可采用会晤通知书或通过电话来约定，会晤通知书的副本和约定会晤的电话记录应当存放在申请案卷中。在会晤通知书或约定会晤的电话记录中，应当写明经审查员确认的会晤内容、时间和地点。如果审查员或者申请人准备在会晤中提出新的文件，应当事先提交给对方。
会晤日期确定后一般不得变动；必须变动时，应当提前通知对方。申请人无正当理由不参加会晤的，审查员可以不再安排会晤，而通过书面方式继续审查。
4.12.2会晤地点和参加人
申请人委托了专利代理机构的，会晤必须有代理人参加。参加会晤的代理人应当出示代理人执业证。申请人更换代理人的，应当办理著录项目变更手续，并在著录项目变更手续合格后由变更后的代理人参加会晤。在委托代理机构的情况下，申请人可以与代理人一起参加会晤。
参加会晤的申请人或代理人等的总数，一般不得超过两名；两个以上单位或者个人共有一项专利申请，又未委托代理机构的，可以按共同申请的单位或个人的数目确定参加会晤的人数
如果会晤时，申请人提出了新的文件，而会晤前审查员没有收到这些文件，审查员可以决定中止会晤。
4.13电话讨论
审查员可以与申请人就申请文件中存在的问题进行电话讨论，但电话讨论仅适用于解决次要的且不会引起误解的形式方面的缺陷所涉及的问题。
5.1.2答复的签署
申请人未委托专利代理机构的，其提交的意见陈述书或者补正书，应当有申请人的签字或者盖章；申请人是单位的，应当加盖公章；申请人有两个以上的，可以由其代表人签字或者盖章。
申请人委托了专利代理机构的，其答复应当由其所委托的专利代理机构盖章，并由委托书中指定的专利代理人签字或者盖章。专利代理人变更之后，由变更后的专利代理人签字或者盖章。
申请人未委托专利代理机构的，如果其答复没有申请人的签字或者盖章(当申请人有两个以上时，应当有全部申请人的签字或盖章，或者至少有其代表人的签字或盖章)，审查员应当将该答复退回初步审查部门处理。
申请人委托了专利代理机构的，如果其答复没有专利代理机构盖章，或者由申请人本人作出了答复，审查员应当将该答复退回初步审查部门处理。
如果申请人或者委托的专利代理人发生变更，则审查员应当核查案卷中是否有相应的著录项目变更通知单；没有该通知单的，审查员应当将答复退回初步审查部门处理。
5.2.1.2主动修改的时机
申请人仅在下述两种情形下可对其发明专利申请文件进行主动修改：
(1)在提出实质审查请求时；
(2)在收到专利局发出的发明专利申请进入实质审查阶段通知书之日起的三个月内。
在答复专利局发出的审查意见通知书时，不得再进行主动修改。
5.2.1.3答复审查意见通知书时的修改方式
当出现下列情况时，即使修改的内容没有超出原说明书和权利要求书记载的范围，也不能被视为是针对通知书指出的缺陷进行的修改，因而不予接受。
(1) 主动删除独立权利要求中的技术特征，扩大了该权利要求
请求保护的范围。
(2)主动改变独立权利要求中的技术特征，导致扩大了请求保护的范围。
(3)主动将仅在说明书中记载的与原来要求保护的主题缺乏单一性的技术内容作为修改后权利要求的主题。
(4)主动增加新的独立权利要求，该独立权利要求限定的技术方案在原权利要求书中未出现过。
(5)主动增加新的从属权利要求，该从属权利要求限定的技术方案在原权利要求书中未出现过。
5.2.2允许的修改
这里所说的“允许的修改”，主要指符合专利法第三十三条规定的修改。
5.2.2.1对权利要求书的修改
允许的对权利要求书的修改，包括下述各种情形： (1) 在独立权利要求中增加技术特征， (2)变更独立权利要求中的技术特征，
