当事人陈述以及其他相关证据）都必须入档归卷。采取特快专递方式，要向邮政部门索取签收回执；采取挂号信邮寄的，应索取挂号回执和签收回执；对邮局退回的文书（含退信标签）应按照执法文书管理的要求，作为执法档案的一部分归入执法档案，妥善保管。 执法机构应确定专门人员负责执法文书及档案的管理工作，加强对所收集的证据的审核。
（二）顺序装订档案内资料。卷内文书的基本顺序为：卷宗目录、立案表、违法行为调查报告（附调查取得的证据，包括调查笔录、其他相关证据）、违法行为通知书、行政处罚决定书、送达回证、强制执行申请书、人民法院执法裁定、罚款收据、结案报告等，其他文书按照取得或制作的顺序归档。
交通行政（当场）处罚决定书、强制措施类文书等按序号装订在一起的文书，可以不改变原装订样式集中存档，但应建立案件目录，且在每案之中应附案件执行的详细情况。 经过诉讼程序的交通行政案件，应建立专门档案，将执法过程和诉讼过程中（包括庭审笔录）的有关文书纳入。
（三）规范设计执法文书档案封面和卷宗目录。封面应载明的内容：执法机关名称、案由、立案和结案时间、处罚决定的履行方式、处理结果、保存期限（应为长期）等。 交通行政处罚类文书
（一）交通行政（当场）处罚决定书 1、违法事实确凿并有法定依据，对公民处以50元以下，对法人或者其他组织处以1000元以下罚款或警告的，使用本文书。
2、文书编号为：“鄂交罚字”+执法单位所在地代码+执法门类代码+顺序号。执法单位所在地代码参照机动车号牌代码编定。执法门类代码为：道路运政01、公路规费征稽02、公路路政03、航务04、交管站执法06；
3、当事人为个人的，应填写姓名、国籍、证件号码；当事人为法人或者其他组织的，应填写单位名称全称和法定代表人姓名。
4、车型栏。按《道路运输证》或《机动车行驶证》上填写的车型填写，《道路运输证》或其它证件上填写的内容与车辆实际不符的，按被查车辆的实际填写。
5、违法事实中的“时间、地点”为发现违法行为的准确时间与详细地点。 6、“事实”栏载明违法的时间、地点、过程、危害后果和性质等。 7、“处罚依据”，载明法律、法规、规章的具体条款。 8、“处罚内容”，载明罚款的具体数额及警告。
9、“执法人员签名”与“证件号”栏，由填写当场处罚决定书的执法人员签上本人姓名和执法证件号码。
10、“交通行政处罚机关（印章）”，均盖竹山县交通局行政处罚专用章（以自己名义执法的除外）。 11、“告知事项”栏。要求限期纠正的，应填写限定日期，并划去“立即”；要求立即纠正的，则应划去“或在日内”四个字。若申请复议的期限为“60日内”。以自己名义执法的单位复议机关是县交通局或县人民政府。
12、“备注”栏，如当场收缴罚款，则打“√”；否则打“×”。 13、文书送达时须使用《送达回证》。 （二）询问笔录
1、在调查取证过程中询问当事人和证人时，使用本文书。 2、调查人员不得少于两人，一人担任询问人，另一人为记录人。 3、被询问人阅核后签字或盖章，涂改处，也应签章。 4、“与案件关系”，填“证人”或“当事人”。
5、询问时，要围绕违法行为的事实过程进行提问，侧重点放在违法行为的时间、地点、过程、后果等方面。与案件无关的问题不要询问。 （三）勘验检查笔录
1、在调查取证过程中对相关物品或者现场进行勘验检查时，使用本文书。 2、“案由”是案件的事由，以确定违法行为的性质（下同）。
3、调查人员不得少于两人。
4、当事人必须到场并签字；当事人拒不到场的，邀其他人员到场并签字。当事人是单位的，应通知单位代表到场并签字。 5、可绘勘验图附后。 （四）抽样取证凭证
