第一章 绪论
1.何为秘书实务？其学科对象是什么?答：秘书实务，意指秘书或秘书机构实际从事的业务活动。秘书实务作为秘书科学的一个分支，它是一门研究秘书业务活动及其规律的综合应用科学。秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所才去的专业辅助行为。
2、秘书实务的概念在秘书学中包含哪几层意思？答：包含以下几层意思：（1）秘书实务就是秘书和秘书机构的专业工作，如文字工作、文书工作、接待工作和信访工作等，即便不为秘书和秘书机构所独有的专业工作，如信息工作、调研工作和保密工作等，同样具有秘书业务活动的性质和特点。（2）秘书实务广泛而又繁杂，大至决策辅助中的要务，小至日常工作中的琐事，另有难以预料的交办事项，几乎无所不包，无时不有。（3）秘书实务的主题是秘书和秘书机构的专业工作，它要求秘书必须精通各种秘书业务，并擅长处理各种事物。
3. 秘书实务的主要研范围：①秘书实务的一般理论。从总体上看，秘书实务理论属于秘书学的应用理论范畴，其内容大体上包括两个部分，一是秘书实务自身的证明，愈常规化的业务，愈具有专业化的性质。③秘书职能的具体化，秘书职能是秘书活动的任务，职责。作用和效能的统称，它从总体上规定着秘书和秘书机构工作方向，活动范围和行为的准则，回答“做什么”和“做得怎么样”的问题。实践证明：愈具体化的业务，愈具有专业化性质
8.秘书实务与秘书学概论的关系？答：1）秘书学概论是秘书学的基础理论学科，属于理论秘书学的研究范畴。它以秘书业务活动为其学科对象，以秘书学的自身理论为研究内容。2）秘书实务是秘书学的应用理论学科，属应用秘书学的研究范畴。它以秘书业务活动为其学科对象，以各项秘书业务工作为其研究内容。3) 两者之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。
9.秘书实务与文书学的关系？答：（1）文书学是一门研究文书及文书工作的应用理论学科。它主要研究文书自身及其制发、传递、办理和报关等全过程的管理工作。（2）秘书业务工作包括文书工作，文书工作是秘书实务的重要内容之一。（3）两者之间是整体与部分的关系，也是包含与被包含的关系。秘书实务仅限于对公文处理过程研究。
11.秘书实务与应用写作的关系？答：宜。即使女性秘书，亦无染甲的必要。否则，他人会对其审美情趣及健康状况发生疑问。(4)服装。着装是否端庄、得体，衣领、袖口和领带(结)是否干净，鞋子是否擦过，鞋袜的色彩是否与服装和谐。一般地说，秘书对服装的选择，应以端庄大方为宜。同时，还可以根据工作需要及时间和场合的不同来选择不同的服装。不宜一味追求时髦。(5)首饰。配戴何种首饰，首饰是否华贵。一般地说，秘书应少配戴首饰，即便配戴，也应选择体现职业特点的首饰。女性秘书在办公室工作期间最好不要配戴诸如耳环、戒指、手镯、胸花之类的首饰，尤其不要配戴硕大的耳环、闪光的戒指、贵重的手镯，因为这不仅会给工作带来不便，且会给人以炫耀之感，还会给身体增加负担
3、为什么秘书应先于他人上班？答：（1）可以随时听候领导者的调遣；（2）可以提前处理紧急事项；（3）可以接待急于办事的外地客人。
4、秘书提前上班，旨在做好哪些准备工作？答：秘书提前上班，旨在有充裕的时间做好如下事项准备工作：（1）重新检查送领导者当天签批的文件。（2）重新检查当天上午开会的各项会务工作。（3）重新检查接待领导者上班车辆的运行情况。11、秘书下班后继续工作应防止哪些不良情绪？（1）烦躁。秘书要自觉抵制由压力而产生的烦躁情绪，心平气和地继续工作。（2）敷衍。秘书要激发责任意识，认真处理每项事务。（3）抱怨。秘书一定要有任劳任怨的精神，心甘情愿地服从工作需要。
12、秘书上班前、上班后、下班前、下班后的主要任务？答：上班前：（1）回顾昨日工作（2）构思当日工作（3）修饰个人仪表（4）先于他人上班。上班后：（1）整理办公场所（2）报告当日安排（3） 请求工作指示（4）处理日常事务。 下班前：（1）突击未了事宜（2）浏览当日文件（3）清理文件资料（4）记录当日大事 下班后：（1）继续处理紧急事务（2）随从领导人应酬（3）陪同领导者加班4）处理好双休日与节假日。 14、随从领导应酬时注意问题并做到哪些工作？①提前安排车辆，领导人动身之前，秘书要首先通知司机，请司机在指定的地点等候，以保证领导人准时参加应酬活动。②及时进行联络，领导人于何时，何地，与何人交往，秘书均应及时与对方取得联系，如果需要多位领导人参加，秘书要逐一通知，以做到万无一失。③注重修饰仪表。在领导人动身前，秘书要利用有限的空间时间，对自己的头发，面部，第三章 文字工作
何为文字与文字工作？答：秘书实务中所言的文字，意指语言的书面表达形式，即文书或文章的意思。文字工作，可以作为广义与狭义的理解。广义的文字工作是泛指一切以制作书面语言为生的职业技能活动。如新闻记者，报刊编辑工作，图书编辑的工作等。狭义上的文字工作，是特指秘书用书面语言代行政领导或领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动，如为机关起草的各种文书，代领导起草各种讲稿，记录各种公务活动，审核各种文稿等。
2.秘书文字工作的意义？①秘书的文字功底，是秘书的基本素质。②秘书的文字表达能力，是秘书首要能力：各级机关制发的文书，大都是首先由秘书撰拟，然后由领导人签批发出；各级领导机关对内、对外的指示、通知也大都采用文书的形式，而这类文书的撰拟，也往往首先出自秘书之手；由秘书撰拟的各种文书在其办结之后，便成为国家或单位档案资料的重要来源之一，具有一定的历史意义。③秘书的文字工作，是地对领导工作的重要补偿：秘书的文字工作，是对领导者知识智能的补充与延伸；秘书的文字工作，是对领导意图的完善和升华；秘书的文字工作，是对领导者精力和体力的减轻与节省。
是文稿制发阶段的重要环节，它的作用是：能控制发文总量；能够确保文稿的质量；能够减轻领导者的负担。
文稿审核的主要内容？①法律审核。国家法律具有最高的权威性，对任何社会行为都具有强制性和约束力。领导机关制发文书，同样也要在法律允许的范围内运行。为保证国家法律的贯彻执行秘书在审核文稿时，应把是否符合现行法律作为重要内容，就是说，文稿的内容要与国家法律相一致。②政策审核。政策是党和国家的生命，是进行决策与管理的依据。各级领导机关制发的文书，特别是法规性文件，不是执行政策，就是规定政策，无不与政策紧密相联。因此，政策把关是文稿，审核的重要内容之一，政策审核要求核稿人员必须熟知方方面面的政策规定。③事实审核。文书是用于记载和处理各种事务的书面材料，为了说明情况，表明观点，讲清道理，提出办法，文稿常常要运用一些材料和数据，即所谓的事实。实践表明 ：只有所采用的事实真实可信，才能使文稿产生应有的价值，因此，秘书在审核文稿时必须严把事实关。④文字审核。秘书作为机关的文字工作者，一定要对自己撰拟的文稿高度负责。在文字上要反复推敲，字斟句酌，因此，秘书在审核文稿时，务理论，如秘书实务的定义，对象，范围，性质以及秘书实务的相关学科和研究方法等，二是各项秘书业务自身的理论，如每项秘书业务的含义，作用，特点，原则和要求等。②秘书实务的具体内容，秘书业务是秘书实务的具体化和专门化，其内容因机关性质和职权范围的不同而有所区别，就其共性而言，秘书实务的主要研究内容有：方字工作，文书工作，信息工作，调研工作，会议工作，建议（提案）工作，信访工作，接持工作，谈判工作，随从工作，档案工作，保密工作和其他工作等。③秘书实务的工作规范，在长期的秘书实践活动中，国家机关和企事业单位逐步形成了一套处理秘书业务的工作标准和工作制度，即秘书业务工作规范，根据其规范的程序不同，秘书业务操作规范可分为两类：一类是由国家机关规定的法定规范；另一类是约定形成的规则。④秘书实务的运作程序，秘书实务的研究范围之一，就是从事物发展的内部联系和逻辑关系出发，研究每项秘书业务活动的阶段划分，环节承接及其优化组合问题，以推进秘书工作的科学化和规范化。⑤秘书实务的操作方法。秘书实务的操作方法，是完成秘书工作任务的中介要素，不解决方法问题，秘书业务的达成便成解空谈，因此，研秘书实务的双一重要任务，就是从繁杂而具体的日常工作中，探讨秘书业务的工作方法，它包括处理每项业务员的方式，艺术，技巧，技术和途径等，其中既有传统工作方法的研究院，又有现代工作方法的研究，在继承中发展，在发展中继承。
4.秘书实务的主要内容：（1文字工作（2文书工作（3信息工作（4调研工作（5会议工作（6建议（提案）工作（7信访工作（8接待工作（9谈判工作(10 随从工作11）通讯工作12）保密工作及其他事务性工作。
5.秘书实务的性质：1）是由它的学科对象确立的。2）秘书业务活动的性质，规定了秘书实务的性质。3）秘书业务活动，就是秘书专业工作。4）专业性是秘书实务本质属性。
6.秘书实务重要特征？对秘书人员的工作提出什么要求？①实用性，在秘书学的部门和分支学科中，秘书实务属于应用秘书学的范畴，其部门学科的性质决定了秘书实务具有较强的实用性，即秘书实务具有直接指导和规范秘书工作实践的特征。要求秘书一方面要精通秘书业务，学会运用专业知识去处理各种秘书事务，成为秘书工作的专家，另一方面要注重积累秘书工作经验，善于观察，分析和研究秘书业务活动中的新情况和新问题，成为秘书工作的研究者，用宽厚的理论知识去指导各项业务活动。②规范性，在长期的秘书实践中，逐步形成了一整套秘书工作的标准和制度，其中有国家明文规定的法定规范。也有约定俗成的传统规则。不论是哪一类型的规范，秘书和秘书机构都必须按其标准和制度行事，不得自行其是，更不得标新立异。要求秘书一方面要熟知现行秘书工作法规和有关国家标准，做到知法懂法，有法必依，另一方面认真执行约定的俗成的工作规则，做到尊重常规，按规矩办事；同时，还要根据实际情况和工作需要，制定和完善尚不规范的秘书工作标准和制度。做到事事有章可循。③程序性。秘书所从事的每项业务工作都必须按照明文规定的或约定俗成的工作顺利进行，既不能跨越某个阶段或环节，又不能遗漏某个阶段或环节，也不能颠倒某个阶段或环节；否则，就会出现工作倒流和无序状态，直接损害秘书工作的质量和效率。要求秘书一方面要牢记各项业务活动的工作程序，做到有条不紊；另一方面又要从实际出发，按照事物发展的趋势和相互之间的关系，科学地划分和组合的尚待建立和完善的秘书工作程序，从而推进秘书工作的程序化建设。④可操作性。学习和研究秘书实务的最终目的，是使秘书和秘书机构能够按照一定的工作程序和操作要求，有效地进行各项秘书业务活动。秘书实务主要是回答“怎么做”和“做得怎样”的问题。要求秘书一方面要掌握各项秘书业务的工作规程和操作方法，做到应知应会，十分熟知本岗位的专门技术；另一方面又要具备较强的动手能力和娴熟的动手技巧，能得心应手地处理各项秘书业务，包括处理复杂的业务问题，力争成为本职工作的行家里手。
7.秘书实务的专业性表现：①秘书职业的专业化，在蓬勃兴起的职业中，秘书职业日益成为一个常青的，备受社会表睐的热门职业，既然是一门职业，其工作内容必然表现为专门代趋势。②秘书业务的常规化。在常期的秘书实践中，经过秘书和秘书机构的积累及总结，有些成为常规性专业工作，有些则成为非常经验或有章可循的秘书业务，如文字工作，方书工作，会议工作，接待工作和信访工作等。实践
1）应用写作是写作学的部门学科，是研究应用文体写作活动及其规律的学科。2）秘书的文字工作，如文字记录、文稿撰拟和文书审核等，渗透于秘书的各项业务工作之中，3）秘书实务与应用写作学之间，实际上存在着相互交叉相互包容的关系。
5.学习秘书实务的目的?答：直接目的是：(1)熟悉秘书业务知识，2）掌握日常秘书工作的规范、程序和操作方法，（3）提高从事秘书工作的实际能力。根本目的是：1）增加知识总量，2）培养学习者的专业素质，3）有助于提高学习者的业务能力，以应现代化社会及秘书职业实际需要。
6.学习秘书实务的意义 。①学习秘书实务，有助于为社会培养应用型秘书人才；②学习秘书实务，有助于满足两领导工作的需要，③学习秘书实务，有助于提高秘书工作质量和效率。④学习秘书实务，有助于理解秘书专业其它课程的相关知识。
14、学习秘书实务方法？为什么？答：应采取的方法有：1）学习秘书实务同学习相关学科相结合的方法。这是因为秘书实务作为秘书学的一门分支学科，它与其他学科，存在诸多交叉关系。2) 学习秘书实务同实地调查相结合的方法。这是因为秘书实务是一门直接源于秘书实践，并直接指导秘书实践的学问。采用这种学习方法，既可以进一步印证和丰富书本知识，又可以从中增强实际工作能力。3）学习秘书实务同实际操作相结合的方法。这是因为开设秘书实务课程的直接目的，就是使应考者通过自学和考试，能够学会处理秘书业务，逐步成为秘书岗位上的业务能手。
7.秘书实务的一般理论包括哪几部分？答：包括两部分：（1）秘书实务的自身理论，如秘书实务的定义、秘书实务的对象、秘书实务的范围、秘书实务的性质、秘书实务的相关学科和秘书实务的研究方法等2）各项秘书业务自身的理论，如每项秘书业务的含义作用特点原则和要求等。
8.秘书业务操作规范分为几类？答：分为两类：1）由国家机关明文规定的法定规范，如文书工作、信访工作、信息工作、建议（提案）工作和保密工作等，已由《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关处理办法》、《信访条例》和《保密法》等作出明文规定。2）约定俗成的规则，如会议工作、接待工作、调研工作和随从工作等，至今尚按照长期形成的习惯和经验行事。
13、什么是秘业务活动？就其结构来看，秘书业务活动由哪些要素构成？
秘书业务活动，就是秘书和秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。秘书业务活动就其结构来看，由以下要素构成。①秘书人员，即从事各项秘书专业工作的专门人员。这是秘书业务活动的主体要素，也是秘书业务活动的主导要素。②专业工作，即秘书和秘书机构的日常业务，这是秘书业务活动的客体要素，也是秘书业务活动的载体要素。③工作规范，即秘书业务的工 作程序和操作规程，这是秘书业务活动的中介要素，也是秘书工作效能的保证要素。④领导意图，即领导者对完成某项业务的意见，倾向及企图，这是秘书业务活动的潜在要素，也是开展秘书业务活动的依据要素。⑤工作环境，即秘书业务活动的运行空间及时间，这是秘书业务活动牟外在要素，也是秘书业务活动的随机要素。 二章 秘书的一天
1、秘书构思当日工作，应注意哪些问题？答：一要充分留有余地，以免措手不及。二要具有应变能力，随时调整工作日程。正常情况下，应注意：（1）对于尚未办结的重要事项，要构思如何承上启下。（2）对于列入计划的紧急事项，要构思上班后如何实施。（3）对于重要而不紧急的事项，要构思上班后如何顺便处理。
2、秘书修饰仪表意义？答：（1）秘书和秘书机构是机关的门面和窗口。（2）秘书的形象问题，直接关系到组织和领导者的信誉与权威。（3）秘书在上班之前，应注意个人仪表的修饰，以便给人以美好的印象。
3、上班之前秘书应如何修饰仪表？答：为把握个人仪表修饰的分寸感和整体感，防止刻意修饰和追逐时尚的倾向，无沦是男性秘书还是女性秘书，均应在上班之前，对自己的仪表作如下修饰：(1)头部。头发是否梳洗，发型是否得体。一般地说，如果秘书的头发过长或过于蓬松，发型又不符合自己的脸型、体型和职业要求，不仅会有碍于工作，而且会影响自己的形象。(2)面部。脸面是否修整，化妆是否素雅，牙齿是否刷净，口腔有无异味。一般地说，秘书化妆应以浅淡自然为佳。浓妆艳抹、香气刺人，不仅会令人反感，而且会分散上司、同事和客人的注意力，乃至招来某些人际麻烦。(3)手部。双手是否清洁，指甲是否修理。一般地说，秘书不论年龄大小，双手均应保持洁净卫生，指甲长短适
（4）重新检查对来访客人的接待工作。（5）着装和首饰等略加修饰。④负责领导人的承接领导者临时交办的事项。
安全，中下层领导人外出参加社交活动，上班之前，秘书应对昨天的工作做哪一般无警卫，保安人员随从。此时的秘书，些回顾 ？①在业务已处理完毕的事务中，兼有负责其人身安全的义务，警惕防止意哪些是自己满意、对方满意，领导满意的。外情况的发生。
②在业务已处理完毕的事务中，哪些是不15、如何正确认识“秘书无休息日”？为自己、对方、领导者所满意的，对于工答：（1）正常情况下，秘书的双休日与节作中的失误或失败，秘书不必有惧怕心理，假日应由自己支配。可是，在秘书界有“秘因为完全令人满意的事情难以做到，更何书无休息日”之说。（2）只要领导工作需况评估秘书工作优劣的标准常常因而异，要，或者仍有急办之事尚未出手，即使是而且多带有感情因素，因此，秘书要有自双休日或节假日，秘书也必须继续工作，知之明，不拒绝批评。③在尚未处理完结直至完成任务为止。如起草重要文件，筹事务中，秘书应根据轻重缓急区分主与次、备重要会议，接待重要来宾，调查重大问先与后，从中确立哪些事务必须当日了结，题，参与重要活动等等。秘书的职责就是对尚须继续处理的遗留之事，秘书于当日为领导工作服务，具有“无定时”的特点。上班之前必回顾其经办的过程，已经取得秘书工作的这一特点要求秘书要必须同时的成绩，曾经遇到的困难及其中的缘由等。 具有健康的身体和奉献精神。
5、秘书在拟定日程表 并向领导报告16、秘书日常事务有那些类型？如何当天工作安排时，应注意哪些事项？答：分别处理？答：秘书应按轻重缓急将日常①拟定日程表一定要简单明了，切实可行，事务分成三类：急办、必办和缓办。（1）便于领导者进行工作。记录在日程表上的急办之事，即当日必须办结的事项，如重重要事项大体上包括：何时出席某一会议，要会议的组织、与重要人物的约会、紧急何时会见某位要员，何时接待某位客人，文件的办理、限期答复的电话、突发性事何时参加某一谈判，何时听取某人汇报，件的处理，等等。对于这类急办事，秘书何时宴请某位来宾，以及有关出差，庆典要优先处理，无论如何也不能延误。（2）和私人交往等内容。②拟好的日程表除向必办之事，即当日必须办理，但不必当日领导者口头报告外，还必须请领导者过目，办结的事项，如例行文件的制发，例行会并充分听取领导者的意见，如果秘书拟定议的组织、例行活动的协调、例行报表的的日程表与领导者的意见不一致，或者发编制，等等。对于这类必办之事，秘书也生矛盾，秘书应立即加以修正，直至领导要抓紧处理，但可置于次要地位。（3）缓者认可为止。③领导者首肯后，秘书要即办之事，即当日可着手办理，但可延缓办刻将日程表印制出来，并呈送领导者一份，理的事项。如某些有期限要求，但无须立自己手执一份，以便付诸实施。④日程表即办理的事项。对于这类缓办之事，秘书实施过程中，如出现变故而难以按预定的要利用空余时间，顺便予以办理。这三类计划行事时，秘书应与领导者及时沟通，事务，不是彼此孤立和一成不变的，随着由领导者决定是否改动。 时间的推移、条件的改变和领导意图的变6、秘书请求工作指示应把握哪些要化，三者的主与次，急与缓，先与后，也点？答：（1）秘书请示的内容一般为：事会发生位移，秘书要随机应变，见机行事。
关大局而又无权处理的问题，难度较大而行政秘书应具备的基本素质。答：(1)又无力解决的问题，以及超出秘书职责范行政秘书必须具有不辞辛苦、自我牺牲、围的问题。而对于在常规性工作中出现的无私奉献的精神，做到早上班，晚下班，问题，秘书则不必事事请示。（2）要做到节假日要加班。只有这样，才能适应行政主旨明确，要言不烦，态度谦和。切忌面机关紧张而繁忙工作的需要。(2)行政秘书面俱到，语言冗长，恃才不恭。（3）要注必须具有很强的文字表达能力，会撰写各意请示方法的选择， 把握好请示的时机和种文字材料，包括汇报稿、讲话稿和新闻分寸。（4）领导者在口头指示时，秘书要稿等，只有这样，才能适应行政机关秘书凝神聆听，必要时可做记录，然后予以复工作的需要。(3)行政秘书必须具有快速成述。如果没有听清，或者有不理解之处，文的过硬功夫，做到下笔成文，出手成章。秘书应当面提出，请领导者予以解答。
只有这样，才能适应行政机关工作时效性7、秘书下班之前如何“突击未了事强的特殊需要。(4)行政秘书必须具备良好宜”？答：（1）秘书要以“正常上班”的的身心素质，具有强健的体魄，顽强的意心态应对未了事宜，善始善终，一丝不苟。志，坚韧的毅力，良好的心理承受力。只不可因行将下班而心神不定，以至手忙脚有这样，才能胜任紧张行政秘书工作职务。
乱，失去条理，或草率处理，敷衍应付。（2）商务秘书的基本素质。答：(1)商务秘秘书仍要本着急事先办的原则，集中力量，书必须具备忠于职守、工作勤奋、乐于吃加快速度，在有限的时间内办结必办之事。苦、细心耐烦的优秀品质，以便适应紧张、（3）如果个人的力量不足，秘书们应分工繁忙的商务秘书工作。(2)商务秘书必须具合作，协同突击，以保证下班之前办结必备商人的职业敏感，随时注意搜集与商业办之事。
经营有关的重要信息，为本企业赢得更大8、秘书下班之前“突击未了事宜”的的经济效益。(3)商务秘书必须善于处理商范围。①某些重要而复杂的事项，难以在业事务，包括会场布置、典礼仪式的组织、当日办结，但又必须在当日办结。②某些顾客投诉的处理、顾客咨询的答复等。(4)事项虽然简单易行，也无关大局，但属领商务秘书必须具有一定的文字表达能力，导者的临时交办，又务必在下班之前办结。如撰写讲话稿、广播稿、新闻稿等文字材③某些出人预料的突发性事件，一旦发生料。
在下班之前，必须迅速处理。④上级组织 突然下达的批示，或合作单位突然提出的 要求，且必须立即贯彻或答复，等等。
9、秘书在浏览当日收文时必须把握哪 些要领？答：（1）尽快从繁琐事务中解脱 出来，静下心来认真阅读当日来文，以及 下级组织请求批准的来文。（2）秘书在有 限的时间内阅读大量来文，以采用泛读、 扫读、跳读等模糊阅读方式为宜，旨在迅 速获取有价值的信息，从中筛选出急需送 领导者阅示的重要来文。（3）为方便领导 者对重要来文的阅示，秘书可按照行文目 的，将来文分为办件和阅件；分送有关领 导者有关部门机关。 10、秘书怎么样整理当日文件资料？ 答：秘书整理文件资料的工作内容有以下 个方面：（1）秘书在浏览的基础上，要对 文件资料初步加以分类、排序和存放。凡 需要领导者及有关部门当天阅知或指示的 文件，秘书要及时分送。（2）凡暂缓办理 的文件及内部交换资料，秘书要如数收藏 在保密柜里，并注意上锁，以防失泄密。（3） 凡当天收到的报纸、杂志，秘书要逐一归 类和摆放，使其各就各位。
