第五章 业务档案的保管、移交与销毁
第十八条 各级公司必须设臵与本公司档案业务发展相适宜的档案库房，购臵必备的档案装具。库房要坚固，要有防火、防盗、防潮、防高温、防虫鼠、防光、防尘等设施。如：消防器材、温湿计、吸尘器、空调器等。条件成熟的地区业务档案可由中心支公司集中存放管理。
第十九条 机构分立、合并、撤销或设立临时性机构，要按照有关规定整理各门类档案，任何个人不得带走已归档档案或应归档的各类档案资料。各级工作人员要按照下列方法移交：
（一）分立机构的档案，应由分立后的机构主管部门在协商一致的基础上，确定档案的归属和流向；
（二）撤销机构的档案，应向上一级主管部门移交。如被撤销机构业务划归几个部门时，其档案材料不得分散，由其中一个部门代管，并将档案内容、涉及机构等情况在移交报告中加以说明；
（三）合并机构的档案，一并移交给合并后的机构代管； （四）一个机构内部的一部分业务或一个部门划归其他机构，其档案材料留在原机构，需要时可复制或借阅；
（五）被撤销或合并机构没有处理完毕的文件材料，同其档案一起移交给有关机构整理归档；
（六）临时性机构的档案，移交给挂靠部门。
第二十条 业务档案的保管期限依业务种类而不同，有关
保险业务档案的具体保管期限如下：
（一）承保业务档案
1. 机动车辆保险单 5年 2. 财产、建工、安工保险等 5年 3. 责任险 25年 4. 意外健康保险 5年 5. 货运险 10年 6. 船舶险 10年 7. 石油保险 20年 8. 航空航天、核电保险 10年 9. 个人抵押住房综合保险（包括退保单）
长期（保险期限+5年）
（二）理赔业务档案
1. 三十万元以下赔案保管十五年；三十万元（含）至一百万元赔案要保管二十五年；一百万元（含）以上赔案要永久保存。
2. 下列情况的赔案应永久保存： （1）共同海损赔案； （2）通融赔付赔案；
（3）有保险合同争议诉讼的赔案；
（4）关联交易方赔案（涉及集团公司及集团公司控股子公司含***财产保险股份有限公司的赔案）。
3. 下列情况的赔案应移交至分公司保存：
（1）超分公司审批权限上报总公司审批的赔案； （2）拒赔案件；
（3）车险的机动车辆盗抢赔案。
第二十一条 对于已超过保存期限的业务档案，业务档案管理员应提交销毁申请与销毁清单，经公司业务管理部门、内控合规人员/法律事务人员签字同意后，报公司分管总经理/副总经理同意后，上报省分公司业务管理部门同意后方可销毁。
第二十二条 档案销毁工作应由档案管理员与本公司保密保卫管理部门共同进行，销毁时必须有两人以上在场监销。监销人员应在销毁清册上签字，严防档案遗失和泄密。
第二十三条 销毁工作结束后，应生成“业务档案销毁报告”并装订成册，永久保存备查。
第六章 业务档案归档人员及职责
第二十四条 业务档案管理工作要配备责任心强、有敬业精神，熟悉保险业务和档案业务的专兼职管理人员。业务档案管理员归属业务部门管理，并接受办公室业务指导。
第二十五条 业务档案管理人员要保持相对稳定，不能随意变动。原则上要求配备合同制职工并缴纳一定数额的风险抵押金，如果业务档案管理人员调动工作，在离职前要办理好交接手续，并形成书面的交接报告。在交接手续办理清楚后，才能退还风险保证金。
第七章 附则
第二十六条
本办法由总公司制定并负责解释。
第二十七条 本办法自下发之日起开始执行。