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文了，像这个在一个公文修改过程当中的，是很容易发生的，你修改的时候，就说我后面的这个领导没说前面引证的事，只说后头的事了，后头按照领导意见，我不写上了，不要了。不要了，那你前头对应的引证的例子，你留在哪，后头没有措施，这个就是变成一个引证不符了，这种现象也是会有，这是第四种。
再有一个就是公文的效应依据，说一千道一万，公文要有用，公文没有用，是一概不可以发的。曾经我是做秘书处长的时候，碰到过这么一个事情，我们那个时候，我是做秘书长的时候，好象每年都有几件公文会被打回去，就是不同意发。这些公文也是经过司、处，各级都是签字报过来的，但是到了办厅的秘书处就被卡住了，你比如说曾经有这么一件发回来的。我们一般一个公文，不管是哪一类公文，大体上总有一个基本的逻辑关系，就是是什么、为什么、怎么办，这三个基本问题，是什么、为什么、怎么办，这个文拿来一看，通篇都是什么，既没有为什么，也没有怎么办，那么这个公文就没有效应了，没有用，结果我就和报文单位的同志就询问他，这个文我们为什么要办。
我说一个就是说，你们管的这项工作呢，是否是目前有一些违反规定的现象，有一些不良倾向，有一些不符合国家发展要求的表现，或者是倾向，这个有没有。他说没有，我说那既然这个没有，第二个，我再问你一个，就是但凡一个工作设置，随着社会发展它可能都会有一些不断的深入、提高，随着改革的深化，会有一些新的要求，以便把这个工作搞的更好，那么这方面的要求，你们有没有。他想了想说，也没有。那我就不明白了，你既没有这个老问题，又没有新要求，你发文干什么，最后答不出来了，墨迹半天，跟我说，你高抬贵手吧，说咱们马上就要年底，要总结了，我们这个处今年一个文都没发过，我说你要是这个理由的话，那你还是别发了，你没有内容的文，你发出去，让人家看你的废话，这个东西就是影响太不好了，我说我看你们司长也签字了，要不然的话，我们去跟你司长解释一下，结果他说，那算了吧，本来他就不同意发，他把司长磨完了以后，又上我这里磨。
这个司长也是不太厉害，他磨的狠了，也就签了，那么到我这，还是过不去，没有用的公文，一概不能发出去，什么叫做没有用，就是既没有老问题，又没有新要求，这就是没有用，有什么用啊。就是我们发出去一个公文，它总是要解决
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一个问题，你什么问题都不解决，你这个公文你发它干什么，所以说，我们这五条依据的话，我们都要做一个深入的思考，那么想明白了，好，我这个弄清楚依据了，我就可以开始再下一步了，下一步就是说，我要搞清楚文种。
（三）选准文种
文种是什么，用哪个文种，你是不同的文种，在起草的时候，写这个公文的时候，你的用法，你的语气，你的角度，那都是不一样的，所以说你不能说我先写一篇东西，管它是什么呢，写完了以后，再确定是使用哪种文种，这个一般来说，预先不搞明文种的这种起草，写出来可能就是什么都不是，你不能说，对一块字在这就完了，你要想这是一个通知，从一开始落笔，你就是按照通知的要求去写。你要是个决定，一开始的结构设计，就是按照决定的这个去写，如果是个请示，那就是从请示的要求去，如果是报告，那就是报告的要求，各自不同。
所以说，你在起草之前，一定要明确，是什么文种，如果你中途要变换文种，必须要新思考你这个整个公文的架构和它的逻辑关系，我们就是往往一看，写这个东西，写这个东西，挂的文种是通知，实际上内容是通告，这个也是非常常见的，我说了嘛，报上来了17篇，12篇都是通告，只有5篇是通知，就是说一开始就没有照准，我应该采取哪一种文种，所以上来就写，写完了以后，根本就没有通知的内容。