1、在调查过程中需要抽样调查时，使用该文书。 2、调查人员不得少于2人。
3、被取证人、调查人员必须签字。
4、“案号”参照机关行政公文号进行填写，即“所在地简称+执法门类简称+文书简称+顺序号”。执法门类简称为交管等。
5、本文书需要载明抽样物品所在地、名称、规格、数量。
6、双联复写式，一联存根、一联给当事人。 （五）鉴定意见书
1、在调查取证过程中涉及到专门性问题的，指派或者聘请有专业知识和技术能力的部门和人员进行鉴定，使用本文书。
2、“案由”、“鉴定内容”、“鉴定目的”和“委托机关”应填写清楚、准确，“受委托单位”应是负责进行鉴定的单位或本部门的专业科室；“鉴定人”应填写负责鉴定的专业人员的姓名、职务（或职称）；“地点”、“时间”栏应填写进行鉴定的具体地点和时间。
3、“鉴定意见”由受委托的鉴定人签署，并加盖鉴定单位印章。
4、“鉴定意见”栏填写不下的内容，可另附纸填写，由鉴定人在页尾签名，并加盖鉴定单位印章，注明本鉴定意见书的总页数和页码。
5、另附页纸的和其他情况的，应在备注中予以说明。 （六）证据登记保存清单
1、在调查取证过程中，遇证据可能灭失或者以后难以取得的情况，经执法单位责任人批准，对证据先行登记保存，使用本文书。 2、调查人员不得少于两人，并签名。
3、文书上要载明证据物品的名称、规格、数量。 4、被取证人签名。
5、在7日内，执法机关要作出处理决定，被取证人不得销毁或转移证据。 6、双联复写式，一联存根，一联给当事人。 （七）交通违法行为调查报告
1、调查人员在初步调查结束以后，认为事实基本清楚，主要证据齐全，应当制作本文书，提出处理意见，报执法单位负责人批准（属于内部文书）。 2、“案件调查经过”栏填调查的次数、每次的时间、地点、人员、内容等。
3、证据种类指书证、物证、视听资料、证人证言、当事人陈述、鉴定结论、勘验笔录和现场笔录等8种。
4、“调查结论及处理意见”栏，载明对违法事实的认定，处罚的依据以拟给予处罚的内容。
5、“备注”栏载明当事人申辩的内容及是否要求听证事项。
（八）交通违法行为通知书
1、执法单位负责人对《交通违法行为调查报告》审核后，认为应予行政处罚的，应制作该“通知书”，告知当事人违法的事实、处罚的依据和内容，以及陈述、申辩、听证权利。
2、“你（单位）”之后填案由，“认为”之后填违法事实，“理由和依据”之后填具体处罚条款。
3、对当事人的陈述申辩，应当进行审核，理由成立的，应采纳；当事人提出听证要求的，应按照听证规则办理。
4、送达此文书必须使用《交通行政处罚文书送达回证》。 （九）交通行政处罚决定书
1、案件调查完毕（经过听证的，在听证结束之后），认为违法事实清楚，证据确凿充分，应该给予行政处罚的，制作该处罚决定书。
2、案号：执法单位所在地简称+执法门类简称+罚字+年号+顺序号。 3、处罚决定书由三部分组成，三部分缺一不可。 ①首部：包括标题、编号和受处罚人的基本情况。
②正文：包括违法事实、理由和处罚决定三项。事实要清楚，证据要确凿、充分，适用有关法律、法规或规章的条文要准确。
③尾部：先告知当事人履行处罚决定的期限、方式。如什么时间到什么地方交缴罚款，另外要写明逾期不申请复议或不起诉又不履行的，本机关将申请法院强制执行或依法强制执行，然后告知复议、起诉的途径、期限，最后是落款、日期、签章。
（十）交通行政处罚文书送达回证
1、送达交通行政处罚决定书、交通违法行为通知书、听证会通知书等处罚文书时，使用本文书。
