1、文件及装订的保管单位内每份文件（单张图纸视为一份文件），必须按顺序编写件号，逐件编写小流水页号；单页文件（单张图纸）不编页号。每份文件须加盖档号章，一般盖在每件首页的右上方，首页如不适宜盖的可加盖在次页或背面适当位置。
2、案卷及装订的保管单位按卷内文件顺序编写大流水页号，不需编写件号和盖档号章。
3、页号编写：不论采用哪一种装订形式，均以有书写内容的页面编写页号，单面书写的编在右下角，双面书写的，正面编在右下角，背面编在左下角。
4、案卷封面、卷内文件目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。 5、如原来编有页号又需重新编号时，应在原编号上画斜线以示原页号作废。 6、填写档号章内容，编写页号，一般用铅笔。 附：基建档案整理方法、分类及保管期限表 序号
1 2 3
可行性研究报告、任务书（项目建设书及批复） 施工文件：施工图设计、设计评价鉴定及审批文件 工程管理文件：承包合同、协议书、招标、投标文件;
施工执照；环保、消防、卫生等文件；水、暖、电、煤气供应协议书。
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施工文件：土地施工文件（开工报告；交工验收记录证明；施工总结、技术总结；竣工报告、竣工验收报告）。
设备及管线安装施工文件：开工报告；中间交工验收记录证明 、工程质量评定；竣工报告、竣工验收报告。
电气、仪表安装施工文件：开工报告；中间交工验收记录、工程质量评定；竣工报告、竣工验收报告。 5
竣工验收报告：项目竣工验收报告、全部竣工图、项目质量评审材料、工程现场声像材料、竣工验收会议文件。 6 7 8
26.关于同一问题的请示与批复,如果形成年度不一致,整理时应将他们归到请示所属的年度,还是归到批复所属的年度?
答：批复所属年度。
27.一般单位为了便于文件的传阅,往往在收文上附加一个阅文卡。请问,文书处理人员应将其粘到文件上还是订到文件上?
答：一般以上2种方法都可以。可以询问档案人员整理档案时，是否有将传阅单取下或者另作处理。 如在归档时，将文件订书钉取下用档案卡单件装载归档，建议文书处理人员处理收文时采用订传阅单/卡，而不是粘贴。
28.整理归档文件时,标有密级文件如何整理?
财务管理：工程概算、预算、决算。 有关外单位的重要来往函件 基建工作计划、总结
永久 长期 长期 永久 永久 永久 永久 永久
条款名称
保管期限
答：是否归档，不取决于有无密级，而是文件本身内容的价值。在归档整理过程中，有密级和无密级的文件，可以根据内容联系，放在一起归档整理，在档案目录备注栏中注明密级，以便借阅利用时做好保密工作；如果文件密级很高，利用不方便的，也可以机密文件单独归档保管的，但这种方法大部分单位不采用。
29.全宗卷内的文件如何整理?
答：全宗卷内的各种文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，我们可预设9个全宗卷盒（或九个类），依次排列为：全宗介绍、大事记、档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理，把全宗管理中产生的文件材料，归入相应的卷夹（类别）内。整理组卷时，注意鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。卷内文件材料按问题——时间进行系统排列，即按预设的9个全宗卷盒的问题分类，以时间先后为顺序排列文件材料，并编制卷内目录。卷内文件材料要逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。
30.公司接收的传真怎么归类整理？
答：传真如果是重要文件，又是热敏纸就复印一份放在热敏纸的前面。如果不是就按照文件的重要程度去分类保存。跟别的文件一样。怎么归类主要取决于传真内容的重要程度。
31.我们公司这几年分分和和，名字也换了好几个，会计档案这一块儿，那一块儿的，怎么整理啊！按年份一块排呢，还是各自分块整理呢？
答：1、先按年份整理出来；2、再按会计档案类别整理；3、然后首先归档隔年度会计档案，比如今年你就应该归档2011年度的会计档案。4、一年一年往前推着整理吧。
32.文件归档时，如外来文件收文，收文处理单是排在第一页吗？还是正文排在第一页？那发红头文件时，存档时，发文处理单是放在最后一页吧？
答：在群内有看到这个问题，收文和发文的处理单都应该是最后一页。不是很确定。 33.叠图都用些什么样的小工具啊？
答：叠图板或者A4大小杂志也可代替直尺。我平时就是用这。 34.一般档案盒上的单位名称盖印章用红色还是蓝色？
答：一般用的是红色。企业很少用印章。而这种印章档案局比较常见。
35.一套图纸需每页都盖归档章还是只在首页？如果是每页都盖是右上角还是图纸标题栏上下？每页都编序号吗？