10、秘书记录当日大事时应做到哪几 点？答：（1）及时。记录大事，一定要当 日事当日记，不可拖延，不能积压。（2） 客观。所记大事，一定要秘书逐项核查， 使内容与事实相符，不可靠想象、推测去 做记录。（3）全面。记录当天大事，一定 要反映工作全貌，如实记录有备查价值和 认识价值的重大事项，不可挂一漏万，也 不可有闻必录。（4）记录大事还要简明扼 要，使人一目了然。
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3.秘书文字工作特点？它们对秘书的素质提出哪些要求？(l)写作活动的受动性。秘书的写作活动，一般受制于领导者或领导机关，而非秘书的自主行为，不是\有感而发\，而是\奉命写作\，不是\我要写\，而是\要我写\。秘书写作活动的受动性，要求秘书一方面要注重知识的积累和更新；另一方面要随时准备接受领导者交给的拟稿任务。(2)思维形式的抽象性。秘书在撰拟文书时，主要是运用抽象思维，即通过概念、判断、推理等逻辑形式，对事物进行分析、综合、归纳和论证，并以规范的书面语言加以表述。秘书写作活动的抽象性，要求秘书不仅要具备扎实的现代汉语知识，而且还要掌握形式逻辑的知识。(3)表达方式的综合性。秘书的写作主要是撰拟文书。其表达方式是以说明为主，兼有记叙和议论。至于抒情和描写的表达方式，则不为文书写作所采用。这是因为，机关制发的公文，是用于记载和处理各种事务的书面材料，它具有很强的针对性、适用性和可操作性。表达方式的综合性，要求秘书要熟悉记叙、说明和议论等表达方式的一般知识和操作要领，以及不同表达方式的语言风格。(4)成文过程的程序性。秘书的写作活动，有着严格的先后次序。其中间环节既不可疏漏，又不可跳越，必须环环相扣。一般地说，一份正式文件的撰写，要经过交拟、拟稿、审核、签发等环节。如果是联合行文，还要经过会商、会稿、会签等环节。若是撰写法规性文件，还必须经过上级机关或权力机关的审议、通过、发布等环节。成文过程的程序性，要求秘书要懂得行文程序，严格按照有关规定行文。不能像一般文章写作那样，强调\作者中心论\、\我手写我心\，也不能搞什么\文责自负\。
简述文字记录的一般过程？答，文字记录的一般过程是：准备好笔和纸，随时准备记录；用心倾听和判断，快速做出记录；及时补充和修改，认真整理记录。
文字记录的方法有哪些？（P50-52）答：文字记录的方法主要有：要点记录法；详细记录法；常用的速记法；特殊的标示法；笔记和录音并用法等。
简析文稿撰拟的宏观过程和微观过程。答：文稿的撰拟有宏观过程和微观过程之分。文稿撰拟的宏观过程，是就秘书成长的一般规律而言，它包括朦胧阶段、模仿阶段和自如阶段。文稿撰拟的微观过程，（P56）是就一篇文稿的成文程序而言，它包括准备阶段、起草阶段和审定阶段。
简述文稿撰拟的宏观过程。分为三个阶段：①文稿撰拟的朦胧阶段，指秘书从事文字工格的初期所经历的一段尚未入门的写作过程。在这一阶段，秘书每每提笔撰拟文稿时，心理压力较大，不知如何落笔，更不会布局谋篇，初稿常常要经过较大的改动。②文稿撰拟的模仿阶段，指秘书从事文字工作的中期所经历的一段尚不自由的写作过程，在这一阶段，秘书已具备了一定的写作知识，也积累了一定的写作经验，并能胜任一般文稿的撰拟，但尚不能得心应手，还须仿效现成的文书或由他人指导，学着去写。③文稿撰拟的自如阶段，指秘书从事文字工作的后期所经历的一段胜任裕如的写作过程 ，在这一阶段，秘书已经具备了丰厚的写作知识，也积累了很多的写作经验，并能出色地完成各种文稿，特别是大型文稿的撰写任务。这标志着秘书在文稿撰拟上已经进入到成熟时期。
在文稿的草拟阶段，拟稿人应注意哪些问题？①讲究语法。一篇上乘的文稿。应做到用字规范，遗词达意，造句简洁，无语法错误。②讲逻辑，。无论是分析情况，论述问题、还是列举事实。阐明道理，都有必须做到概念明晰，判断准确，推理合理，不出现逻辑错误。③讲究格式。文书的格式，有的是明文规定，有的是约定俗成的，有、不论是哪种情况，拟稿人都必须讲究格式，如稿纸的规格，书写的式样，以及字形，字号的选用和组合等。
文稿撰拟的基本（特殊）要求？文稿撰拟应该符合一般写作的要求，此外还应符合以下9点要求：①符合必须行文的原则；②符合国家现行的法律、法规；③符合党和政府的方针、政策；④符合实际情况；⑤符合领导意图；⑥提出的政策和措施要切实可行；⑦涉及其他部门或地区的问题要协调一致；⑧文字表达要合乎语法、修辞、逻辑；⑨格式、标点符号、数字、计量单位要符合现行标准。
文稿撰拟的方式？答：文稿撰拟的方式有：（1）个人撰拟，即文稿撰拟的任务仅有一位秘书完成；（2）集体撰拟，即文稿撰拟的任务由多位秘书完成；（3）文稿代拟，即文稿撰拟的任务有某个部门的人员代为完成，再由秘书机构统一审核印制。
文稿审核的作用？答：文稿审核就是对文稿内容，体式及行文规则的综合审查与核定。它是文稿签发前的重要环节，也
必、严把文字关，认真审查文稿。⑤体式审核。体式是文书的有机组成部分，也是文书的主要外观形式，它包括文书的语体，规格和式样等要素。规范而又完美的体式，是一篇合格文书不可或缺的重要标准。因此，秘书在文稿的审核时，要以法规性文体和国家标准为依据。⑥程序审核。我国现行的公文法规，为保证公文处理的规范化和科学化。均对公文处理和程序作出严格的规定。程序审核要求秘书要认真检查发文机关是否遵循行文次序及其规定。有无程序颠倒可程序倒流的问题，如果发现有问题，要坚决予以纠正。
文稿审核制度。（P64-67）答：文稿审核的三审制度是：初审，即由秘书机构的专（兼）职核稿人员对初稿进行的审核；复审，即由秘书机构的负责人对修改稿进行的审核；终审，即核稿人员对领导人签发的定稿进行最后审核。
文稿审核方法？答：秘书常用的文稿审核方法有：（1）个人审核，即由一位专（兼）职核稿人员或秘书机构负责人独自审核；（2）集体审核，即由拟稿人，核稿人，秘书机构负责人或机关领导人共同参与的审核；（3）会商（审），即由联合行文单位的拟稿人和领导人以会议或传阅的形式对文稿进行审核；（4）专家审核，即聘请专家，学者对文稿进行咨询性审核。
12.试述政策审核的 重要性 以及怎样进 行政策把关。答：政策审核的重要性是：政策是国家的生命，是进行决策与管理的依据。不论是基本政策还是具体政策，一旦公布实施，就具有一定的约束力和规范性。各级领导机关制发的文书，特别是法规性文书，不是执行政策，就是规定政策，无不与政策紧密相联。政策把关是文稿审核的重要内容之一。进行政策把关要做到：（1）政策把关就是文稿审核的内容与党和国家的政策规定是否保持一致性；（2）与本机关以往的政策规定是否保持连续性；（3）与有关部门的相关政策固定是否保持联系性；（4）文稿中新的政策规定是否具有可行性。 第四章 文书工作 文书、公文、文书工作的含义（P73）、答：文书工作，是指通过相互链接的一系列环节，完成文书制发、传递、办理保管的全过程。
文书工作的作用：做好文书工作，可以提高文书的质量；做好文书工作，可以控制文书的总量；做好文书工作，可以加快文书的运转；做好文书工作，可以确保文书的安全；做好文书工作，可以促进档案管理。
文书工作的原则：(1)准确无误。这是对文书工作的质量要求，也是第一位的要求。准确无误包括：文书撰制中内容上的准确和形式上的准确；文书传递、分发、投送各个环节要准确；文书办理过程尤其是\拟办意见\要准确。(2)及时迅速。这是对文书工作的时效要求。(3)安全保密。这是对文书工作的可靠性要求。安全原则包括两方面的含义，一是指政治上的安全，即保守文件内容的机密；二是指文书物质上的安全，即保证文件完好无损。(4)力求精简。这是对文书工作的数量要求，主要指控制发文数量，克服官僚主义、形式主义和文牍主义。(5)集中统一。这是对文书工作的组织要求。(6)党政分开。这是对文书工作的政治要求。
简述行文关系和行文制度。答：行文关系，是指根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。行文关系的类型有：隶属关系的上下级机关之间的行文;无隶属关系的机关之间的行文。行文制度，即机关行文必须共同遵守的办文规程和准则。主要有：相互行为制度；联合行为制度；逐级行为制度；文稿代拟制度；一文一事制度；公开行为制度等。
收文办理包括：传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
发文办理包括：拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。 发文处理环节（P81-86）包括：①交拟与拟稿 ②审核与签发 ③印制与校对 ④封发与传递等工作环节。 收文处理环节（P87-100）包括：收进文件的 ①收文(含签收、分类、登记)与阅文；②筛选与传阅；③拟办与批办；④承办和催办；⑤立卷、归档与销毁等工作环节。 草拟公务文书应符合有关规定和要求。
交拟过程中，执笔人必须弄清如下内容：1.撰文的背景，包括上级的指示、下级的请示，或实际工作需要。2.撰文的依据，包括有关政策法规、研究成果以及工作实例。3.撰文的意图，包括领导集体或主要领导人对某一事件的态度、意向和要达到的目的。撰文的要求，包括文件的体式、内容和完成时限。
对签发的认识：签发是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。 签发是文稿形成定稿的最后一个环节，也是保证公文撰写质量的最后一道关口，因而它是制发公文的决定性的环节，签发后的草稿即成为定稿，文稿一经签发，即赋予该文件以法定效力。公文由本机关领导人签发。签发文稿的权限是：重要的或涉及面广的公文，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；一般性公文，经授权，可由秘书长或者办公厅（室）主任签发；联合行文，由联署机关的领导人会签。签发要坚持先核后签的原则，必须在审核文稿以后进行。签发文书必须符合下列要求： ①签发人对已签发的公文负有完全责任。因此，必须对文稿进行认真的审查和修改，不可草率签发。②签发人必须明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审拟人圈阅，应当视为同意。③签署时应使用符合存档要求的书写工具和材料，不得在文稿装订线外书写。
印制公文的基本要求？内容准确、格式规范、页面整洁、字迹清楚、美观大方、便于阅读和保管。
传递公文基本要求（P86-87）？答：1.迅速及时。一般说来，公文的传递越快越好，可以节省时间，提高办文效率。2.安全保密。传递秘密公文，采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传递秘密公文，必须采用加密装置。
传阅文件的种类、方式？答：种类：上级机关的指导性文件或重要会议文件；领导者审阅和批示的文件。主要包括：上级机关下发的专项业务文件；上级机关查询并要求答复的文件；所属部门或下级机关呈报的专项请示；非隶属关系部门商洽工作必须表明意见的来函等。这类文件可根据领导分工，及时呈送主管领导批阅，不得积压、延误。3.参阅件。指仅供领导者作为工作参考的文件和材料。主要包括：上级机关下发的、下级机关和所属部门上报的一般文件、简报及其他参考材料。这类文件可根据其内容和领导人的时间、精力情况，适时呈送，不是很急。
筛选的基本要求，既要减轻领导者的阅文负担，又要保证领导者能看到应看的文件。
简述用印的含义及注意事项。用印，是指在印刷好的公文上加盖发文机关印章，应注意几点：①应检查原稿上有无领导人签字，有领导人签字并确认符合规定的，秘书人员才能在制成的公文上加盖机关印章。②加盖印章的公文份数要与原稿标明的印制份数相同，多余份数不得盖章。③用印位置和顺序应符合有关规定，应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期，即印章下沿要稍稍压盖在落款年月之上，谓之“骑年盖月”。④盖印必须端正清晰。不可歪、倾、斜、偏或模糊不清，用印后，要注意同公文首页的发文机关标识核对，防止张冠李戴。
简述公文立卷的方法。公文立卷，主要采用按照文件的特征，联系和保存价值进行卷组合的方法，即按作者特征立卷。第五章 信息工作
1.什么是信息与信息工作 ? 信息有何特征？秘书部门的信息工作有何特点？答:信息有广义和狭义之分。广义信息是指对各种事物运动特征和变化的客观描述 。 狭义信息是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。信息具有客观性、无限性、时效性、共享性、可传输性、可扩散性等。信息工作是指秘书获取、加工、传递 、储存和利用信息的一系列活动。秘书部门的信息工作特点有服务性、综合性、针对性、适时性。
信息特征？：①客观性。由于事物质的特征及其发展变化是一种客观存在，因而反映这种特征及其发展变化的信息也是客观的。②时节效性。信息的价值在于把一人，一时，一地，一事的信息，传递给更多的需求者，而且用户对信息有特定的需求，客观上就造成了信息的时限要求，信息的价值是随着时间而变化的，过了时限，信息就失去了作用。③共享性。物质在交换过程中会发生位移，原来的所有者失去该物质，信息则不然，新获得者固然得到了这一信息，但输出者也未失去这一信息。④可传输性。信息可以能过文字、声音、光、电等物质载体高难度效率，高质量地进行传递。⑤可加工性。信息既可以通过人的调研和加工不断扩充，也可以通过人的综合和加工发压缩，变为对用户有用的信息。⑥扩散性。信息富有渗透性，具有扩散的自发倾向。它总是力图冲破非自然的束缚，通过各种渠道和途径扩大其资料中的数据有一定的规律性，秘书可以将这些数据制成图表，使人一目了然，既便于传递，也便于利用。⑧剪接法，就是从各信息点报送来的原始信息资料中，分别剪取其中的某一部分内容。按照一定的思想主题和逻辑顺序对接起来，形成一份全新的信息材料。
5.信息深加工应达到的标准、要求?答：基本事实完整准确，来龙去脉清楚明白，原因剖析深刻，走向判断准确，所提建议可行，符合领导要求，对领导决策参考价值大。具体是要符合下列要求（1）要有高度（2）要抓重点（3）要抓规律；（4）要提对策
6.怎样理解秘书部门提供信息的对象的多元性？信息提供的要求和方式是什么？(1)秘书机构信息提供的对象具有多元性。首先是为本级领导机关提供信息,这是秘书信息服务的首要对象。秘书信息工作如同其他秘书工作一样，首先是为本级领导工作服务，为本级领导了解情况、正确决策、指导工作提供信息。其次，是为上级领导机关提供信息，上级领导机关要了解情况、进行决策、指导工作，必须依靠下级机关为其提供充足、准确、真实、有用的信息，因此，秘书部门应把为上级领导机关提供高层次、高质量的信息作为工作重要内容之一。再次，是为下级机关和基层单位提供信息，本级领导机关对下级机关和基层单位负有指导工作的责任，因此，秘书部门也负有为下级机关和基层单位提供信息的责任，通过提供信息指导基第六章 调研工作
1.什么是调查？什么是研究？二者之间的关系如何？调查研究是人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析、研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。 “调查”和“研究”是两个内涵不同而又紧密联系的概念。调查是指通过各种方式方法获取客观实际情况。了解客观事物的真相斩一种感性认识活动。研究则是指对调查材料进行曲分析归纳和思维加工，认识事物的本质和规律，找到解决问题的对策和办法，是一种理性认识活动。调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化。两者虽有先后之分，但又是一个互相联系，互相渗透，协调运动的有机整体，在进行调查时，必须伴随着初步的分析和研究，这样才能使调查的沿着正确的方向前进，在分析研究时，有时需要对一些问题进行局部的或进一步的补充调查，以便更全面地弄清事情的来龙去脉。
2. 秘书调查研究的意义。①调研是做好秘书工作的基础，秘书和秘书部门的各项工作都离不开对实际情况的调查研究。调查研究贯穿于一切秘书工作的各个环节之中，是秘书和秘书部门经常性的重要工作，秘书只有始终搞好调查研究，才能提高工作效率，避免和减少工作失误。②调研是发挥秘书参谋作用的基本途径，秘书和秘书部门为领导工作服务。就必须向领导提供准确，全面，可靠的情况和建设性意见，当好领导的“耳目”和参谋，而这军事、文化、科技等方面的情况予以调研，以期引起有关方面的注意，或为领导机关制定某项政策，确定某一理论直接提供资料和依据，②介绍新生事物的调研报告，订反映现实生活中涌现的能够代表时代精神的新人，新事，新气象，反映改革中出现的新思想，新事物和新创造。③总结典型经验的调研报告，这类调研报告所反映的是先进单位的典型事迹及其经验，写伤口要从思想基础，创造过程，具体做法等方面对典型经验予以总结和推广。④揭露问题的调研报告。这类调研报告所反映的是生活中存在的各种问题和弊端，或是对被掩、混淆甚至颠倒的东西予以揭露，以明辨是非，正人视听。⑤考察历史事实的调研报告，具有较强的针对性，政策性和现实意义。
如何写好调研报告(1)内容要真。内容真实是写好调研报告的最起码要求，也是写作技巧运用的基本条件。这种真实性主要体现在以下几点：①材料要真实。其基本要求是\去伪存真\。秘书人员要将到手的材料过滤几遍后奠定素材基础。②情况要真实。秘书在调研报告中要通过事实说话。③针对性要强。④思想方法要对头，要用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法分析调研资料。⑤写作意图要清楚。(2)立意要新。调研报告的立意包括主题立意和用材立意两个方面。①主题要新，这样才能较好地反映现实生活中有代表性的事物发展的新思想、新问题，才能对现实生活和工作具有指导意义。②运用主题材上级机关下发的绝密级刊物；需要多位领导人共同批办的文件；主要领导人在文件上有重要批示，又需要有关领导人和部门阅知的文件。三种方式：直接送传；专人送传；集中传阅。
传阅文件应注意哪些事项？答：传阅文件应注意：1.要掌握传阅范围。应按照固定阅读范围和领导批示确定的方位组织传阅，不得随意扩大或缩小传阅范围，严禁文件横传，以免文件失控，带来不良后果。2.应以秘书部门为轴心，采用轮辐式传阅；3.秘书要及时检查传阅情况，始终掌握文件走向和运行状态，防止文件失控
一般情况下，需要秘书部门拟办的文件有哪几种类型？答：三种类型：1.上级机关主送本机关并需要落实的文件。2.本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件。3.平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件。
公文拟办的要求：1.拟办人要熟悉机关各部门、各领导成员的职责范围和分工情况，以下机关工作的历史与现状；2.拟办前要认真阅读文件，确实掌握拟办文件的精神实质；3.要根据问价内容、性质和客观情况，提出切实可行拟办意见；4.拟办意见应力求简明扼要，并具有可选择性；5.拟办意见应填入文件处理的拟办意见栏内，并签署拟办人姓名和日期。
批办意见一般包括哪些内容和要求？内容：1.该文件由何单位（部门），何人负责办理；2.如何办理和办理到何种程度；3.对下级请示应予答复的原则性意见；4.重要文件和意见的办理时限；5.需要两个以上单位或人员办理时，应批明主办单位和主办人。要求：批办意见明确、具体、简要、，并写明批办人姓名和日期。 17. 试述阅文的方法和基本要求。答：阅文的方法很多，主要有以下三种：(1) 泛读法。这是一种浏览式的阅文方法，即随手翻翻，大略地看看，以便对全文大意有一个总的印象；有助于正确办文和进一步钻研。(2) 跳读法。就是不看全文，读一部分，舍一部分，视觉过程呈现跳跃式。(3) 精读法。当文件很多、秘书工作繁忙地细读，并对内容和结构深钻细研，以求彻切，对于重要的文件，秘书应采用精读法。 阅文的基本要求是：（1）弄清文件的性质和大体内容，区别轻重，确定办文重点；（2）弄清文件的制发机关和主送机关，对主送机关要抓好文件精神的贯彻落实；（3）弄清文件的缓急程度和时限要求，对急件、特急件的办理要争分夺秒，越快越好;（4）弄清文件的秘密等级和保密期限，对机密文件、绝密文件的办理，要严格执行保密法规，确保党和国家核心秘密安全。
5阅文、筛选、传阅、拟办、批办、承办、催办各有哪些方法和要求？①阅文的方法有泛读法、跳读法和精读法等。阅文的基本要求是：弄清文件的性质和大体内容；弄清文件的制发机关和主送机关；弄清文件的急缓程度和时限要求；弄清文件的秘密等级和保密期限。②筛选的方法有：按文件性质和内容筛选，可分为必阅性、批办件和参阅件三类。筛选的基本要求是，既要减轻领导者的阅文负担，又要保证领导者能看到应看的文件。③传阅的方式主要有：直接送传；专人送传；集中传阅等。传阅文件的要求有：掌握传阅范围；严禁文件核传；及时检查传阅情况。④对阅知文件、阅示文件、阅办文件、建议文件等不同性质的文件，拟办意见的签署形式应有区别。拟办的要求是：要认真阅读文件，根据文件内容和性质提出拟办意见，拟办意见应力求简明扼要，并具有可选择性。⑤批办意见的要求是明确、具体、简要，并写明批办人姓名和日期。⑥承办：对上级机关来文的承办一般采用传达、转发、翻印等三种办文办法。对所有文件的承办均应要求及时、高效、保密。⑦催办的方法主要有：电话催办；发函催办；登门催办；会议催办。秘书部门催办工作的要求是：制度化，经常化，讲究说话的态度和方法，并及时将催办情况向领导汇报。
试述筛选的方法。答：筛选的方法很多。一般情况下，按文件的性质和内容筛选，可分为必阅件、批办件和参阅件三类。1.必阅件。是指领导者必须看到的文件，也是秘书必须呈送的文件，主要包括：上级机关有关重大方针政策和涉及全局工作部署的文件，以及与本机关工作有关的文件；同级机关下发的与本机关工作有关的文件；所属部门及以下机关重要的情况报告；上级机关和同级机关召开的重要会议文件；机关主要领导人批送其他领导人传阅的文件等。这类文件应及时呈送领导者阅读，以便做出部署。2.批办件。指需要
按问题特征立卷，按时间特征立卷，按文种特征立卷，按通讯者特征立卷，按照地区特征立卷，在实际工作中，经常采用几个特征结合运用的立卷方法。