2、“送达文书”栏应载明文书名称、案号。
3、受送达人应注明收到日期，并签名。执法文书应当直接送达给当事人，当事人不在场的，交与其同住的成年家属签收；已指定代收人的，交代收人签收；拒绝签收的，要请有关基层组织的代表到场，说明情况，写明拒收事由和日期，由送达人、见证人签章，把处罚文书留在受送达人的住处，视为送达。 （十一）听证会通知书
1、在作出较大数额罚款的行政处罚决定之前，当事人要求听证的，应组织听证。在举行听证会7日前，发出该通知书，告知当事人组织听证的时间、地点、听证会主持人和申请回避、委托代理的权利。
2、除涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私外，听证会应公开举行。若公开，则划掉“不公开”；否则，划掉“公开”。
（十二）交通行政处罚案件听证会笔录
1、举行听证会时，使用本文记录听证会内容。属内部文书。
2、要写明举行听证会的时间、地点、听证主持人、书记员的姓名、当事人的基本情况。 3、要记录听证会的全过程，包括：
①核实听证会参加人的身份，告知当事人权利义务；
②案件调查人员对当事人违法事实的陈述、举证、拟处罚的内容及依据； ③当事人陈述和质证情况； ④主持人询问情况；
⑤当事人最后陈述内容。
（十三）交通行政处罚案件听证会报告书
1、听证会结束后，听证主持人使用本文书载明听证情况和处理意见，报单位负责人审批。属内部文书。
2、“听证会基本情况摘要”载明听证会的时间、地点、参加人、当事人和调查人员的主要意见及争议焦点。
3、“听证结论及处理意见”，记载违法事实、性质、处理的理由、依据和具体内容。 （十四）交通行政处罚结案报告
1、整个案件处理完后，使用该报告记载处理决定和执行情况，便于报告和归档，属内部文书。
2、“处理决定”栏应填写违法事实、处罚依据和处罚决定的内容。
3、“执行情况”栏填写在处罚决定书规定的期限内，被处罚人履行的情况。如：缴纳罚款的数额和期限情况，申请复议或提起诉讼的情况，或者拒不执行的情况等。 交通行政强制措施类文书
（一）实施交通行政强制措施必须符合法定条件，以达到强制措施的目的为限度。 公路规费征稽机构、公路运输管理机构、交管站实施暂扣车辆必须符合《湖北省公路规费征收管理条例》第18条的规定。
公路运输管理机构实施暂扣车辆必须符合《中华人民共和国道路运输条例》第63条的规定。
公路管理机构实施暂扣车辆必须符合《湖北省公路路政管理条例》第29条的规定。 水路交通管理机构实施滞留船舶必须符合《湖北省水路交通管理条例》第41条的规定。 水路交通管理机构实施禁止离港必须符合《内河交通安全管理条例》第21条的规定。 水路交通管理机构实施强制清除必须符合《内河交通安全管理条例》第33条、第36条、《航道管理实施细则》第32条、《湖北省水路交通管理条例》第16条的规定。 公路管理机构实施强制拆除必须符合《公路法》第79条、第81条的规定。 （二）暂扣证的使用。
1、执法机构依据《中华人民共和国道路运输条例》第63条和《湖北省公路规费征收管理条例》第18条规定实施暂扣车辆时，使用本文书。
2、“车主”、“车型”、“车辆号牌”，按道路运输证、行车证上载明的内容填写。 3、“违章事项”应载明偷逃、拖欠、抗缴规费费种、时间、金额，保留经认定的事项，划掉其余事项。
4、车辆简况要如实填写。
5、暂扣证上必须有2名执法人员签名，并注明执法证件号码，另有保管人员的，保管人员也应签名。扣车和放车时，车主或驾驶员要签名。