答：图纸右上角每一页都盖归档章。序号是这一卷图纸的流水号。页码就不需要了。一般一件图纸都是一页。比如有十件那么就从001-010.每一件都盖归档章如果借出有丢失也便于立即发现。
36.请教会计档案保管期限问题。
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。其保存期限为：
a）凭证类：原始凭证、记帐凭证15年；银行存款余额调节表、银行对帐单3年；
b）帐薄类：现金、银行存款日记帐25年；日记帐，明细帐、总帐15年；辅助帐、备查帐15年。 c）会计报表类：主要财务指标报表3年；月、季度会计报表3年；年度会计报表永久；统计报表10年，年度以上统计报表永久。
d）其他类：各种契约、重点工程决算资料、发票存根、验资报告、财务会计制度、主要财务会计文件、合同、协议、会计记录本永久保存；会计档案保管清册及销毁清册永久保存；会计档案移交清册15年；财务
预算3年；其他会计档案按其使用价值由各单位自定保管年限。 上面是我们公司的会计档案的保管期限，大家看有什么问题没？
就是发票存根、审计报告、验资报告、合同等需要永久保存吗？发票存根（公司开的增值税发票保存的存根联） 算是哪一类，收款收据的存根联算哪一类？出库单和入库单算哪一类？
答：建议发票存根、收款收据存根联归原始凭证类，出库单和入库单物资管理类；审计报告、验资报告是永久，合同要看内容和合同范围定年限。
37.资金负债表放会计档案吗？
答：不放，任何的标准里都没有见到归档资金负债表的。 38.公司财务部门除了会计档案之外还有什么需要归档的资料？
答：会计档案包括年度决算报告，凭证，日记账，总帐，明细账，银行对账单，月、季度财务报告，会计移交清册、会计档案保管清册。其他的有一部分关于财务的该归入文书里。审计报告也该归入文书中。
39.请问大家多久备份一次电子档案到移动硬盘啊？
答：我是所有的都一个月或更长一些时候进行一次备份。变动比较多的话，一个月两次也有可能。我说的是文件类的。
40.有电子底稿的合同，打印之后签了合同，做电子归档的时候，是用底稿还是再重新扫描归档。 答：重新扫描签字盖章的合同。
41.问下同行们，在光盘上你们是手写信息，还是用标贴？那个盘面怎么样设计啊？
答：归档一般不要在光盘上书写，主要考虑怕破坏光盘。我们采用的办法是在光盘袋上写明光盘名称，档号，起止，终止日期。可参考DA/T 38-2008。
归档光盘的标签面应为可书写型油墨印刷。所使用的油墨应通过光盘耐候性试验。若必须在标签面书写，必须使用专门的“光盘标签笔”（非溶剂基墨水的软性标签笔）。初次使用应通过光盘耐候性试验。归档光盘禁止使用粘贴标签。归档光盘的标签面上应印有光盘产生日期、批次或喷墨打印的条形码。
42.扫描文件分辨率是多少最合适？
答：如果是文字，又是打印的印刷品，比较清晰的话，用100的就可以了。如果是图片，或者手抄的，很不清晰，就要用200以上的。参考下DAT 31-2005 纸质档案数字化技术规范。
43.光盘需要卷内目录吗？
答：光盘应根据内容，制作卷内目录，卷内目录由序号、录制时间、内容、录制者、备注组成。在光盘盒脊背贴上包括档号等内容的标签。
44 .声像档案的分类长期和短期分别指多少年？
答：长期50年，短期15年以下。
45.请问，电子档案的光盘上能不能贴标签？电子档案光盘的说明写在哪里？
答：电子档案光盘上是不能贴标签的，光盘面需要书写时，必须使用油性标识笔书写，光盘面禁止使用粘贴标签。
若通过光盘打印的方法制作光盘盘面，应使用支持光盘盘面打印的喷墨打印机。
电子档案光盘的说明写在盘盒上。盘盒分封面和背面（含盘脊）。封面应填写光盘的载体信息，包括光盘编号、套别、名称、内容摘要、保存年限、光盘版号。背面应填写光盘的背景信息，包括文件格式、光盘类型、光盘容量、制作单位、制作日期、复制单位、复制日期、备注。盘脊应填写光盘编号。可参见以下标准：
DA/T38—2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 GB/T18894—2002 电子文件归档与管理规定
GB/T17678.1—1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求. 46.请问那些照片存档时你们有没有用压缩格式的？
答：没有，照片存档不需要用压缩格式。
47.公司里的各种证件大小不一，应如何整理呢？
答：公司的各种证件大小不一，不影响整理，按照年度，时间，流水号排列即可。当然排列一定要写上各类证件名称，责任者。
48.荣誉证书，专利证书、药品注册证等以证书形式下发，没有文件的，怎么放？
答：放在实物档案里，排列方法是年度、获奖时间、流水号。写明证书名称，发奖单位（也叫责任者）。
49.请问大家,有谁知道实物档案(奖牌)背后还要不要贴上标签和简要说明?
