在Word中正确设置2012党政机关公文格式
本文的Word操作以Office2003为例，格式规定的引用和解释以GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》及中国质检出版社和中国标准出版社配套的《国家标准应用指南》为准。
目前，不少单位在Word中设置公文格式的通行作法是：页边距上3.7厘米、下3.5厘米，左2.8厘米、右2.6厘米，公文主体“行距”采用“固定值”28磅、正文三号字仿宋_GB2312，虽然大体上实现了每面22行，每行28个字的要求，但较2012版国家标准还有不少差距。
一、版面的设置
1．2012版国家标准的格式规定
A4型纸、尺寸297 mm×210 mm（高×宽），版心尺寸为225 mm×156 mm（高×宽），版心上边缘距离纸张上边缘（称为天头或上白边）为37 mm，下白边为35 mm，版心左边缘距离纸张左边缘（称为订口或左白边）为28 mm，右白边为26 mm
无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。一般每面22行，每行28个字，并撑满版心。2012版国家标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。3号字的字高约为5.54 mm，3号字的一行就约等于10.39 mm。
注：1磅≈0.35277783 mm ，1 mm≈2.8346磅，10.39 mm≈29.4515磅。
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2．Word中设置版面的注意事项
要在Word中正确设置2012版国家标准的公文版面，必须注意两个问题：
一是公文格式中撑满版心的含义是公文第一行顶格编排在版心左上角，公文最后一行必须沉底到版心下边缘，因此确切地讲，每面公文应该是由22行3号仿宋字加21个行间距组成。
二是Word中的行距，当使用“固定值”时，文字位于行距垂直方向的下端，距离下边缘有很窄一段的空白；行距垂直方向上端的空白高度较大，设为3号字、28磅时，下端空白约1 mm、上端空白约3 mm。
因此，在Word中设置公文格式时如果不考虑这两个问题，而简单地设为：上3.7厘米、下3.5厘米，行距固定值28磅，就会使实际版心下移，且版心高度小于标准值225 mm，在这样的版心里放置22行正文，每一行的高度就会小于标准值10.39 mm，并且最后一行文字不能沉底贴紧版心下边缘。
3．Word中公文格式版面的设置
打开Office Word2003，点击“文件-页面设置”，在“页边距”页签里，将页边距调整为：上3.3厘米、下3.3厘米，左2.8厘米、右2.6厘米。
点击“格式-字体”，在“字体”页签里，将“中文字体”设为仿宋_GB2312、“西文字体”设为“(使用中文字体)”，将“字号”设为三号；点选“字符间距”页签，将“间距”选为“紧缩”磅
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值设为0.2磅。 点击“格式-段落”，在“缩进和间距”页签，将“行距”选用“固定值”并设为29.5磅（或者设为29.45磅）。 4.设置效果验证 输入文字，验证是否每面22行、每行28个字。设置完成后，第1行输入“壹二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八”，不要回车，第2行输入“贰二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八”，以此类推，第10行输入“拾二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八”。复制这10行，粘贴几次，使之超过1页。注意复制时，不要将段落标记符复制上。注：如果看不见段落标记符，点击“工具-选项”，在“视图”页签里，将“段落标记”勾选上。 画一个高×宽＝225 mm×156 mm的文本框，来验证版心位置是否符合标准。点击“插入-文本框-横排”，在出现的“在此创建图形”虚框里点一下鼠标，会出现一个小文本框，鼠标指向文本框的边框，出现实心十字箭头后，按住鼠标左键拖动鼠标，将文本框拖出“在此创建图形”虚框，然后在原位置再点出“在此创建图形”虚框，按Delete键将其删除即可。 鼠标指向文本框边框，出现实心十字箭头时，右击鼠标，选择“设置文本框格式”，弹出窗口里点选“大小”页签，将文本框的高度和宽度设置为22.5厘米和15.6厘米；再点选“版式”页签，“环绕方式”选“衬于文字下方”，最后点击“确定”退出文
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本框的设置。
选中文本框，用鼠标拖动，或用箭头键移动文本框，使文本框的上边框贴紧第1行文字的上边缘；使左右边框与左右边距线对齐。注：用Ctrl键+箭头键对文本框的位置可以进行微调。
现在打印出来看看效果：每页22行、每行28字，并且文字上下、左右撑满了文本框，用尺子量一下，文本框的边框距离纸张的边缘也符合2012版国家标准。
二、页码的设置
1．2012版国家标准的格式规定
用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘之下，页码左右两边各空1个半角空格，放一条“—”字线；“—”字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。
2．页码设置的注意事项
页码数字左右两边各空1个半角空格，放一条“—”字线，这个“—”字线是一个汉字的字宽，而不是半角“-”字符。
3．Word中公文格式页码的设置方法
继续使用版面设置时创建的文档，打开该文档后，点击“文件-页面设置”，点选“版式”页签，“页眉和页脚”部分中，将“奇偶页不同”勾选上，将页眉设为1.5厘米、页脚设为2.8厘米，其它保持默认选项，点击“确定”退出设置。
点击“插入-页码”，保持默认选项，即，位置：页面底端(页脚)、对齐方式：外侧，勾选首页显示页码，点击“确定”插入页
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码。
点击“视图-页眉页脚”，使页眉页脚处于编辑状态，点击第1页右下角的页码，出现可编辑的图文框，涂黑选中页码，将其字体设为宋体、字号设为四号，页码两侧各放一条“—”字线，页码与“—”字线之间分别用1个半角空格隔开。
接着点击“格式-段落”，“缩进”部分中，将“右”缩进改为2字符。注意：这里的缩进2字符就是1个汉字。
同样的操作方法，将第2页左下角的页码设置成2012版国家公文格式。这样，奇数页和偶数页的页码都设置成功。
三、将设置好的公文格式存为Word模板
将设置好的公文格式保存为Word模板，替换Word自带的模板，这样每次新建的Word文档，都是公文格式。
1. 创建公文格式的Word模板
打开前面设置好的文档，将所有文字和文本框全部删除，点击“文件-另存为”，将“保存类型”选为“文档模板(*.dot)”，输入一个文件名，如Normalnew，点击保存。
2. 替换Word自带的模板
关闭当前所有已打开的Word文档，找到并打开 C:\\Documents and Settings \\ Administrator \\Application Data \\ Microsoft \\Templates 文件夹，将Word自带模板文件Normal.dot，重命名为Normalold.dot，将新创建的Normalnew .dot重命名为Normal.dot。完成替换，启用新的公文格式模板
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