简述公文立卷的基本要求。答：1.立卷要按照机关活动的规律，保持稳健之间的历史联系。2.立卷要以本机关工作中形成的文件为主。3.立卷的文书要安全、完整，能够真实的反映机关活动的历史面貌。4.立卷要便于保管、查找和利用。
简述文书归档要求。答：1.应归档的文书材料要安全、完整；2.文书和电报要按其内容的联系，合并整理、立卷；3.归档的文书材料要保持其历史联系；4.归档案卷要编制完整移交目录。 16. 试述校对的方法和要求。校对方法有三种：（1）对校法，就是将原稿放在桌子左侧或校样上方，校样放在右侧或原稿下方，先看原稿，后看校样，逐字逐句核对下去，发现错误立刻修改。（2）折校法，就是把原稿放在桌子上，用两手的拇指和食指各持校样的一变，压在原稿上，逐字逐句校对，发现错误，立刻修改。（3）读校法，就是两人合作，一个人朗读原稿，包括朗读标点符号，一个人核对校样，发现错误，立刻修改。校对必须符合以下要求：（1）既要忠实于原稿,又要善于发现和纠正原稿中的差错;（2）校对要达到一定的次数要求。一般要经过初校、二校、三校：（3）校对一定要全面；不仅要校对全文，而且要校对标题、发文字号、密级，主送、抄送单位，发文机关和法文时间，页码和附件等，不能有遗漏；(4) 要正确使用校对符号，不可随意乱用；(5) 校对完毕，校对人员在校样上签字，以示负责。
19.试述催办的方式。答：催办的方法主要有：电话催办；发函催办；登门催办；会议催办。秘书部门催办工作的要求是：制度化，经常化，讲究说话的态度和方法，并及时将催办情况向领导汇报。
催办的方式可以多种多样，一般说来，主要有以下四种方式：1.电话催办。当需要承办的文件发出一定时间后，秘书人员便可用电话向有关单位或部门询问办理的情况，电话催办的间隔时间各机关可根据具体情况而定。电话催办应有电话记录，将催办单位、接话人姓名、催办事项、答复情况、时间等内容记录在案，以备查考。2.发函催办。对外催办一般应采用发函催办的方式，各单位在催办工作实践中总结出许多好的经验和方法，普遍实行《催办文件通知单》的形式，一式两份，一份寄给承办单位，一份留作备查。3.登门催办。对内催办经常采用登门催办的方式。即秘书人员亲自到承办部门，当面了解和询问文件办理的情况，督促尽快办理。登门催办的好处是，可以及时发现问题，加强情感交流和思想沟通。如发现承办部门在办理过程中遇到阻力或困难，应帮助搞好协调，设法克服困难，争取及早落实。4.会议催办。这种方式对内对外都适用。尤其是对那些内容涉及几个单位的交办文件，因单位之间有意见分歧，迟迟未作处理，应请示机关主管领导人，召集有关单位的承办人开会，一起研究解决办法，以达到沟通思想，增进了解，统一认识，协商解决的目的。
4.交拟、草拟、签发、印制、校对和传递公文有哪些注意事项和要求？ 交拟时拟稿人必须弄清撰文背景、撰文依据、撰文意图、撰文要求。草拟公务文书应符合有关规定和要求。签发文书的要求：签发人对已签发的公文负有完全的责任；签发人必须明确签署意见，并写上姓名和时间；签署时应使用符合存档要求的书写工具和材料。印制公文的基本要求是：内容准确；格式规范；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。校对的要求是：既要忠实于原稿，又要善于发现和纠正原稿中的差错；校对要达到一定的次数要求；校对要全面；正确使用校对符号；校对人员要在校样上签字。传递的要求是迅速及时；安全保密；手续完备
承办公文的范围：1.对上级机关来文的承办。2.对上级领导人批件的承办。3对本级领导人批件的承办。4.对下级机关请示件的承办5.对其他需要回复的来文的承办。
翻印：上级机关的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经下一级机关负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印公文时，应在末页下端标注翻印机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电秘电混用。
影响。⑦无限性。根源于物质世界和人类层工作。（信息提供的对象之间的关系？）本身的信息也是无限的。
在\三个提供\中，最直接、最主要的是为本2.信息工作的作用、基本要求? 答:信级领导和上级领导决策提供信息服务。\三息工作的作用是：① 辅助领导者正确决个提供\也是秘书信息工作的指导思想，\策；② 协助领导者科学管理；③ 开阔领三个提供\是既互相区别又互相联系的辩导者与秘书的思路；④ 提高秘书的工作效证统一关系。①秘书部门要处理好为领导率。信息工作的基本要求是：①敏锐。秘提供信息服务同为基层提供服务的关系，书人员必须具有敏锐的信息意识，用信息把反映基层重要情况的信息及时下情上人员所有的敏感性去做信息工作。②准确。达，使领导既便于掌握情况，又便于对基信息的生命力在于真实准确，信息价值也层工作给予指导，对全局工作有利，对基在于真实准确。③及时。信息的价值与时层工作也有利，二者是一致的。②秘书部效性关系极大，再好的信息如果错过了时门要处理好为上级领导机关提供信息服务机，就失去了自身的价值。④全面，坚持同为本级领导机关提供信息服务的关系。“两点论”，有喜报喜，有忧报。⑤适用。既要积极主动地为上级机关提供大量的高对信息的收集、加工和报送要有明确的目质量的信息，又要把信息工作的落脚点放的，适应领导工作的需要。⑥经济。用较在为本级领导工作发挥参谋助手的作用低的费用和简单的手段获取必需的，较多上。“三个提供”是相辅相成，相互促进的。的信息
如果一定要排出顺序，那么首先本级领导 信息工作的主要制度： ① 信息专报机关；其次是为上级领导机关；再次是为制度； ② 信息报送数量定额制度；③ 紧下级机关和单位提供信息。(2)秘书部门提急信息报送制度；④ 信息稿件送审制度；供信息服务，必须符合以下要求：针对性、⑤ 信息采用通报制度； ⑥ 信息专题分析多样性、适时性、保密性。(3)秘书机构提制度；⑦ 业务培训制度；⑧ 信息工作奖供信息的方式主要有：简报、电报、传真、惩制度。(( ①信息专报制度。在当年的每网络、电话、音像制品传递。
月，名信息点都有要向信息网络中心上报7.信息简报编写要求？（112）答：标有一定质量的信息专稿，各信息点要努力题醒目、主题集中、内容新鲜、结构简单、做到每月信息工作的“四个专报”以及当篇幅简短、语言简洁、用最少的文字传递最年常规反馈的“六个必报”。②信息报送数大的信息。
量定额制度。为保证上级机关能从足够数8.信息储存的意义、要求和方式？量的信息中了解和掌握全局情况，各信息答:1）意义：有利于充分利用信息资源；点必须上报机关提供一定数量信息。③紧有利于开发深层次信息；有利于提高秘书急信息报送制度。对紧急信息的报送，要的工作效率。2）要求：①认真筛选。秘书做到随时发生随时报送，任何单位，个人，在信息存储前必须 从大量的原始信息中都不得迟报，漏报，瞒报紧急信息。为此，把那些具有 政策性，指导性，苗头性，预中央办公厅下发了《关于加强紧急信息报测性的信息筛选出来，存储起来。②科学送工作的通知》，确定建立报送紧急信息的分类。秘书对存储的信息必须进行科学分责任制。④信息稿件送审制度。对信息急类。以利于立卷归档，检索方便。③系统件，要件，信息工作者都应及时送交办公完整。秘书人咒必须用系统论思想指导信室分管同志或主要领导人审阅把关，向上息存储工作，统筹兼顾。④坚持不懈。秘级机关报或网络中心报送的重要信息，应书人员要具有不急不燥、不怕麻烦、耐心由分管信息工作的领导同志审阅同意后签细致、坚持不懈的精神。⑤便于检索，秘发，方可发出。⑤信息采用通报制度。对书存储信息时必须符合便于使用者检索的信息采用情况定期进行通报讲评，是各单要求。3）方式：计算机储存、信息简报储位使用多年的有效制度，表扬先进，激励存、多媒体储存、信息资料储存。
后进，对提高信息质量，推动信息工作有9.高层次信息包括三个要素（132）？很大的促进作用。各单位还应当不断改进①有情况(情况要有明晰性、典型性)；②有通报的方式，逐步增加其质量系数，使之分析(分析应有深刻性、明确性)；③有建议不只是对采用信息数量的罗列，更重析是(建议要有创见性、可行性)。
反映上报信息的质量。⑥信息专题分析制10.高层次信息应当符合四点要求：①度。即根据不同时期的社会热点与焦点问要有高度；②要抓重点；③要找规律；④题确定专题，不定期地召开有关部门信息要提对策。
员参加的专题分析会，会后要形成若干情11.高层次信息的特点：宏观性、完整况 ，有分析，有建议的较高层次专题分析性、典型性、深刻性、预测性。作用：有信息材料，报送上级机关。⑦信息业务培助于领导做出全面性、严密性、导向性、训制度，信息工作必须具备精湛高超的专准确性和超前性较强的决策。
业水平，要有较强的思维判断能力，信息高层次信息开发的方法：（137）中心表达和处理能力，为此必须建立业务培训跟踪法；热点扫描法；难点突破法；光点制度，基本方法是：办班培训，跟班练兵，放大法；超前预测法；拓展延伸法。
现场取经，提供方便，集体改稿，定期评高层次信息开发的途径。①对初级信优，加强联通，不断提高信息人员的业务息进行重点调研，信息是重点调研选题的水平。⑧信息工作奖惩制度。即每年年终重要来源，重点调研则是对信息进行曲检结合信息工作总结考评，对成绩显著者予验和核实的过程，是初级信息被扩充深化以奖励，对不称职者予以批评教育，对严的过程，是提高信息质量的重要环节，因重失职者予以处分，以激励先进，鞭策后进，推此，信息与调研必须紧密结合。其一般程动信息工作向前发展。))
序是：先对现有的空前绝后信息进行分析，信息工作意义：辅助领导者正确决策；找出其上升为高层次信息的方向及位置，协助领导者科学管理；开阔领导者与秘书再对所选定的课题进行调研论证，然后进思路；提高秘书工作效率。
行有针对性的实地调查，填补空白部位，3.秘书获取信息的主要范围、渠道.和使初级信息经过重点调研上升为高层次信方法有哪些？答:（1）秘书获取信息的主息。做好这项工作，秘书人员必须把握信要范围有：上级信息、内部信息、社会信息调研的基本要求：选题要准，周期要短，息、同业信息、历史信息、国际信息。（2） 挖掘要深，方法要活，文字要精。②对零秘书获取信息的渠道有：信息网络渠道、散信息进行综合归纳，各级秘书部门是机文书渠道、书刊渠道、调查渠道、会议渠关信息中心，在一定时期内，往往会比较道、信访渠道、科研渠道 、档案渠道、新集中地收到同一内容，但来自不同单位，闻宣传渠道、通信渠道。（3）秘书获取信具有不同角度，不同细节的大量信息，这息的方法有：网络查询法、文字阅读法、时秘书人员就必须对这些零散信息进行曲收看收听法、会议记录法、互相交流法、综合，归纳和分析，从中找到一些规律性专题调查法、随时观察法、索取求购法。
东西，对领导决策起到积极的参谋作用，4.信息加工方法? 答：①归纳法。就综合归纳主要有三种类型，一是阶段性综是从大量的原始信息中筛选出反映同一类合，二是专题性综合，三是全面性综合，问题的信息，合并联类项，写成专题信息。最终使信息由偏到全，由零到整，由浅到②浓缩法。就是在保证信息不变的前提下，深，由多到少。做到这项工作，要求秘书把文字的冗长的信息压缩成简短的信息。人员具有：准确判断信息价值的能力以及③纵深法，即从纵的方面，按原始信息资善于综合加工的能力。③对积累资料进行料提供的某一主题层层副近，或按基某一升华突破，对信息资料积累，不仅包括秘活动的时间顺序，或按某一事件的历史进书对信息资料的简单收集，分类和存储，程生发开去，以搞清问题的来龙去脉。④更重要的是对信息资料进行比较，选择，扩充法。就是对残缺不全的原始信息加以分析和研究。在信息资料积累过程中，秘补充，使之变为完整，有用的信息资料。书人员通过逐步的消化，吸收乃至研究，⑤对比法。就是用对比的方法鲜明地反应思想不断得到充实，丰富和深化，一旦受出事物变化的特征，分为纵向比较和横向到某种触发，就会发生思想突破，达到思比较。⑥转换法。就是把比较抽象的内容想升华，从开发出高质量的信息，做好这转换成人们容易理解的事例，通过转换，项工作，要求秘书人员加强主观能动性的达到通俗，形象，生动，典型，给人以深培养，加强对信息资料的积累，并经常进刻印象之目的。⑦图表法。有些原始信息
行分析研究。
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些情况和建议是靠调查研究，靠对实际情况的透彻了解和科学研究得出来的，可以说，调查研究是秘书辅助领导决策的关键环节。③调研是锻炼秘书能力的重要方法，调查研究是秘书人员向社会学习，向群众学习，认识世界，改造世界的最好办法，秘书人员通过调查研究，可以加深对党的方针政策的理解，可以向群众学习新鲜经验，可以锻炼和提高对事物的观察能力和分析综合能力，人际交往能力及写作等能力。
3.秘书调研的特点和原则是什么？答：秘书调研的特点：（1）奉命性、（2）非常规性、（3）补缺性。秘书调研的原则： ①点上调研与面上调研相结合，在调查研究中，必须把点上调研与面上调研结合起来，既要进行典型调查，又要进行全面调查，随时了解全局。②定性调研与定量调研的相结合，在调查研究中，只有把两者结合起来才能取得理想的效果。③直接调研与间接调研相结合，直接调研是主要的调研手段，间接调研是直接调研的辅助手段，二者有机结合，才能提高调研效率。④信息与调研相结合，调研是信息工作的重点和深化，信息又是点上调研的反馈和验证，因此秘书把信息工作与调研工作紧密结合起来，善于从信息中发现问题后进行调研，为领导服务。
4.秘书如何进行调研准备？①选择调研课题。选择的质量直接决定着调研能否取得相应绩效。调研选题的原则是：针对性原则；创新性原则；可行性原则。②占有相关资料。围绕课题做好知识和材料上的准备，如掌握与课题有关的法律法规、方针政策、上级指示、相关理论和专业知识等。③制定调研计划。拟定计划提纲一般包括以下内容：调研的目的和要求；调查的对象和范围；调查的时间和步骤；调查的方式和方法；调查的组织和分工；等等。
秘书调研时选题的原则？①针对怀原则。所调研的问题要有实际意义，应领导决策之需，解工作实践之急。②创新性原则，选题要有新意，尽量选择别人没有研过或研究不多，不深的问题。③可行性原则。选择要考虑调查研的主客观条件，选择那些经过努力可以实现的课题。
调研计划的内容。①调查的目的和要求，调查的目的和要求是整个调查活动的出发点和归宿点，也是调研计划的指导思想和主要措施。②调查的范围和对象，调查范围的确定，要根据调查目的和要求，也要根据参加调查的力量，量力而行，还要根据所属单位的工作情况，调查对象的确定注意相对稳定性和连续性，如果是落实有关人员的政策，调查对象主要是当吉事人和有关档案及证明人；如果是总结验指导工作，则要选择有代表性的先进单位。③调查的时间和步骤，一是要安排好下基层做调查的时间。主要应考虑基层的工作情况，一般不宜打乱基层单位原来的工作安排，二是制定工作进度表。④调查的方式和方法。根据调查范围和对象不同，调查方式一般有全面调查，重点调查，典型调查和抽样调查，调查方法主要有个别交谈、开调查会、现场观察、问卷调查、文献调查、统计调查和专家调查等。选择调查方式和方法必须根据本次调查具体目的。⑤调查的组织和分工。秘书调查一般有两种：一种是跟随领导人下基层调查，另一种是参加调查组的专题调查，无论哪一种调查活动，都有是一种有组织的集体活动，这就需要对整个调查组的人员组成和任务分工，作出科学合理的安排，调查组内部也要作明确分工，做到各司其职，各负其责，以便使调查工作高效而有序地展开。
开好调查会要注意的问题：①研究和确定参加调查会的确良人数，人选。人数一般以至五至八人为宜，并要选择真正了解和熟悉情况并敢于说真话，善于当众发言的人。②做好会前准备。要事先通知，让调查对象明确调查目的，调查内容，以便有所准备，秘书自己应准备一个调查纲目，事先做好准备。③注意态度，调查人要有平易近人的态度，有满腔的热情，求知的渴望和眼睛向下的决心，切忌居高临下，类似审讯。④要善于启发引导。最有效的方法是抓住问题的关键，多问几个为什么，把讨论引向深入，使问题谈得既有广度，又有深度。⑤要善于发现问题，抓住新线索，并酌情随机应变，以获得有价值的新材料。⑥注意记录的方法，要根据调查对象的不同心理，分别采取不同的登记方法。⑦掌握好时间，每次调查会一般以两个小时左右为宜。
6.调研报告种类。①反映社会情况的调研报告。主要用于对社会政治、经济、
料的手法要新，要把主题和主题材料统一起来，学会用主题材料阐明主题观点，用明确的主题观点统帅主题材料。(3)写作要精。①结构安排要精巧。总的要求是紧紧围绕主题架子，做到中心突出，简明扼要，层次分明，有点有面，具体生动。切忌繁琐、空洞、笼统和现象罗列。②语言运用要精练。最基本的就是提炼好比喻性语言和群众语言。此外，调研报告还可恰到好处地引用诗句、典故、名言等语言，对揭示事物的本质，阐明主题思想，增强文章的准确性、鲜明性和生动性，是很有意义的。
7.调研成果的转化途径。（1）口头汇报、形成调研报告；（2）简报刊载；（3）以文转化。把调研成果或融入领导的报告和讲话中，或引起领导的重视以文件下发，或形成规章制度和政策等。；（4）以会转化。组织有关工作会议，促进调研成果的转化；（5）以信息转化，把调研报告改编成方字简短的信息，或把调研报告中一部分作为信息上报给上级领导机关，往往能进入领导决策。（6）以宣传转化，通过报刊等新闻媒介，把无需要保密的调研成果宣传出去。这是转化调研成果的最有效方法。
调研成果的转化意义？答：调查研究不是任务的终结，他还处于认识世界阶段，在调查了情况，研究了规律以后，还应把这些成果运用于实践，即进入改造世界阶段。这样做有双重意义：一方面，把调查研究过程形成的对客观世界及其规律的认识，用于指导实践，我们的工作就会减少盲目性，增强自觉性，减少失败的成分，增加成功的把握。另一方面，又可在实践中检验调研成果的正确性，这也是新的调查研究的继续。
8.分析调研与秘书职能发挥的关系。答：（1）调研是做好秘书工作的基础，秘书只有始终搞好调研，才能提高工作效率，避免和减少工作失误。（2）随着知识经济时代的到来，领导决策科学化、民主化已成为必然趋势，对秘书部门调查研究、发挥参谋作用的要求也越来越高。（3）秘书人员通过调研，可以加深对党的方针政策的理解，可以向群众学习新鲜经验，可以锻炼和提高对事物观察能力、分析综合能力。
9.分析“调研课题是调研活动的出发点”？答：（1）调研活动第一步都是提出本次调查研究要解决的问题，即选题。（2）选题是整个调研活动的起点，也是关键点。它决定了调查研究的方法和步骤。（3）选题是解决整个调研活动主攻方向的战略问题。
5.调查方法的种类和要求。个别交谈、开调查会、现场观察、问卷调查、文献调查、统计调查和专家调查等。选择调查方式和方法必须根据本次调查具体目的。
10.调查方式的种类？比较优劣？ 种类：全面调查、重点调查、典型调查、抽样调查。 比较优劣:全面调查是对有关范围内的全部对象逐一进行调查。其优点是能够提供全面准确的资料；缺点是花费较大，而且反映情况不够深刻、具体。重点调查是在一定范围内，在所要了解的全部对象中选取重点对象进行调查。其优点是用较少的人力、物力、财力，调查较少的对象即可得到调查对象总体的基本情况；缺点是用重点调查的结果去认识总体，很难得到总体的精确资料。典型调查是有意识地选择某个或几个具有代表性的单位或个人，进行深人细致的调查，从中得出具有普遍意义的结论。其优点是既可节省人力、时间、经费，又可作深人细致的调查，掌握大量具体材料，发现问题，概括规律；缺点是因无法对典型的代表性作科学预测，不能对客观事物的总体情况作出定量分析。抽样调查是从全体调查对象中抽取部分样本进行调查，并以结果推断总体的一般情况。其优点是：与典型调查相比，因抽取足够数量的单位，所得数据可以从数量上推断全体；与全面调查相比，调查的单位少，时效高，费用省，故被广泛使用。 研究的方法种类及应用。①比较法。对彼此有某种联系的事物加以对照，从而揭示他们之间的共同点和差异点，秘书在运用这种研究方法时，要学会从不同角度进行比较，一是纵向比较，二是横向比较，三是相同点的比较，四是相异点的比较，五是同异点综合比较。秘书在运用时，必须坚持合理性原则，首先，必须解决可比性问题，要使比较在同一关系下进行，即要求参加比较的事的在性质上具有某种联系，其次，必须选择合理的比较的标准。②分析方法。把研究对象分解为各个方面，部分，阶段，属性或层次，并分别加以考察，从而认识这些要素的本质及其在整体中的地位和作用，秘书在运用这种研究方
法时，要注意从不同方面进行分析，一是定性分析，二是定量分析，三是因果分析，典型分析，五是矛盾分析，也叫“一分为二法”，六是系统分析。③类比分析，根据两个或两类对象之间在某些方面的相似或相同，从而推出它们在其他方面也可能相似或相同，类比的方法主要有实体类比，拟体类比，喻体类比和质体类比，要提高类比推理的可靠性，应特别注意：①寻找具有相似或相同的两个或两类副手进行类比，②寻找本质属性相似或相同的两个或两类事物进行类比，③寻找共有属性与推移属性之间相关程度较高的两个或两类事物进行类比。④综合合方法。把研究对象的各个方面，部分，阶段，属性和层次联系起来进行考察，形成对研究对象的整体认识，秘书工作是一咱综合性很强的工作，需要秘书人员具备很强的综合能力，综合的方法：一是择优综合，二是全息综合，三是扬弃综合；四是归纳综合。研究的方法相互关系：这些方法既相互独立，又相互渗透、相互补充。
第七章 会议工作
简述会议和会议工作的含义。答：（1）会议，是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。（2）会议工作，是指秘书机构对会议的筹备、组织和保障工作。
会议基本条件：有组织、有领导、商议事情、集会。
票，指挥车辆停靠位置等。③会议记录。会议召开记录，会议召开期间，秘书要做好会议记录，会议记录可分为文字记录和电子记录两种方式。④会议简报。⑤会议选举。如果会议有选举的议题，秘书人员要做好选择的组织工作。⑥会议总结。会议总结的内容有，代拟领导讲话稿，由领导者作总地讲话，表彰先进等。⑦后勤保障。后勤保障包括：安排好与会人员的住宿，伙食，交通与业务文化生活，参观访问等活事宜。
