归档项目立项档案收集、整理工程立项资料，并向档案、基建移交组建或调整业主项目部，并向业主项目部移交立项资料审核、接收输变电工程立项资料项目档案管理策划收集、整理工程招投标、合同文件复核、接收、保存项目初步设计与招标相关文件资料开展工程设计，并收集、整理、移交项目初步设计文件第一次工地例会协调档案部门向参建单位开展档案交底,并检查各单位档案完成情况\\文件管理接收、归档项目工程前期档案收集、整理、移交项目报建批文、征地拆迁等资料收集、整理方案审批资料编制工程档案收集计划收集、整理方案、人员、机具报批资料监控参建单位工程过程资料1收集、整理工程设计变更资料收集、整理施工过程监理文件文件的归档收集、整理施工、安装、调试文件及设备出厂试验报告、说明书、设备信息等资料。组织档案中间检查档案的验收移交移交施工过程监理文件移交施工、安装、调试文件审查接收项目准备、实施、启动验收及投产阶段档案收集、整理、移交工程结算审核、批复文件编制并移交竣工图文件资料组织档案归档审查配合项目档案审查，按要求整改档案的签证接收、归档项目档案。组织开展档案验收收集水保、环保等专项验收资料并移交完成档案整改，向档案部门移交项目档案。提出档案验收申请结束4
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6.2 流程图说明 6.2.1 签订归档责任书
1）公司系统下列部门和单位需与公司办公室签订《归档责任书》： 计划部、基建部、企管部、财务部、项目部、修试中心、物流中心、各有关超高压局。
2） 项目分部分别与项目部和超高压局签订《归档责任书》。 3） 设计单位、监理单位、调试单位与项目部签订《归档责任书》。 4） 施工单位与项目分部签订《归档责任书》。 5） 监造单位与物流中心签订《归档责任书》。
6）对于改扩建、大修技改项目，由施工单位与有关超高压局签订《归档责任书》。
《归档责任书》版本见附录6。 6.2.2 项目档案管理策划
建设单位及所有参建单位的项目档案管理策划应涵盖项目管理的全过程，包括技术交底、项目档案的现场管理。
1）项目档案的技术交底分二个部分：建设单位的三级技术交底及有关参建单位的技术交底。
在工程的第一次工程列会时，建设单位办公室应向公司系统各有关部门和单位进行一级交底；二级交底在建设准备阶段，分别由项目部向项目分部、设计、监理、调试进行交底，物流中心向供货单位、监造单位进行技术交底；三级交底为施工单位进场后一个月内，由项目分部向施工单位进行。
对于改扩建、大修技改项目，有关超高压局自行组织技术交底。 交底记录表见附录7。 2）项目档案的现场管理
现场管理包括对现场文件形成的质量、归档情况和安全的管理。各参建单位均应在档案管理策划中明确职责，做好下列工作。
建设单位：
? 项目部负责定期收集现场档案管理情况，并将情况体现在工程周报中（反映文件形成的齐全性、准确性、有效性、现场保管条件、是否已组卷及录入系统、存在的问题及处理情况）。
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? 项目部定期抽查由项目分部在现场签署的各类文件。
? 项目部组织有关超高压局、项目分部、施工和监理共同进行项目档案中间检查，公司档案管理中心进行抽检。原则上，线路每个分部工程转序前，中间检查一次；换流站部分，每个单位工程完工前检查一次。中间检查必须填写相关表格（格式见附录7）。
? 项目分部在现场例会中，应要求施工、监理单位将现场档案管理情况纳入工程情况汇报中，出现问题及时现场协调解决。
施工单位：
? 应严格按照现场文件管理制度，全员参与归档工作，做到资料事事有人管，文件件件有人收。
? 应按照项目特点，落实各工序、各环节档案资料的收集人、收集时间及要求，每月应向监理单位提交完成情况，并抄报项目分部。
? 应针对施工过程中形成的各类文件的质量要求（见附录2）、归档要求进行详细的内部交底。
