（3）指派1名辅导员作为本学年度资助干事，负责与校学生资助中心业务上传下达对接和评选档案管理工作。
2、二级学院评审小组职责和程序
（1）根据学校评选办法制定适合本学院的评选实施细则，对校评奖文件分配名额进行指导性分配到各年级。
（2）负责汇总各年级报送的评审材料，对材料进行复评。对于国家奖学金、自治区人民政府奖学金由于分配名额少，可直接由学院评审小组负责评审。
（3）评审开会时小组成员必须全部到场，由评审小组组长主持会议，安排1名小组成员负责详细记录开会内容。会议记录使用统一的评议表（详细范表见附件3），要求内容全部打印不得手写，所有小组成员必须在会议记录上用签字笔手写签名。
（4）对通过复议的学生名单汇总，制作公示文件，在学院范围内公示5个工作日，公示期间接受学生提出的申诉请求，并在申诉后3个工作日内做出答复。公示期间要留下公示照片存档，要求一张公示张贴特写清晰照，一张学生阅览公示的实照。
（5）对公示无异议学生材料按照学校评选文件要求整理，在规定的时间内上报校学生资助中心。按照手册要求指导各年级做好材料装订、存档工作（整理要求见第三部分）。
三、国家励志奖学金、国家助学金、自治区人民政府奖学金评审实务
1、学生填写申请表
（1）学院根据学校评奖文件，按照本院实际情况分配名额，通知符合条件的学生填表。学生填表规范见附件表格范例：
附件4：桂林电子科技大学国家励志奖学金申请表 附件5：桂林电子科技大学国家助学金申请表
附件6：桂林电子科技大学自治区人民政府奖学金申请表（大一学生成绩和奖项栏不填）
（2） 辅导员、班级评审小组应指导申请学生按照本手册表格范例要求认真填写，不合格的申请表不予接收。校资助中心将在评审期间进行抽查，确保国家奖助学金申请材料规范化、评审程序的严肃性。 （3）申请学生应在学校评奖文件下发后4天内（以学校文件落款日期为准）将打印的申请表递交班级评审小组，以便按时间节点开展班级评议活动。 2、班级评审小组初评
（1）班级评审小组对每项奖助学金必须分项单独讨论，单独形成一份评选会议记录材。详细操作程序见上节。
（2）各班初评结果报送年级委汇总后提交学院评审小组进行复评（学生较少的学院可直接交学院评审小组汇总）。
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3、学院评审小组复评。
学院评审小组对每项奖助学金必须分项单独讨论，单独形成一份会议记录材料。记录内容按照范表形式，详细记录。详细操作程序见上节。 4、公示
（1）对最终推荐名单在学院范围内进行不少于5个工作日的公示（每项奖学金须单独起草一份公示文件，标准文件范本见附件7）接受学生申诉。公示期间应该拍照存档，照片内容包括公示贴在公示栏的实景、学生查看公示的实景、在微信、微博、飞信、QQ群等途径发布的截图照，并打印放入存档材料。 （2）如公示结束后无异议，在公示结束后第二天在学院范围内进行公示结果公布（每项奖学金须单独起草一份公示结果文件，标准文件范本见附件8）。公示结束后及时汇总报送文件并按要求整理成册，在文件规定时间内报送校学生资助中心。 5、奖助学金发放流程
国家奖学金、国家励志奖学金、自治区人民政府奖学金为逐级上报，每年11月15日前教育部对国家奖学金予以批复公告；区教育厅对国家励志奖学金、自治区人民政府奖学金予以批复公告，各高校应在11月30日前将款项一次性发放给获奖学生。国家助学金各高校每年10月30日前上报区教育厅备案即可发放，分秋季学期和春季学期两次发放。
目前教育厅要求奖助学金一律转到学生银行卡上，不允许发现金，不允许抵扣学费。辅导员要协助财务部门做好学生银行卡信息的收集。 6、国家助学金的补选
在春季学期发放国家助学金时，经常会出现已获奖学生因入伍服义务兵役、休学、退学、转学、死亡等原因不继续在校学习的;因违法、违规、违纪行为受到学校警告（含警告）以上纪律处分的情况，有此类情况的学生按规定不得再发放春季助学金。学院评审小组在春季学期开学两周内及时统计上报学生资助中心,停止其资助资金发放.结余资金结转下一年度继续用于家庭经济困难学生的国家助学金资助。
四、国家奖学金评审实务
国家奖学金是由中央政府出资，授予高校在校生的最高奖励。其特点是奖金额度最高、名额最少，学生申报条件要求最高，申报材料填报格式要求最严格，每位学生申报材料都由区教育厅汇总报送国家教育部由专家集体评审。因此，国家奖学金直接由学院评审小组进行初评，二级学院推荐到学校复审的名额略多于教育厅下达名额（具体推荐名额见当年学校评选文件），以便在学校复审阶段能优中选优，保证选送本校最优秀的学生到上级部门参评。 1、学生填写申请表
国家奖学金的申请审批表是由教育部规定的标准表格，只填写上学年度的所有奖项和成果（20**年9
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月1日至20**年8月31日），具体填写规范见附件9。申请学生要按照要求认真填写，全表格除了签名外要求全部打印，不得手写。 2、学院评审小组评审