会议结束后秘书工作：①印发会议纪要。会议结束时，一般要形成会议纪要，执笔人必须熟悉会议的整个情况，初稿写出后要征求与会者的意见，使其更加完善，然后印发给有关单位执行。②清理会议文件。清理的办法有“收、存、带、销。”③组织代表离会。对外地会议代表，要分发返程车、船和飞机票。会议结束后要安排车辆和人员进行送行，保证他们顺利离会。④搞好宣传报道。⑤会议工作总结。会议结束后，秘书机构要对会议工作及时进行总结讲评，激励先进，改正缺点，积累经验。⑥会后催办工作，会后催办对做好会议精神的传达贯彻，落实会议的各项决定具有重要意义。 5.如何制定会议预案？答:会议预案就是会议的筹备方案。制定会议预案一般包括：①会议名称，应根据会议内的内容，主题和与会人员的范畴等因素来考虑，切忌名不副实。②会议主题，是会议的主要要订出计划，创造条件，逐步予以解决，③确实解决不了的，要实事求是地解释清楚，并及时作出答复。③实事求是、调查研究的原则。建议（提案）的提出，特别是建议（提案）的办理，一般要坚持先调查，后研究，实事求是地提出和解决问题。应力争做到：①承办中遇到不清楚问题，要及时向提出建议的代表和提出提案的委员调查了解；②对于重点建议（提案）的；办理，可会同提案者和提案委员会进行专题审查；③对于比较复杂的问题，要组织力理深入调查，通过调查研究，本着实事求是的原则予以办理。
人大代表建议 形成条件：(1)代表建议的提出者，必须是人大代表个人或联名向本级人民代表大会或者人大常委会提出；(2) 代表建议的承接单位，必须是本级人民代表大会及其常务委员会。(3)代表建议内容，应是对各方面工作提出的建议、批评或意见；(4) 建议必须以规范的书面形式提出；(5)建议处理程序：先经由人大常委会的办事机构审查立案，然后交由有关机关或组织研究处理，并向提出者作出答复。
人大议案 形成条件？（206）①议案的提出者，必须是法律规定的机关或者代表。②议案的承接单位，一般是本级人民大会。③议案的内容，必须是属于本级人大职权范围或者人大常务会职权范围内的事项。④议案必须在规定的时限内提出。⑤议案必须以规范的书面形式提出。⑥议案的处理程序是由法律规定的。
办理工作的初步设想。(8) 报告，即承办单位 在认真总结的基础上，及时将本年度建议(提案) 办理的情况及经验，以书面形式向交办单位提交工作报告，以推动今后建议(提案) 的办理工作。 承办单位和部门的办理工作一经结束，即应当向交办单位报告办理结果。上报的书面报告，要严格按照行文程序处理，并经主管领导人签批。报告一般分为承办单位报告和承办部门报告两种。承办单位报告是指由承办建议(提案) 的承办单位，如各级党政机关的办公厅（室），以本级党政机关的名义，向建议(提案)的交办单位，如本级人大、政协机关报告办理结果。承办部门报告是指由建议(提案)的承办部门，如各级党政机关的职能部门，向本级党政机关的办公厅（室）报告办理结果。各级党政机关的职能部门，不可直接向人大、政协机关报告办理结果。(9) 立卷，即承办单位将办理完毕的具有查考保存价值的建议(提案)和答复原件等，按照他们在形成过程中的联系和规律组成案卷，以便提供利用。由建议(提案)的称霸单位和部门负责立卷，便于及时归卷和调阅，保证案卷质量，又能人力和时间，提高工作效率。建议(提案)的立卷，除立卷的内容有别于一般文书立卷外，其工作步骤基本一样，即经过准备立卷，平时归卷、调整和组卷，以及编目装订等步骤。(10) 归档，即承办单位将立成的建议(提案)案卷，按照归档制度的要求向机关档案部门移交，以便集中保存。 建议(提案)的归档必须遵守国家政策，密切党群关系，维护社会稳定。
信访工作的原则：调查研究与实事求是原则；分级负责与归口办理原则；执行政策与依法办事原则；解决实际问题与思想教育疏导相结合原则。
信访工作有哪些主要制度? 答：①领导阅信接访制度，即各级行政机关的负责人应当阅读批重要来信，接待重要来访，研究解决信访工作中的问题，检查指导信访工作。②机关分工楞协作制度，即根据群众来信来访提出问题的性质，按照各级机关，各部门的职责权限和业务范围，将信访案件分派给相关机关，部门管理等。③回告制度，即承办单位对交办和转办的信访案件，在规定期限内办理完毕，并报告上级机关或答复转办机关的一种制度。④回避制度，即负责办理信访事项的工作人员，对与自己有利害关系或其他关系的信访案件应当回避。⑤答复制度，即办理机关将信访事项办理完毕后，通过一定的形式将办理结果告诉信访人的一种制度。⑥奖惩制度。对信访工作人员和信访人实施奖励和处罚的一种制度。
简述信访条例的基本内容？答:信访条例共有六章四十四条。 第一章总则 对信访的含义，信访工作的方针和原则, 信访工作机构问题 , 做了高度概括。第二章 信访人 对信访人的含义，信访事项的内容，信访人的权利和义务，做了具体而明确的规定。第三章 受理 对受理机关和职责权限的分工， 协作，以及对异常事件的关提出共同要求的信访活动。它是信访矛盾激化的一种表现形态。
处理集体上访的原则：（1）应坚持预测预防与解决问题相结合原则；（2）应坚持归口办理与就地消化相结合原则；3）应坚持原则性与灵活性相结合原则。
处理集体上访的方法：①稳定情绪，控制局面。首先，要高度重视，热情接待，其次，要向他们宣传信访法规，多人反映共同意见，建议和要求的，一般应当采用书信，电话等形式提出；需采用走访形式的，应当推选代表提出，人数不得超过五人，第三，要及时向领导和有关部门通报信息。②摸清情况，研究措施，若情况清楚，又有明确的相应政策，可研究答复意见，向领导报告，然后向上访代表说明情况，若情况不明，适用政策又不明确，应及时汇报，请有 关部门及时研究处理。③领导出面，协调处理，对矛盾十分尖锐的集体上访，秘书部门应建议领导亲自出面处理，对涉及部门多，情况复杂的集体上访，领导出面，协调处理更加重要。④区别情况，恰当处理，对集体上访者提出的问题，要区别情况，恰当处理，如当处理，如当时能答复的，应当即向代表答复，必要时可给一个书面材料，也可将集体上访发生单位的领导召集到一起，共同研究解决问题的方案，方案一经确定，就可落实，使问题得到及时解决，集体上访处理完毕，定要进行回访，做好善后工作。
上访老户是指上访人提出的问题几经会议构成要素：会议名称、会议时间、会议地点、会议人员（出席、列席、工作人员）、会议组织、会议主题等。
2.会议类型和功能。类型：①按会议的规模划分，有小型会议，中型会议和大型会议。小型会议，人数一般在三五人至数十人之间；中型会议，人数一般在100—1000人之间；大型会议，人数一般有1000人以上。②按会议的性质分，有规定性会议，日常性会议，专业性会议，纪念性会议和座谈性会议。规定性会议也叫法定性会议，是按照组织法规定期召开的代表性会议；日常性会议是指机关日常工作中召开的会议，专业性会议也叫业务性会议，是指研究某项专门议题或专业性较强议题的会议；纪念性会议是为纪念某一历史人物的诞辰、某一重大历史事件而召开的群众大会；座谈性会议就是召开座谈会。③按会议的形式划分，有集中性会议和分散性会议。集中性会议是指把与会人员集中到一块儿，面对面研究问题而召开的会议；分散性会议是指与会人员分散在各地，通过现代通讯手段沟通信息而召开的会议。④按会议时间特征划分为定期性会议和不定期性会议，定期性会议也叫例行性会议，如无特殊情况，到时非开不可；团党委定期性会议是一种根据现实需要而开的会议。会议功能：①决策功能，会议是实行决策的组织和权力机构，通过会议作出的决策具有法规性和权威性，从思维方法上看，会议是集思广益，提高决策水平的必由之路。②指挥功能，通过会议可以传达上级机关的政策指令，可以部署本组织的任务和重大行动，可以责成所属单位统一行动，及时进行检查和指导，保证各项任务的圆满完成。③沟涌功能。通过会议，可以上情下达，下情上达，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。④、协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈、对话、协商等会议形式来解决，往往会收到事半功倍的效果。⑤动员功能。会议是动员群众，鼓舞士气最有效的方式之一，会议具有动员群众的广泛性，直接性和示范性。⑥显示功能。通过会议的行动和宣言，可对外显示会议主体的价值及感情取向。
会议工作的任务：1）会议组织工作；2）会议文书工作；3）会议组织联络工作；4）会议后勤服务工作；5）会议的接待服务工作；6）会议选举工作；7）会议的保密和安全保卫工作。
会议工作的原则 ：1）充分准备；2）严密组织；3）周到服务；4）勤俭节约；5）安全保密；6）提高效率。
会议后勤保障内容：①会议的经费财务管理。②会场布置以及照明、音响、录音、录像、剪彩、投票箱的准备。③会议所需的物质供应。④会议的伙食调剂和饮食卫生。⑤会议代表或与会人员的住宿安排和住房用品、茶水的供应，以及卫生服务工作。⑥会议的环境卫生管理。⑦会议人员的疾病治疗。⑧其它属于后勤方面的工作。
会议接待工作内容：1.与会人员的接送；2.会议交通工具的安排；3. 与会人员返回时，车、船和飞机票的预定及购买；4.招待所或宾馆服务人员的培训和教育；5.会议文艺活动的安排和组织；6.其他属于接待方面的工作。
4.会议准备阶段、会议召开阶段、会议结束后秘书分别有哪些工作？
会议准备阶段：①制定会议预案，会议预案一般包括以下内容：会议名称，会议主题，会议时间地点，会议规模，参加人员，会议日程和议程，会议的组织领导，会议的日程安排，会议经费预算，与会人员的食宿安排等。②组建会议机构。会议机构一般由秘书组（处）、材料组、组织组、宣传组、后勤组、保卫组等组成。③发送会议通知，会议通知的内容有会议名称，会议主题，会期，报到时间与地点，需携带的材料及其他要求。④准备会议文件。会议文件主要有开幕词，闭幕词，工作报告，交流材料，领导讲话，会议通知等。⑤布置会场。会场布置主要包括主席台布置，座次安排，会标，会徽，旗帜、灯火布置等。⑥人员编组。编组就是将与会人中按一定规则分成若干小组，并指定召集人。⑦制作会议证件，会议征件是与会人员出入会场的名称凭证性标志。⑧安排食宿和车辆。⑨会前检查。重点是对会议文件，会场布置等进行检查。⑩接站与报到。对远道而来的与会者，会议工作人员一定要级组织接站，对所有参加会议人员都要组织报到，并认真核实报到人员的身份，同时要分发文件，证件，餐券等。
会议召开阶段秘书工作：①会场签到。②会间调度。包括引导与会人员入座，投
任务或研究讨论的主要问题，也叫议题，一般说来，一落千丈次会议最好有一个主题，尽量避免多主题。③会议时间和地点。包括会期，会议召开和结束的具体时间会议召开的具体地点。④会议规模。主要根据领导意图和与会人数确定，应尽量控制规模，以节省各种开支。⑤参加人员。主要指参加会议人员的范围。⑥会议议程和日程。议程是对已确定的议题列出的先后顺序，日程是对会议活动逐日做出的安排，是会议程序的具体化。⑦会议的组织领导，主要指会议组织机构的建立，人员组成和责任分工。⑧会议的日程安排。指对会议各项活动按先后次序做出的具体安排。⑨与会人员的食宿规格和标准⑩会议经费预算和开支办法。
6.如何组织会议选举？（会议选举的一般程序）答：会议如果有选举的议题，秘书人员要做好选举的组织工作。选举的一般程序：①宣布参加选举的人数和选举的内容。②通过会议选举办法。③通过监票人、总监票人名单；④核实出席会议参加选举的人数。⑤检查票箱。⑥分发选票。⑦填写选票。⑧宣布投票顺序和进行投票。⑨开箱清点选票。⑩报告收回票数，宣布选举是否有效。⑾进行曲计票，（出席会议人员可休息）⑿宣布选举结果。
7. 如何布置会议场所？答：会场是会议举行的具体场所，会场布置是会议工作的重要环节。会场布置主要包括主席台设置、座次排列、会标、会徽、旗帜、花卉、灯光、音响布置等。
10.试论会议的决策功能。答：（1）从管理方式上看，决策功能是会议活动的基本功能。在管理活动中，作为一种合理构成，有70%会议应该是解决人们“干什么”和“怎么干”的回忆，是集中体现决策功能的回忆。决策在管理活动中占有十分重要的地位，会议则是各级领导发挥集体智慧，实行科学决策的基本方法之一。（2）从法律法规上看，会议是实行决策的组织和权力机构。（3）从思维方法上看，会议是集思广益、以高决策水平的必由之路。首先，会议是收集决策信息的重要方法；其次，会议是选择决策方案的重要形式；再次，会议是信息反馈的重要渠道。
第八章 建议（提案）工作
1.什么是代表建议？什么是政协提案？答：（1）代表建议，是指由人大代表向本级人民代表大会或者人大常委会提出的对各方面工作的看法、建议、主张、批评和意见的总称，通常简称为“代表建议”。（2）政协提案，是指由政协的参加单位和委员向政协全体会议会常务委员会提出的，经提案委员会审查立案后交付有关单位办理的书面意见和建议。
2.人大议案与政协提案区别：(1) 性质不同，前者具有法律的约束力，后者不具有法律的约束力；(2) 内容不同，前者的内容必须是属于人代会职权范围，而后者的内容不受限制；(3) 产生过程和处理方式不同，前者由法定机关和代表提出，经人民代表大会或人大常委会审议后确定，后者由政协参加单位和委员提出，经政协的提案委员会审查立项；(4) 在提出时限上不同，前者不得在大会闭会期间提出，而后者不受时间限制。
3.建议（提案）工作定义：建议工作有广义和狭义之分：广义的建议工作，就是泛指建议的提出、征集、审查、交办和办理工作；狭义的建议工作，即建议交办后的办理工作，它是一项重要秘书工作。
4.建议（提案）工作的意义：1）它是尊重人民群众民主权利的重要体现；2）它是密切政府于人民群众关系的重要渠道；3）它是人民政协发挥政治协商、民主监督、参政议政职能的重要形式；4）它是推动企事业单位民主管理的重要途径。 5.建议（提案）工作的原则：①分级负责，归口处理的原则。根据机关及部门的分工和权限，以及建议（提案）的内容，确定建议（提案）的承办单位，按级别和系统分别负责建议（提案）工作。坚持这一原则，应力争做到：①要熟悉国家机关和人民政协的性质，隶属关系和职权范围，准备地确定承办单位。②要熟悉建议（提案）的单位和部门，按照内容确定相应的承办单位和部门，明确各自的责任。③承办单位建议（提案）的单位和部门，要有分管领导人和专门人员层层负责，防止因责任不明而出现敷衍塞责和推诿拖拉现象。②认真负责，积极因主动的原则。对办理建议（提案）要高度重视。负起责任，按照规定的时限和要求及时办理，及时答复，不得马虎拖延。应力争做到：①凡是应该解决又有条件解决的，就要得集中力量尽快解决，②因条件所暂时难解决的，
人大议案 处理程序。人大代表团或一般案卷的归档制度（三个方面的内容），代表联名提出的议案后，由主席团决定是1.归档范围。即凡属于立卷范围的文书材否列入会议议程，对于列入会议议程的议料，如建议(提案)的原件、答复函的定稿和案，主席团交由各代表团进行审议，同时正本，《办理情况征求意见表》，以及能够可以提交有关的专门委员会审议，提出报反映办理全貌和保持其有机联系的相关材告，最后由主席团审议决定提请大会全体料等，都要进行整理立卷，都要向档案部议表决。对于未列入大会会议议程的议案，门归档；2.归档时间。即承办单位和部门向经大会主席团审议决定后，可以作为代表机关档案部门移交建议(提案)案卷的日期，建议由人大常委会办事机构交由有关机构按照规定一般在第二年的上半年移交；3.和组织研究处理。
归档要求。即归档的案卷要符合质量标准，政协提案 形成条件：1) 政协提案的提如应当归档的文书材料必须齐全、完整，案者，必须是政协的参加单位和委员个人或组成的案卷必须进行编目加工，归档的案联名；2) 提案的内容不受限制，一般应围绕卷必须有完整的移交目录。
国家大政方针、爱国统一战线内部关系、地如何撰写对建议(提案)答复的复文？方重要事务以及人民群众关心的重大问题撰写复文是答复的重要环节。对于复文的等方面提出；3) 提案的承接单位是政协全体撰写应区分以四种情况：(1)对建议(提案)会议或常务委员会；4) 提案应以规范的书面所提问题已经解决的，复文应将有关情况形式提出；5) 提案须经政协的提案委员会审作详细介绍和说明；(2)对建议(提案)所提问查立案，然后交付有关单位办理。
题正在解决的，复文应将进展情况和措施政协建议案 形成条件：1) 政协建议案的加以介绍和说明；(3)对建议(提案)所提问题提出者，必须是政协的参加单位和委员，已列入计划准备解决的，复文应将具体计以及各专门委员会。2) 建议案的承接单位，划和方案予以介绍和说明；(4)对于建议(提必须是政协全体会议、常务委员会议或主案)所提问题仅能留作参考或不可行的，复席会议；3）建议案的处理程序：先经过政协文应将有关政策规定和实际情况如实加以全体会议、常务委员会议或主席会议讨论并通介绍和解释。
过后，以政协的名义提交有关方面或部门研究如何制发建议(提案)答复函？要严格处理，有关方面或部门必须尽快作出答复。
按照拟稿、审核、签发、缮印、校对、用职（教）代会提案 形成条件：(1)提案印、登记、发文等程序进行。具体地说，者可以是职（教）代会代表，也可是职（教）答复要有专人起草，成文后要指定专人审代会代表团（组）。（2）承接者必须是职（教）核，然后由承办单位的主管领导人签发，再工代表大会。（3）内容应该是关系本企业正式进文并加盖公章寄出。承办单位和部门在事业单位重大决策与管理以及职（教）工寄出答复函的同时，还要寄出《办理情况征求切身利益的重要问题，而不应是个别人的意见表》。
一般性问题。（4）提案应以规范的书面形
式提出（5）职（教）代会提案要按照一定第九章 信访工作
的民主程序处理：先是提案的征集，即广什么是信访和信访工作?答: （1）信泛听取和收集职（教）工群众的意见；再访是社会成员通过书信, 电话, 走访等形是各代表团（组）对提案进行初审，分清式, 向各级领导机关放映个人或集体意愿提案内容是否属于本单位管辖和职权范的一种社会政治交往活动。（2）信访工作围；然后由工会或专门小组进行审查立案，是各级领导机关依照政策法规, 受理信访重要提案应列入本次职（教）代会议题。
事件, 调整信访关系的活动。
7.建议（提案）办理程序、要求？答：信访工作的构成要素（228）：信访人、程序和要求是(1)交办，即人大、政协的办信访受理人、信访事项、信访工作方式、事机构，将审查立案和表决通过的.建议信访工作效果。
（提案），提交各承办单位和部门办理。交信访工作的特点，对秘书工作有何要办是建议（提案）办理的起始环节。人大、求？信访工作具有（229-231）群众性，经政协的办事机构应及时交办。（2）承办，常性，政策性，思想性特点，认识信访工即承接.建议（提案）办理的单位和部门，作的特点对信访工作实践具有指导作用。按照交办要求和办理程序，确定专人负责，要求:①信访工作的群众性特点要求信访限期完成任务。承办是.建议（提案）办理工作者必须牢固树立群众观念，把信访工工作的关键环节，也是检验办理工作成效作作为贯彻党的群众路线，加强党的政策的重要尺度，承办单位的负责人和办理人同群众联系的重要方法，要加强对信访群员必要负起责任，认真办理，以防止和纠众的教育和疏导，防止信访活动由自发状正办理工作中的推诿扯皮、敷衍塞责现象。态变为无政府状态，努力做好信访老户的（3）催办，即承办单位为保证建议（提案）工作，尽量减少重信重访，提高结案率。办理任务的按期完成，要经常与办理部门②信访工作的经常性特点要求信访工作者保持联系，定期督促检查。催办是建议（提必须克服临时观念，树立长期思想，把信案）办理工作的重要环节之一，也是建议访工作作为经常性的政治任务，摆在重要（提案）办理工作的重要方式。（4）答复，的位置，做到常抓不懈，要坚决克服主观即承办单位建议（提案）办理的结果，以随意化的倾向，认真贯彻《信访条例》，结公函的形式向建议（提案）人做出书面回合本单位实际，建章立规，完善制度，把答，并分别抄送有半交办单位。答复工作信访工作纳入法制化轨道；要加强研究，的具体要求是：大幅的内容要符合国家的皖规律，搞好预测，采取对策，把工作在法律、法规和中共中央、国务院及地方党问题发生之前，掌握信访工作的主动权。委、地方政府的有关政策、规定，符合实③信访工作政策性特点要求信访干部必须际情况；对所提问题和要求，要由针对性认真学习党和国家的各项方针政策和法律地逐条答复，切忌说空话、大话、套话；法规，成为精通政策法规的专家，在处理答复的语气要诚恳、谦逊，文字要通顺、信访问题时，一定要严格按照政策法规办简明；答复要按照规定的格式书写。（5）事，不能随心所欲，感情用事，对政策规审查，即承办单位对办结的建议（提案），定不明确但确实符合情理的信访问题，应认真审定和检查其办理的程序和结果，以有不违背政策精神的前提下变通解决。④提高办理工作的质量。审查的内容：答复信访工作思想性特点要求信访工作者必须是否有针对性、完整性；理由是否正确，是一位优秀的思想政治工作者，要善于了是否实事求是；解释是否清楚、周详；行解和掌握信访人的心理活动规律，以便有文是否规范，程序是否健全。在审查中，针对性地做好他们的思想工作，要满腔热发现不符合办理要求的，应重新办理；凡情，细心耐烦，若口婆心地对信访人进行符合办理要求的，应回复建议（提案）人，说服教育，要有良好的表达能力和情绪控并抄送有关交办单位。(6) 复查，即承办单制能力，做到不急不燥，以柔克刚，把思位在本年度的建议（提案）办理完毕之后，想工作做到他们的以坎上。
对所有建议（提案）的办理情况进行全面信访工作的作用（232-236）①联系群检查，发现问题，及时补救。复查的重点众的作用。信访工作是各级领导和机关联是承办部门在办理工作中，是否做到“件系群众的重要渠道。②民主监督作用。在件有答复、时时有着落”。复查中，如发现社会主义制度下，人民群众享有广泛的民代表、委员对有的答复不够满意，则应认主权利，他们有权参与国家管理，有权监真查明原因，区别不同情况，及时补救。督党和国家各级领导的施政行为。③调解补救的两种办法：一是补办，即对答复中矛盾的作用，在社会主义条件下，在人民部分不满意的地方，予以补充办理和答复；内部没有根本的利害冲突，但还存在着大二是重办，即对不满意的答复，重新进行量的矛盾，这些矛盾在人民群众自身无力办理，重新予以答复。在复查工作结束前，解决的情况下，便通过信访渠道反映给各还应对办理结果进行分类，以便于总结经级领导机关，求助于组织和领导来解决。验和进行统计。 (7) 总结，即承办单位对④反馈信息的作用，信访工作是各级领导本年度建议(提案) 办理工作进行全面回机关获取信息和反馈信息的一条重要渠顾、分析和研究，并形成书面材料。总结道。⑤维护社会稳定的作用。信访工作通的重点是建议(提案) 所提问题的解决和落过调节社会矛盾，做好矛盾转化工作，化实情况、建议(提案) 人对办理工作特别是消极因素为积极因素。促进社会稳定；信答复的满意程度、建议(提案) 办理工作的访工作通过揭露不正之风，促进党风廉政主要成绩核问题，以及下一步建议(提案)
