1、秘书在纵向上分为哪几个层次：（ ）。
A．高级秘书、中级秘书、初级秘书 B．商务秘书、教学秘书、司法秘书、医务秘书
C．五级秘书、四级秘书、三级秘书、二级秘书D．A和B
2、主要负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等工作主要是（ ）秘书的职责。 A．所有 B．初级 C．高级 D．中级
3、主要办理接待、联络、值班、文书的印制收发、会务服务等工作主要是（ ）秘书的职责。A．中级 B．初级 C．高级 D．所有 4、秘书工作的特点有（ ）A.从属性 B.辅助性 C.综合性 D.权威性 5、秘书在古代主要指（ ） A.宫中图书 B.职务 C.纬书 D.机构
6、秘书工作的任务有（ ） A.科学决策 B.调查研究 C.内部管理工作 D.会务工作 7、参与政务和管理事务主要是（）秘书的工作职责。 A.中级 B.初级 C.高级 D.所有 8、秘书是上级的有力助手，所以秘书在工作中要（ ） A.服从上级，当好参谋 B.尊卑有别，忠顺为怀 C.关心上级，安排娱乐 D.荣辱与共，不分你我
一、秘书职业着装练习 1、初萌：“新的一天开始了，我要更加努力工作啊！”初萌应该到哪里补妆才适宜呢？（ ） A、会议室 B、休息室 C、初萌办公室 D、洗手间 2、初萌：“明天周一，该上班了，我该搭配些什么衣服呢？” 初萌应选择以下哪些搭配？（ ） A、白衬衣、红格子套裙 B、白衬衣、灰色套裙 C、高筒皮靴 D、黑色高跟皮鞋 E、短丝袜 F、长筒丝袜
3、初萌：“今天的商务会议结束后要举行一个宴会，我该选择什么衣服呢？” 初萌应该选择哪件衣服？（ ）
A、低胸红色鱼尾裙 B、高开叉旗袍 C、小V领白色连衣裙 D、职业套装 4、新来的男秘书小吴，第一天上班穿着一身黑色的条纹西装，很精神，但细节上有一些问题，请为他指出有问题的地方。请将有问题的着装部分选出来。（ ） A、领带是条纹的 B、皮包是棕色的
C、黑色系带皮鞋 D、白色棉袜 E、手机挂在裤腰上
5、初萌新买了一条波西米亚风格的手链，特别喜爱，忍不住上班时也带上。初萌这样做是否正确？ （ ） A、正确 B、错误 6、秘书礼仪的核心与实质是（ ）。 A．平等 B．尊敬 C．真诚 二、办公室环境练习
D．灵活
1、办公环境的硬环境包括：（ ）
A、绿化环境 B、空气环境 C、光线环境 D、声音环境 E、装饰环境 2、初萌：“买了一幅山水画，该把它挂在接待室的哪个位置呢？”（ ） A、门口的墙壁 B、沙发后面的墙壁 C、窗户旁边
3、总经理：“初萌，明天有一个重要客户来访，你准备一下吧！”初萌布置接待室的时候准备了一些绿色植物摆放在门口和窗户边，又在茶几上摆放了一束清新的马蹄莲，并打开窗户通风，还察看了接待室的空调是否能正常工作??初萌这样做是否正确？（ ） A、正确 B、错误 4、初萌：“客人刚走，该清理接待室了。”初萌：“有哪些地方需要清理呢？” A、摆放着一些文件资料的茶几 B、没有烟蒂的烟灰缸 C、地板上落有一些小纸屑 D、用过的纸杯 5、初萌：“恩，这些小纸贴真漂亮，贴在电脑上看着都舒服。”初萌这样做是否正确？
A、正确 B、错误
三、接听、拨打电话练习 1、初萌：“我每天都要接打大量的电话，为了使通话简洁高效，一般通话应该控制在多久呢？” A、1分钟内 B、3分钟内 C、4分钟内 D、5分钟内 2、秘书办公桌上的电话应该摆放在办公桌上的哪个位置呢？（ ） A、办公桌左上角 B、办公桌正上方 C、办公桌左边 D、办公桌右边
3、初萌正在接听一个电话，这时另外一部电话也响起，她应该怎么做？（ ） A、迅速挂断第一个电话，去接第二个电话；
B、用手捂住话筒，喊外面办公室的同事过来帮忙接； C、一手捂住话筒，一手接另一个电话；
D、请正在交谈的一方稍等，告诉他有电话打进来，需要马上处理，然后去接第二个电话。 4、电话铃响，初萌接起电话：“您好，××公司。” “请问沈总经理在吗？”初萌：“对不起，他现在正在开一个市场营销会议。您有什么需要转达的吗？”初萌这样做是否正确？ A、正确 B、错误
5．秘书在接打电话时，正确的做法是（ ）。
A．电话铃响一声就应接听
B．在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来 C．秘书接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位 D．秘书替上司传话时，应考虑对方的情绪以个人的口吻转达 6．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（ ）。
A. 考虑打电话的时间是否合适