申请学生将申请表直接交辅导员，学院评审时按文件要求评选。对于未达到基本成绩要求，需要提供详细证明材料的学生一定要慎重推选，区教育厅对这类学生材料审查很严格，有落榜的可能性。 3、严格公示环节。国家奖学金公示可以与其他奖学金同时进行，程序相同，公示模板见附件7，公示结果公布模板见附件8。公示结束后及时汇总报送文件并按要求整理成册，在文件规定时间内报送校学生资助中心。
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第三部分 国家“三奖一助”金上报材料及存档
材料整理实务
一、国家奖学金
国家奖学金学生申报材料由二级学院上报，经学校评审小组评选后留学校学生资助中心统一存档和管理。
1、封面。为使材料整齐划一，便于存档和审计，评选材料须装订成册，用稍厚的A3封面纸制作封面封底，封面模板见附件10。
2、目录。按照模板要求（见附件11），统一制作目录，并按照目录模板顺序装订申报材料。 3、材料内容：
（1）20**-20**学年度普通高等学校国家奖学金获奖学生初审名单表，填写模板及要求见附件12。 （2）20**-20**学年度国家奖学金推荐学生基本信息表，填写模板及要求见附件13。 （3）申报学生国家奖学金申请审批表，正反面打印，填写模板及要求见附件9。 （4）申报学生须提供的成绩单及各种证书复印件。 4、注意事项：
（1）从学校教务系统下载打印申报学生从入学至今的成绩单（大一新生在申请自治区人民政府奖学金时需提供高考成绩单），加盖学院公章。
（2）应提供推荐学生基本信息表内所有填写奖项的证书复印件，复印效果必须清晰可辨，统一加盖学院公章。如果因为赛事组织方未及时下发证书的，应提供足以体现获奖情况的证明，由学院或教务处统一加盖公章。
二、国家励志奖学金、国家助学金、自治区人民政府奖学金
（一）上报校学生资助中心评选材料规范
1、封面。学院上报材料经学校评审小组评选后，由学校学生资助中心统一存档，为使材料整齐划一，便于存档和上级审计，三项奖助学金评选材料须装订成一册，用稍厚的A3封面纸制作封面封底，封面模板见附件14。
2、目录。按照模板要求见附件15，统一制作目录，并按照目录模板顺序装订申报材料。 3、材料内容：
（1）20**年普通高等学校国家励志奖学金获奖学生初审名单表（见附件16） （2）20**年普通高等学校国家励志奖学金获奖学生名单（见附件17） （3）20**年普通高等学校国家助学金获奖学生初审名单表（见附件18） （4）20**年普通高等学校国家助学金获奖学生名单（见附件17）
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（5）20**年自治区人民政府奖学金获奖学生初审名单表（见附件19） （6）20**年自治区人民政府奖学金获奖学生名单（见附件17） 4、注意事项:所有表格都需加盖学院公章。 （二）获奖学生评选材料学院存档规范
国家“三奖一助”资金是国家对普通高校学生资助的主要形式之一，资金数额巨大，受到区政府高度重视，已被列为区政府为民办实事项目之一。区教育厅资助办检查小组每年进行巡检，区审计厅定期对高校进行资金审计，因此每年评选材料存档成为评审后续工作重点。按照区资助办要求，国家奖助学金档案应至少保存10年。为此，我校应进一步完善档案整理和存档规定，做到标准化管理。
为使材料整齐划一，便于存档和审计，评选材料须装订成册。除国家奖学金材料交到校学生资助中心统一整理成册之外，国家励志奖学金、国家助学金、自治区人民政府奖学金学生申请和证明材料由二级学院负责整理成册，材料册分为两种：学院公示文件册和学生申请材料册。当年所有评选材料册交校学生资助中心集中存放。 1、封面。
(1)学院公示文件册
A.用稍厚的A3封面纸制作封面封底，封面模板见附件20。
B.公示文件册目录模板见附件21，并按照目录模板顺序装订材料。 (2)学生申请材料册
A. 用稍厚的A3封面纸制作封面封底，封面模板见附件22。
B. 学生申请材料册目录模板见附件23，并按照目录模板顺序装订材料。
C.划分：国家助学金以班级为单位成册、国家励志奖学金以年级为单位成册（小院人数较少的，可以院为单位成册）、自治区人民政府奖学金以院为单位成册。 3、内容
(1)学院公示文件册内容包括：班级评审小组名单公示文件、学院评审小组名单公示文件、各类奖助学金的公示文件、公示结果文件、公示照片、学院评议会议记录等。
（2）学生申请材料册内容包括：获奖学生名单（范本见附件24）、班级评审会议记录（自治区人民政府奖学金为学院评选会议记录）、班级申请学生的贫困学生申请表、家庭情况调查表、奖助学金申请表等。
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