用户单位自行谈判采购须知
1. 已经职能部门论证通过并移交招投标管理中心进行采购的项目，用户单位拟自行组织谈判采购，须填写《中山大学采购项目特殊采购方式申请表》并经相关职能部门和学校主管领导审批同意后方可进行。
2. 用户单位成立三人以上单数的采购小组，根据项目实际需要研究确定拟邀请的供应商，邀请参加谈判的供应商一般不少于3家。
3. 用户单位联系人须在谈判前通知供应商付款方式和合同其它条款按中山大学合同模版执行，合同电子版在：http://bidding.sysu.edu.cn/之“表格下载”栏有提供。
4. 用户单位联系人须要求参加谈判的供应商按规定格式填写并递交明细报价清单、货物配置详细清单、售后服务承诺书、营业执照副本复印件、产品的制造厂商授权书等。 5. 谈判应在约定的同一时间和地点进行，用户采购小组按抽签顺序与供应商逐一洽谈。在与每个供应商谈判结束后，双方均须认真填写《商务谈判备忘录》表B，《商务谈判备忘录》表B须双方代表签字，无须加盖双方印章。
6. 在与所有供应商的谈判结束后，用户采购小组根据各供应商的响应和承诺情况，选择性价比最高的作为成交供应商，并填写《采购结果表》表C，同时加盖用户单位印章。 7. 除价格外，如最终采购结果与供应商原递交的报价清单有较大不同，成交供应商须按照最终成交内容重新递交报价清单并经用户单位采购小组签名确认。
8. 用户单位联系人将《采购结果表》（表C原件）、《商务谈判备忘录》（表B原件、每个供应商一份）、各供应商的谈判资料（包括明细报价表、货物配置详细清单、售后服务承诺书、营业执照副本复印件、税务登记证复印件、组织机构代码证复印件、产品的制造厂商授权书、进口产品中文说明书与中文彩页等相关中文资料）移交招投标管理中心经办人员。
9. 招投标管理中心经办人员在完成该项目的审批手续后，将相关材料移送职能部门，并通知用户单位可与供应商签订合同。
10. 在采购过程中的不清楚事项，请用户与招投标管理中心具体经办人员联系。
中山大学委托用户单位采购结果表 编号：中大招（ ）〔201 〕 号 项目名称 用户单位 经办人员 表C
用户单位 子包或分项名称 联系电话 采购方式 公开招标□ 邀请招标□ 其它特殊采购方式(竞争性谈判、单一来源采购、询价) □ 采用招标方式采购的,附专家评标情况表(或评标报告); 采用其它特殊采购方式的，应参加该项目谈判供应商共 家，实际参加该项目谈判的供应商 家，附表B共 页。 用户单位采购结果 确定中标或成交供应商名称： 最终中标或成交价格（大小写）： 确定中标或成交的设备型号、配置及服务： 签订合同前要处理的事宜及其它： 用户单位采购小组成员签名： 日期：201 年 月 日 （三人以上单数） 用户单位意见： 签名： 单位印章 日期： 年 月 日 招投标管理中心意见： 签名： 日期： 年 月 日 招投标管理中心联系人： 职能部门意见： 签名： 日期： 年 月 日 （注：用正楷字，此表适用于货物和服务采购项目以任何采购方式确定最终采购结果时填写。其中公开和邀请招标结果须与评标情况表配套使用，其它采购方式的采购结果须与商务谈判备忘录配套使用） ＊委托用户直接谈判采购项目，供应商免向中山大学提交评标（成交）服务费。
中山大学委托用户单位商务谈判备忘录
编号：中大招（ ）〔201 〕 号 项目名称 谈判时间 用户单位 分项或子包名称 谈判地点 表B
201 年 月 日 午 甲方（中山大学用户单位）需求 （下列栏目由甲方填写） 谈判 内容 技术 性能 要求 乙方（供应商）承诺 （下列栏目由乙方供应商填写） 参与双方 甲方 用户单位三个以上单数采购小组成员签名 配置 及附 件 服务 价格付款方式按中山大学合同模版中的规定 和币（小写）： 种 （大写）： 其它 其它优惠条款： 乙方 供应商 全 称 授权代 表签名 用户单位与供应商谈判结束时间：201 年 月 日 午 招投标管理中心意见： 签名： 日期：201 年 月 日 招投标管理中心联系人； 职能部门意见 签名： 201 年 月 日 注：（1）须用正楷字填写；（2.）最终报价低于原投标（或谈判）报价的，如没有特别说明，各分项按
将同样下浮率重新计价。（3）随此表应附双方确认的该项目详细配置、技术参数和各分项报价。
明细报价表
供应商名称: 序号 1 2 … 总价 (大小写) 报价方案 分项设规格生产制造商数执行随机备名称 型号 国 全称 量 标准 配件
备注 须另页说明该项详细配置清单，进口货物乙方外贸合同的签订方 须另页说明该项详细配置清单，进口货物乙方外贸合同的签订方 须另页说明该项详细配置清单，进口货物乙方外贸合同的签订方 设备分项合单价 计价格 供应商授权代表签字： 日期： 年 月 日 （供应商公章）
授权代表移动电话：
说明：
1、 执行标准是非通用标准的，应按另附页详细特别说明。
2、 报价表的大写金额和小写金额不一致的，以大写金额为准；总价金额与按单价汇总金额不一致或单
价金额小数点有明显错位的，以总价为准，并修改单价。 3、 如果不提供详细分项报价将视为没有实质性响应招标文件。 4、 供应商应按用户需求书中的要求逐项报价(国内供货报人民币，境外供货报美元CIF广州价，免税)。报价包括与该项目有关的一切费用如安装调试费、运输、保险、服务培训费、国内货物的税金、项目验收时的试剂耗材、强制性第三方监督检验机构的验收检验费用等。总价应为各分项合计价格之和。与总项目相关的安装调试等费用须分摊计入各分项，不得以单项计费。
5、 每一分项设备必须另附其详细配置清单及货号，包括附件和配件，并注明各部分的产地。进口货物
还须明确该项乙方外贸合同的签订方。
货物配置详细清单
一、设备名称： 序号 货号 名称(中英文) 型号规格 数量 单位 备注
二、设备名称： 序号 货号 名称(中英文) 型号规格 数量 单位 备注 ??
注: 可自行修改设计表格,但上述内容不可少,国内交货的在备注栏说明.
甲方确认清单代表签名: 乙方确认清单代表签名: （单位印章） (单位印章)
日期： 年 月 日 日期： 年 月 日