B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话 C. 有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”
D．对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查此事
7、情景题
新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。 某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下： 来电者：“是利达公司吗？” 陈小姐：“是。” 来电者：“你们经理在吗？” 陈小姐：“不在。”
来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？” 陈小姐：“是。” 来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？” 陈小姐：“1.8美元。” 来电者：“1.6美元一打行不行？”
陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。
上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8，就说不行的。”上司当即脸色一变说：“你被解雇了”，陈小姐哭丧着脸说：“为什么？”上司说：“你犯了五个错。” 她在电话礼仪方面还犯了哪些错？
答：(1) 该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)； (2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)； (3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)；
(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)；
(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)；
(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门； (7)不等对方说完，就“啪”挂上电话。
四、接待来访者练习
1、新来的秘书李刚负责接待两位来公司洽谈的客户，其中一位是××公司的张经理，另一位是他的秘书王小姐，李刚要把他们介绍给公司的李经理。 李刚想：“女士优先，我应该把李经理介绍给王小姐。”李刚这样做是否正确？（ ） A、正确 B、错误
2、在一次商务活动中，双方人员相互握手以示友好，小李为了表示自己的热情欢迎，握手时不住地上下晃动，满脸笑容地说：“欢迎，欢迎！”李刚这样做是否正确？（ ） A、正确 B、错误
3、下面哪些做法不正确？（ ）
A、前台秘书接过客人交回的名牌后，应向客人表示感谢； B、送重要客人坐车离开时，应等到车开动才离开；
C、送客人乘坐电梯时，要为客人按下电梯才离开； D、在客人走后，不要和同事一起议论客人的短长；
E、和上司一起送客时，如需要开门或按电梯按钮应立即赶上前去。
4、未曾事先约定的临时来访的事情一般并不重要，所以秘书要将这些来访者安排在后期见面。（ ）A、正确 B、错误 5、前台秘书：“您好，我能为您做些什么？”
来访者：“我有要紧事想找贵公司技术部的李经理，您能为我联系一下吗？” 前台秘书：“请问您有预约吗？” 来访者：“没有。” 前台秘书：“对不起，公司规定，不接待没有预约的来访者。” 来访者：“事情紧急，没来得及预约，您就帮我联系一下吧！” 前台秘书：“对不起，这是公司规定，我也没有办法。” 请选择您认为正确的选项。（ ） A、前台秘书严格执行公司规定，做法正确； B、前台秘书过于刻板，不够灵活；
C、既然来访者有紧急事，前台秘书就应该为他引见；
D、前台秘书应该询问来访者具体有什么重要事，再判断是否为他引见。
6、当别人站起来递过名片时，应该马上站起来双手接过。接受对方的名片后，应该马上放到自己口袋里，并表示感谢。（ ） A、正确 B、错误 7、前台值班的秘书，看到客人，只要其一进门，秘书就应该：（ ）。 A．立即站起身来表示欢迎，并说：“您好！”B．边打电话，边说：“您好！” C．问他：“对不起，请问您预约了吗？” D．用眼神示意其进去 情境模拟
1.小王是某某公司董事长秘书。
上午10点左右，董事长有事外出，告诉秘书小王大约20分钟后回来，有什么事情让小王自行应付。小王只好一边处理文件，一边注意周围的情况。 不一会，一位先生走了进来，说道：“小姐，你好!我找你们的董事长？” 思考：秘书小姐这时该怎样接待这位不速之客?