(3)变更独立权利要求的类型、主题名称及相应的技术特征，以克服原独立权利要求类型错误或者缺乏新颖性或创造性等缺陷。 (4)删除一项或多项权利要求，以克服原第一独立权利要求和并列的独立权利要求之间缺乏单一性，或者两项权利要求具有相同的保护范围而使权利要求书不简要，或者权利要求未以说明书为依据等缺陷，这样的修改不会超出原权利要求书和说明书记载的范围，因此是允许的。
(5)将独立权利要求相对于最接近的现有技术正确划界。
(6)修改从属权利要求的引用部分，改正引用关系上的错误，使其准确地反映原说明书中所记载的实施方式或实施例。
(7)修改从属权利要求的限定部分，清楚地限定该从属权利要求的保护范围，
5.2.2.2对说明书及其摘要的修改
对于说明书的修改，主要有两种情况，一种是针对说明书中本身存在的不符合专利法及其实施细则规定的缺陷作出的修改，另一种是根据修改后的权利要求书作出的适应性修改，上述两种修改只要不超出原说明书和权利要求书记载的范围，则都是允许的。 允许的说明书及其摘要的修改包括下述各种情形。
(1) 修改发明名称，使其准确、简要地反映要求保护的主题的名称。 (2) 修改发明所属技术领域。
(3) 修改背景技术部分，使其与要求保护的主题相适应。
(4)修改发明内容部分中与该发明所解决的技术问题有关的内容，使其
与要求保护的主题相适应，即反映该发明的技术方案相对于最接近的现有技术所解决的技术问题。当然，修改后的内容不应超出原说明书和权利要求书记载的范围。
(5)修改发明内容部分中与该发明技术方案有关的内容，使其与独立权利要求请求保护的主题相适应。
(6)修改发明内容部分中与该发明的有益效果有关的内容。只有在某(些) 技术特征在原始申请文件中已清楚地记载，而其有益效果没有被清楚地提及，但所属技术领域的技术人员可以直接地、毫无疑义地从原始申请文件中推断出这种效果的情况下，才允许对发明的有益效果作合适的修改。
(7)修改附图说明。申请文件中有附图，但缺少附图说明的，允许补充所缺的附图说明；附图说明不清楚的，允许根据上下文作出合适的修改。
(8)修改最佳实施方式或者实施例。这种修改中允许增加的内容一般限于补入原实施方式或者实施例中具体内容的出处以及已记载的反映发明的有益效果数据的标准测量方法(包括所使用的标准设备、器具)。如果由检索结果得知原申请要求保护的部分主题已成为现有技术的一部分，则申请人应当将反映这部分主题的内容删除，或者明确写明其为现有技术。
(9)修改附图。删除附图中不必要的词语和注释，可将其补入说明书文字部分之中；修改附图中的标记使之与说明书文字部分相一致；在文字说明清楚的情况下，为使局部结构清楚起见，允许增加局部放大图；修改附图的阿拉伯数字编号，使每幅图使用一个编号。
(10)修改摘要。
(11)修改由所属技术领域的技术人员能够识别出的明显错误，即语法错误、文字错误和打印错误。对这些错误的修改必须是所属技术领域的技术人员能从说明书的整体及上下文看出的唯一的正确答案。
5.2.3.1不允许的增加
不能允许的增加内容的修改，包括下述几种。
(1)将某些不能从原说明书(包括附图) 和／或权利要求书中直接明确认定的技术特征写入权利要求和／或说明书。
(2)为使公开的发明清楚或者使权利要求完整而补入不能从原说明书(包括附图) 和／或权利要求书中直接地、毫无疑义地确定的信息。
(3)增加的内容是通过测量附图得出的尺寸参数技术特征。
(4)引入原申请文件中未提及的附加组分，导致出现原申请没有的特殊效果。
(5)补入了所属技术领域的技术人员不能直接从原始申请中导出的有益效果。
(6)补入实验数据以说明发明的有益效果，和／或补入实施方式和实施例以说明在权利要求请求保护的范围内发明能够实施。
(7)增补原说明书中未提及的附图，一般是不允许的；如果增补背景技术的附图，或者将原附图中的公知技术附图更换为最接近现有技术的附图，则应当允许。