建设，进而维护社会稳定；通过落实党和
3
处置办法，做了详细规定,第四章办理 对各级行政机关办理信访事项的方式方法，时限要求等，做了具体规定。第五章 奖惩与处罚 做了明确规定, 第六章 附则 指出社会团体，企事业单位的信访工作，对外国人，无国籍人，外国组织，信访事项的处理，可参照本条例执行。
6.什么是匿名信、联名信、涉外信，处理应注意事项？（243）匿名信指不署名或不署真实姓名的群众来信。应注意：要积极受理，对匿名信不另眼相看；要认真研究，对匿名信反映的线索不放过；要精心筛选，对匿名信中的信息不漏报。联名信指五人或者五人以上为反应同一问题而共同签署姓名的来信。应注意：处理要及时；工作要细致；预测要超前。涉外信指外国人、华侨及港澳台同胞的来信。应注意：高度重视；平等相待；内外有别。
7.信访来信处理的程序？①启信。当日来信，当日启封，加盖收信率。折封存前，应先检查一下来信，看是否属于自己受理的，以免拆错。拆封后，把来信浏览一遍，以便对要信，急信及时处理。②阅信。秘书对来信要仔细阅读，了解来信内容。并对信访总理的直伪、信访要求否合理作出判断。应注意问题：一是要稳定自己的情绪，集中注意力；二是要边看信边想象问题发生的历史条件、环境、人际关系、类似问题发生的一般规律，以判断来信所反映的情况是否属实；三是对来信人提出的要求是否合理作可行性研究，并选择处理方法。③转信。受理机关按照分级负责，归口办理的原则，将来信转交有关单位和部门处理。五种方式：统转、单转、函转、分转、抄转（241）。④报信。秘书部门认为重要的，紧急的信件，直接报送主管领导者阅读。⑤查信。一是指秘书部门根据领导指示直接调查某些信件所反映的问题，并直接向领导者汇报。二是指秘书部门检查督促有关单位和部门对交办信件的处理情况。⑥复信。给写信人回复，告知其来信的处理（承办或转递）情况。五种形式：交代性的复信、了解性的复信、鼓励性的复信、咨询性的复信、劝阻性的复信。复信应注意问题：要严格掌握政策界限；要注意内外有别；要讲究礼貌和方法；复信格式要规范化。
处理信访来信的基本要求：①及时拆封。对群众来信要及时拆开，及时处理。②详细阅读，对每一封来信要认真仔细的阅读，熟知来信的内容，不要粗枝大叶，③认真登记，对每一封来信的时间，单位，人员、事由，要求等情况，都要在《来信登记簿》上进行认真登记，以便查有依插。④准确交办，根据来信所反映的问题，按照“分级负责、归口办理”的原则。转交有关单位或部门办理，注意不要转错。⑤妥协善处理。根据来信所反映的问题，都要做出实事求是、合情合理的处理。⑥及时复信，对已经作出处理的来信，要及时给来信人复信，做到件件有着落，事事有回音。
信访 接待来访 程序：①接待：秘书对来访群众，不论是初访还是重访，都要态度热情，以礼相待。②登记。接谈前，应先让来访人填写《来访登记表》，内容包括：姓名、性别、年龄、政治面貌、单位、职务、来访次数、主要问题等。如果来访人文化水平低，秘书可邦助填写。③接谈。接谈是接待来访的关键，秘书在此过程中，应保持注意力集中，头脑清醒，反应灵敏，态度谦和，按照一听，二记，三问，四看，五分析的程序进行。④处理。针对来访人反映的问题，按照有 关政策法规和开作原则。分别进行处置。处理方式：当面答复、电话联系、出据便函、立案交办、直接查办、引见领导。⑤回访。即受理信访事项的部门拜访上访人，回访的过程，就是调配查研究，解决问题，案件了结的过程，回访的重点，应放在问题已得到恰当处理而本人思想不通的信访人身上，经便有针对性地做好疏通引导工作。
信访 接待来访 基本要求。①热情接待。秘书人员对来访群众态度要热情，做到“有一张笑脸相迎，有一指椅子让座，有一杯热茶暖心，有一个满意的答复。”；②认真接谈，通过与来访者直接交谈，了解和判断来访意图。并做好来访者的思想工作，做到会听，会问，会说；③恰当处理，对来访者反映的问题，或转办，或呈报，或自办，做出正确的处理和答复。④耐心教育。就是对提出不符合政策要求的来访者，要进行耐心细致的思想教育工作，使他们放弃不合理的要求；⑤维护信访秩序，就是坚决执行《信访条例》，对扰乱信访秩序的个别来访者，要按照有关规定严肃处理
何为集体上访？是指5人或 5人以上为反映同一问题而串联在一起，到上级机调查处理，本人不服，反复到上级机关上方的人员。特点是上访时间长，上访范围大、反映的问题多次做过处理，但仍不能满足，可以说是老问题、老处理、老不服、老上访，
9.做好上访老户工作的方法（247）?答：（1）要从维护社会稳定的高度做好上访老户的工作；（2）认真解决好上访老户的思想和实际问题；（3）加强纵横协调，集体力量联合办案；（4）做好基础工作, 在治本上狠下功夫。 信访案件查办基本要？①手续完备。手续，即办案的程序，每一信访案件，都要经过从受理到结案的过程，。主要看该案办理过程中的有关材料是否齐全，完整。②案情清楚。主要反映案件发生的时间、地点。涉及的人物，问题的前因后果，事情发展的情节，经过，以及处理的结晶清楚。看一个案件是否清楚，主要看证据是否充分。③定性准确，通过具体问题具体分析，划清敌我界限，是非界限和时间界限。④处理恰当，对信访案件的处理，必须以政策法规为依据，注意防止违背政策和拖延不办两种倾向。⑤善后工作落实，结案报告要和申诉人见面，征求申诉人的意见。对于提出的合理意见和要求应采纳，不合理的要说明，上报的结论和处理意见，必须有申诉者签署意见，结案后要进行回信或回访，即抓好落实，又疏通思想。
信访案件办理的程序？①初步审核：是指对信访人所反映的问题, 经过有关领导批准之后,对问题的真实程度,严重程度 , 及其性质进行初步核查工作, 其目的是为立案提供依据。内容：1.核实问题的真实程度；2.核实问题的严重程度；3.核实问题过去处理的情况，然后再确定是否立案。方法：1.由受理机关派人进行核实；2.委托下级机关进行核实。注意问题：初步核实要和取证相结合，要抓住主要问题进行，要注意保密，保护检举人和被检举人。②立案：信访立案,是指经初步 核实, 信访部门认为需要查处的信访事项, 按一定程序审核批准后, 叫给下级机关有关部门 查处,并定期回报处理结果。③转交：是指秘书部门按照分级负责,归口办理,的原则，将已确定立案的信访事项转交给下级机关或有关部门查处,并限期回报处理结果。④催办：是指秘书部门 对信访案件承办单位进行督促检查,使其在规定的时限内结案。可采取派人、电话、发函、会议等多种形式催办。⑤回报：是指承办单位对上级机关立案交办的信访案件, 在规定的时限内和办理过程中,用书面 形式上报查处情况,也是一项信访工作制度。⑥结案：是指信访案件的查处结果，告知信访人和有关单位,结案是办理信访案件的终端。
信访案件调查方法及注意事项。①谈话。包括与知情人（信访人）谈话与被调查人谈话办案人员谈话时，应注意：谈话应个别进行，一般不要采取座谈会的形式，参与谈话的办案人员不得少于二人；谈话一般在知情人、受侵害人或被调查人所在单位、住所进行；谈话时应注意提问方式，严禁逼供、诱供，指供。②查阅文件夹资料。在案件调查过程中，办案人员因工作需要，可以查阅、复制与案件有关的文件，资料，账册等书面材料，有关单位应予配合，不得阻拦。应注意：对一些涉及党和国家秘密和个人隐私的文件、资料、办案人员要注意保密，不得扩散外传。
信访案件处理环节：一要把握准确性。只有定性准确才能正确处理。影响定性准确的情况：1.主观主义、形而上学或官僚主义，以致不能如实反映事实真相；2.出于种种客观原因，被表面现象或假象掩盖了事实真相。案件分析时，要注意排除这两种情况的干扰，努力做到：具体问题具体分析；力求把握事件本质，实事求是、欺辱气愤地认定案件的性质。二要依法办事。坚持依法办事，首先要重证据；其次案件的主要事实要准确无误；再次办案人员必须准确理解法律、法规和政策，才能正确运用、恰当处理。
信访信息的反映形式：信访信息的反映形式多种多样。总的来说，主要有口头反映和书面反映两种，随着办公自动化的普及，电讯反映逐渐成为主要反映形式。书面反映形式 主要有：1.单件反映 ：一封来信或一起来访,因其提供的信息比较重要,可以单件反映, 单件反映必须是具有典型意义,或代表性，突发性,的重大事件和问题。单件反映应注意：要如实反映信访人提供的情况、观点,意见和要求,不得掺杂个人意见,要抓主要问题,突出重点,如是来信,一般应将原件附上。2.综合反映：是指对各种各样的信访信息,或几个方面的信访情况加以汇总整理,而采取的一
种反映形式,综合反映与单件反映,专题反映相比,特点:一是反映问题的全面,二是信息量大，三是信息多以具体情况为主。应注意问题：1）要定期整理来信来访的基本情况；2）要注意积累动态反映资料，特别是落实政策方面的动态资料；3）要及时了解党和国家的中心工作；4）要关注群众情绪和思想倾向。3.专题反映：是指对某一方面的问题,在一定时期中比较突出,普遍,而集中同类问题进行系统放映的形式。专题反映的内容：政策性、苗头性、倾向性问题（256）等。
信访信息的特点：信访信息是指秘书人员依据领导工作需要，从群众来信来访中捕获到的有价值的消息和情况。特点：1.广泛性，表现在：来源广、内容丰富。2.灵敏性，一是对关系党和国家前途命运的历史性转变、战略性决策反映迅速；二是对国家在政治、经济、军事、教育等方面的改革，某项政策、法令的颁布与实施反映敏感；三是对一些突发性情况反应很快。3.直接性。信访信息是一种未经任何中间环节加工雕琢的原始信息。4.负反馈性。表现在：各级领导机在制定和执行政策、法规和工作举措的过程中产生的偏差，而引起群众的不满和忧虑，通过信访渠道反馈上来，对出现的偏差及时纠正。
信访信息的作用：1.领导决策的依据。2.了解下情的渠道。3.民主监督的线索。
第十章 接待工作
什么是接待、接待工作?答: 接待就是念.养成遵守时间的观念。
9. 会见会谈应注意问题:1）准确掌握会见会谈时间, 地点和双方参加人员名单,及早通知有关人员和有关单位做好安排。2）会场应安排足够的座位。会谈一般先排好座位, 摆好座签,现场放置中外文座位卡. 卡片上的字体要工整,清晰。3）会见会谈时如需合影,一般在宾主见面握手以后进行,合影图一般由主人居中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。4）客人到达时, 主人应在门口迎候, 会见, 会谈结束后, 主人应送至车前或门口握别。5）机密性会见会谈，除陪见人和译员记录员外, 其他人员接待安排就绪后均应退出，会谈前可允许记者采访和拍照后，一律离开，会谈过程中，旁人不要随意进入。6）会见、会谈时招待用饮料，可以是茶水、矿泉水、果汁。7）会谈结果如需签订协议，还须安排签字仪式。
第十一章 谈判工作
什么是谈判？什么是商务谈判？答：（1）广义的谈判是指一切场合下解决某问题而进行的协商活动（2）狭义的谈判是指正式场合下解决某问题而进行的协商活动。（3）商务谈判，就是买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议与争端，以取得各自经济利益而进行的磋商活动。
谈判的构成要素：（293）谈判主体，谈判客体，谈判目的，谈判环境。
谈判客体的含义？谈判客体指谈判行为围绕的某一特定的内容和议题，就是谈谈判方案的内容：1）谈判主题和目标。
谈判主题应简洁而明确，用一句话概括表述。三级谈判目标：第一级是必须达到的目标，即最低目标；第二级是可以接受的目标；第三级是最高目标。是谈判人员的方向和依据。2）谈判议程。类型：先易后难、先难后易、混合型。3）谈判时间和地点。选择谈判时间需要考虑的因素：1.本方要有充分准备，不在准备不充分时开始谈判；2.谈判人员的情绪状况，不在谈判人员疲倦、烦躁、情绪不佳时谈判；3.气候、季节等因素，要力求与谈判内容相协调。一般要求选择本方熟悉的地方，避免到对手的根据地去进行谈判。4）物质准备。房间的选择、座位的安排、会场的布置、食宿的提供、礼品的准备等，还要现代化的传播通讯工具。
5.谈判的三个阶段。(1) 谈判的开局：建立洽谈气氛；协商谈判议程；主动开场陈述。(2) 谈判的磋商：是谈判的关键性阶段，商务谈判的磋商阶段，就是讨价还价阶段，其主要内容有：提出开盘价；讨价；还价。(3) 谈判的签约：是谈判的最后阶段，对于商务谈判来说，就是成交阶段，其主要内容有：最后的总结；最后的成交价；签定书面协议。
6.秘书在授权谈判中如何把握自身的双重角色？答：在受权谈判中，秘书人员既是本次谈判的组织者、责任者，又是领导者授权授意的体现者、执行者。作为秘书要充分意识到自己在授权谈判中的双重角色，不仅要组织好整个谈判的全过程，而且要深入地领会领导意图，使自己的行4.秘书在出差准备阶段应做哪些工作？答：（1）思想准备。是指秘书在出差前要摸清领导者出差的意图和任务，做到心中有数。包括：领导出差的目的和任务；出差的时间和日程；出差的地点和单位；拟带的随行人员和；拟乘的交通工具等。（2）组织准备。是指秘书对领导出差活动的事前组织协调工作。包括：拟定出差计划；通知随行人员；召开临行前的会议；安排车辆或预定车船（飞机）票等。（3）资料准备。包括：被视察单位、合作单位的有关资料；与出差任务有关的上级规定和文件；与出差任务有关的其他信息资料等。（4）物资准备。包括：办公用品准备；生活用品准备；旅游用品准备；出差资金准备。
5.出差途中 秘书应做哪些工作？答：1）周密安排领导活动。领导者的活动一般有现场考察、听取汇报、个别谈话、会见、会谈等方式。2）热情接待来访人员。对反映揭发、检举等重要情况者，秘书应注意保密；对反应一般问题者，秘书可直接处理；对无理取闹、干扰领导工作和休息者，秘书应加以劝阻，或通知有关部门将其带回。3）认真做好各种记录。包括：基层单位的汇报；基层群众的反映；领导者的讲话；会谈双方的发言；视察或谈判过程中形成的文件等。4）及时上传下达。在视察过程中，对基层反映的重要情况、问题和要求，秘书应及时向领导者汇报；对领导者做出的指示、决定，秘书应及时传达给有关单位。在上传下达过程中，要力求客观、公正，不掺杂个人成见。5）起草文字商务旅行计划的内容：目的地；往返途中停留地；往返的具体时间；第一次商务约会的时间；最为合适的旅行时间安排；交通工具；住宿的旅馆、活动安排等。
安排商务旅行计划时应注意哪些事项？(1) 日程表应尽量详尽、有条理，按时间顺序排列；(2) 应考虑领导的健康状况，时间安排要留有余地；(3) 应准备充分的旅游资料便于领导者利用闲暇游览；(4) 如是国际旅行应考虑\时差\问题；(5) 旅行计划应一式三份，领导者、秘书、领导者家属各一份。
第十三章 通讯工作
1.什么是通讯工作？其作用？答：通讯工作是指对通讯活动的组织、管理、和实施，它是秘书工作尤其是秘书信息工作的一项重要内容。作用是：（1）它能够在提高管理水平（2）增强办事效率（3）树立良好形象等。
通讯工作的原则。①及时原则。秘书在使用各种通讯工具传递信息时，一定要从领导者决策与管理的需要出发，及时地传递信息，及时反馈信息，做到沟通信息不误时，不误事，不拖拉，不推诿，以达到政令畅通的目的。②准确原则，秘书在使用通讯工具传递信息时，一定要符合既定的通讯标准和通讯制度，做到内容正确，操作规范，合乎标准，不发生差错，不出保密工作的方针：①积极防范。是指保密工作要把立脚点放在预防上，以防为主，防患于未然。在防范中，要积极地防范，不得消积的防范。②突出重点。是指在保密工作中，要在密级。部位和人员等方面，区别情况，确保重点，带动一般。保密工作的重点是：从国家秘密的层次上来说，绝密级是重点，从秘密的分布上来说，国家秘密相对集中的地区和部门是重点；从涉密的人员来说，接触国家秘密较多的各级领导者和经管国家秘密事项的专职人员是重点。③既确保国家秘密，又便于各项工作。是指在保密工作中，要正确处理保密与各项工作的关系。保密工作要结合各项业务工作进行，各项业务工作又必须严守国家秘密，使二者相互兼顾，融为一体。 保密系统 构成要素：体制机构要素；理论形态要素；法律法规要素；物质技术要素；信息系统要素。
保密工作的意义：(1)它关系到国家的安全与利益；(2)它关系到社会的稳定；(3)它关系到经济和科技的发展；(4)它关系到领导工作的成败（371）。
商业秘密是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。商业秘密法律特征（381）：秘密性、经济性、实用性、权利人采取了保密措施
商务保密的含义：是指权利人为保护商业秘密所采取的手段和措施。
商务保密的内容：1）商业秘密文件和资料的保密2）科研技术的保密3）经营策对来访者的接洽与招待。接待工作是指一什么。三个方面的含义：一是谈判内容；个社会组织在交往和联络中所进行的迎送二是谈判议题，即条理化了的谈判内容；招待, 联系洽谈等服务性活动,它是秘书三是谈判议程，即根据谈判目标所确定的机构的一项经常性的事务工作。
谈判次序。
接待工作的构成要素？来访者、接待谈判的特点是：1）参加谈判的自愿性。者、来访意图、接待方式。
2）构成谈判的平衡性。3）谈判方法的灵接待工作的作用?答：1）展示形象的活性。4）谈判工具的言语性。
重要窗口2）牵线搭桥的主要形式；3）获谈判的类型？根据不同的划分标准，取信息的有效渠道。
谈判可分为：①按照谈判规模的大小划分，接待的类型?答:1）按接待对象的国别谈判可分这一对一谈判，小组谈判和国际划分,接待可分为,内宾接待和外宾接待2）谈判。一对一谈判，是指在双方各为一人按接待的组织划分，接待可分为,上级来访参与下进行的谈判；小组谈判，是指有双接待,平级来访接待，下级来访接待和群众方各为若干人参与惠下进行的谈判，国际来访接待3）按事先是否有约划分，分为有谈判，是指双方各为不同国家或地区代表约接待和无约接待。 与下进行的谈判。②按照谈判主体的数量接待工作遵循原则（265）？答：1）划分，谈判可分为双边谈判和多边谈判。热情大方原则；2）细致周到原则；3）确双边谈判，是指参加谈判的当事人只有两保安全；4）节俭节约；5）内外有别。
方（双方），而无第三方参加，再从谈判内6. 秘书如何做好接待准备工作（267）?容上区分，双边谈判又可分为单一问题的答:秘书应从三个方面做好接待准备工作：双边谈判和多个问题的双边谈判，多边谈1）心里准备：总的要求是以礼待人,尊重判，是指参加谈判的当事人涉及三方或三来客,努力合作，秘书接待客人时要注意诚方以上。③按时谈判的内容划分：谈判可恳,尊重,合作和公平。2）信息准备：信息分为政治谈判，外交谈判，军事谈判和经准备包括两个方面,一是对来宾的基本情济谈判等。其中的经济谈判，又可分为投况要做到心中有数。二是接待材料准备。3）资谈判，销售谈判，劳务谈判和技术贸易方案准备：秘书部门必须制定接待方案，谈判等。④按照谈判进行的地点划分，谈作为接待工作的依据，4）布置与检查。根判可分为主场谈判，客场谈判和中立地点据领导指示，通知有关部门和单位的负责谈判。主场谈判是指谈判的一方作为东道人参加会议，还应对有关单位的准备情况主所进行的谈判，客场谈判，是指谈判的进行督导检查，抓好落实。
另一方作为宾客身份所进行的谈判；中立接待方案一般包括接待方针，接待规地点谈判，是指在谈判双方所在地之外的格,接待组织,活动方式、接待日程、接待地点进行谈判。⑤按照谈判的透明度划分，经费和生活安排等内容。(4) 布置与检查：谈判可分为公开谈判和秘密谈判。公开谈较大规模的接待，应召开接待会议，布置判，是指谈判的内容，议题、人员、过程接待任务，明确各自职责；还应对有关单和结果等均可公布于众的谈判；秘密谈判，位的准备情况进行检查，督促落实。
是指对内容。议题、人员、过程和结果等接待实施一般程序?270-273（1）迎接严加保守，使之不外泄的谈判。
及安排来宾生活；2）看望及商定活动日程；3.谈判的准备内容有哪些？①信息准（3）礼仪性会见与宴请；（4）按日程开展备。就是对与谈判有关的信息资料进行搜活动；（5）送别；（6）小结。
集、整理、分析和综合，这是谈判取得成接待实施具体要求274-276: 由于接功的基础。这是审谈判取得成功的基础，待的对象不同, 来宾的任务不同, 对待的信息准备包括：①对方因素，如对方的主方法要求也不同。1）接待上级机关来宾的张和追求目标，对方的实力和弱点，寻对要求：上级机关领导来视察工作时，要请方组成人员的身份，性格，经历，爱好和本单位的领导亲自出面接待,以示尊重,如态度，以及对方可能作出的最大让步等，属一般业务问题,可由业务部门负责接待, ②已方因素，即谈判已方的有关信息，如但事后要向领导汇报。2）接待平级机关来已方的谈判计划和方案，已方的优势和不宾的要求：一般由本机关领导出面迎接。足，已方组成人员的基本情况，以及已方如本单位领导有事不能分身, 经领导委托, 的谈判战略和战术等，③环境因素，即有秘书部门领导或工作人员可出面迎接, 如关谈判地点，场所和时间等背景信息，如果是业务联系, 可由对口部门负责人接待, 谈判地点和场所的情况，谈判时间和日程重要业务问题, 要向主管领导人汇报。3）表安排的情况，以及可能涉及的其他背景接待本系统来宾的要求：本系统下属单位情况。信息准备的要求：准确、全面、适人员来访的目的, 一般有两中情况, 一是用、及时。信息准备的方法：文献查询法、汇报请示工作, 二是反映问题。这些单位媒体收集法和直接观察法等。②人员准备。来人, 除领导点名找来的以外, 一般由机谈判人员的良好素质和谈判班子的整体化关负责人负责接待。对来汇报人员,秘书人是谈判成功的重要保证，人员准备包括：员应该详细记录汇报内容。4)无约接待的①谈判班子的规模。②谈判人员的素质，要求:应当很有礼貌地询问客人的来意，再对于谈判人员，要按照一定的素质标准，根据不同情况，凭借自己以往的接待经验，进行严格的选择。③谈判人员的构成。谈采取适当的处置方法，或婉言挡驾，或引判班子的人员构成，是根据谈判的类型和介到有关部门，或报告领导者决定是否接内容而定，一般地说，凡属于集体谈判特见，以消除领导可能遇到的困境场面。
