行政公文处理中常见的格式问题分析
5.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。
6.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位置不规范。
（三）版记部分
1.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。此外，还有表外词不用“（）”括起来的现象，《黄河水利委员会公文主题词表》规定表外词用“（）”括起。
2.抄送机关。常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。
3.印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位公文经常将二者左右顶格。
二、公文组成部分标识规则中常见的问题
（一）排版装订。公文用纸应采用国标标准A4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等问题。
（二）页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线，单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。但有很多公文的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字线。
（三）表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格。
三、公文格式中常见的其他问题
（一）数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。
（二）名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。
（三）时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。公文中如出现历史朝代年号时，同时加注公历年份。
（四）标点符号。有将间隔号“·”写为点号“.”的，如“96·8洪水”写为“96.8洪水”，“山东省志·黄河志”写为“山东省志.黄河志”。还有的连接号使用不规范，如“2002年2月2-6日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中。
四、规范公文格式，提高公文质量的措施