? 在施工过程中组织项目档案的自检工作；线路每个分部工程验收前检查一次；换流站部分，每个单位工程验收前检查一次。档案自检应填写相应的表格（格式见附录9）。
监理单位：
? 在建设单位档案的三级技术交底后一个月内，进行档案管理的内部交底，针对监理形成的文件及施工单位报审文件的质量要求、注意事项详细告知各监理工程师，总监定期检查。
? 建立设计变更台帐，对设计变更进行统计、分析和有效的管理。 ? 开工后一个月内，补充制订各种统一、规范的表格，并报项目部。 ? 监督检查施工单位档案的现场安全，杜绝档案的损坏和丢失现象发生，并实时保管施工单位的电子版备份文件。
? 制定措施，实时监控施工单位现场形成的文件材料的质量，并把关，填好中间检查有关表格（见附录7）。
监造单位：
? 在签订监造合同后一个月内，对监造项目部进行内部交底，明确监造各阶段形成文件的质量要求、归档责任人、时间等事项。
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? 总监定期检查监造工程师形成的文件及厂家的报审文件。
? 每月向物流服务中心提交监造档案归档情况，并抄报项目部，以便编制相关报表。
设计单位：
? 做好设计变更台账，及时更新。 ? 每季度应提供设计服务报告。 6.2.3 文件管理
项目文件的质量是项目档案质量的基础，要求满足“五性”，及齐全性、完整性、准确性、有效性和原始性，并有电子版。
项目档案文件的质量要求见附录2。
各参建单位应根据项目建设的各个环节，结合各自文件形成的特点，做好以下工作：
? 根据项目建设的各个阶段和环节，明确相应形成的文件的责任人及具
体的质量要求。
? 建立严格的文件审核制度，包括内部审核和外部审核；对于外部审核，
项目部应在技术交底时明确监理、项目分部及项目部的责任，针对项目文件质量的“五性”要求，进行层层把关。
? 建立文件流转程序和收发文件登记制度，严防文件在流转中遗失。 6.2.4 文件归档
文字材料：
文字材料的归档按照“组卷---编目—著录—盖章—扫描—装订”的步骤进行归档。具体操作见附录3 。 6.2.5 项目档案的验收与移交
本阶段工作流程：预验收、内部验收、移交、专项验收。 1）预验收：
? 预验收是在项目竣工前一个月开展的验收，由项目分部组织，施工、监理和有关超高压局参加。
? 预验收主要针对档案的文件质量，检查、核实应归档的文件材料是否齐全、完整、有效、准确，是否有系统性，竣工草图是否符合现场实际情况。预验收完毕，需填附录8。
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? 预验收是在施工单位自检完成的基础上开展。 2）内部验收：
? 项目档案的内部验收由项目部组织，公司基建部、办公室、项目分部、有关超高压局、施工、监理、设计参加。验收时间：工程竣工后三个月内。
? 验收条件：竣工草图核对完毕，预验收遗留问题已整改，电子版已挂接。
? 内部验收需提交验收报告 验收报告应包括如下内容： ? 项目概况；
? 项目档案实况(数量、质量)；
? 项目文件材料的形成、积累与归档工作情况； ? 竣工图编制情况及质量； ? 档案的接收、整改情况； ? 存在的问题及解决措施； ? 档案的完整、准确、系统性评价； ? 电子版备份情况。 3）项目档案的移交： 移交条件：
? 已按照本《作业指导书》的要求整理、归档完毕，并完成内部验收。 ? 施工单位在移交档案前，应会同监理单位、项目分部和设计单位一起进行竣工草图的现场核对工作，并填写现场核对清单，详见附录7。
? 电子版文件（包括文字和图纸）挂接完毕。 移交时间：
? 施工单位、监理单位、调试单位、项目分部：工程竣工后三个月内； ? 设计院的竣工图（包括电子版）45天内； ? 供货商：与货物同时发运.
? 公司本部各部门：相关事件完成后二个月内。 ? 合同、协议类文件：完税后三个月内。 ? 项目会计档案：文件形成后的第三个会计年度。 移交流程：
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