大连智云自动化装备股份有限公司 文件编号 版本/修订 第 1 页 DLZY---MG V/0 共 10 页 会议管理制度
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《会议管理制度》
文件编号 版 本 拟制 DLZY-HRD-001 修改、讨论版. V01 页 次 生效日期 批准 审核 1
大连智云自动化装备股份有限公司 文件编号 版本/修订 第 0 页 DLZY---MG V/0 共 10 页 会议管理制度 1、 目的
为规范企业会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。 2、 适用范围
适用于公司及各部门的工作及专题会议。 3、 定义
3．1会议主办部门： 指会议召集部门；
3．2公司级会议：指公司总经理级人员参加、涉及公司经营管理相关事项、跨部门或部级以上会议。包括董事会、总经理办公会、公司年会、公司月度工作计划会、周质询会、经营例会、生产计划会、经济分析会、月度质量分析会、管理分析会；
3．3专题会议：指围绕一个专题展开的会议。包括技术交底、技术审查、生产管理、经营管理、安全管理、质量管理、工程管理、预算管理、合同评审等会议。 4、职责
4．1总经理：审批《公司月度会议计划》、《会议变更通知》；
4．2总经办：负责会议的统筹及本制度的执行监督、负责编制《公司月度计划》、负责督导《重点事项跟踪表》中相关工作、负责公司级会务服务、负责会议室管理；
4．3会议主办部门：负责会议的组织工作、负责对违反本制度的行为提出处罚、负责准备会议资料、负责按《公司月度会议计划》电话通知参会人；
4．4主持人：负责会议主持、负责引导会议作出结论、负责明确会后跟踪事项；
4．4参会人员：按要求提交或写好会议发言稿（有固定格式时，按固定格式填写。Eg:<周计划周结果>） 4、 会议类别及安排
4．1公司例会
名称 内容 1、公司经营战略、方针、政策、规章制度的审定； 参加人员 频度/时间 主持人 记录人 地点 备注 1、会议议题由各董事提前二周汇总至会议组织者； 董事会 （高管会） 2、公司经营计划、投资方案、预算及决算的审定、调整； 3、重要的组织人事调整等事项的研讨、审定。 董事长、董事及会议指定人员 每季末 董事长 董事会秘书 会议指定 2、会议具体事项由会议组织者请示董事长后确定并提前通知各与会人员； 3、会议记录发放范围：董事长、董事及各相关人员。 大连智云自动化装备股份有限公司 文件编号 版本/修订 第 1 页 JRL---MG V/0 共 10 页 会议管理制度 总经理 办公会 公司经营管理等重要事项的研讨、确定； 总经理、副总经理、总经办主任列席、议题相关部门人员 不定期 总 经 理 总经理秘书 会 议 指 定 1、 会前由总办秘书 负责收集会议议题，将会议相关材料整理发放至各领导酝酿； 2、 会议研究通过的 决议、文件具有管理约束力，会后总办形成会议纪要，公司领导会签后，督办落实。 3、 会议记录发放范 围：会议相关人员。 1、公司经营战略、方针、政策、机构设置等经营决策的研讨、确定。 2、讨论公司年度经营计划和投资方案；审议通过公司内部管理机构设置方案；审议通过公司的基本管理制度；讨论确定公司年度薪酬方案； 3、听取部门向公司请示报告的重要事项。 1、 上月计划执行情况总结、分析； 2、 本月计划的审核、确认、分解，各部门须协调事宜。 1、 上周计划执行情况总结、分析； 2、 本周计划的审核、确认，各部门须协调事宜。 1、 计划部门报告项目进度； 2、 各部门提出需要协调事宜 3、 常务副总部署重点工作。 会议指定 董事长、总经理、副总经理、总经办主任列席、议题相关部门人员 1、会议议题由议题部门提前一周汇总至总经办； 经营例会 每月 总经理 总经理秘书 会议指定 2、会议具体事项及参加人员由总经办请示总经理后确定并提前通知各与会人员； 3、会议记录发放范围：与会及相关人员。 公司月度工作计划会 总经理、副总；各部（室）负责人 每月27日 常务副总经理 会议指定 1、 部门总结、计划一周前汇总至总经办； 2、 会后总经办形成公司月度工作计划，下发督办。 1、每周最后一个工作日上午10：30点前，以邮件形式将周计划/周结果传至指定邮箱；2、未完成事项，填写〈重点事项跟踪表〉，总经办（3S秘书组）按期督办。 1、计划部提前一天下达会议通知； 2、计划部负责做会议记录及会议内容传达。 周质询会 总经理、副总经理、各部（室）负责人 每周一上午 8：30 总经理或副总 总经办指定人员 三楼会议室 计划部、生产部、采购部、资材部、售后服务部、外协、质管部、车间主任、调度 每周 生产计划会 经济分析会 总经理、副总经理；各部（室）负责人 半年 常务副总经理 会议指定 会议指定 财务部负责组织、撰写会议纪要。 第 1 页 共 10 页