别是国际谈判，由专业人员，商务人员，8.秘书如何做好外宾接待工作 277: 法律人员，翻译人员和管理人员组成。③外宾接待指导原则：要做好外宾接待其他准备。①拟定谈判方案。谈判方案是工作，既要做好遵循国籍惯例, 符合外交谈判者在谈判前对谈判的目标，内容和步礼仪,又要根据本国,本民族,和地区的特骤等所做的预想性的安排，②选择谈判时点, 符合我们的风俗习惯和交往礼仪； 既间。不在谈判人员疲倦、烦躁、情绪不佳要达到发展友谊,交流合作的目的，又要坚时谈判，③确定谈判地点。一般要求选择持内外有别 ,不卑不亢的原则。
本方熟悉的地方，避免到对手的根据地去外宾接待主要内容：弄清来宾的情况；进行谈判。④模拟谈判。模拟谈判，旨在确定接待规格；拟定接待方案；成立接待组检验实施既定谈判方案产生的效果。模拟织；准备有关资料；预订住房、车辆及有关谈判的主要形式、作用：1.沙龙式，也称事务；安排会见、会谈、宴请、馈赠等实质即兴式讨论，及召集一些具有专业知识和性活动；提供事务性服务和迎来送往等。
谈判经验的人，开宗明义地假定一个在谈外宾接待注意事项：1）严守外事纪律。判中需要解决的问题，由此出发，让大家在接待外宾时，必须按照国家有关部门统海阔天空，畅所欲言，不管发言多么离奇，一方针,政策和行动部署办事, 严格遵守多么古怪，都不要加以纠正或品评。 这种外事纪律. 对外口径要统一,不允许背着沙龙式的演练，可以产生许多新的、富于组织,以工作之便,与外宾乱拉关系, 甚至独创性的意见和想法，能够从不同角度验以手中的权利受贿; 以谋取私利.2）坚持证、补充和完善谈判方案。2.戏剧式，也平等互利。在外事接待工作中, 既要反对称角色扮演式。即让参加者扮演谈判的一崇洋媚外,又要反对夜郎自大的大国沙文方或另一方，也可扮演某一方的顾问，对主义. 在商洽谈中, 要坚持互惠互利.的谈判的前景有所预见，并进行即兴表演，原则, 促进经济, 技术的交流合作。3）尊以解决双方提出的问题。这种戏剧性的排重来宾习惯。平时要多看有关书籍和资料, 演，可以生动、形象地展现即将进行的正从中了解外宾的生活喜好和各种禁忌, 以式谈判，能够使谈判这有机会做一番没有免在接待工作中 出现差错和难堪。4）讲失败之虞的尝试，使参加谈判的所有成员究礼节礼貌。做到彬彬有礼,态度从容,端能够配合的更加默契。 庄稳重,在介绍,握手,问候,致意，陪客时; 4.什么是模拟谈判？其意义是什么？既要遵循国际上通行的礼节, 又要尊重和答：模拟谈判是指在谈判前提出各种假设照顾来宾所在国家的风俗习惯。5）注意仪和预测，并进行臆想性演练。意义：1）能容服饰。所有参加外宾接待的人员, 都要够发现谈判方案的问题和不足，以便予以注意仪表端庄,服饰整洁,凡是制式服装者,修正；2）使参加本次谈判的人员获得一次临应按规定佩戴徽章,扣好纽扣,不得披衣,场操练；3）使即将进行的正式谈判更具针对不得佩戴其他徽章和饰品。6）树立时间观
性。模拟谈判还能增加谈判项目的成功概率。
为紧紧围绕领导活动的需要来进行。这种材料。在视察过程中，秘书要协调领导者起双重角色，要求受权谈判中的秘书必须树草一些文字材料，包括：总结讲评稿、领导立两种意识：（1）辅助意识，既要认识到讲话稿、电报稿、电传稿、调查报告等。6）自己始终是一名秘书，是领导者的参谋助做好通联工作。主要内容：每到一地，秘书手，是为领导活动服务的；（2）创造意识，应将领导人活动情况及时报告机关；要及时即要在充分领会领导意图的基础上，敢于呈报机关向领导人的请示，传达领导人对机负责，大胆创新，在谈判中发挥积极性和关全局工作的指示；要及时与出差地单位取创造性。
得联系，使领导信息灵通，实施不间断指挥。
7.什么是谈判策略？秘书在授权谈判秘书在随从出差工作中发挥了哪些作中如何制定和运用谈判策略？答：所谓谈用? 答：(1)热情接待来访人员。秘书对主判策略，是指谈判者在谈判过程中为达到动找领导反映情况的基层群众，要给予热预定的目标，根据形势所采取的行动方针情接待，根据具体情况做出处理。对反映和方式。制定谈判策略的步骤：（1）现象揭发、检举类重要情况者，要及时反映给分析。（2）寻找关键问题。（3）确定目标领导，并尽快答复来访人员，学会接近群（4）形成假设性解决方法。（5）对解决方众，取得群众信任。(2)及时上传下达。在法进行深度分析（6）具体策略的形成。运视察工作中，秘书要做好上传下达的工作，用谈判策略时要考虑到（1）对象。谈判对及时沟通信息，加强上下联系。对基层反象的具体条件;（2）内容。谈判的性质和映的情况、问题和要求，秘书应及时向领内容是不同的;（3）地位。本方在谈判中所导汇报；对领导做出的指示、决定，秘书处的地位;（4）阶段。谈判有开局、磋商和签应及时传达给有关单位。(3)做好随从工作，约等阶段。 树立领导机关和领导者的形象。在与基层8.秘书谈判应具备的素质（307）答：干部和群众接触中，秘书的一言一行都可能（1）思想品行素质；（2）心理素质；（3）影响到基层群众对领导机关的印象和评价。
语言素质；（4）交往素质。
出差途中（领导视察工作）秘书起草
文字材料的种类：1.总结讲评稿：被视察单第十二章 随从工作
位总的评价；好的方面；存在问题；对今1.随从与随从工作的含义是什么？后工作的意见。2.领导讲话稿：当前形势和答：（1）随从就是跟随领导者外出活动。（2）任务；对做好工作的几点要求等。3.电报稿：随从工作是指秘书在跟随领导者外出活动在调查中发现典型经验或某种错误倾向，期间，为保证领导者顺利开展工作所从事为了及时指导全局，纠正错误，秘书科根的一切流动服务活动。
据领导指示写成电报，通过密码或者传真随从工作与其他工作的区别？随从就转发有关单位，并报上级机关。4.调查报告：是跟随领导者外出活动，随从工作是指秘调查情况介绍；好的方面或存在问题；经书跟随领导者外出活动期间，为保证领导验或教训；建议或措施等。
者顺利开展工作所从事的一切流动服务活出差途中，秘书起草文字材料注意事动，首先，随从工作是跟随领导者外出期项。1.要准确把握领导意图。要善于捕捉领间的秘书工作，它不同于领导者在本机关导在不同场合即兴讲话时发表的见解。并活动的秘书工作，由此产生了承从工作的注意把这些自然流露的零散观点集中，联一系列特点。其次，随从工作是秘书人员贯起来进行分析，把握其实质和主旨，以为领导工作服务的一种特点形式，这种特此来统帅写作，写出的材料才能符合领导殊性主要表现在流动服务上，即动态服务，意图。2.要及时整理调查材料，秘书应从视它不同于静态服务，再次，随从工作的出察工作的初始阶段着手这项工作，及时整发点和归宿点都是为了保证领导者在流条理每天获得的大量散乱的调查材料。对其件下能顺利开展工作，姑且从秘书的工作进行科学分类，必要时还应提炼出观点，方式，方法都必须服从和服务于总目标。
以便为撰写材料做好准备。
2. 随从工作的类型。①调查研究型。6.秘书在出差结束后应做哪些工作？多见于在制定方针政策，规章制度，起草重答：（1）安排返程交通。出差结束前，秘要文件，安排阶段性工作时，或某项重大的书应安排好返程交通工具。如果自带车辆，工作展开前，秘书要跟随领导深入基层，调应通知司机检修车辆；如果乘坐火车或飞查研究。掌握第一手情况，为正确决策，部机、轮船，应提前购买车、船票或机票。署工作做好准备。②检查考核型。多见于半同时要安排送站用车，确保领导者安全、年或年终总结前夕，为确切掌握所属各单位顺利返回原单位。（2）处理出差资料。秘完成各项工作任务的情况，进行检查考核，书对出差期间记录和收集的有关资料，应全面验收。③处理问题型。多见于发生重大及时处理，根据领导意图修改、打印、上事故，重大案件等问题之后，秘书要跟随领报调查报告；整理和转发领导人在视察期导者亲临现场，组织人员抢救，现场保护，间的重要讲话；编写重要情况的信息简报；原因调查后等工作，采取应急措施，做好善讲评材料应及时归档。3)抓紧有关问题的后处理。④看望慰问型。在重大节日，重大落实。秘书对出差期间基层单位和群众向庆典时，以及在执行抢险救灾等重大任务的领导者反映的问题，应根据领导指示和意过程中，秘书要跟随领导深入基层第一线，图提出解决办法，拟制落实方案，供领导看望群众，表示祝贺或慰问，以鼓舞斗志，办公会议讨论决定。会后要 注意督促检激励士气。⑤商务谈判型。秘书跟随企业界查，做好落实工作。4）清理经济账目。秘领导外出参加各种商务谈判，安排谈判日书应及时收集和整理出差期间的差旅费票程，准备谈判资料负责谈判记录，起草谈判据，按规定报销，并偿还预借经费。
协议等。⑥参加会议型。秘书跟随领导外出秘书如何解决出差结束后的落实问参加会议，负责往返途中和会议期间的服务题？秘书解决出差后的落实问题的确良方保障工作，保证领导者顺利完成会议所赋予法是：秘书对出差期间基层单位向领导者的各项任务。
反映问题，应根据领导指示和意图提出解随从工特点？①流动性大。 这是随从决办法，拟制落实方案，供领导办公会议工作最显著的特点。由于领导者在外出期议论决定，会后要注意督促检查，做好落间活动的单位、地点、内容、时间不断地实工作，对于不党委、领导的决定、指示，转移变化，表现出强烈的流动性，从而决应尽可能以书面形式下达，以便督促有关定了秘书随从工作的流动性，这一特点与部门抓紧办理。如果在办理过程中遇到阻机关秘书工作的相对稳定性形成鲜明的对碍或困难，秘书无力解决时，应及时报告比；②时限性强。领导者外出活动是有着领导者裁决。切不可拖延，积压，不了了严格的时间规定性的，何时出发，何时返之。对于领导者有明确指示或已有结果的，回，在哪个单位停留多长时间，都是事先均应告知被视察单位领导。正在办理或难计划好的，一般情况下不能随意变动。③以解决问题，应做艰了解释工作，做到件环境复杂。首先，领导者外出活动期间，件有着落，事事在回音。
面对的环境比较陌生，其次，人际关系环7．秘书如何做好商务随从工作？答：境比较复杂，再加上自然环境的变化和人（1）确定旅行日程和任务。领导者商务旅为因素的影响，还可能会遇到突发事件，行的任务主要有参加会议、实地考察、参甚至天灾人祸。④情况多变。由于领导者观访问、业务洽谈、商务谈判、签订协议外出活处于不为变化中，可能会遇到许多等。秘书应事先向领导者了解清楚本次旅预想不到的情况，原先的计划很可能被打行的目的、任务和要求。（2）制定旅行计乱。⑤工作要求高。由于领导者外出活动划。包括：目的地；往返途中停留地；往的流动性大，必须受到客观条件的限制，返的具体时间；第一次商务约会的时间；随行的规模必须遵循“轻车简从”的原则，最为合适的旅行时间安排；交通工具；住因而决定了随行人员不可能分工很细，随宿旅馆；活动安排等。（3）订票和准备旅从秘书应为领导提供全面性服务。 行物品。（4）周密安排旅行活动。每到一3.随从工作的意义：做好随从工作1）地，秘书要安排领导者的食宿、约会、洽有利于提高领导工作效率2）有利于树立领谈、游览、交通、通信、参观等活动，做导机关和领导者的形象3）有利于锻炼秘书到有条不紊。（5）返回后的工作。秘书应的才干。随从工作的要求：1）工作要主动先处理商务活动的有关事项，再结清差旅2）办事要细心3）说话要谨慎4）不要帮费用，并向有关单位致谢。
倒忙。
4
现疏漏。③安全原则。秘书在使用通讯工具沟通信息时，一定要严守通讯工作的保密纪律和保密制度。自觉党和国家的安全与利益，做到不失密，不泄密，不发生窃密事故。④经济原则。秘书机构在配置和使用通讯设备时，一定要从现有的资金情况和实际需要出发，量力而行，注意实效。
2.秘书应掌握哪些邮政业务？答：1）国内函件寄递业务2）国内包裹寄递业务3）邮政特快专递邮件业务4）国际邮件寄递业务5）电子信函业务。
3.邮政函件处理程序 要求（358-362）答：邮政函件的处理，包括邮件的发送和接收两个方面：（1）邮件的发送。程序和要求是：查对、登记、封装、交寄、结算。（2）邮件的接收。程序和要求是：点收、分拣、拆封、登记、分发。
功能先进的电话有：录音电话、无绳电话、移动电话、可视电话、磁卡电话等。
5.通电话的程序、要求：通话分为打出电话和接收电话两种情况。（1）打出电话。一般分为发话准备、通话和结束通话三个阶段。秘书在通话时，要主动告知自己的情况，然后问明对方的单位、姓名、职务等。对于要陈述的内容，应先打腹稿，列出通话要点。重要问题或数据陈述完毕后，要向对方询问是否听清或要求复述，以保准确无误。结束通话时要有礼貌地与对方道别，然后挂上话机。重要的电话，要记下受话人姓名、通话时间的内容，以备查考。2）接收电话。铃声响一至二次后，就应拿起话筒、不可拒延。通话时要认真倾听，不清楚的地方要及时询问，重要电话要详细记录，并向对方复述核对。结束通话前应询问对方是否有别的事情，然后再挂上话机。 通电话的原则：（352）无论是打出电话或接收电话，都要遵循：清楚、简短、礼貌、保密的原则。
接电话的程序和要求：①接电话时应顺手备好笔和纸，经以便记录重要内容。②拿起话筒后，主动自报家门，若对方没有通报自己的身份，。则要客气地询问清楚，然后向对方请教事项，对于寻找本单位领导者的电话，既不能简单地说“他不在”，也不能马上答应“他在，我去叫”，要首先问明对方身份，征询领导者意见，再作适当的答复。③通话结束前，应询问对方是否有别的事情，然后再挂上话机，若对方还要坚持讲无关内容，可找适当借口礼貌地结束通话。
6.意外电话有哪些？如何处置意外电话？(1)灾害电话。秘书凡接到灾害电话，一是要如实记录；二是要即刻向领导者报告；三是要迅速传达领导者的指示，并要求对方及时反馈有关信息。(2)纠缠电话。秘书接到纠缠电话，一是要明确谢绝；二是要佯称领导者不在单位；三是可请对方留言，并表示可以转达。(3)匿名电话。秘书接到匿名电话，一是要以礼相待；二是要记录对方通话的内容；三是要设法了解对方的姓名和身份，包括向领导者打听。(4)推销电话。秘书接到推销电话，一是要问清对方有何事情，然后告诉对方此事需要请示领导人，不可回答“要”与“不要”；二是要根据领导者的指示或单位的规定，婉言谢绝。(5)恐吓电话。秘书接到恐吓电话，一是要处之泰然，平静地与之周旋，但要保持高度警惕；二是要利用现有的录音设备立即录音，以作为事后报案的证据；三是要及时向领导者报告，或请警方协助侦察。(6)性骚扰电话。秘书接到此类电话一是要即刻挂断电话，拒绝通话；二是要设法录音，见机报警；三是对上司打来的的此类电话，同样要断然回绝，不给对方留下幻想。 (7)错打电话。错打电话是难免之事，秘书要以礼相待，不可出言不逊，也不可简单处臵。 第十四章 保密工作 秘密与国家秘密的含义：秘密，泛指不能公开的事项。国家秘密是关系国家的安全和利益，依据法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
保密工作的含义、主要内容、特点。保密工作，简单地说，是指为达到保密目的所采取的一切手段和措施，具体地说，保密工作是指从维护一个国家，一个地区或一个单位的安全和利益出发。为保守秘密而采取的各种防范措施及一切活动的总和。主要内容包括：保密理论研究，保密宣传教育，保密法规的制定与实施，技术安全保密，保密监督检查，泄密事件查处，保密组织领导等。特点（368-369）（1）封闭性、(2)排他性、(3)利益性、(4)相对性、（5）技术性（两类：保密防御技术、泄密侦查技术）等特点。
略的保密4）生产工艺的保密。
商务保密的方法1）行政方法（主要措施384）；2）法律方法；3）经济方法；4）技术方法（重点工作385）。 秘书工作与保密的联系？秘书工作对秘书保密有何特殊要求？答：联系（373）：知密时间早；知密内容多；涉密程度深。秘书工作对秘书人员的保密要求：（1）增强保密意识。一些秘书人员对改革开放新形势下保密工作出现的新情况和新问题认识不足，只看到和平发展、改革开放的一面，看不到在国际政治、军事和经济、科技激烈竞争下，窃密活动加剧、隐蔽、复杂的一面，产生了麻痹思想，保密意识淡化。因此，加强对秘书人员的保密教育，增强秘书人员的保密意识，是做好秘书保密工作的中心环节。（2）遵守保密纪律。秘书人员特别是机要秘书人员，要严格遵守《党和国家工作人员保密守则》的各项规定，严守保密纪律，自觉做到“十不”： ①不该说的机密，绝对不说；②不该问的机密，绝对不问③不该看的机密，绝对不看④不该记录的机密，绝对不记录⑤不在非保密本上记录机密⑥不在私人通信中涉及机密⑦不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密⑧不在不利于保密的地方存放机密文件、资料⑨不在普通电话、明码电报、普通信息网上传达机密事项⑩不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。（3）讲究保密艺术。①熟记范围。密与非密，核心秘密与非核心秘密，都是事先加以确定的。秘书人员应熟记秘密的范围，以便保守秘密。②按章办事。由于秘密关系到国家和集体的利益，凡需要对外公开的事项，包括解密和降密，都必须按照制度办事，履行规定的程序和手续。③弄清身份。为了只密不泄，秘书在交往中要通过正式或非正式的，直接的或间接的渠道，首先弄清对方的身份，以便确定交往中哪些该说，哪些不该说，以及说到什么程度。④判断用意。如果觉察对方旨在试探秘密，套取情报，秘书就要及时采取对策，防止落入圈套。⑤以礼拒绝。在某种场合下，为了不损害友谊，采用一定的拒绝方法：直言拒绝，婉言谢绝，托词谢绝等。⑥佯装不知。探听秘密的人，有些是秘书的朋友、亲属、同学、同乡等。为了不使对方产生误会，秘书可假装不知，或转移话题。 如何做好文书保密376-3781）涉密文件的撰制要保密2）涉密文件的传递要保密3）涉密文件的承办要保密4）涉密文件的移交要保密5）档案资料的保密管理6）废旧涉密资料要销毁7）复印机的保密管理。
如何做好通讯保密386-387：增强通讯保密意识；严格执行通讯保密有关制度；尽量采用先进的保密手段和技术。
如何做好会议保密：（1）涉及会议的会前保密准备。首先，对会议的秘密程度要进行恰当的评估。其次，制定好会议保密计划和措施。再次，对会场进行安全检查。最后，要加强会前印制各种文件资料的保密管理。（2）涉密会议召开期间的保密管理。一是对与会者进行保密教育，二是严格执行保密纪律，三是，运用先进的保密技术。3)涉密会议精神的传达要求。传达涉密会议精神，应根据会议的密级和规定的传达范围，在有保密条件的地方进行。没有传达任务的不得传达，要求传达的内容不得擅自扩大传达范围。
涉密会议的会前保密准备。①对会议的秘密程度要进行恰当的评估，评估主要以会议内容及涉及的密级为标准，涉及国家核心秘密的会议是绝密会议，涉及国家重要秘密的会议是机密会计，涉及国家一般秘密的会议是秘密会议。②制定好会议保密计划和措施。主要包括：与会者的资格审查，会议期间的行动限制，会议期间的通信管理，会议文件和会议精神的传达要求等内容。③对会场进行曲安全检查，安全可靠的会场是开好涉密会议的一个不可缺少的重要条件，在会前精心选择并细心勘察会场，必要时设置保密警卫人员。④要加强会前印制各种文件资料的保密管理。会议文件印发数量大，材料多，最容易失，泄密。因此，必须加强对会前印制文件资料的保密管理，对涉密文件资料要严格按照规定的份数印制，不得随便多印，对接触文印的人员要加强保密教育，不得对外传播。与会议无关的人员，一律不准接触会议文件，保密室应指定专人负责会议文件和资料的分发，管理。
如何做好涉外保密（一）加强对涉外秘书的保密教育。（二）出国参观访问中的保密(1)秘书人员凡出国访问或贸易洽谈，必须按照国家有关规定，严格履行报批手续，接收保密教育 (2)出国人员不得擅自携带属于国家秘密的文件、资料和内部刊物 (3)秘书人员出国期间应当保持高度警惕，严格遵守我国保密法规（4）出席各类国际会议，不得携带属于国家秘密的文件、资料和内部刊物（5）秘书人员未经领导比准不得私自与外国人接触。（三）外事接待中格的保密：（1）外国人道我涉密单位参观访问，必须经上级有关部门同意（2）外国人参观游览，应避开我军事设施、国防工程和其他重要目标（3）外国人以参观考察、旅行旅游、洽谈贸易、学术交流、讲学等名义，进行与工作和专业无关的社会调查，一经发现，均应立即制止，并及时报告公安、外事和保密部门（4）在涉外活动中，秘书要防止因物质或色情引诱而泄密（5）陪同境外人员参观、考察、旅游、参加宴会等，不得携带秘密文件和涉外资料（四）涉外企业秘书的保密：应该了解为祖国建设服务、内外有别、突出重点、积极防范的我国涉外秘书保密原则，了解关于秘密文件、资料携带、科技和科技资料交流、涉外经济洽谈、谈判、与外方人员交往、对外宣传及通讯方面的具体要求，并严格照办，争取维护我方的利益，此外涉外秘书还必须保守本企业的秘密，维护企业的利益：对企业内部的文件，打印时不得擅需要在外领导人知道的重要情况，不忘通报；涉及时性退居二线领导人的事宜，不忘告知；中午和夜间领导办公区的安全，不忘检查。
值班工作中如何保持警惕：一是注意对来访人的询问。要确保验明身份、证件，弄清来机关的意图，对一些进出机关的陌生人应主动询问，以防一些人“钻空子”，“搞名堂”。二是要遵守有关保密规定。对不能公开的内部情况要守口如瓶。三是时时处处留心，注意周围环境的细微变化，防患未然。四是遇到来访者要求见领导人时，要问清意图，如无必要，应适当“挡驾”，说明情况，或有具体业务部门接洽处理。
印章的含义和作用?答:印章是印和章的合称，主要指各级各类机关的公章和领导他们的名章。作用：①权威作用。由于各级领导机关和领导人都有一定的职权，他们的印章就是这种职权的象征。②代表作用。各级机关和各类组织的印章，代表该机关或组织的正式署名，而且一般都标明这个机关的全称，使人一目了然，至于领导人的名章，不是代表他个人，而是代表负有某种职权的领导者。③凭证作用。各种公文不盖公章就没有效力，各种证明信、介绍信、身份证、文凭等证件，都必须加盖公章才发生效力，才能获得对方的信任与合作。 秘书如何做好印章管理工作：印章管理是秘书部门一项重要职责，它是指主管部门和人员对印章进行刻制、颁发、使用第十六章 秘书礼仪
1.什么是礼仪和秘书礼仪？ 答：(1)礼仪，是指在社会交往中形成的、已建立和协调人际关系为目的、为人们所认同和遵守的行为规范或准则。（2） 秘书礼仪是秘书人员在履行公务、进行社会交往的过程中应该遵守的礼仪规范或准则，它是秘书修养的一项重要内容，也是秘书应具备的基本素质。
