公文写作中常见问题解析
公文写作是要求一名机关工作人员具备的基本素质，应该说我们每天都在和它打交道，工作总结、计划，活动通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话等。公文是办理公务的重要工具之一，是具有法定效用与规范格式的文件材料。写作要求极具规范性，国家也专门出台了《国家机关公文处理办法》，对公文种类、格式、行文规则、发文办理、收文办理、归档、管理等方面都做了全面的规范要求。我单位也进行过相关的培训，但在实际工作中，我感觉还是有许多拿捏不准的地方，近几天，我上网查找了相关资料，现将学习心得和各位作以交流。今天，我将和大家交流四个方面的问题，一是公文中的称谓；二是公文中的简称使用；三是公文中数字的用法；四是常用词语辨析。
一、公文中的称谓
正确使用称谓语是交际深入进行的重要环节，惟有?名正?，才能?言顺?。在公文写作中，由于受语言简约性要求的制约，行文中的称谓语常常隐匿于?抬头?和?落款?之中，使全篇的语句成为?无主句?。且不足以表现双方的微妙关系，因此，在强调发文的主体、发文的受体，或语意转折时，称谓语就被凸现出来。这时，表述者就要斟酌选择称谓用语，使行文得体。
受不同行文的语体规范及称谓语的语用效果制约，公文行文中的称谓语运用有极强的习惯性。习惯性就是规律性。
1、下行文的称谓习惯。
下行文自称一般用发文机关名称，显其庄严肃穆，而不用带第一人称代词的称谓，如?我（们）?、?我（本）市?等。一般来说，用第一人称表述，表述者臵身事内，显得真实、亲切、富有人情味；用第三人称表述，表述者臵身事外，显得客观、冷穆。用本机关名称作自称，形成第三人称表述，切合下行文或庄重严肃，或严谨缜密，或威严果断的语体规。
下行文对称一般用?你（们）?、?你县?等，而不用受文机关名称，有叮咛嘱咐、严而可亲之感。
2、上行文的称谓习惯。上行文自称一般用带第一人称
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代词的称谓，如?我（们）?、?我（本）市?等，而不用发文机关名称，有真实、恳切之感；对称用?上级、领导?或受文机关名称，而不用?你（们）?、?你部?、?你省?等，有尊重、避讳之意。上行文的自称和对称与下行文正好来了个换位，这与第一人称、第三人称不同的表意功能有关。任何一个上级机关都希望下级机关为自己提供真实、准确的情况，因此，上行文在向上级机关汇报工作、反映情况、请示事项时，自称宜用?我（们）?、?我省?、?我市?、?我部?、?我局?等带?我?字的称谓，形成第一人称表述，以示真实、准确。若用本机关名称作自称，变成第三人称表述，则有臵身事外，事不关己之感，且语气生硬。对称用?上级、领导?或受文机关名称，有尊重、避讳之意；若用?你（们）?、?你部?、?你省?、?你市?、?你县?等，则有吩咐、指点、督促之
3、平行文的称谓习惯。平行文自称一般用?我（们）?、?我市?等，对称用?你（们）?、?你部?、?你市?等，显得亲切平易，不打官腔。平行文的语体规范是亲切平易，相互尊重。以商洽的口气说话，不能因有求于人而屈膝卑躬，曲意奉承，也不能因人有求于我而趾高气扬。
4、领导的职务称谓。在公文中介绍领导的时候会经常出现，该怎么介绍呢？咱们拿介绍刘主席为例。现在我有两种介绍方法，大家分别听一下。副主席刘毅和刘毅副主席。大家同意前一个的请举手，同意后一个的举手。一个是职务在前、姓名在后，一个是姓名在前、职务在后。两者在表达效果上有些区别：前者是客观性表述，后者则含有敬意（敬称）。公文一般采用前一种方式，即客观性表述；当然，如果介绍上级领导，也可使用敬称。
介绍离职领导经常用到?原?字，?原?的位臵也有讲究。例如，?原科协副主席李恒宝?和?科协原副主席李恒宝?，前者表示科协已不存在，当然李恒宝也不是副主席了；后者表示虽然副主席换了，但科协仍然存在。所以大家一定要甄别使用。与此类似的还有?前?字，如?前苏联?。但是?前?只用于国家、政党及其政要等，我们的?级别?不够，只能用?原?而不能用?前?。
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采用客观性表述时，很多人习惯在职务和姓名之后加上?同志?二字，如?副主席刘毅同志?。其实，这是口语的习惯说法，书面语中这个?同志?是多余的。
公文使用?同志?一词还需注意两点。①这个词有特指和泛指两种含义。干部任免文件中，如果是党委任免干部，被任免人姓名之后要加?同志?二字，这里的?同志?特指党内干部，是?党内互称同志?的体现；如果是行政任免，一般不加?同志?，因为行政干部不一定都是党员。以上是特指的例子；而领导讲话或工作报告里的?同志们?则是泛指。②主送本系统、本单位的公文，对于众所熟知的领导，可以仅用?同志?称谓而不必冠以职衔。例如印发省科协党组书记、副主席康捷在某次会议上的讲话，标题可拟为《关于印发康捷同志在××会议上的讲话的通知》。这样既节约用字，又淡化?官位?意识。
二、公文中的简称使用
