3.公文正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。用阿拉伯数码标识的数字和年份不能回行。
4.附件：（1）有附件的公文，应在正文之下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后用全角冒名和名称，或在正文相关处用括注标明“见附件”等字样。
（2）附件如有序号，使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。
（3）公文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、公布的文件的，不加附件说明，也不标注“见附件”等字样。
（4）附件应在用印页之后另起一页，并尽可能与正文装订在一起。不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明文件的发文字号。
5.成文日期：用汉字将年、月、日标全；成文日期的标识位置见“公文生效标识”的说明。成文日期以领导同志签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
注：如二○○九年中的“○”，不是0、O、零。
6.公文生效标识：公文生效标识是证明公文效力的表现形式，包括发文机关印章或签署人姓名（也可用签署人签名章）。
（1）单一发文印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。
（2）联合行文印章。
——行政机关联合上报的公文，由主办机关加盖印章即可。 ——联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（3）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 —6—
7.附注：（1）一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
（2）“请示”、作为上行文的“意见”、“函”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，用圆括号括入。
——版记
1.主题词 置于文件末页左下端、抄送栏之上，按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，词目数量不超过5个。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
主题词的索引规则：
? 一份行政文件，除类别词外，最多不超过 5个类属词；
? 先标类别词，再标类属词。标类属词时，先标反映文件内容的词，再标文件形式的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标文种《通知》 ? 一份文件如有两个以上主题内容，先标第1个主题的类别词、类属词，再标第2个主题的类别词、类属词，最后标文种。
? 根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，可标“科技、体制、改革、决定”。（这是我们平常使用得最多的方式）
? 当找不到准确的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词后面，并在该词后面加△符合以示区别。
2.抄送机关 公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行
—7—
时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
注意：是“抄送”，对上不再用抄报，对下不再用抄发。
3.印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关统称“重庆市合川区人民政府办公室”。印发日期一般为公文送往印刷厂付印的日期，用阿拉伯数码标识。
4.版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 5.版记的位置 版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况：
（1）公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面。
（2）公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一般不会超过3面）。两页以内的放在第2页。
（3）公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，则删除该版记，只标识转发文件自己的版记。
（4）转发或翻印文件，不标识被转发或翻印文件的版记，只标识翻印文件的版记。
除此之外， ——页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm（即距页边28mm）。单页码居右空1字，双页码居左空1字（即外侧）。页码只标识到公文主体部分结束的那页，空白页和空白页以后的页不标识页码。 —8—
——公文中的表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应当空白，将A3纸型贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
（二）“命令式”公文格式（略，基层用得不多，不再介绍，只看图） （三）“信函式”公文格式
发文机关上边缘距上页边的距离为30mm，一般用小标宋体字。发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行表示公文标题。如需标识公文份数序号、秘密等级、紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从“文件式”公文格式标准相应要素说明。
（四）“纪要式”公文格式
发文机关标识上边缘距版心上边缘为25mm，用红色小标宋体字。在发文机关标识之下空1行居中标识为“第×期”，在同一届政府任期内按顺序编号；发文字号之下占1行位置标识印发机关和印发日期，居左顶格标识，印发日期居右顶格标识；印发机关和印发日期之下4mm处印一条红色反线；红色反线下空2行居中标识标题。
会议纪要不加盖印章。
会议纪要不分“主送”、“抄送”，而用“分送”这一特定形式，在版记中主题词之下标识，标识方法同“文件式”公文中“抄送”。会议纪要其他要素从“文件式”公文格式标准相关要素说明。
（五）其他公文格式
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如工作通报、退文通报等。（略）
第二章 常见公文错情
一篇好的公文应该达到以下质量标准：
（一）公文内容符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规及规章，符合区委、区政府的有关规定，所提措施和办法切实可行。
（二）行文关系、行文规则、行文程序符合规范要求，公文运行方式和程序正确，联合行文符合有关规定。
（三）文种使用正确，标题规范，主送单位准确，附件名称一致，抄送机关无误，主题词标引规范，秘密等级、紧急程度、字体、格式、印发机关、成文日期准确无误。
（四）正文结构合理，主旨明确，层次清楚，表述正确，论证有理有据，观点明确，重点突出，能完整准确体现发文机关的意图，全面准确反映实际情况；符合语法、逻辑，文句通顺、严谨、精练，无错漏别重字；人名、地名、数字、机构名称、计量单位、标点符号等标注准确无误。
（五）印制规范美观、工整清晰，无叠页、错页和漏页。
一、关于政策方面
公文内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规及规章，符合区委、区政府的有关规定，所提措施和办法切实可行。
（一）引用政策要确保正确。引用上级政策、法律法规、文件的，要认真对照，确保与原文没有出入。引用文件的，除写清标题外，还应写明发文字号。
（二）不能违背政策。特别是上级严令禁止的东西，我们必须遵循，不能在公文中出现相违背的条款。 —10—