6、签发单位盖交通主管部门行政执法专用单（以自己名义执法盖本单位印章）。具体实施的单位也要加盖单位印章。
7、告知部分应填写车主接受处理的期限、地点及申请复议的期限、途径，以及逾期不接受处理将承担的法律责任。
（二）其它强制类文书填制略。
（三）交通行政强制措施程序主要包括调查取证、制作执法文书、送达当事人、采取强制措施、解除强制措施。
实施交通强制措施时，交通行政执法机关必须通知当事人到场。当事人拒不到场的，交通行政执法机关应激请见证人到场。
对扣留的车船，交通行政执法机关应当妥善保管，及时处理，不得使用或毁坏。当事人接受处理后，交通行政执法机关应立即放行。当事人遇期不接受处理的，交通行政执法
机关应当依法申请人民法院拍卖或依法交拍卖机构拍卖。
其它类执法文书
（一）道路运输待理证
1、道路运政机构对道路运输违法行为作出行政处罚时，应责令违法行为当事人立即或限期改正。限期改正的，道路运政机构必要时可以暂扣道路运输牌证，签发待理证，允许车辆继续营运，并指定违法行为当事人在规定时限内改正，并接受检查。 2、违章事项应分别列出。
3、接受处理地点，应是出具待理证的执法机构。 （二）公路规费征费处理决定书
1、执法机构发现道路运输经营业户拖欠、偷漏、偷逃公路规费或滞纳金时，可立即使用本文书。
2、从事运输业的种类据实填写。 3、工作日的天数由执法机构自行决定。 4、本文书加盖执法机构行政公章。
5、复议机构为使用本文书执法机构的县交通局或县人民政府。
6、本文书可重复使用，直至欠款缴清。但使用新文书时，要废止旧文书。
（三）责令改正交通违法行为通知书
1、交通行政执法机关及其执法人员发现交通违法行为，需要用书面形式责令当事人立即改正或者限期改正，使用本文书。
2、案号填写顺序是：交通行政机关所在地简称+交责令字+年号+顺序号。 3、称呼部分填违法行为人的姓名或者名称。
4、“违法行为”后的空格内填违法行为的内容。
5、“规定”前的空格内违法行为所违反的法律、法规、规章的名称。
6、“责令”后的空格内，根据具体情况填决定的具体内容，如：责令立即改正（或限期改正）、补办手续、停止侵害、停止施工、恢复原状等。 （四）交通行政执法监督机构处理通知书
1、对行政执法机构中发现的部门作出处理决定时，使用本文书，通知被监督检查单位执行。
2、案号填写顺序是：监督检查单位所在地简称+交责令字+年号+顺序号。
3、“决定”后的空格内按有关规定填决定的具体内容（如责令撤销×××文件、责令限期履行×××行为，责令纠正违法行为，责令纠正允许不合法的执法主体从事执法活动的行为等）。 征收滞纳金
《湖北省公路规费征收管理条例》第十八条第一款规定“对违反本条例规定，偷逃、拖欠公路规费的，征稽机构责令限期补缴公路规费，并按国家和省的规定征收滞纳金。” 滞纳金是指国家行政机关对不按规定期限缴纳税费或罚款，按规定的比例加征的款项。它是对被管理者未按规定缴纳税费或罚款依法给予的一种经济上的行政强制措施。 偷逃、拖欠交通规费应缴纳滞纳金。 1、征收依据和标准：
根据《公路养路费征收管理规定》（交通部、国家计委等[91]交工字714号）第21条、《湖北省公路养路费征收管理实施细则》第23条规定：
对拖、欠、漏养路费以及不按时办理车辆异动手续和养路费年度审验的车辆，除责令补缴规定费额外，每遇一日，处以应缴费额1%的滞纳金；连续拖、欠、漏养路费三个月以上的，并处应缴养路费30%—50%的罚款；连续拖、欠、漏养路费6个月以上的，并处应缴