简称又称缩略语，它是事物的名称或固定词组简化了的称谓。简称不单纯是全称在数量上的减少，而是全称的科学概括和浓缩。使用简称以后，丝毫不影响全称的特定含义。在公文写作中，为使语言表达简洁凝练，富于概括性和表现力，往往要使用简称。特别是那些内容复杂、篇幅较长的公文，诸如会议纪要、工作报告、工作总结、综合性简报等，更是如此。
（一）单位名称
公文中要经常涉及机关单位名称的表述问题，不仅版头部分用，发文字号中用，公文标题、落款（发文机关署名）以及印章中也要用。至于正文部分的写作，使用得就更多。但在表述时究竟是用其全称还是规范化简称，并无硬性规定，一般情况下二者是通用的。但有时需要根据具体情况作适当处理。主要有以下几点：
1、视行文关系而定。下行文的版式中，发文机关名称既可用全称，也可用简称，但上行文版式中的发文机关名称一般只能使用全称。以党委名义所发的文件，如系采用《中共××文件》形式的版头，例如《中共中央文件》其发文机
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关名称可以使用简称。但如系采用《中国共产党××委员会（）》形式的版头，其发文机关名称则需用全称，以示郑重。
2、视文字繁简而定。例如公文版头、标题、发文机关署名（落款）中所涉及的发文机关名称，究竟以使用全称还是简称为宜，应当根据实际情况酌定。一般而言，如果机关名称字数较多，为简洁起见，则通常应当使用简称，以使行文趋于简洁，并求得文面布局的醒目、匀称、美观。但需要注意的是，发文字号中的机关代字必须是简称，而且是高度浓缩了的称谓；印章中的发文机关名称则应使用全称，以示庄重、严肃。
3、视内容性质而定。就一般而言，对于系统或机关单位内部运行的公文，其发文机关名称可以使用简称，既不会令人费解，又会使行文显得简练，便于接受；但对于那些政策性、规定性较强的公文以及会议性公文，如公报、决议、会议纪要等，则应以使用全称为宜，以体现行文的庄重性和严肃性。
4、要注意讲究规范。根据公文处理法规的规定，在公文写作中第一次使用机关名称时应当使用全称并用括号注明简称，下文再出现相同名称时，则始可用简称。
（二）简称形式
一般来讲，公文写作中使用的简称，其构成形式主要有以下几种：
1、标数概括。这种简称具有多种表现形式，其总的特点是由数词加名词或名词化的词、词组这样两部分组成，如?讲学习、讲政治、讲正气?简称为?三讲?，?一个国家，两种制度?简称为?一国两制?，?坚持社会主义道路，坚持人民民主专政，坚持党的领导，坚持马列主义、毛泽东思想?简称为?四项基本原则?等；在这一总的特点之下又可将其划分为如下三种类型：一是单重式。这种标数概括简称通常由一个数词加名词或名词化的词、词组构成，例如?两个务必?、?五条禁令?、?三个代表?等；二是双重式，即由两个数词加名词或名词化的词、词组构成，如?一个中心两个基本点?、?双增双减?、?一国两制?、?三大纪律八项注意?、?八荣八耻?等；三是多重式，即由三个或
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三个以上的数词加名词或名词性的词组构成，如?五讲四美三热爱?、?两参一改三结合?、?五有六定七不准?等
2、取前舍后。如?清华大学?简称为?清华?、?蹲点调查?简称为?蹲点?；?蹲坑守候?简称为?蹲坑?、?非典型肺炎?简称?非典?等。
3、舍前取后。如?中国人民解放军?简称为?解放军?、?高致病性禽流感?简称为?禽流感?等。
4、选取全称中有代表性的语素或词。如?中国共产党中央委员会?简称为?中共中央?，?全国人民代表大会?简称为?全国人大?，?国家语言文字工作委员会?简称为?国家语委?，?科学技术?简称为?科技?、?调查研究?简称为?调研?、?中央电视台?简称?央视?、?非典型肺炎?简称?非典?等。
5、合并相同成分。亦即省略两个词中的一个相同的语素，如?企业、事业?简称为?企事业?，?离休、退休干部?简称为?离退休于部?，?复员军人、转业军人、退伍军人?简称为?复转退军人?；?病害、虫害?简称为?病虫害?等。
6、标义概括。例如1987年公安部颁发的《公安机关办理刑事案件程序规定》简称为?一百二十条?，它没有从表面上将其简称为?规定?，而是根据该法规的条款数目(共计120条)而进行归纳，此即所谓?标义概括?。
7、取全称首尾。亦即将全称的首字和尾字保留，省略其余的内容，如?中华人民共和国?简称?中国?，?扫除文盲?简称?扫盲?，?归国华侨?简称?归侨?，?微型计算机?简称?微机?，?整顿党风?简称?整风?，?外交部长?简称?外长?、?军人家属?简称?军属?等。
8、舍全称首尾。例如?中央企业?简称?央企?，?快速记录?简称?速记?，?物理化学?简称?理化?，?历史地理?简称?史地?，?人民警察?简称?民警?等。
（三）注意事项
1、要有可接受性。亦即所使用的简称必须是已经约定俗成或者为公众所认可的，否则不宜使用。如?奥林匹克运动会?简称?奥运会?，?调查研究?简称?调研?。
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