2、新创简称应力求表意准确、清晰，切忌含糊隐约，生僻晦涩，令人难解其意。例如?整办?，究竟指?整党办公室?，还是?整顿市容办公室?，令人费解。
据报载，?文革?时期，哈尔滨市一机构的门前挂有?三两办?的牌子，?三两办?所指究竟为何，让人莫名其妙。后经询查，方知是?两个阶级、两条道路，两种思想斗争办公室?。这种含混模糊的简称，还是以不用为好。
3、使用简称，尤其是新创或较少使用的简称，除?知名度?较高者如?一国两制?、?四项基本原则?、?一个中心两个基本点?等外，必须先用全称，并用括号标注说明。对此，《国家行政机关公文处理办法》第二十八条第六项已作出明确规定。如不予标注说明，就会给人以突兀之感，不知所指。
如有一篇会议纪要写道：?五月份除搞好选举和开好人代会外，集中精力，认真抓好经济工作<包括县、乡、镇企业，两户一体和农业)。县四大部门及咨询处的领导同志分片深入下去，直接听取乡、厂长的汇报。重点抓新建厂、大厂、亏损厂、倒退厂和第一季度进展不大的地区。看责任制和‘三权、?三制’是否落实。要开展时间过半任务完成超半的竞赛活动，对好的单位要进行表彰。?这段简短的文字，总计使用了?两户一体?、?四大部门?、?三权?、?三制?等四个简称。这些简称，其具体含义究竟为何，并非所有人都能理解，如不作出必要的说明，往往容易造成文势不通，前后阻滞，给阅者准确理解和把握公文内容带来困难。
4、要尽量避免使人产生歧义。例如将?上海市测绘研究所?简称?上测所?，?人造肉加工厂?简称?人肉厂?，打击经济领域严重犯罪活动办公室?简称?打经办?等，应当坚决加以避免。
三、公文中数字的用法
《国家行政机关公文处理办法》规定：?公文中的数字，除了成文时间、部分结构层次序数、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。?
（一）应当使用阿拉伯数字情况
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根据《国家标准出版物上数字用法的规定》，阿拉伯数字是指?0、1、2、3、4、5、6、7、8、9?等。
1、公历世纪、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯数字。如，公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、1949年10月l日、15时20分45秒等。年份一般不用简写，如: 1980—1995年不能写作1980—95年、2005年，不应简写成05年。
2、记数与计量(包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等)。例如：1302，1/16，4.5倍，34%，3∶1，45万元，500多种、60多万斤等。
3、物理量量值必须使用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。如，300kg、l5cm、35℃等。如果是多位的阿拉伯数字，不能换行。非物理量，一般情况下应使用阿拉伯数字，如235元，11个月、l00名。但小学和初中教科书、非专业书刊的计量单位可使用中文表示。如:200kg(200千克)。
4、部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。例如:92493部队、葫科协发“2010”号文件、T37/T38次快车，HP—3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。
5、引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应与所据版本一致外，一般要使用阿拉伯数字。例如:列宁:《新生的中国》，见《列宁全集》中文2版，第22卷，208页，北京，人民出版社，1990。
6、表示数字的范围也有写法的讲究。例如:3万～8万，不能写成 ?3～８万?；5%～15%不能写成?5～15%?。
应用时还要注意：第一，一个数值的书写形式要照顾到上下文。不是出现在一组具有统计意义数字中的一位数(一、二……九)可以用汉字，如一个人，四种产品，六条意见，重复三遍。第二，5位以上的数字，尾数零多的，可改写为以万、亿作单位的数，一般不得以十、百、千、十万、百万、千万、十亿等作单位(千克、千米、千瓦等法定计量单位不在此列)。如：34000可以改写为3.4万。第三，一个用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。
（二）应当使用汉字的情况
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根据《国家标准出版物上数字用法的规定》，汉语数字通常是指?一、二、三、四、五、六，七、八、九、十?及其大写?壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾?等数字。
1、数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句。例如：?十二五?规划、一律、二万五千里长征、第三世界、相差十万八千里、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火急、零点方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。