大连智云自动化装备股份有限公司 1、 公司质量状况的月度总结与分析； 2、 月度重点品质工作计划的评估和确认； 3、 主要质量问题的原因分析和对策制定及重大质量改善项目的确认； 4、 质量管理决策的研讨、确认、发布。 部门工作中需要解决的问题、部门间需协调的问题、公司整体存在的问题、分析原因、提出解决方案和整改方案。 质管部经理 文件编号 版本/修订 第 2 页 JRL---MG V/0 共 10 页 会议管理制度 月 度 质量分析会 总经理、副总经理；管理者代表、质管部部长、生产、物流、技术、采购部长 月度 质管部经理 会议指定 1、 其他临时指定人员由质管部提前一天通知； 2、 会议纪要由质管部负责发放到相关部门 管理分析会 总经理、副总经理；各部（室）负责人 每季 行政副总 总办主任 会议指定 1、 各部门将议案一周前汇总至总经办； 2、会后总经办下发纪要、督办。 公司年会 1、上年度公司工作总结； 2、表彰先进 3、下年度工作部署 公司所有管理人员、职工代表 （总经办组织，各部门协助） 每年1月 总经办 会议指定 部门工作 周例会 公司 部门成员 每周 各部门 部门决定 4．2技术例会项目
名称 X会 （投标） 内容 投标方案任务分解；最终主要数据确定；效益预测。 参加人员 技术委员会成员、技术中心经理、 计划人员 经营部项目主管、技术中心经理、总工程师、计划及其它相关人员 频度 投标前 主持人 经营副总 记录人 会议指定 地点 会议指定 备注 1、完成投标方案制定； 1、经营部将签订将签订的工程项目合同、A会 技术协议移交技术中心，初步设计方案。 对主管设计师完成的总体结构设计进行讨论优化： （技术交底） 未尽事宜必要说明，制定合同协议签订后 经营副总 会议指定 会议指定 的工程合同信息传达技术中心。 2、会议纪要存档于设备档案。 技术中心经理、经B会 （技术审查） （1）总体联系尺寸、工件姿态、机床结构方式是否满足技术协议要求（机床总图） （2）定位点、夹紧点、封堵（装配）等位置是否正第 2 页 共 10 页 营部项目主管、总工程师、技术委员会相关人员及主管设计师 总体设计完成后 技术中心 会议指定 会议指定 会议纪要，存档于设备档案 大连智云自动化装备股份有限公司 确，方式结构是否合理（工序图、各组总图） （3）液压元器件的选用是否符合技术协议要求（液压原理图） （4）电气元器件的选用是否符合技术协议要求，元器件的排布是否合理（电气原理图、元件布置图） C会 预验收前验收，做阶段性评价。 （1） 外观 （2） 操作性 （3） 安全性 （是否满足技术协议的各项功能要求） （5） 精度检查 （调试过程中的精度检查报告） D会 对预验收整改后的设备进行验收 题整改情况 （2）确定发货时间。 对终验收完成后的项目进行最终总结，对完成情况作出客观评价。 部、技术中心 生产部、经营项目完成 经营部 生产部、经营部、技术中心 出厂前 生产部 生产部、经营部、技术中心 预验收前 生产部 文件编号 版本/修订 第 3 页 JRL---MG V/0 共 10 页 会议管理制度 1、预验收前验会议指定 会议指定 收，做阶段性评价。 2、会议纪要，存档于设备档案 （场内验收） （4） 功能检查 1、出厂前验收，会议指定 会议指定 做阶段性评价。 2、会议纪要，存档于设备档案 会议纪要，存档会议指定 会议指定 于设备档案，作为对项目负责人的考核依据。 确认预验收中所提问（场内验收） （1）E会 （项目总结） 备注：临时性会议中关键性决定形成会议纪要报总经理秘书。 5、会议计划与统筹
5．1每月27日前，总经办与各部门协调，确定下月计划召开的各类公司级会议，统一报总经理审批后，会同公司领导工作例会、部门例会，编制《月度会议计划》，于月底前发放给公司领导和各部门负责人。 5．2凡总经办已列入《月度会议计划》的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时会议时，会议主办部门需提前2天完成会议提议和报批手续，并报请总经办调整会议计划。未经总经理同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。
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