我们容易搞混的，大概是有这么几种，一个就是请示和报告内容，这个是两个事，这个不能够混，第二个是通知和通告混用，三个就是通知和通报混用，通报，你比如说是一个违法乱纪的事件我通报，你不能是关于这个事项的通知，这个的话，这种错用我们也是不少见的，但是这个是错的比较厉害的。
再有就是说，通知和函混用，函刚才我们说了，根本就没有通知的功能，通知是下行，函是平行，那么特殊情况下，可以用作和业务主管之间的请示批复，但是不代表它可以用作通知，这个是通知就应该按照我们机关间的关系，就是通知这一种，你不能套在函里头去用。
二、公文的起草阶段
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（一）找准角度
我们这个搞清楚了，就可以进入公文的起草了，准备工作充分了，就进入起草阶段，就是两件事，叫做找准角度，我从哪下笔，我从什么地方切入，叫找准角度。找准角度，这是我们在公文起草当中，非常重要的一关。我们写公文和写小说，这个写文学作品，写诗歌散文，很多地方一样，但是最不一样的地方是什么，就是你写这些其他的文学作品，你都有个作者，你这个作者是有专利的，那是你写的，你还有版权的，你还有收入的，公文就是没有作者，没有专利，公文没有这个你个人得版权。公文只有叫做执笔人，起草人，这个人是代组织执笔而已，或者说是一个组织的工具之一而已。
不能够把这个工作落到他个人的头上，哪个公文是我写的，我的作品，不可以的，那么我们写公文的时候，要从这么一个角度去考虑，你是一个组织的代言人，说我们说平常我们讲，我是张三，我是李四，写公文的时候你是谁，你不在是张三李四了，你是谁，你是这个组织的代言人，或者说我们通常讲的不准备的一种表述吧，就是说你为谁起草文件，你就是这个单位的最高负责人，你为你们局起草一个文件，那你就是局长，一把手。你为这个部起草文件，那你就是部长，你代国务院起草，你这个角度，那你就是国务院总理，那么这个话听上去，就好象是比较狂妄，那么这个家伙一下成了总理了，我想这个就是一个你们角度，你要从这个组织的最高领导人的角度去想问题，实际上准确的说，不是他个人的角度，是组织的角度，是组织的主张，组织的职能角度，你不从这个角度讲，你怎么写都写的不对，都写成了一种个人的东西。
比如说给上级机关写报告，写了一大堆，说领导，如何如何伟大，那就是变成了吹捧你们领导了，那不是领导向上级机关汇报，这个就是全都变了。所以角色模拟，是非常重要，一般说是要组织一个起草组，就是起草公文，或者是说我们这个坐下来，思考一些公文的起草的架构。第一关，叫做角色模拟，进入这个角色模拟，所以说第一关叫做进来关，就是进入情况，什么情况，是领导的情况，不是我们个人的领导，是组织的情况，不要从我们自己的角度想问题。
第二关叫做跳出关，写完了，你还是你，你还是一个普通干部，你还是一个
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草民，你不要觉得，你就是部长了，你就是总理了，那麻烦了，你跳不出去了。我们就有跳不出去的，是不是，那跳不出去就麻烦了，会影响你一生的进步。你跳出去了，你就是会顺利发展，你跳不出去了，那就成了一个麻烦人物。我们有的时候，就会有这种现象，参加了一个大型文告的起草讨论，回去就说，什么什么提法是我说的，领导在上面，大会里发言，下面有同志讲说，这个领导讲话有水平，讲的好。说他讲的好，他动一个字了，那稿子都是我给他写的，这个就是跳不出去。
一直到最后，退了休以后，还跳不出去，写个人危机，个人危机把公文都收进去，那都是你个人作品了，不可以的，像这些，就是角色扭曲，就是说，你要进入角色模拟，然后做完这工作，你要还原成你自己。再有就是说，我们在这个理论过程当中，我们遇到这类问题以后，我们要有一个清楚的一个描述，就是我起草哪一类的文件，我要和谁说话，我要说什么，和我要怎么说，那么我想，我们这也作为一个分析。我们说，按照上行文、平行文、下行文，我想要抓这么几个要点，是它的区别。
