如：某文件要求“各有关镇要切实落实稳控措施，切实禁止群众上访”。群众合法、有序的上访是公民的权利，怎么能够随意禁止？可改为“各有关镇要切实落实稳控措施，确保社会稳定”。
另，某会议纪要“区公安局于*月*日起停止对4家采石场供应炸药和雷管”。凭什么要停止供应？应改为“区公安局于*月*日起按有关规定停止对4家采石场供应炸药和雷管”。
（三）不可能实现的任务不能提。
如：某部门发了一个文件，要求：“对来合客商吃住需实行‘一包到底’。”客商的“需”指什么？如何能够保障？“一包到底”又是什么意思？
（四）有悖于常理的不能提。
如网上正在流传湖南溆浦政府文件闹大笑话：
“为了加大我县水土流失防治力度，决定由县公安局代表水利局征收水土流失防洪费。”
——湖南溆浦县政府一份《县长会议纪要》，中国青年报6月14日报道。
从字面意义上理解，是不是征收水土流失防洪费需要公安局带枪去征收？这和抢有什么区别？遇到这种情况办公室应该如何处理：一是建议领导改变决策，二是采用变通方式。
二、关于行文规则方面 （一）弄清职权范围
根据规定，各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。但存在以下问题：
1.部分单位的办公室不管公文。由于事情繁杂，图方便，将很多文件拟制都交相关业务科室负责起草并直接送给了领导审签，办公室只负责了
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盖章、分发，造成许多公文质量不高，影响的是整个单位的形象，同时也影响了全体办公室同志特别是办公室主任的形象。
2.不在职权范围内行文。区政府办公室可以根据区政府的授权，可以向各镇人民政府、街道办事处、区政府各部门行文，但要写明“经区政府同意”。如转发部门的文件，如以政府的名义，则是批转（批准并转发），如以政府办公室的名义，则只能是转发，并在文字表明已“经区政府同意（或批准）字样。
其他区政府各部门可在各自职权范围内向下级党政机关的相关机构行文，不能对下级党政发布指示性公文。因特殊情况确需向下级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。
3.本应由部门印发的公文，上升到政府或政府办公室层面印发。属于部门职权范围内的事务，应由部分自行行文或联合行文。
如《重庆市人民政府命名二○○八年度园林创建先进单位批复》（渝府〔2009〕7号），本为市政府批复给市园林局，市园林局再转给我区市政园林委。这个文件只需要市政园林委再转发给我区的相关获奖单位就行了，不需要通过区政府或区政府办公室转发。
（二）弄清隶属关系
1.主送单位错误。各镇街、各部门向区政府报送的请示、报告，主送单位不能是区政府办公室。特别是部分会议上区领导要求将贯彻落实情况报给“两办”汇总，主送单位也必须是区委、区政府。
2.文种错误。一级政府与上一级政府的部门是平行关系，如各镇街向区政府各部门报文应用“函”，不能用报告或请示。有时，有些部门要求各镇街给他们报一些请示、报告，这是不妥当的。
3.存在政府向政府系统以外的党委部门、法院、检察院、人武部等下任务、提要求的现象。这是应与区委（区委办）等联合发文，或写明“经与
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有关方面协商并经区政府同意”字样。在实际工作中，有的未经协商就发文，有的往往将“经与有关方面协商”字样漏掉。
（三）不得多头报送
镇街和区政府部门报送区政府的请示或报告，往往存在以下几种情况：一是同时报送“区委、区政府”或“区委、区政府并**书记、**区长”；二是没有经领导同志同意而报领导同志个人。有的送几个单位或几个领导，或几个单位和几个领导一并主送。
（四）严禁体制外循环
存在镇街、部门和单位开“直通车”的现象。部分单位领导公文意识、程序意识薄弱，直接向区政府领导同志个人报送请示（报告）或签发文件，造成许多文件无法在电子档案中归档。这是极不规范、极不严肃的，也不利于工作的落实。
如前不久，上级部门有一个投诉交办件，我们的承办部门可以拟了一个回复就直接送给了区领导审签。但也不能直接发文回复，又只好送政府办公室运转、审核。在发文审核程序中，我们发现他的回复完全没有把问题说清楚，答非所问，只好退文，请其重新办理。如此反复，不仅没有节余时间，反而极大的耽误了工作。