5.2.3.2不允许的改变
不能允许的改变内容的修改，包括下述几种。
(1)改变权利要求中的技术特征，超出了原权利要求书和说明书记载的范围。
(2)由不明确的内容改成明确具体的内容而引入原申请文件中没有的新的内容。
(3)将原申请文件中的几个分离的特征，改变成一种新的组合，而原申请文件没有明确提及这些分离的特征彼此间的关联。
(4)改变说明书中的某些特征，使得改变后反映的技术内容不同于原申请文件记载的内容，超出了原说明书和权利要求书记载的范围。
6.1.2驳回的种类
专利法实施细则第五十三条规定的驳回发明专利申请的情形如下： (1)专利申请的主题违反法律、社会公德或者妨害公共利益，或者申请的主题是违反法律、行政法规的规定获取或者利用遗传资源，并依赖该遗传资源完成的，或者申请的主题属于专利法第二十五条规定的不授予发明专利权的客体；
(2)专利申请不是对产品、方法或者其改进所提出的新的技术方案； (3)专利申请所涉及的发明在中国完成，且向外国申请专利前未报经专利局进行保密审查的；
(4)专利申请的发明不具备新颖性、创造性或实用性；
(5)专利申请没有充分公开请求保护的主题，或者权利要求未以说明书为依据，或者权利要求未清楚、简要地限定要求专利保护的范围；
(6)专利申请是依赖遗传资源完成的发明创造，申请人在专利申请文件中没有说明该遗传资源的直接来源和原始来源；对于无法说明原始来源的，也没有陈述理由；
(7)专利申请不符合专利法关于发明专利申请单一性的规定； (8)专利申请的发明是依照专利法第九条规定不能取得专利权的； (9)独立权利要求缺少解决技术问题的必要技术特征；
(10)申请的修改或者分案的申请超出原说明书和权利要求书记载的范围。
7.实质审查程序的终止、中止和恢复 7.1程序的终止
发明专利申请的实质审查程序，因审查员作出驳回决定且决定生效，或者
发出授予专利权的通知书，或者因申请人主动撤回申请，或者因申请被视为撤回而终止。
对于驳回或者授权的申请，审查员应当在其案卷封面上的“实审” 一栏内写明“驳回” 或者“授权” 字样，并且盖章。
7.2程序的中止
实质审查程序可能因专利申请权归属纠纷的当事人根据专利法实施细则第八十六条第一款的规定提出请求而中止或因财产保全而中止。
第三部分
第一章 进入国家阶段的国际申请的初步审查和事务处理
2.国际申请进入国家阶段手续的审查
申请人在办理进入国家阶段手续时提出撤回优先权要求的，办理该手续的期限仍按照原最早优先权日起算。
因中国对专利合作条约及其实施细则的有关规定作出保留，而使国际申请的优先权在国家阶段不成立的，办理进入国家阶段手续的期限仍按照原最早优先权日起算。
2.3进入国家阶段的处理
按照规定
办理进入国家阶段手续的国际申请，凡是经审查在中国具有效力，且符合专利法实施细则第一百零四条第一款第(一) 项至第(三) 项要求的，专利局应当给予国家申请号，明确国际申请进入国家阶段的日期(以下简称进入日)，并发出国际申请进入中国国家阶段通知书。
3.1.4发明人
3.1.4.1发明人信息的确定
除在国际阶段由国际局记录过变更的情况外，进入声明中填写的发明人应当是国际申请请求书中写明的发明人。专利合作条约规定，国际申请有多个发明人的，可以针对不同的指定国有不同的发明人。在这种情况下，进入声明中要求填写的是针对中国的发明人。针对中国的发明人经国际局登记已经死亡的，在进入国家阶段时，仍应作为发明人填写在进入声明中。
3.1.4.2国际申请没有发明人事项
在国际公布文本中没有记载发明人姓名的国际申请，在进入国家阶段时应当在进入声明中补充写明发明人。不符合规定的，审查员应当发出补正通知书，通知申请人补正。期满未补正的，审查员应当发出视为撤回通知书。