答：背后帖小标签的内容主要包括：目录号、件号、实物档案名称、规格、获得时间、授予者、题名(内容简介）。
50.请问单位的锦旗怎么处理？
答：可放在显眼的展示柜或会议室中，更能发挥它们的宣传作用，对那些不能装入档案袋的实物，必须要拍照存档，将照片放入档案袋，照片与实物编号相一致。如不展示的锦旗（折叠后）存放于专用档案装具内保存，在装具外标示出实物档案的档号，按照档号的先后顺序排放整齐，并做好实物档案目录。
51.关于本公司立项文件的批复文件是存基建里还是文书里?
答：建议存在基建档案里，这样可以保证基建档案的项目文件完整性。
52.一家企业被吊销了，那么跟这家公司有关的资料，比如营业执照，税务登记证、会计凭证等还需要存档吗？
答：这要看你们公司是什么角色，比如是吊销企业的上级，就必须永久存档；比如是他的客户，就建议暂存3年；就是吊销企业本身应将重要档案移交属地档案馆。
53.企业营业执照是放在资质档案类还是哪里？ 答：行政类。
54.资产转让协议属于行政还是经营？ 答：资产转让是产权文件，应该归入财务档。 55.国有土地使用权挂牌出让成交确认书该放基建吗？
答：这个问题我也需要知道答案。我目前存在了基建的前期手续中。 56.营业执照那些证照应该放行政管理还是经营管理呢？
答：应该放行政管理。
57.召开股东会会议通知是不是要跟股东会决议放一起呢，如果是的话，股东会决议得放经营管理类，但我手头上就只有一张会议通知，那该放哪里呢?
答：召开股东会会议通知、股东会决议应该归入行政类。 58.公司的租赁合同归档的话归到哪里啊,是归入资质类吗？ 答：公司的租赁合同归入经营管理类。
59.单位在收竣工档案时,要扫描所有竣工图,请教各位专家,对扫描版的PDF竣工图有没有具体格式要求?
答：建议格式：pdf或tif,关键是分辨率不能低于200dpi黑白扫描（黑白的占用资源较少，打开速度快）,如图面不清晰时应使用彩色扫描。
60.我们公司最近在编制竣工资料验收及归档制度，其中有关竣工图纸的装订，现在一直没有找到好的方法，因为在一期工程时，竣工图纸和竣工资料一样，都是梳式装订成册的，但省档案局说竣工图纸这样装订不合理，应该不用装订，直接用档案袋装好就可以了，但也没有具体详细的说明如何装袋。国标里也没有具体说明图纸该如何装订，不知道大家在平常的工作中，这个问题是怎么解决的。
答：竣工图纸建议不装订，折叠为手风琴式A4大小，按照设计院卷册图号图名分案卷，给定档号归档。
61.事由：我单位生产线改造，改造的东西很多，基本是对现有的设备不符合生产工艺的地方进行改造，方法之一是重新出图，现在设备改造进入尾声，技术员称图纸已经是最后定稿了，按程序如此：打出底图，然后签字，晒蓝图，整理好后，盖竣工章，相关人员签字，装盒。 问题：这些图纸是改选后出的竣工图，归基建还是归设备类。 如果这些图纸要归设备类管理，还要盖竣工章吗？
我的想法：这些图纸要盖竣工章，盖了竣工章仍然是做为设备类档案管理。我这想法对吗？是不是盖了竣工章的图纸只能做基建档案。
另说明：原先这些设备的旧图是按基建档案管理的，现在设备改造，图纸转换为设备档案管理。
答：技改完成后也会产生竣工图，这些图纸要盖竣工图章，并归入设备技改类档案。竣工图章的内容通常是项目名称、编制单位、编制人、审核、批准、日期。
62.基本建设项目档案的图纸怎样折叠?
答：图纸分为底图和蓝图。底图的保管要求是“严禁折叠”，所以这里图纸指的是蓝图。蓝图机械强度比较好，往往幅面大小不一，一般采用折叠的方法保存。根据GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定，具体要求为：
1、采用“手风琴”式折叠法； 2、图面朝里，减少对图样的磨损； 3、尽量避免在重要的图样处折痕；
4、不同幅面的图纸，要统一折叠为国际标准A4型（297mm*210mm）大小； 5、采用折角方式将图纸的标题栏露在右下角，以便查阅。
63.请教一下 ，基建档案收集时施工单位拿来的施工技术资料怎么归档？是跟我们建设单位的档案一起归档呢，还是另外分开？