三、关于公文写作规范方面
公文起草是一项思想性、政策性、技能性很强的工作，要求很高，必须严肃对待，在不断摸索中提高写作水平。
（一）公文标题
公文通常采用完全式标题：发文机关＋（关于）事由＋文种。如：《国务院关于做好扶贫工作的通知》。事由，即公文的主题（主要内容的概括）；事由前一般应有“关于”；转发、批转性通知可省略“转发”、“批转”前的“关于”，如《重庆市人民政府转发国务院关于做好扶贫工作的通知的通知》。
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主要问题： 1.标题要素缺失
事由通常应由动词领起，组成一个动宾结构。如《**局关于2008年度工作总结的报告》，标题中缺少了报送的字样。
2.文种错误
（1）主要是“请示”与“报告”混淆。本应用请示的，用成了报告，有的在报告中夹带请示内容。上级机关收到“请示”后，一般都要作答复；“报告”就不一定答复。
“请示”必须一文一事，不能一个请示文件中有多个事项的请示内容。为什么要一文一事？因为任何上级机关都有一定的职权范围，如果在请示中不是一文一事，就可能出现这件事可以批复，那件事不能批复的情况，致使上级机关对整个请示都无法批复，达不到请示的目的。
所以凡属多项请示，上级机关可以不予理睬，不作研究答复。但在实际工作中，往往不是这样，一个请示文件中，请求解决的事项很多。要特别注意这一点。
“请示”和“报告”只能写一个主送机关，不能是两个以上主送机关（如区委、区政府），否则收文机关可不予办理。需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。还有一点要注意，请示不能抄送下级机关。
（2）意见也是一种文种，可以单独使用。如区政府《关于处理场镇建设领域遗留问题的实施意见》就没有必要写成《关于印发处理场镇建设领域遗留问题的实施意见的通知》。同理，部门、镇街上报某方面工作的意见也可以直接使用。
（3）乱用批复。没有请示就没有批复。确实需要发文的，应使用通知。经常看见有的部门给镇街下文“关于**的批复”，这是不可以的。
3.文不达意
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如前不久，重庆某部门给我区来文《关于核实**工作专项检查情况的通知》，我们的部门调查后，回复的标题是《关于核实**工作专项检查情况的函》。难得又让对方再次核实一次？后来经审核，改为了《关于**工作专项检查有关问题核实情况的函》。
4.误用标点符号
公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如《关于印发**工作方案的通知》，其中的工作方案就不加书名号。
5.转发通知的标题，经常会遇到几个“通知”重复的问题。如《重庆市合川区人民政府办公室转发重庆市人民政府办公厅转发国务院办公厅关于做好今冬明春农田水利基本建设工作的通知的通知的通知》。为避免重复烦琐，一般可省略中间层次机关—重庆市人民政府办公厅，如《重庆市合川区人民政府转发国务院办公厅关于做好今冬明春农田水利基本建设工作通知的通知》，文种要将被省略的部分体现出来，如“接《重庆市人民政府办公厅转发国务院办公厅关于做好今冬明春农田水利基本建设工作通知的通知》（渝办发〔2008〕98号），现转发给你们。或者两个上级机关都省略，标题中只选事由，《合川区人民政府转发关于做好今冬明春农田水利基本建设工作通知的通知》，其他的都在正文来补救说明。如“重庆市人民政府办公厅以渝办发〔2008〕98号）文件转发了《国务院办公厅关于做好今冬明春农田水利基本建设工作的通知》，现转发给你们”。只要能把意思表达清楚就行，这个问题国办没有规定，因为他们不涉及此类问题。
6. 漏掉文种。往往出现在转发文件的通知中，如《重庆市合川区人民政府办公室转发重庆市人民政府办公厅转发国务院办公厅关于做好今冬明春农田水利基本建设工作的通知》，漏掉“通知”文种。
（二）公文正文 要求：
——情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不
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