大连智云自动化装备股份有限公司 文件编号 版本/修订 第 4 页 JRL---MG V/0 共 10 页 会议管理制度 5．3会议安排原则：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：董事会、总经理办公会、公司年会、公司月度工作计划会、专题会、部门工作周例会。 5．4因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。 6、会议准备
6．1会议通知规定：
6.1.1已列入《月度会议计划表》的会议，月中无调整时，不再另行通知，由会议主办部门按计划表直接电话通知参会人员；
6.1.2属下列情况之一者，按“谁主办，谁通知”的原则进行会议通知： （1）未列入月度会议计划而临时提拟的会议；
（2）虽已列入月度会议计划，但需对会议议题、会议资料、会务安排等作特别说明时； （3）其它主办人认为需另行通知的情况。
6.1.3会议通知需提前2天以上发出，通知与会人及会务服务部门； 6.1.4会议有变更时,统一用《会议变更通知单》的形式发出。 6.2会议的其它准备工作遵照以下规定:
6.2.1会议主办部门需提前准备好会议资料（如:会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人需提交资料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等。
6.2.2公司召开的公司级会议会务服务统一由总经办负责。
6.2.3各部门召开会议需用公司会议室的，需向总经办提出书面申请，由总经办统筹安排。 7、会议组织
7.1会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则 7.2会议主持人须遵守以下规定：
7.2.1主持人需不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
7.2.2主持人需于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中需注意的问题等，进行必要的说明。
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大连智云自动化装备股份有限公司 文件编号 版本/修订 第 5 页 JRL---MG V/0 共 10 页 会议管理制度 7.2.3会议进行中，主持人需根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
7.2.4属讨论、决策性议题的会议，主持人需引导会议作出结论。对须集体议决的事项需加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦需加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
7.2.5主持人需将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。
8、参会人员须遵守以下规定：
8.1需准时到会，并在《会议签到表》上签到； 8.2会议发言需言简意赅，紧扣议题； 8.3遵循会议主持人对议程控制的要求；
8.4属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；
8.5遵守会议纪律，与会期间需将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；
8.6做好本人的会议纪录。 9、会议记录
9.1公司各类会议均需设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录。 9.2会议记录需遵守以下规定
9.2.1以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理《会议记录表》； 9.2.2会议记录需尽量采用实录风格，确保记录的原始性； 9.2.3对会议已议决事项，需在原始记录中括号注明“议决”字样；
9.2.4会议原始记录需于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签名； 9.2.5负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；
9.2.6做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。
10、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：
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大连智云自动化装备股份有限公司 文件编号 版本/修订 第 6 页 JRL---MG V/0 共 10 页 会议管理制度 10.1公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由总经办存档备查；
10.2各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送总经办统一归档备查；
10.3会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅需严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。 11、会议跟进
11.1会议决议、决策事项需会后跟进落实的,填写《重点事项跟踪表》，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，按主持人指定落实；
11.2会议跟进结合会议决议、纪要及会议原始记录，依据《重点事项跟踪表》；
11.3总经办负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将其作为考核当事人工作的依据；
11.4部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。 12、公司级会议的保密
12.1与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。
12.2会议议决事项，需严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。 12.3故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相需处罚。 13、处罚
13．1迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到者，计为迟到；每次乐捐10元； 13. 2早退：凡参加会议人员，未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场者，计为早退; 每
次乐捐10元；
13.3缺席：擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议者，计为缺席,每次乐捐20元；
13.4晚于规定时间提交周计划周结果者，每晚1小时，乐捐10元，直接上级20元；晚于15小时视同未提交。未提交周计划周经果者, 每次乐捐20元，直接上级乐捐40元;
13．5手机铃响，每次乐捐10元；
13.6凡因通知原因造成需参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。
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大连智云自动化装备股份有限公司 文件编号 版本/修订 第 7 页 JRL---MG V/0 共 10 页 会议管理制度 14、附则
14.1本制度由总经办负责解释。
14.2凡本制度未明确规定的奖惩，按《奖惩管理制度》有关规定执行.
14.3本制度由总经理办公会审议通过，经总经理批准后生效，自颁布之日起执行。 15、表单
ZY-HRD-001《月度会议计划表》 ZY-HRD-002《会议通知单》 ZY-HRD-003《会议更通知单》 ZY-HRD-004《会议签到表》 ZY-HRD-005《重点事项跟踪表》 ZY-HRD-006《会议议程安排表》 ZY-HRD-009《会议记录表》
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大连智云自动化装备股份有限公司 文件编号 版本/修订 第 0 页 DLZY---MG V/0 共 10 页 会议管理制度