【点评】本案例的来访者，因为是直接来拜访董事长，因此在心理上应重视。应立即放下手头的工作，热情请来客坐下，告诉客人董事长刚出去，问对方有无预约。如果有，就请对方等一会，表示歉意；若没有，就和对方热心交谈，专心听取对方的讲话，并做好必要的记录，如姓名，工作单位，来访目的等。因来访者要求见的是公司领导，对此秘书人员应该征得领导人的同意，方能引见。所以，秘书应该告诉来访者，董事长已外出了，请对方稍等片刻，立即和董事长联系。然后在另一场合与董事长联系，讲明情况。如果领导愿意会见，则应请客人稍等片刻;如果领导不愿会见，则应有礼貌地告诉对方;董事长正忙，请对方谅解，并留下对方名片，以等领导回来后再联系；最后委婉送客。
2.一天，一位年过5旬的先生带着几分欣喜的心情到某单位说是找他的好友即这家单位的董事长。可刚巧董事长外出开会，秘书也刚好不在。看到单位的秘书科，这个先生进去让其他秘书告诉他董事长电话，当时，几位秘书正在谈笑风声。但也停下来回答这问老先生，问他是哪个单位，可这个先生说了姓，并称声是董事长的好友，说把董事长的名片落了，麻烦给一下董事长号码，如不相信可以打个电话和董事长确认，秘书正准备念董事长号码时犹豫了一下，如果是董事长的朋友怎么没有董事长电话，想再确认一下。可不料这位先生拍着桌子，大声道：“我一个老人问个电话你都像审问犯人似的，我一个副厅级干部，哪里都可以进出，问个号码都这么难，我会是什么坏人吗？”此时把秘书给激火了，“一个副厅级又有什么了不起，你说是董事长的好友就是董事长的好友吗？我凭什么相信你是好人，这是我们公司的规定，领导的电话不能随意给他人。”就这样两个人互不相让，争吵起来了。好在周围的其他秘书解围了，并让这位先生下午再过来，直接找董事长的秘书。这位先生很生气地把笔丢下，走了。
思考：你会怎么处理这件事情？
3. 新隆集团万佳公司经理秘书贺辉协助上司于2006年6月5日－9日，接待了来杭州进行合作项目洽谈的宏达商贸公司一行10人， 6月5日，来宾到达，经理嘱咐秘书贺辉一定要提前10分钟到火车站迎接。贺辉为做到万无一失，安排车辆比平时提前20分钟出发到火车站，一路上，车行很慢，时有堵塞。原来6月4日至7日，是杭州和平会展中心要召开旅交会，结果贺辉等接站人员晚到了10分钟??。初次来杭州的客人对人间天堂的杭州景点非常有兴趣，西湖自然是必游之地，于是秘书贺辉陪同客人一同前往三潭印月。游玩中，客人提到听说租自行车游西湖比较方便，贺辉连忙跑去租车，但找寻了半天，也没找到自行车。骑车不成，客人提出去九溪十八涧。来宾看到茶树和采茶的工人，饶有兴致，边走边聊起了
做茶的一些专业问题，当问到秘书贺辉时，贺辉平时对茶没太留心，只好说自己也不是特别懂。客人显得有些失望。 思考与分析：
（1）秘书贺辉接待来访团体的安排有何不妥之处？
（2）有人认为游览观光不是来访团的目的，因此不必特别用心安排，你怎么看待？
五、邮件处理练习 1、初萌：“又来新的邮件了，该整理一下了。”
初萌：“呀，不好，拆错信了，这是别人亲启的信，该怎么办呢？” A、将其送达上级征求处理意见。 B、在邮件上注明“误拆”字样，并封好。 C、用碎纸机将其粉碎。 D、返回给邮寄部门并将其信退回。 2、邮件收进的程序是：（ ）。
A．分类—拆封—登记—分送—阅办B．分类—校核—登记—分送—阅办 C．分类—拆封—分送—登记—阅办D．分类—登记—校核—分送—阅办
3、早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：……”，她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时，上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。
你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。
答：不正确。①.邮件到了，邓小姐边听电话边收邮件。文秘人员在收邮件应做到专事专办，并当面点清邮件总数。②.她把信堆放在已有一些信件的办公桌也不对。邮件应按照收件人的姓名、部门名称、重要性分拣。不能跟原有的信件一起堆放。③.心不在焉把所有的信剪开。文秘人员拆邮件要知道那些是可以拆封，那些不允许，不能把所有的信剪开。④.把信纸剪掉回信地址的一角。拿信件应在桌子上磕几下。⑤.信封不能不能丢掉，应该用回形针把它与信纸或附件在一起，以便以后查阅。⑥.拆错信应在信封注明误拆，并签上自己的姓名，并向收信人道歉。⑦.不应把急件和其他的信件混放在一起。文秘人员应该把邮件分成最紧急、次紧急和普通件。紧急的信件应尽快呈送给上司。⑧.寄到美国的信封按照不能按以往的写信习惯。
文书工作处理：
1、对文书进行誊抄缮写的工作称为( )。
A、撰写 B、复制 C、缮印 D、制文
2、档案的本质特性是（ ）
A、社会性 B、历史性 C、确定性 D、原始记录性
3、归档是将工作活动中形成的具有保存价值的整理完毕的文件材料定期移交给（ ） A、档案室 B、文书部门 C．业务部门 D．档案中心 4、在公文正式印制前，文秘部门必须进行（ ）。