档案管理是商标管理的基础，档案内容至少包括每个商标的注册类型、申请时间、公告时间、核准注册时间、权利变动等。
商标档案管理需要专门人员或部门，目前多数企业商标管理缺乏科学性，人员配备缺乏相关知识，无法有效管理。飞利浦公司全球设有10个知识产权办公室，约有150名知识产权专业人员，管理该公司的无形资产，其中包括21000个商标。
如果有纠纷发生，商标档案管理资料就是最有效的证据。而且企业能很好地了解商标状况，哪些商标需要续期，哪些需要及时提出异议等。这些工作任何一项出现状况，都可能给企业带来难以弥补的损失。
在法律风险评估时，将企业缺乏有效保证这些活动顺利完成的机制都纳入法律风险进行管理，不能认为企业个别处理方案能够长效地确保无误。企业商标数量越多、商标关系越复杂则越需要这样的管理制度，若企业只有一件商标，即使缺乏商标制度法律风险也可以忽略。
（二）商标惯性管理及法律风险
知识产权惯性，是在知识产权战略基础上企业对知识产权事务所表现出来的处理习惯，商标惯性是其中的重要一环。商标惯性就是要认识到商标工作的重要性，确定在商标保护的各个环节中企业的态度。比如确定什么样的客体要通过商标注册的形式进行保护，何时进行保护，怎样进行保护；商标储备的操作进程和要达到的效果；商标在国外进行保护的方案；商标异议、商标争议的运作模式；反假冒的相关内容；遭遇到侵权后企业的处理方法；对他人造成侵权的解决方案等。
商标惯性管理首先应当在企业建立良好的商标策略，之后将该商标策略培养为企业的商标惯性，加以维持。良好的商标惯性会使企业注意到各个产品线在新产品推出之前已经