2、邻近的多个数字(一、二……九)并列连用，表示概数(连用的多个数字之间不应用顿号隔开)。例如七八十种、一千七八百元、五六万套、三四天、五六米、七八个、十五六岁、三四百里、四十五六岁。
3、星期几一律用汉字，如星期三。
4、中国历史纪年、干支纪年、夏历月日、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如:万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如:藏历阳木龙年八月二十六日（1964年10月1日）、日本庆应三年(1867年)等。
5、行政机关公文和军队系统公文成文时间用汉语数字。但党委系统公文成文日期应按规定使用阿拉伯数字。 6、含有月日简称表示事件、节日或其他特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的数字用间隔号?〃?隔开，并外加引号。如: ?一〃二八?事变（１月２８日）、?一二〃九运动?(12月9月)等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。一般来说，知名度高的事件如?五一国际劳动节、三八妇女节?不需外加引号，而?五二○?声明、?九一三?事件就需要外加引号加以说明。 7、用?几、多、余、左右、上下、约?等表示约数时，使用汉语数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、
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三十上下、约五十人等。如果文中出现一组具有统计意义和比较意义的数字，用?多、约?等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如:该省从机动财政中拿出近2000万元，调拨钢材3000多吨、水泥3万多吨、柴油1400吨，用于农田水利基本建设。
四、公文中常用词语辨析
用词准确是起草公文的基本要求，但是达到这个要求有时并不容易。究其原因，往往是对一些词语的词义及用法不甚了解。笔者根据工作实际，挑出公文中容易用错的一些词语试加辨析。 1、主管、分管
这两个词的意思很接近，但在词性上有区别。?分管?是动词，?主管?兼有动词、名词两种词性。常用词组如?财务主管?、?一级主管?，?主管?都是名词；作为动词，主管的意思是?负主要责任管理（某一方面）?，口语中用得较多。
起草班子成员分工的文件，应使用动词?分管?，如?副主席刘毅分管学会部和科技馆?。
2、出席、列席、参加
出席和列席都是参加，区别在于：法定成员参加本组织的会议叫做出席，其他人员（上级领导除外）参加叫做列席。例如召开局党委会议，局党委委员出席会议，非党委成员——哪怕是局领导——只能列席。原则上，列席人员没有表决权等。
上级领导参加会议也叫出席，不能?降格?为列席，尽管上级领导并不参与表决。这种?出席?，姑且算做特例
3.制订、制定
前者强调过程，后者侧重结果（含有确定下来的意思）。两者在词义上难以区分，基本可以通用。
?制定?即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：?党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。?
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?制订?即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：?我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。?
4.施行、实施
词义十分接近。对于法令、政策和规章制度，既可施行，也可实施。只不过在习惯上，?本条例（规定、办法等）自公布之日起施行?用?施行?；而条例?施行?之后，还可以制订?实施?细则。
同?制订?、?制定?一样，笔者认为?施行?、?实施?的使用只有习惯上的区别，而没有对错之分。语言中的?习惯势力?非常强大，有些用法单从语法上、逻辑上很难判定谁是谁非。例如，纪要是把会议、会谈的情况?记?下来，但习惯上写成?纪要?而不是?记要?；?年轻（人）?、?年青?和?青年?，分清他们之间的差别很伤脑筋。还有极难区分的?作?和?做?。?写作?、?作文?、?作报告?都用?作?，?做文章?却用?做?；?做人?用?做?，?作为……的人?却用?作?；?当做?、?叫做?只用?做?，而?做客?和?作客?、?做成?和?作成?、?做法?和?作法?的用法都是规范的……如此等等，连语言学家也为之头疼。诸如此类解释不清的问题，只好归为?习惯用法?。掌握习惯用法，只有?不讲道理?地死记硬背，舍此似无更好的办法。
?施行?付诸实施，执行。多用于法规性文件?附则?的末尾，与时间结合用以表明文件的时效。例：本条例自公布之日起施行。多用于发布令的结尾，例：《物业管理条例》已经2003年5月28日国务院第9次常务会议通过，现予公布，自2003年9月1日起施行。
5、其他、其它 其它?仅指事物，?其他?既可指物、指事也可指人（《词典》第1070页）。?他?用于指物并不鲜见，如：他乡、他日、他山之石。笔者意见，一律使用?其他?而不用?其它?，似乎更加保险。
?他?也不仅限于指代男性。古汉语没有?她?字，?她?是?五四?时期刘半农先生发明的，所以古典小说里无论男女一律都用?他?作代词；现代汉语中，?他?同样可以用
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