上行文抓什么，我给上级机关写的报告，请示，我抓什么。第一个就是要从我本机关的职能角度去表述问题。第二个，就是一定要扣住重点，与你报告、请示所要描述的问题，没有直接关联的，多一句话都不要。曾经，是我做秘书的时候，遇到这么一件事情，就是我们和其他的机关之间，就是有一些需要协调的事情，需要协调的事情，搞的非常不愉快，如果说非常顺利，这没问题了，但是搞的非常不愉快怎么办。最后，我们协调的最后一个，没有办法了，你比如说协调不下来，会办文件，一个是他拖，我们有规定，你不能超过一定时限，最后就是说，干脆不同意，不同意的话，就得商量。量商量不下来，最后就升格，原来是业务人员联系，后来是主管领导面谈，最后是上升到一把手出面。最后还是谈不下来怎么办，最后一招就是说，我在一个文字上表述，各家的意见都说清楚，然后提出主办方的意见和建议，各方的一把手签字，上报上级机关裁决，那就是最后一条路了，这个是上行文。
我们碰到这个事，这需要走最后这一道路，就是要协议和报告，说一个情况。写的时候，就是我们业务部门搞了个东西，当时还是比较早期的，没有打字机，
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都是手写的，写了那么一大本，最后领导把我叫去了，他说他们给上级机关领导写东西，不太有经验，说你得过去帮帮他们，结果，给我这一大本，说你先看看，然后过去跟他们一块讨论讨论，看看这个东西怎么写，结果一看，这篇三万多字，写的跟张辉小说一样，包括他们历次开会协调，打架的过程，谁说了什么，冒号，引号，谁说了什么，冒号引号，谁先拍的桌子，这先摔的茶杯，吵起来了，写的这个详细，好象两个小孩打架，一看是爹来了，妈来了，他先打我的，他先骂我的。
这个恐怕不行，你不能够把这个东西，都是个人怨气在这里头，这都不是职能问题，这不是职能，更不是重点，所以说，我们最后修改的时候，我就讲了这个意见，讲了这个意见的话，我们就重推了一遍，就是完全从职能角度，那么这些话就统统都没有了，最后形成第一稿，修改，3000字，经过班子讨论，第二搞修改，剩下2000字，最后一稿定稿，1800字。1800字再看的时候，那就是重点非常的明确，完全从职能角度描述问题，有理有力有结，这个就是非常清楚，逻辑关系也非常的通顺，那么觉得，这个领导也非常满意，说是这差不多，这个东西就报了，报了以后，很快就批回来了，然后就按这个执行了，后头都很顺利的。
我就讲这个上面，给上面报东西，说有没有一个规定说，最长不能超过多少个字，这个没有，这个东西，如果说出这个界限的话，那就真文牍主义了。你比如说我们规定，上报上级机关的，不能超过1500字，这个其实也不科学，没道理，你看什么事了，是不是，所以说我们不应该有一个界限。但是一个原则，就是说，要能少不能多，因为多了以后，就没重点，你像我前面举的这个例子说，说我们一个领导办公厅领导上任，部长找他谈话，如果那部长很罗嗦的话，说了一个多钟头，那你说的话，我觉得就没有太大价值了，就那么两三句话，那就很不一样，那觉得份量也非常重，所以说，一定要抓住重点，而且一定是要从职能角度，不要写成领导的个人表文告，这也是非常忌讳的。这个就是上行文的，要抓这么两个点。
平行文，我想也是两个点，一个就是说，一定要从大局出发，你平行文，往往就是涉及到多家业务范围，观察问题的角度不能够从一家的角度，你要上升到覆盖多家的角度，甚至是上级机关来看这个问题的角度，这就是大局着眼。比如
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