实施礼仪遵循原则：①平等原则。在内宾接待和社会交往中，要坚持一视同仁，在接待礼遇上，既要分高低规格，更要讲人格平等；涉外礼仪活动中，要以和平共处五项原则为基础，坚持国家不分大小一律平等，礼宾不分尊卑，一律以礼相待的原则。②真诚原则。礼仪并非仅仅是一种形式主义，而是与人的思想意识和待人接物的态度密切相关的，它以思想为基础理论，以真诚为原则。③尊重原则。尊重是一切礼仪的核心与实质，所有礼仪活动，都有是围绕这一核心进行的。④灵活原则。任何礼仪都有不是一种僵化的教条，而是一种灵活性很强的规则和形式。
秘书仪表的意义：仪表指人的外表，包括服饰、仪容、个人卫生等方面，他是一个人精神面貌的外观化。秘书的仪表是一种无声的语言，它反映了秘书人员的修养、性格等内在特征。会在交往的初始阶段给人以美好的印象。
秘书服饰基本要求是：整洁大方；整体和谐；展示个性。
样，千差万别。不同的民族，不同的地区，不同的时代，不同场合，有不同的礼仪表现形式。
7.秘书礼仪的功能：(1)规范社交行为。秘书人员在社会交往中自觉遵守礼仪的约束，就会被人们认为是一个“成熟的人”；反之，就会被人们视为“不成熟的人”。(2)塑造良好形象。一个懂礼仪、讲礼貌的秘书人员，必定会给人留下良好的形象，从而树立起良好的秘书形象。(3)协调人际关系。秘书工作是人际关系比较复杂的工作，秘书要协调好方方面面的关系，就必须发挥礼仪的作用。(4)促进工作绩效。秘书人员一个动人的微笑，一句暖心的话语，都有可能对对方产生重要的心理影响，有利于建立良好的人际关系，促进相互间的交流与合作，从而提高秘书工作绩效。
礼仪与道德规范的关系：礼仪与道德规范既有联系，又有区别。礼仪属于道德规范的范畴，具有非强制性。礼仪是人们在长期的交往中逐渐演变、约定俗成、自觉准收的规范。礼仪不是纯粹的道德规范，主要是调节社会行为或交往行为的一种规范，是道德规范中最浅层次的东西。
8.秘书常用礼节有哪些？有何要求？ 答:(1)介绍。介绍一般有两种：1.介绍他人。要遵循这样的顺序；把男士介绍给女士，把年轻者介绍给年老者，把身份地位低的介绍给身份地位高的，把客人介绍给主人，把晚到者介绍给早到者。2.自我介绍。应先问候，待对方将注意力集中过来的，再向在一开始就让公众知道某设施的诞生与存在，提高知名度，从而为以后开业奠定基础。③开业，开幕典礼。这种活动是某个单位事业发展的里程碑，它体现组织领导人的组织能力，社交以及企业的文化素质，往往成为社会公众取舍和亲疏的重要标准。④签字仪式，这种仪式既是密切双方关系。表示友好的体现 ，更使协议的确认和执行产生效力。⑤发奖，授勋仪式，其目的是肯定受奖，受勋人员的功绩。，激励更多的人向先进学习，从而倡导社会主义新风尚。⑥阅兵式，分列式。这是军队在重要时刻而举行的特殊仪式，目的是为了显示人民军队威武的军容，体现出我军强大的战斗力。 典礼与仪式的特点：形式正规、气氛热烈．色彩隆重。 案例分析题 案例：一次，某市召开工作会议，安排住房由于粗心大意，把名单中的括号“女”字给漏抄掉了。安排男、女同住一室。问题：这场小小的接待风波说明了什么? 答：说明了会务工作必须认真细致，来不得半点马虎大意。人常说，接待工作无小事。会议接待工作的目的就是千方百计为与会者提供优质服务，使他们有“宾至如归”的感觉。但是，如果有一个环节出了纰漏，就会破坏与会人员良好的心理气氛，使得本来做得很好的会议接待工作前功尽弃，与会人员和工作人员心情都不舒畅。由此可见，会议工作的每一个环节必须认真细致，马虎不得。否则，就会闹出许多笑话，造成不良影响，秘单 选 秘书实务的对象是 秘书业务活动 文书制发阶段关键环节是文稿审核 承办是秘书根据领导者的批办意见，办理文件中提出的事项。是落实领导批示的 关键环节
在调研中，当发现领导意图与客观实际情况不一致时，秘书应当 实事求是，如实反映情况
根据全国人大组织法有关规定，联名议案的提出，必须有【30】名以上的全国人大代表联名。
秘书业务活动的中介要素是【秘书实务的工作规范
秘书的基本能力是【应用写作能力 秘书的首要能力是 文字表达 秘书实务性质【由秘书实务的对象规定的
秘书实务的本质属性是【专业性 秘书业务活动中的主体要素是【秘书人员 领导意图是秘书业务活动中的【依据要素 秘书上班后第一件要事是【整理办公场所 秘书记录当日大事应于【当日下班之前
社交场合握手，一般应由【主人、年长者、身份地位高者、女士】先伸手。
中餐桌次排列，主桌排在首位或中心位臵，其余桌次高低以离主桌的远近而定。 多选 秘书业务活动就其结构来看，构成要素有【秘书人员、专业工作、工作规范、领导意图、工作环境。
秘书业务活动就其结构来看，其要素构成有【主体要素．依据要素．保证要素．随机要素．载体要素。 自多打多留，底样应及时按规定处理，文件和科技、秘方、生产、出口计划、财务报表等资料，要放置于安全可靠之处。企业秘密会议的内容不得外传，其记录应妥善保管。
如何做好计算机信息系统保密：应注意：计算机使用前一定要经过技术安全检查；机房选址应安全隐蔽；涉密软盘由保密室统一管理；建立计算机互联网络须将保密措施列入设计方案；淘汰或报废的涉密计算机必须彻底消除机内涉密信息；加强对操作人员的保密教育和管理。
计算机系统安全保密的重要性：（1）计算机及其互联网络的日益普及，使计算机信息系统的安全保密问题显得非常突出.我们已经进入信息时代，以计算机及其互联网络为标志的信息系统日益普及，使信息领域的的斗争日益加剧，因此，加强计算机信息系统的安全保密，以成为各级各类组织一个刻不容缓的重大课题。（2） 计算机信息系统面临的威胁，使计算机信息系统的安全保密问题显得十分迫切。当前计算机系统面临以下威胁：计算机病毒；计算机网络侵入或黑客侵入；截收计算机电磁和声泄露信号，从中获取秘密信息；通过窃取计算机存储介质，获取秘密；利用网上的安全漏洞，进行窃密与破坏；利用遥控功能刺探网上秘密；利用合法身份与外国非法联网；非法入网，修改网上数据或进行窃密、破坏；在计算机系统中预置窃密软件或窃听器；发达国家利用对计算机、密码算法和国际标准化等方面的 技术垄断，控制别国计算机系统，利用定向能活其他物理、化学手段直接毁伤计算机和网络。今后还会产生一些新的威胁和潜在的问题。因此，加强计算机信息系统的安全保密工作十分迫切。（3） 秘书机构办公自动化程度的日益提高，使计算机信息系统安全保密工作日益重要。秘书机构作为领导中枢的信息处理中心，大量采用计算机及其互联网络处理秘 密信息，已成 为必然趋势。因此，加强秘书部门的计算机信息系统保密工作，显得日益重要。 计算机系统安全保密技术（393）
第十五章 其他工作 值班工作的类型（399）1.按职责划分：综合值班和专项值班；2.按人员划分：固定值班和轮流值班；3.按时间特征划分：永久性值班和临时性值班。
值班工作的任务（400）1.承接上级指示；2.负责电话应对；3.接待来访人员；4.掌握领导者行踪；5.承办临时事项；6.确保机关安全；7.编写值班材料。 值班工作的作用: ①联络作用。秘书值班涉及面广，信息量大，不仅要承接上级的指示，下级的汇报与请示，而且要接待各方来访者，是联络上下左右，沟通四面八方的桥梁和纽带。②过渡作用。秘书值班可以对各种信息和事务进行曲整理和加工，分出轻重缓急，予以恰当处理，对于来访者，可以视怀情况或婉言谢绝，或安排约见和直接引见，而不是来者不拒，有求必应，起到过渡，鉴别，筛选的作用。③应急作用。一旦遇到紧急情况，值班人员要及时向领导者汇报和请示，有时在领导者批示的前就要采取果断应急措施，以免延误时机，造成严重后果。④窗口作用。无论是综合值班还是专项值班，都是代表单位或机关的，所以，从一定意义上说，值班室又是单位的缩影，窗口，值班秘书给外来办事人员的第一印象，既反映着单位领导的作风，又反映着单位工作人员的素质，因此秘书人员应当通过值班工作这个窗口，树立机关和单位及其领导者的良好形象。
值班工作的制度（402）1.岗位责任制度；2.请示报告制度；3.交接班制度；接班人应做到“三检查”：检查文电签受簿有无漏签现象；检查值班室有无积压文件；检查值班日志中有无待办事项。4.保密制度；5.安全防范制度。“三防”防特、防火、防盗。（403） 值班工作对秘书人员的要403认真负责；待人热情；细心耐烦；保持警惕。 认真负责值班具体应做到“四有数”“五清楚”“六不忘”。 “四有数”：对领导人位置和行动中心有数；对当日需办事项心中有数；对当日机关活动安排心中有数；对需要提供大交班报告的情况中心有数。“五清楚”：签收和分发文电手续清楚；急件和绝密件登记和转签清楚；受话时核对情况和发话时表达意思清楚；各类物品和书刊分发登记清楚；值班日志记载和交代清楚。“六不忘”：联系工作或报告情况未找到人，不忘续办；别人代接值班电话，不忘补载；领导人交代事项，不忘处理；
和保管的活动过程。秘书部门管理的印章一般有两种：一种是本机关的公章；一种是本机关领导的名章。 印章必须有专人保管, 不可轻易移交给他人代管, 印章适用应在办公室内进行, 不可带出办公室，用印时，秘书应亲自盖章，不可由他人代盖, 印章要定期清洗, 保持清洁, 印章必须严加保管, 严防丢失。 论秘书的印章管理工作（406）印章管理是秘书部门一项重要职责，它是指主管部门和人员对印章进行刻制、颁发、使用和保管的活动过程。①印章的刻制。印章刻制的权限，应严格执行党中央、国务院和其他领导机关的关规定，决不可随便刻制印章，印章刻制的规格，一般由形状、尺寸、字体、图形、排列等项目组成，因领导机关和领导人级别高低不同，印间刻制必须履行严格的手续，经公安部门批准，到指定的刻制社刻制。②印章的颁发和使用。印章刻制后，必须由上级领导机关向其所属下级领导机构颁发，颁发和领取必须严格履行有关手续，新印章的应用和旧印章的停用，必须事先向所属单位发出通知，并注意在新印章上的刻制暗记，印章的使用，应根据具体情况确定，或经本机关领导人批准，或由秘书部门负责人批准，或由秘书人员依照惯例承办。同时，秘书部门必须建立用印登记簿，严格执行监印制度，正确盖印，印章停用后，要做好印章的上交，清退，存档和销毁工作。③印章的保管。1.印章必须有专人保管，不可轻易交给他人代管，更不可“齐抓共管”。2.印章使用在办公室内进行，不可带出。3.用印时，必须秘书亲自盖章，不可由他人代劳。4.印章要定期清洗耳恭听，保持清洁，5.印章必须严加保管，防止丢失或被盗，存放要有专用盒，存进保险柜，随时上锁，不可失控，也不可放在办公室的抽屉里，一旦丢失，除报告上级机关外，还应立即向本机关所在地公安部门登记，报案，并声明刻印章作废。 如何做好领导日程安排工作：把握如下原则：1）统筹兼顾、有急有缓（注意事项401）。所谓统筹兼顾 ,就是安排领导日常活动从全局出发,统一筹划,兼顾领导者地实际情况,做到公平合理。所谓有急有缓,就是根据领导者日常活动情况,确定安排地先后顺序，以保证活动的效率。2）围绕中心, 突出重点（402）。对完成中心工作有直接联系或关系重大的活动,要优先安排,否则可以推后安排,或不予安排, 以利于领导者集中精力抓大事。3）力戒排场, 求真务实。秘书在安排领导活动时,一定要力戒排场,求真务实,对那些没有任何实际意义的应酬活动,作表面文章,摆花架子,大轰大嗡的形式,主义活动,要敢于突出意见,争取不再予以安排。 如何完成领导交办事项?（420） 答：应遵循以下原则：1）积极主动,千方百计。秘书必须完成领导交办事项,为自己义不容辞的职责,以积极主动的态度,想法设法去完成。2）既要符合政策，又要灵活变通。秘书应在符合政策精神的前提下,从实际出发,变通解决问题,做到原则性与灵活性的辩证统一。3）件件有着落,事事有回音。领导人最反感的就是秘书不把他交代的事当回事，所以秘书每当办完一件事后,应马上向领导人报告办理结果,使领导人放心,若在办理中遇到自己解决不了的事情,应及时向领导人报告,并向领导人提出解决的建议。 办理领导交办事项应注意（422）：(1) 要态度和蔼，协商办事，不要居高临下；(2) 要坚持原则，按章办事，不要违法乱纪；(3) 要一视同仁，不分亲疏，不看人办事。
危急事件特点：（423）突发性；偶然性；意外性；危害性。
处理危急事件的意义：有利于保护组织和人民生命财产的安全,有利于最大限度地减少危急事件造成的损害，有利于维护组织地良好形象。 处理危机事件的程序和方法：（425-429）（1）现场保护和报告。立即将所发生重大事件的情况, 报告上级归口管理部门和所在归口管理部门和所在地人民政府,并报告所在省,自治区,直辖市人民政府,和国务院归口管理部门。（2）调查和判断。全面调查与系统调查，集中深入调查与综合判断。（3）预测与监控。秘书人员应当配合管理部门做好以下工作,1.事件预测2.事件演习3.事件控制。（4）处理和重建。危机事件一但发生,做为秘书人员, 应当协助领导者迅速查明和处理事件,并配合有关部门尽快重建组织形象。基本方法：查明情况、报告领导、组织抢救、掌握动态、写出《要事急报》、重建组织形象。
8.秘书服饰如何作到整体和谐？不能对方介绍自己的姓名、身份、工作单位等。孤立地以衣物的质量来评价人着装后的美（2）交换名片。1.名片应从名片夹内抽出，丑，而应从整体综合的角度来体现和谐一名片夹最好放在上衣胸口的口袋里。2.名片致。具体来说，就是要求服饰做到适体、最好站着用双手递给对方。3.地位较低的人入时、从俗。1.要适体。即追求服饰的色或来访的人要先递上名片。4.接到对方名片彩、式样、比例等均适合人体本身的高、时，应先仔细看一遍，在正确记住对方姓矮、胖、瘦，从而把服饰与体型融为有机名和头衔后再将名片收起来。5.收到对方名统一的整体，并选择恰当的配套饰物，以片后，若是站着讲话，应将名片拿到齐胸达到适体的美学效果。2.要入时。即追求口的高度;若是坐着就放在视线所及之处。服饰与自然界变化的协调和谐。根据时令6.在谈话中，不可折对方的名片或任意丢弃季节的变化穿着衣物、佩戴饰物。讲究不在桌上，更不可在名片上面压上别的东西。同服饰与不同季节的自然色调相互映衬，（3）握手。1.握手的样式。主要有：支配达到自然与色调和谐一致的整体美。3.要式握手、对等式握手、谦恭式握手、双握从俗。即追求服饰与社会生活环境、民俗式握手、“死鱼”式握手、捏手指式握手、的协调一致。秘书人员参加正式接待和外拉臂式握手、扣心式握手等。2.握手的礼节事活动时，总的要求：朴素、大方、整洁
（461）。握手时应自然大方，社交场合，秘书美容主要是：仪表的整理（发型一般应由主人、年长者、身份地位高者、的要求与选择、面容的清洁与护理、口腔女士先伸手。握手的时间应适度，不轻步和手的清洁、服装鞋袜的整洁）和脸部化重，恰到好处。（4）致意。1.举手致意。2.妆礼仪。
点头致意。3.欠身致意。4.脱帽致意。（5）3.秘书仪表整理注意事项（443-445）鞠躬。用于下级对上级、晚辈对长辈、学(1)发型的要求与选择。男秘书梳理后的头生对老师、服务员对宾客、个人对集体的发，两侧不宜超过两耳；不要留大鬓角，致敬。（6）送礼。送礼是一种表示感谢、不要留长发或蓬松的发型；不要把头发染祝贺、慰问、纪念的一种物质表现形式。1.成红色或黄色等古怪颜色；不宜搽重味发要根据对方的职业、年龄、兴趣爱好等特点乳。女秘书梳理后的头发，前面的流海不来选择适合的礼品。2.送礼要注意实用与审能太低；后面头发不要长到肩部；不宜搽美相结合的原则。3.要通过送礼传达主人对重味发乳；不要留怪发型，不能零乱；不客人美好的祝愿、长久的友谊等积极的寓要把头发染成红色或黄色等古怪颜色；梳意。4.对礼品要进行必要包装。
理后应给人以健美的感觉。应根据各自的如何送礼？送礼一定要考虑到礼品的脸型选择相应的发型。(2)面容的清洁与护思想性，艺术性，趣味性，实用性，针对理。人的皮肤一般分为干性、中性、油性性，纪念性等因素，达到礼品新奇，寓意三种类型。秘书人员应根据自己皮肤的特深刻，能引起对方兴趣，不落俗套的效果。点采取相应的护理方法。还应注意保持乐①要根据对方的职业，年龄，兴趣爱好等观的情绪；尽可能养成良好的睡眠习惯；特点来选择适合的礼品，比如，给知识分每天保证喝水2000毫升；注意合理的饮食；子送礼，可选购名人字画，工艺美术品等。在工作中要学会“放松”自己。3)注意口腔清②送礼要注重实用与审美相结合的原则。洁。首先要保持牙齿的清洁。其次，应清既要有一定的实用价值，更要有深刻的文除口臭。同时，在工作及会客之前不要吃化内涵的文件内涵和美学价值。例如：北葱、蒜、韭菜和臭豆腐之类有刺鼻气味的京的主人送宾客一幅八达岭万里长城挂毯食物，以免引起他人反感。4)随时随地保持子，就是最具有文化内涵的礼品。③要通手的清洁，尤其是指甲缝里的污垢更是忽过礼品传达主人对客人美好的祝愿，长久视不得，勤剪指甲，不要留长指甲。5)服装的友谊等积极的寓意，秘书人员应当根据鞋袜的整洁。秘书人员穿着任何服装均应送礼的对象，目的和方式，选择能够传达清洁、整齐、挺直。
主人真实情感和信息的礼品，充分发挥礼交谈过程：由倾听、发问、言谈等构成 品的作用。④对礼品一定要进行必要的包秘书与人交谈注意事项（448）：①注装，以表示赠送者的郑重。 意倾听。秘书要做一个好听众，做到认真接待活动礼仪要求?答：接待客人的礼倾听，善于发问，表示同情，准确判断。仪包括：(1)欢迎来客。客人来到接待室或②亲切自然。秘书在与人交谈时的表情要办公室时，秘书应马上站起，并礼貌性地自然，语言要和蔼亲切，表达得体。③语说一声“欢迎光临”。如果对方递上名片，调平和。秘书要注意发音清晰易懂，要尽应双手去接，并读出对方的姓名，确定其量放低声调，减慢语速，用委婉柔和、抑单位名称，然后再询问客人来访的意图。(2)扬顿挫的声调使人产生兴趣。④互相交流。引导客人。秘书在引导客人到领导办公室秘书要给对方充分的说话机会，不要轻易或会客室时，要注意：①秘书在离开办公室打断别人的发言。⑤谈话禁忌。秘书与客时，先把桌上的文件合上。②在走廊、楼梯人谈话的内容。一般不要涉及疾病、死亡处，要配合客人的步调，在客人右侧前一等不愉快的事情，不谈一些荒诞离奇，耸米处引导。③乘电梯前，要先告诉客人“在×入听闻，黄色淫秽的事情，秘书人员还应楼”；乘坐时，要扶住电梯门让客人先进，了解讨人喜欢的交谈方式，取得良好的交自己最后进入电梯并按开关。到达时要说际效果。讨人喜欢的交谈方式不抢先说话；“×楼已到了”，并让客人先出。④走到会客不议论不在场的人；发生争吵时，迅速改室前，要先敲门，再打开门。⑤入室后，请变话题；不谈自己的责任与挫折；不谈别客人坐上位(离口较远的位置)，并说“请坐，人的缺点和不足；不取笑他人；不议论别请稍等一下”。⑥接过客人的帽子、外套、人的生理缺陷；不说粗话；不发火，不造谣；伞等物品，放在明显的衣帽架上。7.如果是不阿谀奉承；不损害民族尊严。
领导会见客人，秘书要从中介绍，然后退秘书在谈吐方面应注意哪些事项？秘出会客室。8.在门外挂上“会客”的牌子。(3)书谈吐要遵循以下原则：晓之以礼，动之送别客人。秘书在送客时，应注意：①客人以情；适合语境，运用得体；机动灵活，在告辞前，不要频繁看表，或东张西望。②注重实效。秘书还要注意礼貌用语，在与当客人向自己告辞时，应主动起身，如不人交谈时应注意礼仪。
只是一位客人，应一一与客人握手话别，5.秘书在体态方面应注意哪些事项？并送出门去。③当把客人送出门后，切忌立秘书要熟练掌握和运用体姿规范，做到站即把门“砰”的一声关上。④如果是自己驱车有站相、坐有坐相、走有走相。注意运用前来的客人，当客人告辞时，秘书要将客手势、目光等来帮助传递信息，尽量避免人送至车前，等车开动后，应挥手与客人不雅的动作和仪态：(1)不要当众搔痒；(2)道别，才合乎礼仪。
要防止发自体内的各种声响；(3)交谈中避秘书礼貌用语种类：①问候语。如您免不雅动作。 好、辛苦了；②称谓语。人称称谓如您、运用目光语言要注意的问题：①与人您老人家，表示谦恭和客气，一般称谓如交往要目光平和亲切，目光虚化。不要聚“先生、小姐”，职业称谓如“医生、老师”，焦于对方脸某一部位，而应笼罩着对方的职务称谓如“部长，厂长”。“同志”是不整体，并且配合以亲切和蔼的面目表情，区分职务，职业，年龄，性别的广泛使用温和亲切。②在交往中要注意凝视，斜视，的称谓。③请托语。如“请多关照，拜托”瞟视，瞥视等不同方式的运用。③秘书在等表示请求可拜托对方给予帮助。④致谢交往中要注意目光注视的时间和部位，秘语。“谢谢您，非常感谢”是对对方给予帮书要学会注视的时间长短和部位适当。
助，支持，关照，尊重，夸奖之后作出的6. 秘书礼仪有何特性？答：（1）社会回应。⑤歉语。如“对不起，真过意不去，历史性。礼仪是人类社会长期交往活动中请原谅”会使对方趋怒的情绪得到缓解，逐渐形成的和发展的，是人类社会文明进化干戈为玉帛。⑥祝贺语。“祝贺您，托您步的标志之一。（2）交往规范性。礼仪是的福，”表示向对方表示祝贺。⑦告别语。人们在长期交往过程中逐渐演变、约定俗分别时常用“再见、欢迎下次再来，一路成、自觉遵守的规范。（3）继承发展性。顺风，”等告别语。
一方面它要继承以往礼仪的一些传统形典礼与仪式的类型：（466页）①节日式，包括借鉴外国、外民族礼仪中的好的庆典。这种庆典是提高知名度，扩大社会内容;另一方面，它随着社会的发展和时代影响的公共关系活动，同时可以总结前一的进步不断发展变化、改革创新。（4）复个时期的工作，借此机会争取新闻媒介的杂多样性。礼仪的内容十分复杂，形式多
报道。②开工，竣工典礼。其目的是为了
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书人员再辛苦也是白费。
案例：将“花费了5万元”，打印成“花费35万元”，简报下发后引起有关单位对写信人和领导机关的严重不满。是严重的失实。为澄清实事，平息风波，编刊单位不得不在下一期简报上做出更正声明，并向有关单位致歉。问题：秘书应从这个事例中吸取什么教训?答：最主要的教训有两条：一是书写要规范；二是校对要仔细。文件审核校对，是公文处理工作的重要环节，必须认真做好。“凡正式文件，在送领导审批或签发之前，须经授权的秘书部门或兼职人员校核。”秘书部门认真校核文稿，做好把关工作，是减少差错、提高文件质量的重要保证，也是给领导当好参谋助手的重要内容。秘书部门要有人负责文稿校核工作，发现文件存在差错时，要有登记，注明是哪个环节造成的。上述案例，酿成差错的原因：一是数字书写不规范，二是校对人员粗枝大叶。因此，对文件数字的校对，一定要做到准确无误，不能有任何疏忽。
1、秘书的拒绝与尊严《 宋史苏轼传》 记载，从现代秘书挡驾的角度来看，苏轼的处理至少在三个方面值得肯定：
一、定位准确。苏轼认为，高丽国国母送礼给宋朝帝后，这是两国元首间很重要的外交事务，高丽国应该派专使，上呈专文。现在却通过转呈的形式乘便而为，这是无礼的行为。二、采取最佳解决方案。苏轼的处理方式又不是鲁莽的，他仔细分析了可能遇到的几种情况，从维护皇帝尊严的角度，果断将进奉状退回。考虑到那个僧徒可能会纠缠，又机智地以职权所限作借口，既不失映映大国的气度，又为当朝皇帝保存了威严。三、主动说明事情原委。决策正确与否，往往关系到事业的成败，苏轼作为一代名臣，辅助决策时主动果断，不明哲保身，事后能坦陈主张，决不贪功，真正做到了主动辅助而不越权，体现了挡驾的艺术和技巧。
3、电话交流中的过滤原则 每个领导每天都要接听无数个电话，如果这些电话都要领导亲自接听，他们就没有足够的时间和精力去处理公司的战略问题或核心问题。为了解决这个问题，大部分的经营者都让秘书先过滤电话，把一部分不想接或没必要接的电话先行代为处理，只有重要事情非得由领导亲自处理的才转接，这样既能使时间得到合理的管理又能提高工作的效率。
过滤电话信息是秘书的一项非常重要的日常工作。一个优秀的秘书应该对自己的领导比较熟悉；如果了解他的人际交往范围、思维方式、工作方法和价值观念的话，在一般情况先都能判断自己是不是应该过滤，用什么方法过滤。首先，要了解来电者的具体情况。如果秘书接听打给领导的电话，一定要问明对方的身份和目的，包括来电者的姓名、职位、来电原因等等内容。详细了解了这些内容之后，秘书应自觉并正确地判断此电话应不应该转接给领导处理，如果没有必要性即可自行过滤电话信息，避免干扰领导正常工作。其次，要学会判别过滤电话信息。一个公司或一个单位，每天都有很多电话，这些来电有的有要事，有的是无足轻重的，所以秘书就要起过滤器的作用，筛选判别电话信息。有的电话所涉及的事情，如果是秘书职权范围内并能自己处理的，或者领导不想亲自解决而授权给秘书处理的，或者领导不想接或在特殊情况下不便接听的，或者是不重要的事，在这些情况下，秘书要发挥“挡驾”的作用过滤电话信息，而且过后还要向领导进行有效传达。再者，过滤电话信息时要使用恰当的语言。秘书在接听电话后，向领导汇报电话内容时应在保证内容正确真实，不夸大也不缩小的基础上，使用恰当的语言委婉地传达电话信息。有时候并不需要将原话一字一句的传达给领导，而只需将大概意思告知领导。否则，有时候可能因为你的用语不慎险些导致领导失和。
4、有人认为，谨言慎行是秘书岗位的职业要求，有人却有不同的看法。请表明你的观点，并就此进行论述。答案：首先表明自己的观点一一秘书人员必须做到谨言慎行。然后围绕这一观点展开论述：秘书是为领导服务的，秘书的一言一行不仅关系到领导者个人和组织的形象，而且直接影响到各项工作的开展。因此，一要做到“慎言”，即不该说的不说；二要做到“慎闻”，即不该听的不听；三要做到“慎行”，即不该做的不做；四要做到“慎出”, 即不该露的脸不露。秘书只有从小事做起严格要求自己，规范言行举止，加强修养，提高素质，才能不断提高综合服务的水平。
专业性是秘书实务的【性质．本质属性。
秘书实务回答【“怎么做”的问题．“做得怎样”的问题。
属于秘书工作重大事项的有【集体上访事件的处理．社会热点问题的调查．重大经贸活动的谈判
文字记录方法有【要点记录法．详细记录法．常用的速记法．特殊的标识法．笔记与录音并用法
秘书组织宴请活动应做的工作【确定宴请时间、范围和菜单．确定宴请目的、规格和种类．制作、发送请柬．安排餐桌主次．迎送宾客。
考点精析第一章绪论 第一节秘书实务的对象和范围 一、实务与秘书实务 实务，含有实行与业务的意思；秘书实务，意指秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。秘书实务作为秘书科学的一个分支，它是一门研究秘书业务活动及其规律的综合应用学科。
二、秘书实务的对象 任何一门学科，都有其特定的学科对象。秘书学的对象是秘书工作，即秘书人员为领导者进行决策与管理所采取的辅助行为。受秘书学对象的规定，秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。
三、秘书实务的范围 由于秘书实务的对象是秘书业务活动，而秘书业务又有常规业务和非常规业务之分，因此秘书实务的研究范围相当广泛，并有不断扩大之势。就其日常秘书业务活动而言，秘书实务的主要研究范围包括：研究每项秘书业务工作的一般理论；研究每项秘书业务工作的具体内容；研究每项秘书业务工作的操作规范；研究每项秘书业务工作的运作程序；研究每项秘书业务工作的具体方法，等等。
第二节秘书实务的性质和特点 一、秘书实务的性质 秘书实务的学科性质，是由它的学科对象确定的。也就是说，秘书业务活动的性质，决定了秘书实务的性质。所谓秘书业务活动，就是秘书专业工作。因此，专业性是秘书实务的性质，即秘书实务的本质属性。
二、秘书实务的特点 事物的性质和特点，是两个既有联系又有区别的范畴。受秘书实务专业性的规定，秘书实务还是具有实用性、规范性、程序性和可操作性等特点。正是这些特点的存在，才凸现出秘书实务的专业性。
第三节秘书实务与相关学科 一、秘书实务与秘书学概论的关系 在秘书科学的众多分支学科中，秘书学概论是秘书学的基础理论学科，属于理论秘书学的研究范畴。它以秘书工作为其学科对象，以秘书学的自身理论为其研究内容。而秘书实务是秘书学的应用理论学科，属应用秘书学的研究范畴。它以秘书业务活动为其学科对象，以各项秘书业务工作为其研究内容。两者之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。
二、秘书实务与文书学的关系 文书学是一门研究文书及文书工作的应用理论学科。它主要研究文书自身及其制发、传递、办理和保管等全过程的管理工作。由于秘书业务工作包括文书工作，文书工作是秘书实务的重要内容之一，因此，两者之间是整体与部分的关系，也是包含与被包含的关系。为保持学科知识体系的完整性，又不出现研究内容上的重复，秘书实务仅限于对公文处理过程的研究。
三、秘书实务与应用写作学的关系 应用写作学是写作学的分支学科，它是一门研究应用文体写作活动及其规律的学科。由于秘书的文字工作，如文字记录、文稿撰拟和文书审核等，渗透于秘书的各项业务工作之中，因此秘书实务与应用写作学之间，实际上存在着相互交叉、相互包容的关系。本教材中的文书工作一章，就是两者交叉、包容的产物。
第四节学习秘书实务的目的和方法 一、学习秘书实务的目的 学习秘书实务的直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。其根本目的是：通过对秘书实务的自学和考试，增加应考者的知识总量，培养应考者的专业素质，提高应考者的业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。
二、学习秘书实务的意义 学习秘书实务，对于应试者具有重要的意义，它不仅能够造就出为现代秘书职业所需要的应用型秘书人才，有助于满足现代领导工作的需要，而且能够提高秘书工作的质量和效率，还有助于理解秘书专业其他课程的相关知识。
三、学习秘书实务的方法 秘书实务的性质和特点，要求应考者应注意运用：学习秘书实务同学习相关学科相结合的方法；学习秘书实务同现场调查相结合的方法；学习秘书实务同实际操作相结合的方法。
第二章秘书的一天 第一节上班之前 一、回顾昨日工作在秘书的各项业务工作中，有些可以当日事当日了，有些要在数日内方可了结。不论是否了结，秘书在当日上班之前，一般都要对昨日的工作予以回顾或反省：哪些事务已经处理完毕，自己满意与否，领导者满意与否，有何体验与缺憾；哪些事务尚需继续处理，从哪里人手，于何时结束，怎样做才会获取最佳效果；等等。
二、构思当日工作新的一天开始，秘书在回顾昨日工作的同时，也要构思和预测当日的工作：哪些事项先办，哪些事项后办；遇到偶发事件怎么办，遇到领导临时交办事项怎么办；同时遇到多项必办之事又该怎么办；等等。
三、修饰个人仪表 秘书的个人形象，直接关系到组织形象和领导者的形象。为了给人以美好的印象，无论男性秘书还是女性秘书，均应在上班之前，对自己的仪表略加修饰：头发是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪过；着装是否得体，领带(结)是否清洁，鞋子是否干净；化妆是否适中，首饰是否必要；等等。
四、先于他人上班 不少领导者，特别是事业型领导者，习惯于提前上班。即使不提前上班，也习惯于在上班之前向秘书发号施令。因此，一位追求效率的秘书，应先于他人上班：一则可以随时听候领导者的调遣；二则可以提前处理急办事项；三则可以接待急于办事的外地客人。
第二节秘书的仪表 一、秘书仪表的意义 仪表是指人的外表，包括仪容、服饰、个人卫生等方面，它是一个人精神面貌的外观化。秘书的仪表是一种无声的语言，它反映了一名秘书的修养、性格等内在特征，会在交往的初始阶段给人美好的印象。二、秘书的服饰 服饰是人的着装和饰物。着装包括服装和鞋袜的选择与穿着；饰物一般指能够起到装饰点缀作用的物件，包括服饰配件和首饰配戴。基本要求是：整洁大方；整体和谐；展示个性。三、秘书的美容 秘书的美容是指秘书修饰自己的仪容，以示尊重他人的礼貌行为。它可以增添工作魅力，还能体现出良好的气质和精神面貌。美容的内容主要是脸部的工作妆和发与手的保洁、修饰。
第三节秘书的谈吐 一、秘书谈吐的原则 谈吐是人们在一定语境中运用口头语言的交际活动，它应符合语言交际的礼仪规范，给人以美的感受。秘书谈吐就是秘书通过尊重、友善、得体的信息传递，使交往双方取得理解、协调和适应，以有效实现秘书活动的目标。秘书谈吐要遵循以下原则：晓之以礼，动之以情；适合语境，运用得体；机动灵活，注重实效。二、秘书的礼貌用语 秘书的礼貌语内容丰富，用途广泛。根据表达的语意不同，可分为问候语、称谓语、请托语、致谢语、道歉语、祝贺语和告别语等。三、秘书的交谈语 交谈语是秘书社交中的主要言语形式，是传递信息、教材： 秘书职能和秘书业务的区别？（P5） 秘书上班如何做好“第一件事”，意义？（P20） 文字记录的种类（电话记录、值班记录、来访纪录、会议记录、大事记、调查记录、领导讲话记录、领导口授机录）（P43-48） 如何认真对待整理记录（P50） 文稿撰拟的范围（P52-54） 文书工作的基本任务（P74-75） 拟稿的过程（步骤:收集占有材料、确定公文主题、拟定文稿提纲、动笔起草文件）（P81） 封发的程序和任务：（P84-86） 传递的渠道和方式、基本要求（P86-87） 收文分类、登记（P87、88） 拟办文件的种类（P92） 拟办意见四种签署形式（P92-94） 需要催办的三类文件、催办的方式（P97） 如何提高信息工作的敏感性、真实性、及时性、全面性、适用性（108-111） 如何为领导者收集信息（116） 编写信息简报的目的、如何集中突出主题（112） 编写信息简报如何力求简短（123） 调查的态度：（如何做到实事求是、虚心诚恳（调查十忌）、深入细致）（154-155） 抽样调查样本选定方法、抽样调查一般步骤、随机抽样的方法（158） 如何保障“个别谈话调查方法”顺利进行（159） “现场观察调查方法”应注意问题（161） 第二节上班之后 一、整理办公场所 办公部门或秘书机构，是机关的门面和窗口。它是否整洁、美观和舒适，也折射出组织和领导者的形象问题。因此，秘书上班后的第一件要事，就是用最快的速度整理办公场所：打扫卫生，做到窗明几净；调试照明、空调，做到环境舒适；摆放桌椅，做到整齐有序；等等。
二、报告当日安排 秘书上班后的第二件要事，就是向领导者汇报当日工作安排：何时出席某一会议；何时会见某位要员；何时参加某一谈判；何时签发某份文件；何时宴请某位客人；等等。上述安排如果与领导者事先计划处理的事项发生矛盾，秘书应当场予以修改，直至领导者认可为止。
三、请求工作指示 秘书在报告当日工作安排的同时，应适时就超越自己职责范围的重要事项，请求领导者给予指示：某项活动如何协调；某个会议如何组织；某项请示如何答复；某份文件如何起草；某一上访事件如何处理；等等。
四、处理日常事务 秘书工作的事务性，决定了秘书每天要处理大量具体的、繁琐的和重复性的日常工作。为了卓有成效地工作，秘书应将当日的工作按轻重缓急分成三类：急办、必办和缓办。优先处理急办事项，抓紧处理必办事项，抽空处理缓办事项，做到有主有次，有条不紊。
第三节下班之前 一、突击未了事宜 忙碌了一天的秘书，即使在下班之前，也难以轻松下来，往往仍有不少事务、特别是紧急事务尚待处理。此时的秘书，仍要本着急事先办的原则，集中力量，加快速度，在最短的时间内完成某项工作。如第二天上午开会的会议通知，第二天上午会商或会签文件的撰制，第二天上午会见客人的具体安排，第二天上午领导人出差准备工作等等
二、浏览当日文件 秘书机构是各种信息的集散地，每天都要收到许多文件。为了及时处理各方来文，秘书应于下班前集中精力阅读当日文件。然后按照行文目的，将文件分为办件和阅件，并分送有关领导人或部门处理。
三、清理文件资料 由于事务缠身，秘书难以边处理日常工作，边清理文件资料。但在下班之前，秘书务必抽出时间，对当日接收的文件资料加以分类、编号、排序、归档和存放。对于保密范围内的文件资料，秘书于下班前一定要存放在专用的卷柜之中，以防失泄密。
四、记录当日大事 在秘书的日常工作中，每天总会参与或处理重要的活动与事件。为了如实反映和记载机关工作的全貌，并便于日后备查，秘书应于下班前记录当日的大事。这种一日一记、一事一记的大事记，也是秘书文字工作的一部分。
第四节下班之后 一、继续处理紧急事务 下班之后，本应是秘书的休闲时间。可是，仍有一些紧急而重要的事务，要求秘书必须继续处理。如赶制急用的会议文件，撰拟急用的汇报材料，收集急用的社会信息，处理突发性的事件，以及处理领导人临时交办的紧急事项，等等。
二、随从领导人应酬 由于公务的需要，领导者在下班之后常常有社交活动。这些活动，有的是经领导人同意并由秘书安排的，有的是领导人自行安排的，也有的是由领导人的不速之客决定的。如出席宴会，会见外宾，拜访客人，参加文艺晚会，等等。不论何种情况，如果领导人需要，秘书原则上应随从之，并做好必要准备工作
三、陪同领导者加班 不论是领导者个人，还是领导集体，为了处理紧急而重要的公务，加班加点时有发生。如召开重要办公会议，开展重大社会活动，学习上级重要文件，处理重大突发事件，等等。遇到此种情况，秘书特别是领导者的个人秘书，应当同领导者一起加班加点，哪怕是日以继夜、通宵达旦地工作。
四、双休日与节假日 正常情况下，秘书的双休日与节假日应由自己支配。可是，在秘书界有“秘书无休息日”之说。就是说，只要领导工作需要，或者仍有急办之事尚未出手，即使是双休日或节假日，秘书也必须继续工作，直至完成任务为止。如起草重要文件，筹备重要会议，接待重要来宾，调查重大问题，参与重要活动等等。
第十六章秘书礼仪 第一节秘书礼仪概述 一、礼仪与秘书礼仪 所谓礼仪，是指在社会交往中形成的、以建立和协调人际关系为目的、为人们所认同和遵守的行为规范或准则。秘书礼仪是秘书人员在履行公务、进行社会交往的过程中应遵守的礼仪规范或准则，它是秘书修养的一项重要内容。二、礼仪的特性 为了深刻理解礼仪的实质和规范，秘书人员要掌握礼仪的特性：社会历史性；交往规范性；继承发展性；复杂多样性。三、秘书礼仪的功能 秘书机构是一个组织的“门面”和“窗口”。随着社会交往的广泛与频繁，秘书礼仪在秘书活动中的作用日益增强。具体地说，秘书礼仪的功能有：(1)规范社交行为；(2)塑造良好形象；(3)协调人际关系；(4)促进工作绩效。四、秘书礼仪基本原则 秘书人员在实施礼仪时，应遵循以下基本原则：平等的原则；真诚的原则；尊重的原则；灵活的原则。
沟通情感、取得良好交际效果的关键环节。交谈过程由倾听、发问、言谈等构成。秘书在与人交谈时应注意以下礼仪：注意倾听；亲切自然；语调平和；互相交流；谈话禁忌。
第四节秘书的体态 一、秘书体态的意义 体态是人在交往中各种身体姿势的总称。秘书的体态是秘书交往活动中的一种非语言形式，具有表露、替代和辅佐功能。二、秘书的体姿 秘书在交往场合常用的体姿语是站姿、坐姿和走姿。秘书要熟练掌握和运用体姿规范，做到站有站相、坐有坐相、走有走相，以强化交际效果。三、秘书的手势 手势是一种动态的无声体态语言，它包括握手、招手、摇手和其他手指动作等。四、秘书的目光 目光语是指通过视线接触来传递信息。秘书交际中要注意视线接触的时间、方向和范围。五、避免不雅的仪态 秘书在公共场合，应避免以下几种不雅的动作和仪态：不要当众搔痒；防止发自体内的各种声响；交谈中应避免的不雅动作。
第五节秘书常用礼节 一、介绍 人与人相互沟通，建立关系，是从介绍开始的。介绍一般有介绍他人和自我介绍两种。介绍他人时，首先应把男士介绍给女士，把年轻者介绍给年长者，把身份地位低者介绍给身份地位高者。介绍的语言要准确简练，恰到好处。自我介绍时应先问候对方，再向对方介绍自己的姓名、身份和工作单位等。二、交换名片 名片是个人交际或送给友人作纪念的一种介绍性媒介物。秘书在工作和交际中，应当懂得名片交换的礼节，包括名片递送和名片接收两个环节。三、握手 握手是人际交往中最通行的礼节。握手的样式千差万别，给人的感受极不相同。社交场合握手，一般应由主人、年长者、身份地位高者、女士先伸手。握手时用力应适度，时间长短因人而异，握手时应当保持手的干净。四、致意 致意是一种常用的礼节，一般有举手致意、点头致意、欠身致意和脱帽致意等方式。五、鞠躬 鞠躬是弯腰行礼，表示对他人敬重的一种礼节，一般小礼鞠躬即可，大礼则要行三鞠躬。六、送礼 送礼是一种表示感谢、祝贺、慰问、纪念的一种物质表现形式。秘书因工作或社交需要给人送礼时，应考虑到礼品的思想性、艺术性、趣味性、实用性、纪念性和针对性。
第六节秘书活动礼仪 一、迎来与送往 接待本地来访客人是秘书的日常工作，它包括欢迎来宾、引导方式和送别客人等主要环节。每个环节，秘书都应讲究礼仪。二、典礼与仪式 典礼，是为隆重庆祝某项重要事件而举行的各种礼节仪式；仪式，是为组织某项重要活动而规范的礼节和程序。典礼与仪式具有形式正规、气氛热烈等特点。典礼与仪式有开工、竣工；开业、开幕；签字；发奖、授勋；阅兵式、分列式等多种类型。秘书组织典礼与仪式时，应做好一系列工作。三、宴请与赴宴 宴请是社交中的一项重要活动。秘书组织安排宴会或陪同领导者赴宴都应注重礼节规范，如座次排列与落座，席间交谈与进餐，餐具摆放与使用，起身告辞与送客，等等，给人以彬彬有礼的印象。
问卷调查（封闭式问卷、开放式问卷）优缺点（161） 设计调查问卷应注意的问题（162） 文献调查的优缺点、应注意问题（162） 统计调查的类型、优缺点（163） 专家调查（（反响）头脑风暴法的优缺点）（163） 秘书调研的意义（143） 会议如何做到“勤俭节约原则”（183） 会议如何做到“提高会议效率”（184） 会议的食宿和车辆 准确无误安排（193） 会议简报的作用、编写要求、写法（194） 代表建议、议案、政协提案、政协建议案、职（教）代会提案（P201）建议提案（广义狭义202）、 信访工作的特点，对秘书工作的要求？（229-231） 信访工作的基本任务（为什么说）：（233） 当前形势下信访工作调解社会矛盾的作用尤为明显？（233） 信访工作与社会稳定的联系（234） 信访工作必须坚持实事求是原则！（235） 信访工作要依法办事、善于把原则性和灵活性相结、把解决实际问题与思想教育疏导！（236） 《信访条例》规定其他异常信访情况的处理（249） 领导看望客人的目的、秘书应做好哪些工作（272） 如何安排好送别（273） 一般客人的迎接（279） 迎送工作的具体事务（280） 会见的类型、会谈定义（280） 会见会谈的作为安排（281） 会见会谈记录的整理格式（281） 宴请活动中秘书的主要工作（284） 赠送礼品的原则（285） 为何说谈判是秘书的一项重要业务（292） 谈判方案的主要内容（301） 随从工作的主动性表现（325） 随从工作不给领导帮倒忙注意事项（326） 秘书接打电话的要求（344） 准确无误地使用通讯工具（345） 通讯保密工作的要求（345） 电话的类型（346） 电报的优点、起起草求（353） 电传的优点、起起草求（354） 传真的优点、格式、传真机使用要求（355） 保密工作与领导工作密不可分的原因（371） 秘书如何做到不泄密（372） 通讯保密的范围和要求（386） 使用无电线电通讯的注意事项（386） 明码或移动电话传递秘密信息的要求（387） 有线通讯泄密的途径（387） 防止电话串音办法（387） 防止载波辐射、传真机泄密办法（388） 使用邮政通讯应注意内容（388） 计算机系统安全保密技术（393） 值班工作的类型（399） 值班的保密制度 对值班人员的要求（402） 值班人员做到热情接待（403） 正式公章的图形种类（406） 印章的颁发、启用、使用、停用（406-408） 领导活动的范围（409） 日程表的种类（411-414） 编制日程表注意事项（415） 约定、约定的方法、约定注意事项（415-416） 日程表的落实方法（416-417） 日程表的变更和调整注意事项（417） 领导交办事项的特点（418） 领导交办事项的范围（419） 如何严格保护重大危机事件现场（426） 重大危机事件报告内容（426） 重大危机事件调查组的职责（427） 重大危机事件调查和判断的方法（427） 重大危机事件预测和监控，秘书应配合做好哪些工作（428） 重大危机事件处理和重建形象的方法（428-429） 礼仪的特性：社会历史性、交往规范性、继承发展性、复杂多样性（435） 礼仪的功能：规范社会交往、塑造良好形象、协调人际关系、促进工作绩效。（436） 秘书服饰如何做到整洁大方、整体和谐（440） 秘书服饰展现个性注意事项（443） 秘书脸部化妆注意事项（445） 秘书站姿要求、应当避免的站姿（451） 秘书座姿要求、应注意事项（452） 秘书走姿要求、应注意事项（453-4） 一些手势的含义、运用（455） 组织典礼和仪式应注意（467-8） 宴请礼仪1.目的、规格和种类，2.时间、范围和菜单，3.制作发送请柬，4.中餐座次排列，5.迎送宾客。（468-472） 赴宴礼仪1.答复，2.核对，3.服装、4.出席，5.取菜，6.进食，7.交谈，8.祝酒，9.宽衣10餐具的使用，11.告辞。（472475）
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